MANUEL DE FORMATION AU REMPLISSAGE DES SUPPORTS CSPS/CM/CMA

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1 MINISTERE DE LA SANTE SECRETARIAT GENERAL. DIRECTION DES ETUDES ET DE LA PLANIFICATION. BURKINA FASO Unité Progrès Justice MANUEL DE FORMATION AU REMPLISSAGE DES SUPPORTS CSPS/CM/CMA Décembre 2005

2 TABLES DES MATIERES JUIN Erreur! Signet non défini. OBJECTIFS DU manuel... 3 SITUATION TEMPS A : INDICATEUR : nombre de cas de rougeole... 5 SITUATION TEMPS B :INDICATEURS : nombre de cas de rougeole... 5 PROBLEMES GENERAUX LIES A LA TENUE DES REGISTRES... 6 DEFINITION DE CAS POUR UN CERTAIN NOMBRE DE MALADIES DIARRHEE NON SANGLANTES PALUDISME GRAVE Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

3 1. COMMENT EMPLOYER CE MANUEL? De deux façons : la première est de lire de A à Z, à votre aise, à tête reposée pour vous remettre en mémoire les différentes notions qui y sont développées. La deuxième façon est de le consulter chaque fois que vous avez des doutes sur un sujet relevant du remplissage ou de l exploitation des statistiques sanitaires. OBJECTIFS DU manuel Procurer un ouvrage de référence pour la confection des formulaires de recueil de données : - TLOH - Rapports mensuels CM/CMA, CHR/CHN, CSPS/Dispensaire/Maternité - Rapports trimestriels DISTRICT SANITAIRE - Notification des cas de SIDA Présenter et sensibiliser le personnel sanitaire au calcul d indicateurs à partir des données recueillies. La présentation se fera suivant le même schéma : - objectifs spécifiques du système, - base de données : les registres, - tabulations au niveau périphérique, - acheminement au niveau du District sanitaire, - tabulation du rapport du District sanitaire, - analyse au niveau central, - tabulation nationale, - interprétation et rédaction des rapports. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

4 2. POURQUOI UN SYSTEME NATIONAL D INFORMATION SANITAIRE? La réalisation des programmes de santé se fait par étape. Pour mesurer les progrès réalisés dans la mise en place de ces activités, les acteurs ont besoin d un certain nombre d informations pour pouvoir : 1. apprécier l effort fourni 2. mesurer l impact de cet effort sur la santé de la population. Le processus d évaluation commence au niveau périphérique par un enregistrement de différents indicateurs pour apprécier la situation de départ. Il se poursuit par une revue à intervalles réguliers de ces mêmes indicateurs et se termine par une évaluation finale semblable à celle faite en début de programme. A partir de l étude de la variation dans le temps de ces indicateurs, certaines interprétations pourront être faites concernant l évolution du programme. Cette démarche est présentée dans le schéma suivant : Exemple d un processus gestionnel : la vaccination antirougeoleuse. Objectif du programme : prévenir la survenue de la rougeole par la vaccination des enfants aussi tôt que possible après leur 9 ème mois. Indicateurs : - la «quantité» de cas de rougeole par rapport à la population susceptible en début et fin de programme : permet de mesurer l importance du phénomène rougeole à différents moments du programme et sûrement au début et à la fin de celui-ci ; cet indicateur permettra de mesurer l impact de l intervention «vaccination». - «quantité» de vaccinations effectuées par rapport à la population visée (couverture vaccinale) : permet de mesurer l efficacité de l intervention «vaccination» et de se faire une idée du travail fourni par le personnel de santé. - Proportion d enfants vaccinés entre 9 et 11 mois : permet de se faire une idée de la qualité du travail produit conformément aux normes en vigueur. Il s agit ici en quelque sorte d un indicateur de qualité. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

5 SITUATION TEMPS A : INDICATEUR : nombre de cas de rougeole INDICATEURS EN COURS DE PROGRAMME (monitorage) : - Nombre de doses de vaccin distribuées; - Couverture vaccinale; - % d enfants vaccinés entre 9 et 11 mois. SITUATION TEMPS B :INDICATEURS : nombre de cas de rougeole En comparant régulièrement ( ex : tous les mois), le nombre de vaccins donnés, le pourcentage d enfants recevant le vaccin entre 9 et 11 mois et le nombre de cas de rougeole, nous pouvons nous faire une bonne idée de la progression du programme. Ce monitorage sera possible si les cas sont correctement recensés, cumulés par semaine et par mois et rapportés aux niveaux supérieurs. Il en va de même pour le nombre de doses de vaccins administrés selon la tranche d âge. Après cheminement des rapports, les compilations se succèdent au niveau du district sanitaire et au niveau national. A chacun de ces niveaux, une analyse de la situation peut être conduite. Un schéma similaire pourrait être fait pour chaque programme d intervention avec des indicateurs appropriés. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

6 QUELQUES CARACTERISTIQUES D UN BON SYSTEME D INFORMATION SANITAIRE Pour que les recommandations issues des analyses puissent être mises en place rapidement, il est indispensable que les informations sur lesquelles elles se basent soient les plus récentes possibles; d où la nécessité de gérer l information sans délais. Il est aisé de comprendre, que la pertinence de l analyse dépend de la manière dont l information a été traitée ; entrent en jeu : - la précision du diagnostic - le soin apporté au remplissage des registres, à - leur tabulation et - au délai de transmission des rapports à chacun des niveaux de la hiérarchie. La qualité de l information de base dépend de la capacité de diagnostic du personnel médical liée à un effort de standardisation des définitions des différents paramètres mesurés. Les tabulations successives sont souvent une autre source d erreurs. Celles-ci peuvent être réduites par une bonne organisation du travail. Ce travail accompli, les responsables à chaque niveau de la pyramide de la santé, pourront calculer un certain nombre d indicateurs qui leur permettront de juger l évolution des interventions. Plus une information est ancienne, moins elle reflète la réalité actuelle du terrain. Il est donc important que le transfert et le traitement des données soient effectués le plus rapidement possible. PROBLEMES GENERAUX LIES A LA TENUE DES REGISTRES Le problème du diagnostic a déjà été évoqué ci-dessus. En annexe, nous reprendrons des définitions standard pour les maladies les plus importantes. N.B : Il faut noter l age réel et le sexe dans le registre et élaborer une fiche de dépouillement pour tenir compte des tranches d âge du rapport mensuel. Les consultants sont divisés en 4 tranches d âge : moins de 1 an, 1 à 4 ans, 5 à 14 ans et adulte c est à dire 15 ans et plus. Il n y a pas de distribution par sexe chez les enfants mais bien chez les adultes. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

7 L importance de noter l age réside dans le fait que pour certains programmes (ex : SIDA) les groupes d age ne sont pas homogènes 1. Ensuite, vous noterez le village de résidence, ce qui vous permettra de déterminer la distance parcourue par le consultant pour se rendre dans votre formation sanitaire. En ce qui concerne le traitement, indiquez le nom du médicament, la dose par jour et la durée. Les observations sont laissées à votre discrétion. Quatre observations devraient être mises en évidence (soulignées ou écrites dans une autre couleur) en vue de faciliter une évaluation périodique. Ces observations sont les suivantes : EVACUE, DECEDE, REFERE (envoyé pour avis dans une autre formation) et CONTRE REFERE (retourné dans la formation d origine pour suivi à ce niveau). A la fin de chaque jour, vous tracerez une ligne et vous marquerez la date de la consultation pour indiquer la fin de la semaine (analyse TLO). Il serait souhaitable de commencer le mois en haut d une nouvelle page pour bien marquer la transition (analyse mensuelle). Lorsqu un registre est terminé et a déjà fait l objet du rapport mensuel, vous le rangerez soigneusement de telle sorte qu il soit disponible en cas d enquête ou de visite de supervision. 1 Cette remarque reste de mise les supports mensuels. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

8 NIVEAU CSPS I- Identification : Inscrire le nom de la DRS, le nom du District, le mois faisant objet du rapport, l année et le nom de la formation Sanitaire. II- Administration et Gestion 1.1 Inscrire le nombre de produits sensibles ayant connu une rupture d au moins une semaine.[ La liste des produits sensibles se trouve en annexe]. 1.2 Inscrire le nombre de jours de rupture pour chaque type de vaccins : - Le nombre de jours de rupture pour le vaccin BCG - Le nombre de jours de rupture pour vaccin Polio Oral - Le nombre de jours de rupture pour vaccin DTCP - Le nombre de jours de rupture pour vaccin VAR - Le nombre de jours de rupture pour vaccin Fièvre Jaune. - Le nombre de jours de rupture pour vaccin VAT - Le nombre de jours de rupture pour vaccin en Hépatite B - Le nombre de jours de rupture pour vaccin Haemophilus influenza - Le nombre de jours de rupture pour Autre vaccin ayant connu une rupture 1.3 Inscrire le nombre d activités de supervision réalisées vers le niveau communautaire 1.4 Inscrire le nombre de réunions du comité de gestion (COGES) avec procès verbal (P.V) 1.5 Inscrire le nombre de réunions de l équipe de santé tenues avec P.V Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

9 2. ACTIVITES DE MATERNITE 2.1 Accouchement Dans la colonne «Total», inscrire dans les cellules correspondantes le nombre d accouchement «Eutociques» et «dystociques» survenus au cours du mois. Par rapport au total de chaque type d accouchements, distinguer les accouchements faits en maternité de ceux faits à domicile. Pour les accouchements faits à domicile, il faut distinguer 02 types : ceux qui sont assistés et ceux qui ne sont pas assistés (Voir définition en annexe). Ainsi, du nombre total d accouchement eutociques ou dystociques, il faut donner le nombre d accouchement fait en maternité ainsi que le nombre d accouchement faits à [domicile et assistés] et le nombre d accouchement fait à [domicile non assistés]. Par exemple, si au cours du mois, il a été recensé 50 accouchements eutociques, il faut donner combien il y a eu d accouchement en maternité (ex : 30), combien il y a eu d accouchement fait à domicile non assistés (ex : 05) et combien il y a eu d accouchement assistés à domicile (ex : 15). Ainsi ( =50). La ligne «Total Accouchement» donne le nombre total respectif d accouchement assistés à domicile, non assistés à domicile, en maternité ainsi que le nombre total d accouchement dans le mois. En dessous de la ligne «Total des accouchements», il faut donner parmi les accouchements assistés, combien sont «gémellaires» et «combien sont triplets et +». Il en est de même pour les accouchements non assistés et en maternité. 2.2 Les Naissances Au 2.2.1, Il faut inscrire successivement le nombre de morts nés lors d accouchement assisté, d accouchement non assistés et d accouchement fait en maternité. Le total correspond au total de ces accouchements. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

10 Au 2.2.2, il faut inscrire successivement le nombre des naissances vivantes «assistées», «non assistées» et survenues en maternités. Le total correspond au total de toutes ces naissances. En dessous de la ligne Total des naissances, il faut donner parmi le total des naissances vivantes, combien il y a eu de naissances vivantes de moins de 2500g et de prématurés. Par exemple, s il y a eu 12 naissances vivantes «assistées», donner en dessous le nombre de naissances de moins de 2500g et de prématurés recensés parmi ces 12 naissances vivantes. 2.3 Inscrire le nombre total d avortement puis scinder en «spontanés», thérapeutiques et «clandestins». Il peut arriver que tous les avortements soient spontanés. Dans ce cas, le nombre total d avortements correspond au nombre des avortements spontanés. Au 2.4, Inscrire dans chaque cellule le nombre d interventions obstétricales selon le type. La colonne «total» correspond au total des interventions obstétricales. Au 2.5, Inscrire le nombre de femmes évacuées de la formation sanitaire vers des formations sanitaires de référence. Donner ensuite combien ont été évacuées avant accouchement, combien ont été évacuées après accouchement et combien ont été évacuées suite à un avortement. 2.6 Décès maternels Inscrire le nombre de décès maternels (Voir définition de décès maternels en annexe). Indiquer ensuite quel est le nombre de décès venus d autres districts. - Préciser par ailleurs les noms des districts et le nombre de décès provenant de ces districts : Au 2.6.1, vous avez inscrit le nombre de décès maternels. Ici, il faut donner la répartition de ces décès suivant la cause. Par exemple s il y a eu 12 décès maternels, dire combien sont dus à une disproportion foetopelvienne, à une présentation vicieuse, à une éclampsie, à une rupture utérine, à une rétention placentaire, à une hémorragie, à une infection, à des complications d avortements ou tout autre cause non mentionnée. Si la cause n est pas libellée, mettre le chiffre dans autre. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

11 2.7 Inscrire le nombre de journées d hospitalisation en maternité (voir définition en annexe). Au point 2.7.1, inscrire le nombre de journées d hospitalisation en suites de couche Au point 2.7.2, inscrire le nombre de journées d hospitalisation pour autres causes. Remarque : C est du nombre total de journées d hospitalisation qu il faut indiquer combien sont des suites de couche et combien sont pour autre cause. 3. ACTIVITES DE SANTE MATERNELLE ET INFANTILE Dans chaque cellule de ce tableau, inscrire le nombre de femmes venues dans la formation sanitaire selon le type de CPN. Pour la CPN1, indiquer dans la seule cellule (deuxième ligne), combien sont venues au premier trimestre de la grossesse. Au point suivant, indiquer le nombre de femmes enceintes anémiées dépistées. Au 3.2, inscrire le nombre de grossesses à haut risque dépistées puis (juste à coté) inscrire le nombre de grossesse à haut risques référées à l échelon supérieur. Au 3.3, inscrire le nombre de consultations post-natales Au (Tableau), inscrire suivant les tranches d age, le nombre de nouveaux et d anciens inscrits pour les enfants de 0 à 5 ans suivis en consultation Au Inscrire dans la cellule, le nombre total d enfants pesés. Inscrire dans les 2 cellules respectives, le nombre de malnutris modérés (poids/age compris entre 3 ET et 2 ET ) et le nombre de malnutris sévères. mois. Au Inscrire le nombre de nouveaux cas de xérophtalmie/héméralopie dépistés dans le Inscrire le nombre de nouveaux cas d enfants anémiés 3.5 Planning Familial Méthodes contraceptives (Tableau) Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

12 Dans les cellules des deux premières lignes (nouvelles utilisatrices et anciennes utilisatrices), inscrire le nombre d utilisatrices par méthode. La ligne «Total» correspond au total des nouvelles et des anciennes utilisatrices. Pour chaque méthode, faire le total des anciennes et des nouvelles utilisatrices. Inscrire ensuite pour les évènements «grossesses accidentelles» et «complications» le nombre d utilisatrices par méthode contraceptive chez qui sont apparus les grossesses accidentelles et complications. En dernière ligne de Tableau, inscrire la quantité de produits utilisés par méthode contraceptive Inscrire le nombre de consultantes pour stérilité toutes causes confondues et ensuite par type (Stérilité primaire ou secondaire). 3.6 PALUDISME Ce tableau mérite un minimum de concentration pour son remplissage correcte. La colonne «total examinés» correspond au total des consultants pour cause de paludisme. Pour l âge, l intérêt est accordé aux enfants de moins de 5 ans et aux patients de plus de 5 ans. Dans la colonne «Paludisme simple», il faut spécifier le nombre de cas selon le sexe et les tranches d age demandés. Dans la colonne «Paludisme grave, il faut spécifier le nombre de cas de paludisme grave et de décès selon le sexe et les tranches d âges spécifiés Dans la colonne diagnostic, inscrire le nombre par rapport aux tranches d age spécifiées. Pour La ligne «Nombre d enfants anémiés, il faut successivement noter: - Le nombre total d enfants anémiés examinés - Le nombre de cas grave anémiés selon le sexe - Le nombre de décès liés au Paludisme selon le sexe - Le nombre de cas d anémie dont le diagnostic a été confirmé par microscopie et le nombre dont le diagnostic a été confirmé par bandelette réactive. Donner en dessous les nombre correspondants aux enfants de moins de 5 ans Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

13 IDEM pour les femmes enceintes Donner en dessous les nombres correspondants aux femmes enceintes anémiées. 3.7 Vaccinations Pour chaque type de vaccin, donner le nombre d enfants vaccinés en fonction des tranches d ages. Première ligne : Inscrire le nombre d enfants vaccinés en BCG pour chaque tranche d age spécifiée. Pour le DTCP + Polio Orale et le DTCP (Polio injectable), la première tranche d age est de 2 à 11 mois. Ligne «Rougeole» : Inscrire pour chaque tranche, le nombre d enfants vaccinés et faire le total à la dernière cellule. Idem pour Fièvre Jaune Ligne «Enfants complètements vaccinés» : Inscrire pour la tranche d ache de moins d un an, le nombre d enfants complètement vaccinés (voir définition en annexe) Autres Vaccinations du PEV Il s agit ici, de mieux cerner la vaccination en tétanos des femmes en âge de procréer (15-49 ans) et des femmes enceintes. A la première colonne du tableau, donner le nombre de femme en âge de procréer (15-49 ans) selon les doses (T1 : première dose ; T2 : deuxième dose ) A la deuxième colonne du tableau, donner le nombre de femmes enceintes selon les doses reçues) Doses utilisées et administrées Inscrire dans chaque case correspondante, le nombre de doses utilisées ou administrées en BCG,Polio Oral, DTCOQ, VAR, VAA, VAT. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

14 3.7.3 Autres vaccinations Inscrire par rapport à chaque tranche d age, le nombre de personnes ayant été vaccinés respectivement de tétanos, méningite, rage, Fièvre jaune, Hépatite B, Haëmophilus et autres vaccins non indiqués dans le tableau A la ligne «Total», donner selon les tranches d age, le nombre de personnes vaccinées. 4. CONSULTATIONS EXTERNES 4.1. Les maladies sont reprises aux pages 7, 8et 9. Pour chacune des maladies vous avez 5 rubriques. Organisez votre fiche de tabulation en conséquence. Une définition de cas été rédigée pour un certain nombre de maladies. Une rubrique «autres» en fin de liste a été créée pour regrouper tous les diagnostics non présentés. En aucun cas, il ne faut changer la nomenclature proposée ou changer l ordre de présentation des maladies. Ces informations sont disponibles à partir de vos registres pour peu que vous ayez fait pour chaque rubrique les totaux partiels au bas de chaque page. Pour la distribution des consultations par tranche d âge, il y a lieu de compter pour chaque nouvelle consultation autant de motif qu il y a de maladies différentes et non associées ex : pneumonie et dracunculose (voir annexe 2 point 4). En ce qui concerne le degré d éloignement, chaque nouveau malade n est comptabilisé qu une fois.. Les totaux de et doivent être les mêmes. Pour chaque type d affections, inscrire le nombre de consultations selon la tranche d âge. La dernière colonne «Total» fait le total des consultations par affections tout age confondu. 4.2 Infections sexuellement transmissibles Pour chaque infection, inscrire le nombre de cas recensés selon la tranche d âge et le sexe. Dans la colonne «Total», inscrire le total selon le sexe et le type d infection Nouveaux consultants par tranche d age Inscrire pour chaque tranche d age, le nombre de nouveaux consultants. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

15 4.3.2 Inscrire le nombre d anciennes consultations : Origine des malades par zone (distance) Inscrire pour chaque distance, le nombre de nouveaux consultants. 5. SEANCES D IEC Inscrire pour chaque thème traité, le nombre de séances d une part dans la formation sanitaire, prévues et réalisées et d autre part prévues et réalisées hors de la formation sanitaire. Commentaire et suggestions : - Difficultés par rapport aux activités du district sanitaire - Difficultés au remplissage de certains items - Expliquer les fortes variations de cas de certaines pathologies Remarque : Pour les CSPS, les mises en observation ne sont pas prises en compte. Seules au Niveau CM/CMA que sont prises en compte les Hospitalisations. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

16 NIVEAU CM/CMA Remarque Importante Du chapitre Administration et gestion au 4.2.1, Notification syndromique des infections sexuellement transmissibles, les méthodes de remplissages au niveau CM/CMA sont similaires au Niveau CSPS. Nous reviendrons uniquement sur les dissemblances d items entre les supports CSPS et CM/CMA. Au : Notification Etiologique, inscrire selon l étiologie, le nombre de cas par tranche d(age et par sexe. Au 4. 3 CAS DE SIDA, inscrire le nombre de cas de SIDA selon le sexe et la tranche d age. 5. Soins hospitaliers Cette tabulation se fait à partir du registre d hospitalisation. Ne sont pris en compte que les malades hospitalisés et leur diagnostic à la sortie de l hôpital. Les décès ont été au préalable notifiés comme des cas Indiquez les diagnostics en vous basant dans la mesure du possible sur les tableaux nosologiques habituels. Autant que possible les maladies regroupées par siège ou système. Une rubrique «maladies non classées» vous permet de comptabiliser les maladies non reprises dans la liste standard. Il ne faut en aucun cas modifier la liste qui vous est proposée. Inscrire pour chaque cause d hospitalisation, le nombre de cas et de décès par tranche d age A la colonne «Total», inscrire le nombre total de cas et de décès selon la cause d hospitalisation tout âge confondu Mouvement des malades Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

17 Les restants en fin de mois = Les présents en début de mois ou trimestre + les entrants dans le mois les sorties dans le mois. Les présents en début de mois doivent être égaux aux restants de la fin du mois précédent. Le nombre de journées d hospitalisations se calcule sur la base du nombre de jours passés dans l hôpital moins un, en d autres mots le jour d entrée et de sortie en comptent que pour 1 jour d hospitalisation. Les hospitalisations en maternité ont été traitées au paragraphe 2.7. Inscrire le nombre de journées d hospitalisations Chirurgie : Pour chaque type d intervention, Inscrire le nombre de cas et de décès. La ligne «autre» correspond aux interventions non indiquées dans le tableau Activité de transfusion sanguine : Inscrire la quantité de sang transfusée ainsi le nombre de malades transfusés (voir définition des cas en annexe) Activités d odontostomatologie Inscrire le nombre de nouvelles consultations ainsi que le total des anciennes consultations. Inscrire également dans la cellule correspondante, le nombre de dents traitées et le nombre d extractions. 6. ACTIVITES DE LABORATOIRE 6.1 Examens de base Il s agit pour chaque type d examen, d inscrire le nombre d examen ainsi que les cas anormaux 6.2 Examens avec coloration ou à fond noir Pour chaque type d examen, inscrire le nombre total d examens et le nombre de cas jugés anormal. 6.3 Examens chimiques et sérologique Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

18 Pour chaque type d examen portez le nombre «TOTAL» d examens faits et le nombre de positifs (anormal) qui en aucun cas ne peut être supérieur au nombre total. Dans cette rubrique, les tests VIH se rapportent uniquement aux échantillons de sang destinés aux transfusions. «Examinés pour test VIH» se rapporte à un type ELISA ou à un test rapide «pour confirmation de VIH» se rapporte à une confirmation par le test du Western Blot 6.4 Examens bactériologiques du LCR Inscrire le nombre Total d examen LCR et le nombre de positif (anormal) Pour chaque germe, inscrire le nombre de positifs (anormal) 7. Maladies d intérêt spécial La manière de comptabiliser est la suivante : (malades existants à la fin du mois). = (malades existants au début) + (total entrées) (total sorties) Entrées = (nouveaux cas) + (rechutes) + (transférés d ailleurs). Sorties = (libérés ou sortis) + DCD + évacués + (transférés ailleurs). Remplissez le formulaire spécial établi pour la lèpre et joignez le au rapport. A la colonne TPM+ : a. Les entrées : Inscrire le nombre de malades existants en début de mois, de rechute, de transférés ailleurs et le total des entrées. b. Les sorties : IDEM A la colonne Lèpre Le remplissage de la sous colonne PB d une part et de la sous colonne MB est similaire au TPM+ La ligne «Nombre d échecs» donne le nombre d échec en TPM+, PB et MB. Pour les commentaires et suggestions, IDEM qu au niveau CSPS. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

19 ANNEXE 2 DEFINITIONS DE CAS UTILES POUR LE REMPLISSAGE DES RAPPORTS D ACTIVITES 1. Activités de supervision Il s agit du nombre de visites reçues au niveau des CM ou CSPS pour des raisons techniques ou de formation continue. Ceci exclut les visites de courtoisie et les visites ponctuelles pour raison administrative. 2. Maternité Accouchement: expulsion du fœtus et de ses annexes à partir du moment où la grossesse atteint le terme théorique de 6 mois (28 semaines d aménorrhée). Accouchement A domicile: l expulsion du fœtus se fait à domicile. Accouchement Assisté: l accouchement est conduit par une personne ayant au moins la qualification d accoucheuse villageoise. Accouchement Non assisté: l accouchement est conduit par une personne moins qualifiée qu une accoucheuse villageoise Accouchement Eutocique: accouchement survenant après plus de 6 mois de grossesse et qui n occasionne pas de souffrance pour la mère et/ou le fœtus Accouchement Dystocique: accouchement qui entraîne une souffrance pour la mère et le fœtus. Naissance vivante: expulsion d un fœtus de plus de 6 mois qui après séparation du placenta respire ou manifeste tout autre signe de vie. Les naissances sont réparties suivant le poids à la naissance des enfants en 2 classes: les moins et plus de 2,500 kg. Enfant prématuré: enfant né vivant ayant moins de 37 semaines d âge gestationnel. En l absence cette notion, un examen spécifique de l enfant peut conduire au diagnostic de prématurité. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

20 Avortement: expulsion spontanée ou provoquée d un produit de conception avant 6 mois de grossesse. Mort né: expulsion d un produit de conception après 6 mois de gestation qui après séparation du placenta ne respire pas ou ne manifeste aucun signe de vie. Décès maternel: il s agit du décès des femmes survenant au cours de la grossesse, pendant l accouchement ou dû à l avortement ou survenant dans un délai de 42 jours après sa terminaison pour une cause quelconque déterminée ou aggravée par la grossesse mais ni fortuite ou accidentelle. (Exemple décès par hémorragie utérine = décès maternel, mais décès par accident de la route = pas décès maternel). Evacuations : Le malade est envoyé d un centre de santé à un autre mais y est conduit par la structure qui décide de l évacuation ; il y a urgence dans ce cas et la responsabilité de la structure de santé qui évacue reste en partie engagée. C est la qualité du mécanisme mis en place pour assurer les évacuations (sanitaires ou externes) qui est en jeu. La responsabilité du patient peut se situer au niveau du délai de mise en route et/ou de son entourage ; le malade peut également refuser l évacuation et en ce moment il signe une décharge pour dégager la responsabilité du personnel soignant. Journée d hospitalisation : Séjour que le malade effectue dans un établissement sanitaire. Les hospitalisations sont comptées en jours (le premier jour et le dernier jour étant compté un seul jour). 3. Activités de santé maternelle et infantile Consultation Prénatale : C est l ensemble des soins et de surveillance médicale apportés à la femme enceinte pendant la période allant de la conception jusqu au travail Consultation postale : C est l ensemble des soins offerts à l accouchée et à l enfant de la 1 ère semaine jusqu à 6 à 8 semaines après l accouchement Première semaine = Consultation précoce Entre 6 ème et 8 ème semaine après accouchement : consultation tardive Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

21 Planning Familial : Nouvelles Utilisatrices : C est une personne qui se présente pour la première fois dans une séance de PF. Anciennes Utilisatrices : C est une personne qui utilise au moins 2 fois un service de PF même si elle change de méthodes contraceptives et de service. Grossesses Accidentelles : Ce sont des grossesses survenues au cours de l utilisation d une méthode contraceptive. Consultation infantile : C est la consultation des nourrissons ou des enfants sains de 0 à 4 ans révolus (enfants de moins de 5 ans) Grossesse à haut risque: grossesse qui présente un facteur de risque comme défini sur la fiche suivi de grossesse. REMARQUE : Nombre d enfants nés : Nombre d accouchements. Pesée: lire le poids sur la balance et calibrer celle ci avant chaque séance de pesées. Périmètre brachial: mesurer celui ci à mi chemin entre l épaule et le coude, le bras étant en position pendante. Relevez la couleur. Les rubans et des fiches de pointage sont fournis par la DEF. Xérophtalmie: portez ce diagnostic dès que l un des signes suivant est présent a) Diminution de la vision nocturne; b) Taches de Bitot qui ressemblent à des petites bulles de savon visibles au niveau du blanc de l œil, c) Sécheresse et ulcère de la cornée. Stérilité primaire: impossibilité d avoir un enfant chez une femme n ayant jamais été enceinte Stérilité secondaire: impossibilité d avoir un enfant chez une femme ayant déjà mené une grossesse à terme ou non. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

22 VACCINS DU PEV DESTINES AUX ENFANTS: BCG: vaccin contre la tuberculose. Pollo O: C est le vaccin antipoliomyélitique oral donné a la naissance et qui est considéré en dehors de la série de 3 dosses orales ou 2 dosses injectables commencée à l âge de 2 mois. DTC POLIO 1 : le DTC est le vaccin contre la diphtérie, le tétanos et la coqueluche. Qui est associé automatiquement à la première dose de polio orale(polio). Ils se donnent à partir de 2 mois. DTC POLIO 2: 2 ème dose de DTC POLIO, à donner au plus tôt 4 semaines après la première dose DTC 3 : 3 ème dose de DTC POLIO, à donner au plus tôt 4 semaines après la 2 ème dose. DTCP 1: vaccin contre les mêmes maladies décrites ci dessus avec la composante polio injectable (virus tué) placé dans la même ampoule que le DTC. Ce vaccin est présenté séparément parce qu étant l objet d une intervention spécifique, il faut connaître l importance relative prise par les 2 types de vaccin contre la polio. DTCP 2 : 2 ème dose de cet antigène ROUGEOLE ET FIEVRE JAUNE : vaccins contre ces deux maladies donnés à parti de l âge de 9 mois. E.C.V.: enfants complètement vaccinés c est à dire qui ont reçu l une des 2 séries suivantes : (BCG,3 doses de DTC et POLIO ORALE, rougeole et fièvre jaune) ou (BCB, 2 doses de DTCP, rougeole et fièvre jaune), et en respectant les intervalles minima entre les doses. Un enfant est qualifié «COMPLETEMENT VACCINE» à partir du moment où il a reçu la dernière dose d une des séries de vaccins reprises ci dessus. C est à ce moment que vous le notifiez Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

23 Les tranches d âge pour les vaccins destinés aux enfants: Elle sont au nombre de 3 : mois de 1 an, mois et 24 mois et plus. Il est important que vous classiez les enfants dans leurs tranches d âge respectives pour vous permettre de calculer le taux de couverture se rapprochant le plus possible de la réalité. La vaccination antitétanique des femmes: TETANOS Vaccin antitétanique seul, un cycle complet de vaccination pour les femme procréer comprend 5 doses. Les intervalles minimums entre les doses sont respectivement de 1 à 6 mois puis de 1 an. La notification individuelle se fait sur une carte de vaccination laissée avec la femme. Faites la différence entre les femmes enceintes et les femmes en âge de procréer. Une jeune femme qui a été vaccinée pendant son enfance et qui devient en âge de procréer, est considérée comme si elle avait reçu une dose de vaccin 4. Consultation externe : nouvelles et anciennes Diagnostic : C est la description des symptômes dominants de la maladie que présente le consultant ce jour là. C est encore la description de la maladie selon les signes cliniques et para cliniques. Traitements : Ce sont les conseils, les soins ou les médicaments prescrits à un malade. Lors qu une personne consulte, plusieurs situations peuvent se présenter : Symptômes : Ensemble des signes Consultant : Un consultant est la personne qui se présente pour la première fois au centre hospitalier quelque soit le nombre de maladies qu il présente ce jour là. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

24 Lorsque le malade revient plus tard avec une maladie autre que celle qui l avait conduit auparavant en consultation, il devient un nouveau consultant. Lorsque le même individu guéri auparavant de son palu par exemple, revient pour un autre palu, il est toujours un nouveau consultant. Consultation : Représentée par un état morbide qui est le motif pour lequel un consultant a recours à un service de santé. Ainsi, un consultant peut présenter une ou plusieurs consultations. Le nombre de nombre consultations au cours d une période donnée est donc toujours supérieur ou égal au nombre de consultants. - Fatimata âgée de 20 ans de sexe féminin et habitant à 7 kilomètres du dispensaire consulte pour la première fois pour un problème unique, une bronchite, vous inscrivez dans le registre 20 en regardant dans la colonne âge appropriée, X dans la colonne correspondant au degré d éloignement du patient Bronchite dans la colonne diagnostic. Nom âge distance diagnostic H F &+ 20 ans X Bronchite - La même personne consulte de nouveau pour la maladie 3 jours plus tard pour contrôle et traitement Il ne s agit pas d un nouveau cas de bronchite, nous avons à faire à une consultation d un ancien cas. Sur une feuille volante, vous cochez une barre de telle sorte qu en fin de journée vous puissiez comptabilisez toutes les anciennes consultations. - L enfant Bernard de 3 ans habitant à 12 Km du dispensaire, se présente pour la première fois avec conjonctivite, fièvre, éruption et diarrhée ; c est une rougeole avec son cortège de symptômes. Il y a lieu de rapporter à une consultation pour rougeole. Dans ce cas-ci la rougeole est le diagnostic et la maladie principale. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

25 - Les rubriques âge et éloignement seront remplies de la même façon que celle présentée au paragraphe suivant. Nom âge distance diagnostic H F &+ 3 ans x rougeole Salif âgé de 23 ans habitant à 2 pas du dispensaire, consulte pour pneumonie et vous lui découvrez une dracunculose. Vous êtes en présence de deux maladies totalement indépendantes, il y a donc 2 nouvelles consultations : pneumonie et dracunculose. Vous inscrivez 2 dans la colonne âge. X dans la colonne distance et les diagnostics dans la colonne suivante. Pour l âge, et pour l éloignement on ne tient pas compte du nombre de motif de visite mais on note 23 ans au niveau de l age et une croix au niveau de l éloignement. Nom âge distance diagnostic H F &+ 23 ans Drac+ Pneum. - Si plus tard la même personne revient pour le traitement de son ver de Guinée et de sa pneumonie, il s agit de 2 actes médicaux et vous cocherez deux anciennes consultations. Lorsque la Pneumonie sera guérie et que le patient revient plus que pour la dracunculose, vous ne cocherez plus que 1 ancienne consultation. En fin de mois, il vous est facile de faire : La distribution par âge des nouvelles consultations à partir de la somme des colonnes âge ; La distribution des nouveaux malades suivant leur éloignement en comptant le nombre de X dans chaque colonne ; Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

26 La somme des anciennes consultations à partir de la feuille volante remplie dans la journée. Il est important de faire la différence entre nouvelles et anciennes consultations, spécialement pour les maladies chroniques. Illustrons ceci par un exemple : Dans une formation sanitaire en une année, 13 nouveaux cas de dracunculose se sont présentés. Chacun des cas revient en moyenne pour traitement 9 fois dans l année. Un rapide calcul montre que 130 personnes avec un problème de dracunculose se sont présentés au dispensaire : 13 nouvelles consultations +(13X9) anciennes consultations. D un point de vue de gestion, ce qui nous intéresse c est de savoir qu il y a 13 nouveaux cas de cette maladie. En déclarer 130 personnes avec un ver de guinée ont été vues au dispensaire serait évidemment une erreur. Par contre du point de vue de la charge de travail, il est intéressant de savoir que 130 personnes avec un problème de dracunculose se sont présentées au dispensaire. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

27 HOSPITALISATION Evadé : Le malade quitte la structure de soins sans l autorisation du personnel de santé ; le constat de son absence prolongée est simplement fait par les agents de santé. DEFINITION DE CAS POUR UN CERTAIN NOMBRE DE MALADIES 1. Poliomyélite - Paralysie flasque ou faiblesse soudaine d un ou plusieurs membres ou du tronc - Arrêt de la progression dans les 3 jours après le début - Absence de liaison avec une paralysie ou, une anomalie mentale à la naissance ou avec et/ou traumatisme récent ; - Absence de trouble de la sensibilité, atrophie musculaire, diminution ou absence des réflexes tendineux (au(x) membres atteints sont reconnaissables à l examen clinique. 2. TETANOS NEONATAL - Enfant tétant et se comportant normalement au moins les 2 premiers ours de sa vie ; - Apparition des premiers symptômes entre 3 et 28 jours après la naissance - Impossibilité de téter (trimus) suivie de raideur généralisée et/ou de convulsion 3. TETANOS (AUTRE) - Impossibilité d ouvrir la bouche (trimus) suivie de raideur généralisée et/ou de convulsion 4. ROUGEOLE Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

28 - Présence des symptômes suivants : Température de 38 ou plus Toux Ecoulement nasal Conjonctivite -Eruption maculo-papulaire (en plaques) commençant sur le visage et d étendant vers les extrémités. N.B : Examiner la carte de vaccination de l enfant pour connaître son statut vaccinal afin de remplir correctement la fiche de notification PEV 5. COQUELUCHE - Toux intense persistant depuis plus de 2 semaines - Présence à certains moments de tout suivi d une période d apnée et de cyanose, terminées par une inspiration évoquant le chant du coq - Vomissements et/ou hémorragies sous conjonctivites fréquentes. NB. Le statut vaccinal de l enfant doit être examiné 6. DIARRHEE SANGLANTES 7. DIARRHEE NON SANGLANTES 8. PALUDIME SIMPLE Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

29 Présence d une fièvre de plus de 38.5 sans autre explication apparente PALUDISME GRAVE - Présence de paludisme si possible confirmé par une goutte épaisse - Perte de conscience avec coma profond c est à dire ne répondant pas à des stimulis douloureux importants N.B En cas de concentration anormale de cas dans le temps et l espace penser à la fièvre jaune. 9. INFECTIONS RESPIRATOIRES SUPERIEURES Ce groupe de maladie reprend les rhumes, les angines et les trachéites. Aucune atteinte pulmonaire n est notée. 10. INFECTIONS RESPIRATOIRES INFERIEURES Ce groupe de maladies reprend les affections aiguës du poumon ou des voies respiratoires inférieures ; - Bronchite : Présence de gros râles ronflants et /ou humides dans les 2 champs pulmonaires, toux productive et/ grasse, fièvre ; - Pneumonie : toux sèche, fièvre élevée, râles crépitants localisés avec matité, dyspnée possible ; - Broncho-Pneumonie : association des signes précédents + signe d insuffisance respiratoire (tirage, battement des ailles du nez, polypnées) Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

30 - Pleurésies (humide) : Matité uni ou bilatérale avec abolition de murmure vésiculaire dans la zone correspondante. Dyspnée 11. GRIPPE - Fièvre supérieure à 38 degrés, - Présence d une infection des voies respiratoires hautes - Céphalées - Courbatures NB :Cette maladie survient généralement en poussée épidémique, de nombreux malades sont vus en même temps dans la communauté 12. Varicelle - Légère fièvre - Présence de papules évoluant rapidement vers la transformation en vésicules pouvant se sur infecter et laisser pour finir une croûte. 13. MENINGITE - Température supérieure à 38.5 degrés - Raideur de nuque, (inconstant chez les jeunes enfants) - Présence possible de perte de connaissance et de convulsion - Liquide céphalorachidien (PL) Trouble hypertendu Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

31 14. ICTERE FEBRIE Jaunissement des conjonctivites puis des téguments et des muqueuses - Urines marron foncés - Asthénie N.B: En cas de décès penser à la fièvre jaune 15. GONORRHEE - Décharges purulentes même en dehors des mictions, au niveau du méat urinaire chez les hommes - Production d urines douloureuses, «chaude pisse» (symptômes peut être absent chez les femmes) NB. Recherche du gonocoque sur frottis souhaitable. 16. Affections urinaires Toutes affections des voies urinaires autres que vénériennes 17. Affections de yeux Toutes affections des yeux autres que le trachome 18. Affections Cutanées Toute affections de la peau, excepté la lèpre et le zona 19. Traumatismes Toutes blessures à l issue d un accident entraînant des lésions superficielles et/ou profondes. MALADIES POUR LESQUELLES LE DIAGNOSTIC DEVRAIT ETRE CONFIRME PAR DES EXAMENS COMPLEMENTAIRES Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

32 Pour les affections qui suivent, il est nécessaire de référé le patient au CM ou à l hôpital provincial le plus proche pour confirmation du diagnostic par des examens de laboratoire. Les définitions qui suivent vous permettront de discerner les cas qui méritent d être référés. 20. SYPHILIS. Chancre indolore au niveau des muqueuses génitales - éruption cutanée transitoire chez un adulte, - diagnostic difficile à porter sur base clinique, à suspecter chez toute personne venant avec une autre maladie vénérienne. 21. TUBERCULOSE. Chez un adulte : - Toux chronique pendant plus de 2 semaines n ayant pas cédé après un traitement antibiotique classique, - amaigrissement, asthénie, anorexie, anémie, - légère fièvre au long cours surtout le soir. La présence de ces trois symptômes ou d une hémoptysie doit vous conduire à faire au moins un examen de crachat. Chez un enfant : - absence de guérison après une maladie débilitante (rougeole, coqueluche), - amaigrissement avec affection des voies respiratoires évoluant vers la chronicité et ne répondant pas à un traitement antibiotique habituel, - échec d un traitement de réhabilitation nutritionnelle, - gonflements abdominaux inexpliqués, - atteinte des ganglions lymphatiques superficiels, - lésions osseuses ou articulaires d installation lente, - méningite ou atteinte du système nerveux central. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

33 l enfant. NB : l un quelconque de ces signes doit entraîner le personnel soignant à référer Un cas sera défini comme probable si l intradermo réaction produit une induration de 10 mm ou plus, si les clichés radiographiques de la zone suspecte sont évocateurs, si le patient répond favorablement à un traitement antituberculeux d essai. Le diagnostic devrait être confirmé par l examen microscopique des prélèvements qui ont pu être pratiqués. 22. LEPRE. - présence de tâches dépigmentées sur la peau, - boursouflure du visage, - pied tombant, - troubles de la sensibilité de type anesthésique. 23. FIEVRE JAUNE - ictère accompagné de fièvre importante, maux de tête, grande faiblesse, nausées, vomissements plus tard, - diminution ou arrêt de la production d urine, - hémorragie (nez, bouche, digestive), - décès dans un certain nombre de cas. NB : un ou plusieurs décès de personne présentant ces symptômes doit vous conduire à les notifier à votre DPS-AS dans les plus brefs délais. 24. CHOLERA. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

34 - diarrhée avec production importante de selles ressemblant à de l eau de riz, - vomissements, - apparition très rapide de déshydratation grave conduisant à un état de choc et à la mort. NB : l application de cas de déshydratation grave et/ ou de décès par déshydratation cher les adultes suggèrent fortement ce diagnostic. Si des cas semblables se présentaient, avertissez le DRS dans les plus brefs délais. 25. SIDA Définition de Bangui : Chez l adulte, la présence d au moins 2 critères majeurs et d au moins 1 critère mineur permet de poser le diagnostic de SIDA, de même que l existence seule d un Kaposi agressif ou d une méningite à cryptocoque provoquée. Critères majeurs : - amaigrissement > 10%, - diarrhée > 1 mois, - fièvre > 1 mois (continue ou intermittente). Critères mineurs : - toux de plus de 1 mois, - dermatite prurigineuse généralisée, - zona récidivant, - candidose oropharyngée - herpès chroniques, - lymphadénopathie généralisée. Critères d exclusion : - cancer, - malnutrition sévère, Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :

35 - autre étiologie reconnue. Chez l enfant, la présence d au moins 2 critères majeurs et de 2 critères mineurs permettent de poser le diagnostic. Critères majeurs : - amaigrissement > 10%, - diarrhée > 1 mois, - fièvre > 1 mois (continue ou intermittente). Critères mineurs : - toux de plus de 1 mois, - dermatite prurigineuse généralisée, - candidose oropharyngée, - infections banales récidivantes (otite, pharyngite), - infection à HIV confirmée chez la mère, - lymphadénopathie généralisée. Critères d exclusion : - cancer, - malnutrition sévère, - autre étiologie reconnue. Manuel de remplissage aux niveaux CSPS-CM/CMA et ECD/DEP/SNIS : Tel :