LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE ÉCOLE POLYTECHNIQUE

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1 LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE L'INTERFACE WEB POUR L AJOUT D UN DOCUMENT À PARTAGER ENTRE LES MEMBRES D UNE LISTE DE DIFFUSION ÉCOLE POLYTECHNIQUE NOVEMBRE 2003

2 PARTAGE DE DOCUMENTS Il est possible de créer un «espace partagé» sur chacune des listes de diffusion de Sympa. L «espace partagé» d une liste peut contenir tous les documents que l expéditeur d un message désire attacher à cette même liste. Ainsi, les documents sont emmagasinés sur le serveur de liste, et ce qui est transmis aux abonnés de la liste est seulement le lien vers ces documents. AVANTAGES L utilisation de cet «espace partagé» permet d alléger considérablement les courriels et les boîtes de courriels des abonnés à la liste puisque seuls les liens aux documents sont transmis par courriel. De plus, ces documents restent présents dans «l espace partagé» tant que le(s) propriétaire(s) le désirent. Donc, on peut consulter le document autant de fois qu on le désire sans en avoir une copie soit dans son courriel ou son poste de travail. Lors de l envoi du message, si le document contient une erreur, le propriétaire du document pourra écraser la version incorrecte par une version corrigée sans à avoir à retransmettre le document à tous les membres de la liste. Le changement sera immédiat. DÉSAVANTAGES Si votre courriel est configuré en mode POP, l accès au document en mode hors connexion n est pas possible. Le document devra être préalablement télécharger sur le poste de travail avant de fermer la connexion. 1 ère règle! Puis-je insérer l information à transmettre dans le corps de mon message. 2 e règle! Simplifier au maximum l accès à l information et inclure les renseignements dans le corps du courriel lorsque cela est possible. RÉFLEXION À FAIRE La première règle à suivre est la suivante : «Se demander si les informations à transmettre peuvent s insérer dans le corps du courriel ou si la longueur du document et la mise en page requièrent l envoi d un document distinct». Il est important de se rappeler qu un document joint implique deux clics supplémentaires pour le lecteur. Ce dernier peut passer à un autre message avant même d avoir pris la peine de consulter les renseignements contenus dans le document de référence. La deuxième règle est la suivante : «simplifier au maximum l accès à l information et d inclure les renseignements dans le corps du courriel lorsque cela est possible». Novembre 2003 Page 2 sur 6

3 FORMAT DU DOCUMENT À EXPÉDIER 3 e règle! Choisir le bon format de fichier. La troisième règle est : «bien choisir le format du document à expédier». Si vous désirez faire parvenir un document d information, il est préférable d utiliser le format de fichier «PDF». Ce format est de plus petite taille et l utilitaire de consultation et d impression des fichiers «PDF» est disponible sur la majorité des systèmes d exploitation. Pour les documents qui devront faire l objet de modifications, il est préférable de le conserver dans le format d origine. Si vous devez transformer un document Word ou PowerPoint en format «PDF», la procédure de conversion est disponible sur le site Web du Service informatique à l adresse suivante : Note : Pour l ajout du pilote d imprimante Postscript sur votre poste, vous pouvez communiquer avec le bureau d aide technique (poste 5858, local C-237) ou faire une demande par courriel à l adresse : Vous pouvez également faire l acquisition du logiciel Adobe Acrobat chez 3- Soft. Pour plus d informations, veuillez consulter L Informateur à l adresse : icencesinstitutionnelles.php. DÉPÔT DU DOCUMENT À PARTAGER Enfin, on doit déposer le document «PDF» sur le serveur SYMPA. Ceci permettra finalement de créer un lien, dans votre courriel, qui pointera vers le document à consulter. Tout d abord, vous devez d abord ouvrir une session sur le gestionnaire de listes Sympa OUVRIR UNE SESSION Pour accéder aux listes de distribution de l'école Polytechnique, tapez l'adresse suivante: La page affichée présente alors à l'écran un répertoire des différentes listes de distribution de l'école. Il est à noter que ce répertoire n'est pas nécessairement exhaustif, puisque l'affichage des listes de distribution peut être visible par tous ou seulement par les abonnés. Ce critère est déterminé par le propriétaire de la liste. Novembre 2003 Page 3 sur 6

4 Seules les fonctions qui vous sont autorisées sont affichées dans chaque page. Cette interface est donc plus complète et facile à utiliser si vous vous êtes préalablement identifié (via le bouton login). Attention! Le système différencie les minuscules des majuscules. Il faut utiliser l'adresse officielle de l'école, soit: LOGIN Tapez votre adresse électronique et votre mot de passe. Si vous l'avez oublié, cliquez sur l'hyperlien «Envoyez moi mon mot de passe». Vous le recevrez alors par courriel. ACCÈS À LA LISTE DE DIFFUSION DÉSIRÉE Pour accéder à la liste de diffusion, faites ce qui suit : Cliquer sur la catégorie où se retrouve votre liste. Par exemples, la liste se retrouve dans la catégorie Listes générales de Polytechnique et la liste se retrouve dans la catégorie Service informatique. Sélectionner la liste où vous désirez ajouter un document en partage. Note : Si la liste permet l ajout d un document en partage, vous retrouverez un lien Documents sur la barre de menu gauche de la liste. Cliquer sur le lien Documents. CRÉATION D UN DOSSIER ET DÉFINITION DES DROITS D'ACCÈS Si vous avez l'autorisation de créer des dossiers et de publier des documents dans une liste de distribution, la zone de texte Créer un dossier, sera alors disponible. Cette option permet de créer des dossiers afin de classer les documents. Cette pratique sera d autant plus utile lors de la recherche ultérieure de documents. Attention! Les noms de dossiers et de documents ne doivent pas comporter de lettres accentuées, ni d espaces. À cette étape vous pouvez créer un dossier pour y insérer vos documents. Pour créer un dossier, faites ce qui suit : Inscrire le nom du dossier à créer dans l espace Créer un dossier, Cliquer sur le bouton Créer. Note : Lorsque vous créez un dossier ou ajoutez un document à partager, vous pouvez éditer le document (à déconseiller), supprimer le dossier ou le document ou en changer les accès. Supprimer : Pour supprimer un dossier ou un document de la liste, cliquer sur le lien supprimer à droite du dossier ou fichier à supprimer et cliquer sur le bouton OK. Novembre 2003 Page 4 sur 6

5 Lorsque votre dossier sera créé dans votre liste, veuillez vérifier si l accès à ce dossier est correct. Accès : Le lien Accès permet d indiquer qui aura le droit de consulter et de modifier le dossier ou le document à partager. La modification du document devrait être strictement réservée au propriétaire de la liste et à l auteur du document. Pour la consultation, vous avez les choix suivants : Aux abonnés seulement : Chaque membre de la liste devra établir une session avec Sympa avant de consulter le dossier ou le document. À utiliser quand cela est vraiment nécessaire. Documents publics : Tous ceux qui ont accès au lien pourront consulter le document sans établir de session avec Sympa. Limité au propriétaire de la liste ou à l auteur du document AJOUT D UN DOCUMENT À PARTAGER ET DÉFINISSION DES DROITS D ACCÈS Si vous avez l'autorisation de créer des dossiers et de publier des documents dans une liste de distribution, la zone de texte Créer un document, sera alors disponible. Attention! Les noms de dossiers et de documents ne doivent pas comporter de lettres accentuées, ni d espaces. Pour ajouter un document à partager dans la liste, faites ce qui suit : Sous l option Télécharger un fichier, cliquer sur le bouton Parcourir, À l aide du navigateur, sélectionner, sur votre poste de travail, le fichier à partager, Cliquer sur le bouton Ouvrir, Cliquer sur le bouton Publier. Notes : Vous pouvez maintenant changer les accès. Veuillez consulter l énoncé ci-dessous pour changer l accès à un fichier. Pour ajouter, ce même fichier dans un sous-dossier, veuillez d abord accéder au sous-dossier en cliquant sur le lien du dossier. Lorsque votre document sera ajouté dans votre liste vérifier si l accès à ce document est correct. Accès : L Accès permet d indiquer qui aura le droit de consulter et de modifier le dossier ou le document à partager. La modification du document devrait être strictement réservée au propriétaire de la liste et à l auteur du document. Pour la consultation, vous avez les choix suivants : Aux abonnés seulement : Chaque membre de la liste devra établir une session avec Sympa avant de consulter le dossier ou le document. À utiliser quand cela est vraiment nécessaire. Novembre 2003 Page 5 sur 6

6 Documents publics : Tous ceux qui ont accès au lien pourront consulter le document sans établir de session avec Sympa. Limité au propriétaire de la liste ou à l auteur du document COPIE DU LIEN AU FICHIER DANS VOTRE MESSAGE COURRIEL Maintenant que votre document a été ajouté dans la liste, vous devez copier le lien alors créé dans votre message courriel, pour cela faites ce qui suit : Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom du fichier à lier, Sélectionner l option Copier le raccourci (Internet Explorer) ou Copier l adresse du lien (Netscape), Coller ce lien dans votre courriel. Novembre 2003 Page 6 sur 6

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