Les PME et l externalisation de la Paie. Livre Blanc

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1 Les PME et l externalisation de la Paie Livre Blanc Eriaxis-FocusPaie, 2012

2 Préambule La rémunération est à la fois le levier privilégié des dirigeants pour motiver et fidéliser leurs salariés, et le point d attention principal de ces derniers. Aussi la gestion de la Paie est-elle une fonction essentielle, bien qu elle soit très éloignée du cœur de métier de la plupart des entreprises. La Paie : une source de risques Sa complexité, jointe au niveau des sanctions qui lui sont associées, en font une importante source de risques : Plus d une centaine de modifications des modalités de calcul des charges sociales chaque année. Plus de contrôles URSSAF par an. 1 entreprise sur 20 est contrôlée chaque année, 6 contrôles sur 10 donnent lieu à redressement, le redressement moyen est de * Plus de décisions des conseils Prud'homaux par an. 40% des affaires concernent les salaires et primes, le salarié obtient gain de cause dans 71% des cas.** (*) statistiques ACOSS pour 2010 (**) statistiques Ministère de la Justice et des Libertés, 2004 et 2009 L externalisation: une solution sous exploitée L externalisation de la Paie est notre métier. Or, une majorité de PME continue de réaliser ses paies en interne. Nous avons voulu comprendre pourquoi. Les auteurs Lionel Bonnet & Mathilde Gaignard 2

3 Introduction La méthodologie (1/2) Notre approche a consisté à sonder une population type de PME et PMI pour identifier les solutions de traitement de la paie des salariés, recenser les avantages et inconvénients de chacune de ces solutions, et cerner plus précisément les retours d expérience des sondés ayant recours à l externalisation. Questionnaire Pour traiter les axes de recherche, le questionnaire a été construit au moyen de questions fermées. Il comporte aussi quelques questions ouvertes à des fins de recoupement et de recueil de données plus «qualitatives». Il a été administré par téléphone du 8 au 10 octobre Il a été dépouillé et analysé du 11 au 15 octobre

4 Introduction La méthodologie (2/2) Panel L échantillon interrogé se compose de 442 PME et PMI à l effectif compris entre 10 et 49 salariés. Elles sont domiciliées sur trois départements de la petite couronne parisienne (77, 78, 91) et réparties sur 14 secteurs d activité. 4

5 Introduction Les principaux enseignements L externalisation de la Paie est une solution répandue et pérenne: 40% des PME sondées ont choisi d externaliser la Paie. C est un choix durable : si quelques-unes ont changé de prestataire, aucune n a réinternalisé. Les avantages sont nombreux et variés Ne plus avoir à se soucier d un domaine complexe, consommateur de ressources et générateur de risques, est la principale source de satisfaction retirée de cette externalisation. Les gains financiers n interviennent pas sur le tarif en entrée mais sur les risques évités grâce à la qualité du service rendu. Les inconvénients sont évitables Il n y a que peu d exemples de difficultés lors de la mise en route de la prestation. Le reclassement du personnel chargé de la Paie en interne est le principal frein à l externalisation de cette fonction: la solution de reprise de personnel proposée par certains prestataires semble méconnue. Il existe de bonnes pratiques dont s inspirer Les expériences réussies (presque toutes) ont des points communs, des «facteurs clés de succès» que nous avons regroupés à la fin de ce livre blanc. 5

6 Etat des lieux Des prestations fréquemment externalisées Si 59% des PME conservent encore les fonctions de tenue de la Comptabilité et de gestion de la Paie en interne, elles sont néanmoins 41% à avoir choisi d externaliser l une de ces fonctions, voire les deux. La Paie est massivement concernée : elle représente à elle seule 97,5% des cas d externalisation. La Comptabilité, pour sa part, est confiée à un tiers par 60,9% des sociétés qui externalisent. 6

7 Paie externalisée Les avantages constatés (1/2) Avec un cumul de 35%, les causes de satisfaction principales sont celles liées à la complexité de la Paie. Ainsi, 26% estiment bénéfique de ne pas avoir à gérer en interne les compétences spécifiques à la gestion de la Paie. Les personnes interrogées ajoutent même fréquemment qu elles n entendent pas se lancer dans le recrutement de spécialistes chers à rémunérer et à former alors que la Paie n est pas leur cœur de métier. 9% citent en sus le fait de ne plus avoir à assurer le suivi d une législation lourde et changeante. 7

8 Paie externalisée Les avantages constatés (2/2) Autres sources de satisfaction : la réaffectation d un temps précieux. Pour 15% des sociétés interrogées, l externalisation de la Paie a permis de libérer du temps et du personnel et de réaffecter ces ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. On note au passage que la comptabilité est perçue différemment : pouvoir mieux la suivre en se libérant de la Paie est même vu comme un autre avantage de l externalisation de cette dernière. Peu voire pas de difficultés au démarrage. Contrairement aux a priori généralement rencontrés, l expérience de ceux qui ont effectivement externalisé est rassurante. Ainsi, seules 3% des sociétés interrogées estiment avoir eu un démarrage difficile avec un nombre trop important d anomalies et de réglages. Un avantage très peu cité: la baisse des coûts. La baisse des charges administratives est citée comme avantage par seulement 8% des entreprises ayant externalisé Comptabilité et Paie et par aucune de celles n ayant externalisé que la Paie. Sur un plan qualitatif, on observe que les attentes en ce domaine ont parfois été exagérées. Certains donneurs d ordres ont été déçus d avoir à conserver un lien vers le prestataire pour les échanges d informations quand ils croyaient être intégralement libérés du sujet. 8

9 Le choix d un prestataire Les critères de ceux qui l ont fait Parmi les entreprises ayant externalisé la gestion de la Paie, trois critères de sélection du prestataire se détachent très nettement: La disponibilité et le niveau de conseil comprendre «le professionnalisme» - sont cités par plus d une entreprise sur cinq: la capacité à fournir des réponses rapides et pertinentes est le premier critère de choix. Viennent ensuite les tarifs: un prix aligné sur la concurrence et inférieur aux coûts internes permet au prestataire d être écouté. Mais attention: il ne lui suffira pas à être retenu si le professionnalisme ne précède pas. Enfin, à égalité avec le prix, la recommandation est un critère de choix majeur. 18% des prestataires en ont bénéficié quand seulement 12% ont pu compter sur leur seule notoriété. 9

10 Le choix d un prestataire ceux qui ne l ont pas fait Pour les entreprises n ayant pas externalisé, les critères de choix d un éventuel prestataire répondent à une hiérarchie différente. Ainsi, la recommandation accède à la première place, immédiatement suivie par les tarifs. Les notions liées au professionnalisme ne sont plus évoquées explicitement. Elles sont cependant remplacées par des exigences plus fines, regroupées dans notre étude sous le vocable «autres» et recouvrant un grand nombre de cas particuliers allant de la connaissance d un secteur d activité précis (milieu hospitalier ou CHR par exemple) à l emploi de travailleurs handicapés. 10

11 Le maintien de la Paie en interne Un choix par défaut Si 94% des sociétés qui n ont pas externalisé s en disent à ce jour satisfaites, elles peinent à citer plus de trois raisons «actives» à leur choix. La principale étant le contrôle de l information. Du côté des raisons «passives»: 14% des sociétés n externalisant pas s interdisent cette solution du fait de la présence dans leurs effectif d un personnel dédié qu il faudrait reclasser. Certaines ne manquent toutefois pas de noter que la gestion des fiches de paie en interne impose une disponibilité du personnel en fin de mois, ainsi que des difficultés de remplacement lors des absences de ces opérateurs très spécialisés, avec pour conséquence directe une faible confidentialité. 11

12 Des projets d externalisation? La Paie en 2 ème position Sans que cela permette d anticiper une conversion massive, 7% des sociétés qui n externalisent pas ont tout de même pour projet de modifier cette situation à moyen terme. Sans surprise, c est avant tout l informatique (supports de calcul et de stockage) qui apparait comme le plus facilement externalisable. La gestion de la Paie vient immédiatement ensuite avec 22%. Les motifs invoqués pour ces projets sont avant tout (à 56%) la réduction des coûts administratifs. Viennent ensuite, pour 22%, la recherche d une amélioration de la qualité. 12

13 Conclusion Les facteurs clés de succès (1/2) En matière de Paie, les expériences d externalisation sont des succès durables : bien que cela existe, nous n avons pas rencontré d entreprise ayant finalement réinternalisé la Paie. Un certain nombre de points communs caractérisent ces expériences et leur connaissance peut s avérer précieuse pour l entreprise désireuse d externaliser à son tour. Le cadrage de ses attentes L externalisation de la Paie doit être abordée comme une option permettant de décharger son entreprise d une masse de travail considérable et improductive. Elle doit être aussi comprise comme un moyen de limiter voire annuler les risques liés aux erreurs de traitement (redressement URSSAF, Prudhommes, etc.). En revanche, si des baisses de coûts sont effectivement à anticiper, elles ne seront ni massives ni immédiates. Des sondés citent même le retour à un prestataire «plus cher» après de cuisantes expériences de «low cost» en ligne. Attention donc aux déceptions sur ce front. Le choix du prestataire le prix On l aura compris, les économies réalisées viendront davantage des ressources réallouées vers le cœur de métier de l entreprise et des risques financiers évités à moyen terme. Aussi le prix ne doit-il être qu un critère accessoire dans le choix d un prestataire. 13

14 Conclusion Les facteurs clés de succès (2/2) Le choix du prestataire la qualité C est ici le cœur du sujet. Un prestataire choisi pour son professionnalisme assurera une prestation de qualité, des anticipations salvatrices, et donc les gains financiers de moyen terme déjà évoqués. Le professionnalisme, gage de qualité, se mesure à la rapidité et à la qualité des réponses apportées aux questions courantes que la gestion des salariés pose naturellement (absences, ruptures, retours, accidents, etc.). Ce professionnalisme peut s anticiper en recourant à la recommandation par une autre entreprise ayant déjà affaire à un prestataire, ou par les engagements pris par ce dernier - notamment au travers de son contrat type et de son éventuelle charte de qualité. Les écueils à éviter Un choix trop rapide basé sur des critères mal calibrés (le prix, la facilité apparente de recourir à un prestataire connu pour d autres services mais pas pour celui-ci) peut conduire à des déceptions. De même, il ne faut pas hésiter à poser le problème dans sa totalité, comme par exemple dans le cas de l existence de services paies internalisés, en demandant au prestataire de se positionner sur la reprise des salariés concernés. 14

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