L application des réglementations contrainte et opportunité pour le développement de la traçabilité dans les entreprises

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1 L application des réglementations contrainte et opportunité pour le développement de la traçabilité dans les entreprises Jean Pierre GRASSIEN Chargé de mission pour les procédures commerciales et l informatique communautaire

2 tes les nouvelles réglementations s appliquent par la traçabilité Avec la crise de la vache folle, les réglementations nationales et européennes ont imposées la traçabilité des produits dans les filières de l alimentaire, d abord pour rassurer le consommateur, ensuite pour prévenir des catastrophes. La réglementation française comprend déjà de nombreuses mesures qui permettent d'assurer une certaine traçabilité des produits, par exemple la réglementation relative à l'étiquetage des denrées alimentaires préemballées destinées aux consommateurs. Dans certaines filières, une certification basée sur l analyse du risque HACCP, en application de réglementations internationales : les Goods Manufacturing Practices (GMP) la traçabilité est une condition première d obtention des certifications et de survie des entreprises au sein des marchés.

3 Les directives s imposent La réglementation européenne intègre désormais la traçabilité dans toutes les directives dont l application nécessite impérativement: des identifications de produits, des enregistrements d évènements, des échanges de données entre partenaires. Dès lors il s agit d en profiter

4 Subir ou profiter? Les directives européennes qui visent à harmoniser et à structurer l organisation des états dans les domaines du transport, du dédouanement ou de la protection de la santé s imposent d abord aux administrations et aux grandes entreprises, il importe aux autres de profiter de ces organisations pour développer économiquement leurs propres systèmes

5 La Réglementation Douanière, Des mesures du règlement (CEE) no 2913/92, énoncées par le règlement (CE) no 648/2005 visent à renforcer la sécurité des marchandises entrant sur le territoire douanier de la Communauté ou en sortant: 1. Pour garantir des contrôles douaniers plus rapides et plus ciblés et consistent dans l'analyse et l'échange électronique d'informations relatives aux risques entre autorités douanières et entre ces autorités et la Commission dans un cadre commun de gestion des risques; 2. dans l'obligation de présenter aux autorités douanières des informations préalables à l'arrivée ou à la sortie pour l'ensemble des marchandises qui entrent sur le territoire douanier de la Communauté ou qui en sortent, 3. dans l'octroi du statut d opérateur économique agréé aux opérateurs fiables qui satisfont à certains critères et bénéficient de simplifications prévues par la réglementation douanière et/ou de facilités en matière de contrôles douaniers..

6 la sûreté, la sécurité La nouvelle réglementation sûreté sécurité impose désormais de nouvelles responsabilités aux chargeurs et aux prestataires du transports, dont la traçabilité doit être assurée d un bout à l autre de son exécution. Notamment le statut d opérateur économique agréé qui peut être attribué indifféremment à une PME ou à un commissionnaire de transport qui est son prestataire implique non seulement des échanges informatisés avec la Douane, mais une réactivité entre cet opérateur, son donneur d ordre PME et des prestataires que seuls les échanges de données informatisés peuvent garantir.

7 Les marchandises sensibles, le cautionnement bancaire La traçabilité est une notion ancienne pour les produits soumis à accises (les alcools et marchandises sensibles au sens des règles du Commerce International) qui représentent souvent des cautionnements bancaires et douaniers importants. Par le simple fait que les frais financiers du cautionnement sont importants, le monde bancaire à longtemps cherché à imposer la traçabilité des marchandises entre vendeurs et acheteurs, notamment par des systèmes d informations comme Bolero, dans les années 1980 et 1990, qui ont été très difficiles à implanter parce que rejetés par les transitaires, les commissionnaires de transport et les armements. Aujourd hui cette résistance n est plus de mise alors que le monde bancaire a réduit ses ambitions, mais le besoin de traçabilité est plus nécessaire encore au suivi du cautionnement, résolu par le suivi des principaux obligés.

8 Les Matières Dangereuses L incidence de la directive 2002/59 CE du 27 juin 2002 sur les chargeurs les implique au premier stade de la traçabilité des produits qui empruntent des transports maritimes et les autres modes de transports.

9 La gestion des Déchets Plusieurs directives pour la gestion des déchets impliquent des dispositions visant à suivre les produits jusqu à leur recyclage. Le décret n du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement des déchets vient réformer le système actuel de suivi des déchets pour tenir compte des évolutions réglementaires européennes et nationales. Ce nouveau dispositif vient affirmer la responsabilité du producteur de déchets en intégrant la traçabilité tout au long de la filière d élimination en y intégrant les intermédiaires parfois nombreux. Des déchets dans de nombreuses filières (produits électroniques et électroménagers, produits et matériaux pour la construction, produits pharmaceutiques et hospitaliers, etc) voient leur réglementation se renforcer et imposer des conditions d élimination et de recyclage qui impliquent une traçabilité dès leur fabrication et leur distribution.

10 Le transport ferroviaire Conformément à l'article 1er de la directive 2001/16/CE, les conditions pour réaliser l'interopérabilité du système ferroviaire transeuropéen conventionnel concernent notamment une interconnexion efficace des systèmes d'information et de communication des différents gestionnaires d'infrastructures et exploitants. La spécification de la directive concerne le soussystème système «Applications télématiques au service du fret». Les spécifications techniques d'interopérabilité ont également un impact sur les conditions d'utilisation du transport ferroviaire par les utilisateurs. A cet égard, le terme «utilisateurs» comprend non seulement les gestionnaires d'infrastructures ou les entreprises ferroviaires mais également tous les autres prestataires de services comme les sociétés de wagons, les opérateurs de transports intermodaux et même les clients.

11 NORD CONTAINER SERVICE PROCEDURES DE TRANSIT FLUVIAL (P.F.M) SOUS DE CONTENEURS MARITIMES ENTRE LE PORT DE ET LE PORT DE AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR Interfaces E.D.I entre les systèmes - GEMINI (Dunkerque) - NFTIOU (Dunkerque) - NCS-LCT(Dunkerque-Lille)

12 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET 1 OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 1) Prise en charge portuaire AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR 48H avant arrivée du navire: envoi à la douane de la liste prévisionnelle de déchargement (10H pour le feeder) (*). A l'arrivée du navire: validation des Vu à quai (V.A.Q) par le terminal NFTI, communiqué au consignataire (ou agent d armement) et à la Douane (*). Dès le paiement du fret: Bon à Délivrer (B.A.D) du Consignataire au Transitaire réclamateur

13 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET 1 OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 2) Préparation du transit fluvial AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR Le transitaire désigne à NCS les conteneurs à transporter par barge éventuellement le statut douanier des marchandises (*). NCS adresse à la Douane de Dunkerque et au terminal NFTI, la liste prévisionnelle d embarquement sur barge (*). La Douane dispose d un délai d'intervention de trente minutes pour contrôle. * formalités exécutées automatiquement ou par EDI

14 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 3) Le transit fluvial AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE 1 PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR Le terminal NFTI procède au chargement des conteneurs. --> Vu à bord (V.A.B) de la barge au moment de son départ (*). NCS adresse aux Douanes de Dunkerque et de Lille, un manifeste de la barge (*) qui vaut préavis d arrivée. * formalités exécutées automatiquement ou par EDI

15 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 1 3) La prise en charge au port fluvial AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR Au déchargement à Lille: validation d'un VAQ Lille placement en MADT ( 45 jours à compter de la date du «Vu à quai»dunkerque (*). Passé le délai de 45 jours: possibilité de placer les marchandises sous le régime de l'entrepôt de type A (*). * formalités exécutées automatiquement ou par EDI

16 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 4) Le transfert sous Douane du Port Fluvial au destinataire 1 AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR Deux hypothèses: dédouanement au Port de Lille. transfert du MADT Port de Lille vers le MADT du destinataire et dédouanement à domicile chez le destinataire. La seconde hypothèse implique la signature d'un avenant à la convention de PDD L'avenant désignera le responsable du transfert --> deux choix A) Transfert sous responsabilité du destinataire: Le Port de Lille édite un avis de transfert comportant les indications précises de l entrée en C.M du destinataire, et l'adresse aux bureaux de douane de Lille et de destination(*).

17 PROCEDURE DE TRANSIT FLUVIAL ENTRE ET OPÉRATIONS ET FORMALITÉS À L IMPORT A (*) 4) Le transfert sous Douane du Port Fluvial au destinataire 1 AGENT ARMEMENT CONSIGNATAIRE PERATEUR ERMINAL N.F.T.I TRANSITAIRE S N.C.S - N.C.S L.C.T LOCALE CHARGEUR B) Transfert sous la responsabilité du Port de Lille: (juridiquement et dette douanière) Le Port de Lille édite un avis de transfert, comportant les références précises du destinataire, et l'adresse aux bureaux de douanes de Lille et de destination(*). Le destinataire doit indiquer la référence de sortie de MADT du Port de Lille dans sa Comptabilité Matières. * formalités exécutées automatiquement ou par EDI

18 Les freins à la mise en place de la traçabilité dans les entreprises La culture des relations traditionnelles client / fournisseur La traçabilité n'est pas pour les P.M.E une priorité dans la survie de leur activité, si celle-ci ne lui est pas imposée. Les relations habituelles entre les clients et les fournisseurs sont encore très traditionnelles, basée sur le papier et le document opposable. Pour les opérations temps réel la relation orale est toujours prédominante et peu d entreprises en appréhendent le coût. Tous les prestataires de services logistiques n'ont pas encore intégré la traçabilité dans leur solution. Pour les prestataires qui ont choisi d'offrir cette possibilité, ils connaissent, comme pour la livraison, quelques difficultés..

19 Les freins à la mise en place de la traçabilité dans les entreprises Une remise en cause douloureuse des systèmes d informations Les grands donneurs d ordres industriels et les centrales d achats ont développé les ERP et la SCM, contraignant souvent leurs prestataires à s y intégrer plus ou moins. Les entreprises PME hésitent à se lancer dans la traçabilité, même si elles sont conscientes des bénéfices de productivité et de qualité La mise en place de la traçabilité est souvent longue et délicate à gérer. La qualité de l offre en matière de solution de traçabilité est encore trop incertaine, relativement coûteuse, et n offrant pas de garanties de pérennité Les utilisateurs doivent assimiler le fonctionnement des outils, simultanément à leurs méthodes de travail traditionnelles, ce qui induit forcément une baisse de productivité. La notion d ouverture des systèmes, et notamment la multiplicité des interchanges à établir avec les partenaires amont et aval, est rapidement dissuasive.

20 Les freins à la mise en place de la traçabilité dans les entreprises Un investissement financier lourd Qu'il soit supporté en interne ou par le prestataire logistique qui le répercute dans ses tarifs. La capacité de suivre l'évolution du flux physique par un flux d'information nécessite de nombreuses installations qu'il faut intégrer dans sa stratégie de développement. L argument commercial de la traçabilité, en dehors des obligations légales, n est pas encore perçu comme susceptible d augmenter le chiffre d affaire et le nombre de clients L'utilisation des intégrateurs de transport (UPS, FEDEX, DHL, GEODIS ou autres...) qui semblent le plus en avant en terme de traçabilité, suppose des coûts de transport de cinq à dix fois supérieurs au coût de la messagerie classique proposée sans aucun suivi. Du côté des prestataires classiques, l'offre étant encore récente et peu étendue, le retour sur investissement n'est pas à attendre dans l'immédiat.

21 Les freins à la mise en place de la traçabilité dans les entreprises La crainte de la transparence La traçabilité consiste à rendre transparente l'information aux acteurs du processus logistique (client - transporteur - logisticien - fournisseur). Informations stratégiques. La traçabilité peut être freinée, par la non maîtrise de la totalité de ses processus. La peur de ne pas conserver en interne des informations concernant le cœur de son activité. Les solutions externes offertes par les services Web externes, recouvrent tout le circuit logistique du produit (la commande, le paiement, la livraison...). Ces sites externalisant la totalité de leur chaîne de transaction, s'en remettent à des prestataires extérieurs et sont donc dans l'impossibilité de savoir où se trouve l'information et qui peut y avoir accès, ceci est d autant plus inquiétant pour des PME qui savent que beaucoup de ces services sont délocalisés dans des pays à forte croissance (Corée, Chine, Inde, etc ), où les réglementations commerciales offrent moins de garanties sur ce plan. La confidentialité de l'information constitue un frein qui se retrouve dans toutes les formes d'externalisation. L'enjeu est alors d'avoir confiance en son prestataire et dans la qualité de l'information qui sera transmise à ses clients.

22 Les freins à la mise en place de la traçabilité dans les entreprises Une mise en œuvre délicate à l international De plus en plus les transactions internationales de biens matériels, se développent pour les PME, tant à l exportation pour celles qui étendent leurs marchés que pour l out-sourcing. La contrepartie est que la fonction logistique et transport est plus délicate à gérer, la dépendance à des prestataires de taille est alors un risque non négligeable, et leur influence peut être grande en matière d exigence de traçabilité. On entre alors dans des organisations complexes des professionnels du transport et de la logistique, qui utilisent des plates-formes de groupage / dégroupage, des centres de distribution, des moyens de transport multiples augmentant le nombre d'acteurs, le nombre de ruptures de charge et des formalités douanières et de contrôles. En matière de traçabilité, la difficulté de suivre un produit s'accentue avec le nombre d'acteurs participant à l'opération. Les quantités d'informations à gérer limitent aujourd'hui l'implantation de systèmes de traçabilité dans le cadre d'une activité à l'international. La prise en compte de ces risques supplémentaires est un facteur de frilosité pour beaucoup de PME.

23 Les arguments en faveur de la traçabilité pour les P.M.E L affirmation de la responsabilité Une entreprise est responsable des prestations qu'elle fournit et des informations et caractéristiques des produits qu'elle vend. Dans ce processus de prise de commandes, de fabrication, de livraison et de cession, elle sait de quelles informations elle a besoin et quelles sont celles qu'elle doit conserver pour des motifs réglementaires ou commerciaux. La traçabilité permet de justifier de la véracité des informations fournies à ses clients. Déléguer le service de traçabilité Si l on veut éviter les risques de la mise en œuvre en interne des systèmes d informations, on peut faire appel à un prestataire extérieur par une délégation contractuelle. Dès lors l'organisation du stockage, de la livraison et du suivi de ces étapes se pose dans de nouveaux termes dans l'aspect stratégique des informations. Les informations peuvent cependant rester sous la responsabilité de l'émetteur, à charge pour lui à tout moment et dans des conditions adéquates de mettre les données à disposition des entités habilitées à les consulter. Les avantages de la traçabilité, qu'elle soit mise en place en interne ou en externe, sont alors ramenés à des notions stratégiques de qualité, d'argument marketing et de réduction des coûts.

24 Les arguments en faveur de la traçabilité pour les P.M.E Afficher la qualité de ses prestations Les donneurs d ordres et les clients deviennent de plus en plus exigeants, et si ce n est pas sur la qualité intrinsèque des produits que la plupart du temps portent les contentieux, mais sur le respect des délais de fabrication et de livraison, il est nécessaire de mettre en place des procédures assurant la qualité de la prestation logistique à travers la traçabilité des produits, gage de transparence et d anticipation des aléas qui peuvent survenir dans l ensemble du processus. La réactivité de l entreprise, dans ces situations imprévues, repose principalement sur la qualité et la disponibilité de l information. Elle laissera une impression favorable au client qui a horreur de l inconnu. Dans un processus de qualité la participation du client peut améliorer encore la traçabilité, si l élaboration des solutions de traçabilité le font participer dans un processus d intégration et de fidélisation, voire de dépendance si son propre système d informations peut être alimenté en continuité de la traçabilité du fournisseur. La traçabilité est un des éléments essentiels de la crédibilité. Elle constitue un label

25 Les arguments en faveur de la traçabilité pour les P.M.E Diminution des coûts administratifs Les dispositions essentielles de la fonction traçabilité suivantes : automatisation de l acquisition de l information qui se réduisent à un enregistrement des identifiants des produits et du contexte et des éléments de localisation, tout au long du processus d élaboration. maîtrise de l information en temps réel de manière exhaustive, non seulement sur l information interne mais aussi sur l information externe, si l ouverture et l interfaçage des systèmes est réalisée. qualité de l information, si celle ci a été conçue par rapport à des normes de référence sémantique et de formatage.

26 Les arguments en faveur de la traçabilité pour les P.M.E Quatre domaines d amélioration Elles permettent d améliorer considérablement la productivité administrative des entreprises dans quatre domaines : 1. Faire face à l augmentation de la charge en cas d augmentation des commandes, si la traçabilité est amorcée dès la phase de commande ou de prévision de commande. 2. Vérifier l exécution des processus approvisionnement, en cours de fabrication, livraison, de façon à éviter les situations d urgence et les zones d ombres. Concrètement automatiser la relation avec le client et le suivi de sa commande permet d éliminer les coûts des communications téléphoniques, des fax envoyés et de l'immobilisation de plusieurs salariés pour des tâches qui ne créent pas de valeur ajoutée, 3. Accorder les processus parallèles de commercialisation, de production et de recouvrement, particulièrement sur ce dernier point l implication des services comptables est plus difficile, mais est indispensable à l harmonie des flux de commercialisation et de financement. 4. Profiter de la dématérialisation des procédures réglementaires qui sont offertes par les administrations (dédouanement domicilié, régimes suspensifs de droits et

27 Les arguments en faveur de la traçabilité pour les P.M.E L information anticipée source d économie La mise en place d un système pour prévenir le client et l'informer continuellement permet de réduire les frais liés au règlement à posteriori de situation conflictuelle. Il s agit de mesurer ces coûts et de les comparer au coût de mise en place de la solution logistique, en fonction des économies qu'elle peut engendrer dans la relation avec ces clients. Le coût de l investissement traçabilité peut s avérer inférieur aux économies enregistrées sur les frais administratifs dans une logique à long terme.