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1 WHITE PAPER Fixer les attentes d un projet : Et si tout se passait au départ du projet?

2 2 Le cadrage et les attentes du projet Ce livre blanc vise à comprendre les étapes d un cadrage de projet et les méthodes disponibles pour regrouper l information d une manière logique et ordonnée, de manière à être comprise par tous les acteurs du projet. Les projets se distinguent selon leur taille, leur niveau de complexité, leur durée, leurs ressources, leurs stakeholders et cela n est que la partie émergée de l iceberg. Cadrer un projet, c est à dire définir les résultats attendus et les étapes requises pour assurer la livraison, est essentiel. Cela permet de créer la visibilité et transparence nécessaire. Le cadre assure aussi le succès du projet et indique le chemin à suivre pour celui-ci. Ce livre blanc vise à comprendre les étapes d un cadrage de projet et les méthodes disponibles pour regrouper l information d une manière logique et ordonnée, de manière à être comprise par tout les acteurs du projet. Cadrer un projet peut s avérer une tâche difficile. Vous avez besoin de pouvoir faire le point, prendre du recul, et acquérir une idée globale du projet et de l environnement. Il faut être capable d être analytique, de connaître les détails et de pouvoir être aussi spécifique Il faut donc être capable de prendre en compte de nombreux éléments et de les analyser pour avoir une vision du projet ou du programme dans les grandes lignes.

3 3 Le temps avant le projet, est-il aussi le projet? Les projets se définissent en tâches, en ressources humaines, en délais et en contraintes financières. La plupart des entreprises on des critères de sélection précis pour transformer un idée de projet en projet. Ces critères peuvent dépendre du nombre de collaborateurs nécessaires, de la durée du projet, du nombre de départements concernés et très important, de l impact final du projet pour l entreprise. Dans l industrie, le «quoi» peut être un changement de l environnement ou de la production classique. Une organisation a besoin d adapter ses produits à de nouvelles normes par exemple. Identifier comment le projet entre dans la strategie globale de l`entreprise. Les responsables en charge de décider quelles idées deviendront des projets doivent comparer les activités et étapes requises pour la mise en place du projet aux besoins et capacités de l entreprise. À ce moment, ils déterminent si l idée de projet peut devenir un projet, et si le cadre doit être détaillé. Déterminer le «Quoi» et les objectifs OnceIl faut commencer par déterminer les objectifs. Nous ne parlons ici pas encore du comment ou des moyens à mettre en place, cela viendra plus tard. Un chef de projet, au début de la définition du cadre de projet doit se poser la question du «Quoi», des objectifs. À ce moment, la définition du projet est encore relativement générale. Pour traiter toutes les facettes du «Quoi», vous pouvez utiliser la méthode dite SMART. Il faut alors envisager votre projet d un point de vue Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel. Lorsque le cadre d un projet se dessine, l étape suivante consiste à le clarifier avec des indications sur le «Pourquoi» du projet et le but ultime de celui-ci. En d autres termes, il s agit ici de réfléchir au résultat attendu. Le «Pourquoi» est essentiel pour s assurer que le projet représente un intérêt. Les raisons sont très variées, et vont de l aspect financier aux savoirs, en passant par la réputation. Il faut donc trouver la bonne réponse à un problème et savoir justifier. Pour creuser encore dans le «Quoi» et le «Pourquoi», vous devez identifier les relations entre le projet et la stratégie globale de l entreprise. Cela vous aidera à comprendre l importance du projet, le contexte et les résultats attendus. Il peut être aussi

4 4 utile de préparer une liste de tous les stakeholders impliqués pour clarifier encore les résultats attendus. Pour avoir une vision globale de l objectif ou des résultats escomptés d un projet, vous irez regarder toute la documentation fournie au début comme par exemple la proposition de projet. Cette information devrait vous donner les réponses aux questions sur l origine de l initiation du projet et vous éclairer sur l impact du projet, ou bien les fonctionnalités apportées. Ce document s avère fondamentale pour la personne à l origine du projet, le demandeur, mais aussi pour celle qui va gérer la mise en œuvre. Cela permet d assurer que ces deux acteurs travaillent avec la même vision, les mêmes idées et qu ils sont en accord sur les méthodes utilisées. Ce document est souvent utilisé lors de la réunion de lancement du projet. Basé sur les leçons du passé, le cadrage de projet résume ce que le projet vise à réaliser (produit, service, résultat spécifique) ainsi que la complexité et la taille. Ce document sert tout au long du projet et peut être ré-utilisé ou re-lu lors de la mise en exécution du projet, pour s assurer de l alignement avec les attentes et objectifs du projet. Une idée vivante, qui évolue Déterminer le cadre d un projet devrait vous amener à créer une proposition de projet. Il s agit là d un document qui résume le projet, en expliquant rapidement les enjeux et en clarifiant l idée du projet. L objectif de ce document vise à donner une information générale à tout le monde. Pour vous aider, dites vous qu une bonne proposition permet à quelqu un de complètement externe au projet de le comprendre. Dans l industrie, il est courant qu un chef de projet d un service spécifique de la production par exemple, n ai pas travaillé sur la demande de projet. C est quand même lui qui sera chef de projet et devra adapter la production aux nouvelles normes par exemple. Ce document doit donc présenter l essentiel. L idée de projet doit contenir le client, présenter les objectifs, informer sur les délais, établir le budget, et préciser les impacts. Il est probable que le cadre de votre projet repose aussi sur des suppositions. C est tout à fait normal. Ce cadre va évoluer. Attendre jusqu à ce que tout soit fixé dans les moindres détails reviendrait en fait à attendre jusqu à la livraison du projet. Il vous faut donc créer un document avec toutes des informations et des suppositions et l ajuster au fur et à mesure que les détails s éclaircissent. Il n y a pas que vos suppositions qui vont évoluer. Le cadrage lui-même risque de changer aussi. Certains détails ou des complications ne sont en fait pas programmable lors de la proposition du projet. C est donc une bonne idée de laisser une part à l inconnu. Évaluation des ressources, des coûts et des délais. Dans Genius Project, tous les utilisateurs peuvent créer une demande de projet. Une demande est une idée de projet et le logiciel lui réserve une place particulière intégrée au portefeuille de projets. La demande est une idée, qui pourra devenir un projet. Cette demande rassemble plusieurs informations. Il y a toujours une partie texte, la possibilité d attacher un document

5 5 en pièce jointe ou bien une rubrique avec le nom de l éventuel chef de projet. La partie des indicateurs propose jusqu à 10 champs à configurer à l avance. Les champs permettent de catégoriser et d évaluer ces demandes. Ce système permet d informer la direction sur les points majeurs. Les indicateurs permettent d établir un classement en prenant par exemple en compte le budget ou bien les risques. Genius Project réalise les calcules automatiquement en s appuyant sur les indicateurs et établie un coefficient entre 1 et 100. Ce coefficient permet au management d évaluer les priorités et les idées. Les demandes de projets peuvent être paramétrées avec des workflows pour être approuvées par les différents services comme les finances, la direction, le développement pour assurer la faisabilité, les budgets, les capacités Si l on prend l exemple de l industrie automobile, on pourrait illustrer cela comme suit. Le gouvernement construit ses routes avec un nouveau bitume donc le fabricant de pneus doit adapter ses produits à ce changement. L initiative a besoin de passer dans les processus et d être validée. Dans le système de base, tout utilisateur peut créer une demande. Avec les informations et via le workload, le marketing peut approuver si il y a un marché pour les nouveaux pneus, le service technique peut confirmer que l innovation est capable de répondre à la demande et les finances valident le budget pour le développement de nouveaux produits. De l ideé au projet Si nous continuons sur notre idée de développement de nouveaux pneus, on voit que lorsque la demande est validée on arrive au business case. À ce moment, l idée a besoin de plus de détails et le cadre du projet doit être plus détaillé. Les logiciels de gestion de projet proposent à ce moment d évaluer les ressources, les coûts et les délais. Ces contraintes sont donc directement liées au cadre du projet. En détaillant de plus en plus le cadre du projet, les calculs et les prévisions deviendront plus précis. Votre idée ressemblera alors à un projet. Genius Project permet d ajouter des critères plus spécifiques lorsque l idée est presque un projet. Les catégories de projet sont une possibilité de remplir 10 champs supplémentaires pour définir le type de projet, le niveau de priorité, le lieu, le sponsor La demande devient de plus en plus mature. Lorsque le projet est validé, la demande est transformée en projet et les informations déjà sur le document sont copiées. Le projet devient alors beaucoup plus détaillé comme par exemple les coûts. De cette façon, les prévisions en terme de coûts ou de ressources sont très précises et le chef de projet pourra établir un plan de projet. Dans Genius Project le premier statut d un projet est Stand by et pourrait encore faire partie du cadrage de projet. C est le premier niveau d un projet dans le logiciel, et il précède le statut en cours. À ce moment, le chef de projet peut planifier les tâches, organiser les processus et établir une des étapes.

6 6 Si l on revient à la théorie. Pour ajouter des données précises de délais et de planning, vous pouvez déterminer une date de lancement, un évènement ou un cycle de business par exemple. Ces contraintes vont vous permettre d établir des priorités pour délivrer dans les temps et les budgets. Pour apporter des informations plus précises sur les budgets, les délais, ou les charges de travail, il faut alors aller directement voir les collaborateurs. Le planning est quant à lui très précis et vous allez avoir besoin de données exactes. Dans le cadre d un projet IT, vous avez besoin de savoir combien de tps dure le développement. Le plus simple est de lui demander directement. Votre planning sera alors plus précis. Et la, on a déjà dépassé le cadrage, votre projet débute!

7 7 Conclusion Le «Comment» consiste à trouver la bonne méthode pour réaliser le projet. Le fait d avoir une méthode permet de suivre une logique et d avoir une organisation. Créer une structure autour du cadrage en créant une hiérarchie de livrables et tâches nécessaires à la livraison du projet. Définir une méthode est essentiel pour assurer la bonne marche du projet et de l équipe de projet. Si on compare la méthode au langage, il s agit en fait de parler la même langue! Une des manières la plus simple d organiser et de mettre en place un cadre de projet, est avec une structure de découpage du projet, une WBS (Work Breakdown Structure). Ce système crée une structure autour du cadrage en créant une hiérarchie de livrables et tâches nécessaires à la livraison du projet pour remplir les objectifs et livrer un projet fini. Pour simplifier, cela divise toutes les activités à réaliser en petites actions. Avec Genius Project, vous pouvez aller un peut plus loin que le WBS grâce au diagramme de Gantt, appelé Genius Planner. Ce graphique vous donnera une vue complète des relations, des nécessités en ressources humaines et des périodes de chaque livrable. Dès que votre demande de projet devient un projet, le diagramme de Gantt est un bon moyen de planifier les ressources, les délais et les coûts. À ce moment, vous pouvez changer le statut de votre projet en statut en cours et débuter le projet. Mais là, c est une autre histoire. Pour conclure, il y a beaucoup de critères à prendre en compte lors du cadrage d un projet. La clé réside dans le fait d avoir une idée globale avec toutes les informations, d être informé en parlant à toutes les parties prenantes du projet et de laisser la place à des possibles changements ou suppositions probablement nécessaire plus tard. Vous regroupez toute l information dans un cadre de projet et mettez ces documents à disposition de l équipe pour que chacun puisse s y référer à tout moment lors de l exécution du projet.

8 8 Découvrez les nombreuses possibilités pour vos équipes d utiliser Genius Project et d augmenter les chances de réussite de vos projets. Copyright 2016 Cerri.com AG. Tous droits réservés. Cette publication ne peut pas être reproduite, transmise, transcrite, enregistrée dans un système de récupération des données ou traduit dans aucune langue et sous aucune forme ou moyen sans autorisation écrite de Cerri.com AG. Les informations contenues dans cet article peuvent être amenées à changer sans préavis et ne constituent en aucun cas un engagement de la part de Cerri.com AG. Cerri.com AG peut avoir des brevets ou demandes de brevets en cours, des marques, des droits et autres droits de propriété intellectuelle liés à cette publication. Toute autre entreprise et noms de produits sont des marques déposées ou des marques déposées de leur société propriétaire. Tous droits réservés.

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