Note de service. Processus officiel d adoption des normes de pratique Date limite pour commentaires : Le 30 avril 2007 Document

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1 Note de service À : De : Tous les Fellows, affiliés, associés et correspondants de l Institut canadien des actuaires Geoff Guy, président Conseil des normes actuarielles Date : Le 29 mars 2007 Objet : Processus officiel d adoption des normes de pratique Date limite pour commentaires : Le 30 avril 2007 Document Le Conseil des normes actuarielles (CNA) a étudié tant le processus officiel que les critères d approbation des nouvelles normes. Il s est inspiré des commentaires issus des discussions qu il a eues en 2006 avec le Conseil d administration et a soigneusement pris en compte les modifications décrites ci-après. Le CNA reconnaît l importance de ces deux questions pour la profession et sollicite les observations des membres à l égard des modifications proposées décrites dans le présent document. Veuillez faire parvenir vos commentaires à l ICA aux soins de Lynn Blackburn au plus tard le 30 avril Le CNA prendra connaissance de toutes les observations qui lui auront été soumises avant de prendre des décisions quant au processus officiel et aux critères d approbation. Il prévoit de mettre la dernière main au processus officiel en DISCUSSIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION AU SUJET DU PROCESSUS OFFICIEL EN 2006 En 2006, le Groupe de travail sur le processus officiel, présidé par Nancy Yake, a soumis un rapport à la Direction des normes de pratique (DNP). Un résumé dudit rapport a été acheminé au Conseil d administration de l ICA. Voici le mandat qui avait été confié au Groupe de travail mis sur pied en Examiner le processus officiel d élaboration et d approbation des normes de pratique et des autres directives et recommander des changements à la DNP. Les questions qui devraient être abordées comprennent, sans s y limiter, les suivantes : le processus utilisé pour obtenir, accuser réception, examiner et résumer les observations des membres de l Institut et des autres intervenants et y donner suite;

2 la mesure dans laquelle le processus est efficace pour modifier les règles générales, incluant les modifications techniques, compte tenu que plusieurs entités connexes à la DNP doivent y participer; l éventuelle nécessité de mieux justifier les normes de pratique et les autres conseils (p. ex., justification des principes actuariels de base, des questions d intérêt public et de l évolution de l économie financière ou d autres disciplines); les critères d adoption des normes de pratique et d autres conseils; la signature des documents par les entités connexes à la DNP participant à l élaboration et l approbation des normes de pratique et d autres conseils; le besoin d une coordination adéquate entre la DNP et ses commissions de pratique pour garantir la participation et l approbation appropriées; d autres questions relatives au processus officiel soulevées dans le rapport du Groupe de travail du Conseil d administration sur la gouvernance d entreprise intitulé «Comment établir des normes de pratique?» Pour réaliser son examen et formuler ses recommandations, le Groupe de travail s est inspiré dans une large mesure de l expérience acquise avec le processus officiel et la structure de gouvernance qui étaient en vigueur depuis un certain nombre d années. Bon nombre de membres du Groupe de travail avaient une expérience personnelle avec ce processus d établissement des normes. Même si le rapport a été préparé suivant l hypothèse que la DNP était responsable de l établissement des normes, bien des recommandations visent les travaux du CNA. Spécifiquement, le Groupe de travail a émis des observations sur le critère d acceptation générale qui fait partie de notre processus officiel courant. «Le critère d acceptation générale a posé un véritable défi à la profession, bien des actuaires suggérant de le remplacer par une condition se rapprochant davantage à une vaste consultation totale. Dans son rapport de mai 2005, le Groupe de travail sur la gouvernance d entreprise a lui aussi recommandé de supprimer l exigence de l acceptation générale et de la remplacer par une exigence de consultation. Étant donné que le concept d acceptation générale n a jamais été bien défini, l interprétation qui en a été faite a été très controversée, d où des retards importants dans l adoption des normes, la dilution des normes, l absence de normes dans certains secteurs et l adoption de normes qui ont été acceptées par divers actuaires pour des motifs différents. Ce critère pourrait aussi entrer en conflit avec d autres critères, notamment celui de l intérêt public. Le Groupe de travail sur le processus officiel reconnaît que toute modification apportée au critère d acceptation générale pourrait soulever la controverse au sein de la profession. Avec la création du nouveau processus de normalisation et du Conseil de surveillance et avec une définition prudente et claire de la vaste consultation, la profession sera peut-être plus encline à accepter d apporter une modification au concept d acceptation générale.» 2

3 Dans le cadre de son examen, le Groupe de travail s est penché sur les pratiques en matière de processus officiel de certaines autres professions et certains autres organismes actuariels. Dans les groupes étudiés, aucun n avait un critère semblable à notre condition d acceptation générale aux fins de l adoption des normes de pratique. Le rapport du Groupe de travail est disponible au lien suivant : (en anglais seulement) CRITÈRES ENVISAGÉS POUR LE PROCESSUS OFFICIEL En vertu du processus officiel de l ICA actuellement en vigueur, les normes de pratique proposées doivent satisfaire aux six critères que voici avant d être adoptées : a) Les normes proposées sont d intérêt public. b) Les normes proposées relèvent du domaine de la pratique actuarielle. c) Les normes proposées encadrent la pratique à l intérieure d une fourchette raisonnable. d) Les actuaires seraient en mesure de se conformer aux normes proposées. e) Les normes proposées sont généralement acceptées au sein de l Institut. f) Les normes proposées ne contreviennent pas aux principes actuariels. Le CNA propose d appliquer quatre, plutôt que six, critères. Les principales modifications visent à supprimer l acceptation générale (voir ci-haut) ainsi que les renvois aux «principes actuariels» puisqu ils ne sont pas définis dans notre documentation. Nous avons aussi retiré le renvoi au «domaine de pratique actuarielle» puisque nous estimons que cela va de soi. Voici les nouveaux critères proposés. Les normes de pratique devraient satisfaire aux objectifs que voici : 1) Promouvoir l intérêt public Il est impératif que les normes fassent la promotion de l intérêt public et qu elles ne servent pas nos propres intérêts. 2) Prévoir l application pertinente du jugement professionnel à l intérieur d une fourchette raisonnable L actuaire continuera de faire preuve de jugement professionnel à l intérieur d une fourchette raisonnable. La définition des fourchettes raisonnables pourrait être intégrée aux normes, mais fera souvent l objet de notes éducatives et, dans certaines situations particulières, une valeur unique aux fins d une hypothèse pourrait être prescrite. 3) Garantir que le respect des normes est pratique pour les actuaires ayant reçu une formation pertinente Il incombera aux actuaires de maintenir et d améliorer leur niveau de compétences dans le cadre de leur éducation permanente. 3

4 4) Être claires, concises et être rédigées dans un style uniforme Pour éviter l ambiguïté et garantir que la révision et les éventuelles modifications puissent se faire relativement facilement. PROCESSUS DE CONSULTATION Le CNA est d accord avec les commentaires formulés par le Groupe de travail à l égard de l acceptation générale et entend remplacer le critère d acceptation générale par un processus de consultation globale auprès des membres et des autres parties intéressées. En développant ce processus, le CNA demeurera conscient des recommandations contenues dans le rapport du Groupe de travail en plus des pratiques exemplaires que l on retrouve dans d autres organismes actuariels qui élaborent des normes de pratique au niveau international. Les principales étapes de l élaboration des normes sont les suivantes (une version abrégée peut être utilisée pour apporter aux normes des modifications techniques ou mineures). Étape 1 : Un énoncé de principes, ou un outil de communication équivalent, expliquant la raison de la nouvelle norme ainsi que les principales modifications auxquelles on peut s attendre (détails à suivre à l étape 2 un exposé-sondage). Étape 2 : Étape 3 : Un exposé-sondage expliquant en détail la nouvelle norme. La version finale de la norme est approuvée par le CNA et une date de mise en œuvre précise est fixée. Le processus de consultation sera décrit en rapport avec ces trois étapes. Tout au long du processus, les membres recevront un sommaire des commentaires reçus ainsi que des réponses à cet égard. Étape 1 L énoncé de principes sera soumis à la commission de pratique pertinente avant d être diffusé et, selon l importance et le contenu de la norme proposée, on pourrait solliciter les commentaires d autres parties. C est à cette étape que les tiers intéressés seront identifiés. Les membres devront présenter leurs commentaires à l égard de l énoncé de principes sous forme de mémoires ou en personne, par exemple, lors d une réunion de l ICA, d une assemblée publique spécialement convoquée ou d une conférence téléphonique. Une rétroaction, sous forme d un rapport qui donne suite de manière abrégée aux commentaires reçus, sera donnée aux membres avant, ou en même temps que, la diffusion de l exposé-sondage. C est souvent à l égard de l énoncé de principes que les tiers (y compris les organismes de réglementation) font des commentaires qui seront aussi étudiés dans le cadre de l étape 1. Si le CNA envisage la possibilité d apporter une modification technique ou mineure à une norme, l étape 1 et l étape 2 peuvent être combinées. 4

5 Étape 2 Un processus semblable sera appliqué pour l exposé-sondage. Tout comme à l étape 1, les membres devront présenter leurs commentaires à l égard de l exposé-sondage sous forme de mémoires ou en personne, par exemple, lors d une réunion de l ICA, d une assemblée publique spécialement convoquée ou d une conférence téléphonique. Il sera aussi envisagé d avoir davantage recours à des outils sur le Web. Le CNA mettra une emphase particulière sur l efficacité du processus de consultation avant d approuver une nouvelle norme et voudra s assurer que les membres et les autres parties intéressées ont eu suffisamment d occasions de présenter leurs commentaires. Étape 3 Le CNA n approuvera pas une nouvelle norme si le processus de consultation décrit cihaut n a pas été suivi et si les commentaires formulés n ont pas été examinés comme il se doit. Il sera obligatoire d expliquer aux membres les raisons pour lesquelles les commentaires soumis aux étapes 1 et 2 ont été acceptés ou rejetés. La publication d une nouvelle norme sera toujours assortie d un document qui confirme le respect du processus officiel et qui résume le bien-fondé retenu pour régler les questions soulevées pendant le processus en trois étapes. Il se peut que le CNA décide de ne pas publier une nouvelle norme à l étape 3 même s il a approuvé la parution d un exposé-sondage à l étape 2. EXAMEN D UNE NOUVELLE NORME Conformément aux Statuts administratifs de l ICA, un groupe de 50 membres pouvait jusqu à cette année demander qu une norme soit examinée par le conseil d administration de l ICA. Le processus était couramment désigné «le processus d appel». Par suite de la création du CNA et du Conseil de surveillance des normes actuarielles (CSNA), l article en question a été abrogé à la fin de 2006, mais en raison de l adoption des exigences du statut administratif révisé énonçant les pouvoirs, responsabilités et objectifs du CSNA, le Conseil d administration de l ICA a demandé que le CSNA instaure un «processus d appel». Le mandat adopté par le CSNA comporte la responsabilité suivante : voir à ce qu un processus adéquat soit instauré et maintenu pour permettre aux membres de l Institut canadien des actuaires de demander la révision d une norme de pratique adoptée par le Conseil des normes actuarielles. Le CSNA étudie actuellement les détails de cette responsabilité et les membres de l ICA en seront informés dès qu ils seront disponibles. GG 5

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