Gérer les entités associées

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1 Gérer les entités associées Ce document s adresse principalement au correspondant d entité habilitée (CEH) qui a la possibilité de gérer les entités associées rattachées à l entité habilitée. Il ne traite pas de la création d entités associées, une procédure qui nécessite une nouvelle instruction de la part du réseau INRS/Assurance maladie prévention Le menu «Entités associées» est uniquement disponible pour les organismes qui disposent d entités associées. Il n est pas présent pour les autres organismes. Afficher la liste des entités associées Référentiels>Entités associées>mes entités associées La page «Liste des entités associées» s affiche. Pour afficher les entités associées lancez une recherche avec un ou plusieurs des critères suivants : «Entité» Modifiez le champ «Entité» qui contient la «Raison sociale» ou le «Nom commercial» ou le «Nom de l antenne» «Habilitation» Sélectionnez une habilitation pour afficher uniquement les entités rattachées à cette habilitation. «Echelons affichés» Sélectionnez l échelon à afficher. Lorsque les critères de recherche sont renseignés cliquez sur recherche. pour lancer la

2 Les boutons de la liste de résultats permettent de paramétrer les entités associées : Ajouter de nouvelles entités associées Modifier l entité associée sélectionnée dans le tableau Gérer les échelons des entités associées Paramétrer le droit des entités associées à déclarer des sessions Paramétrer le droit des entités associées à rattacher des formateurs aux habilitations Enregistrer une nouvelle entité associée Ce point, qui nécessite une instruction complémentaire par le réseau «INRS/Assurance maladie prévention» est abordé par ailleurs. Modifier une entité associée Référentiels > Entités associées > Mes entités associées Depuis la page «Liste des entités associées», sélectionnez une entité dans la liste puis cliquez sur. La page «Détails de l entité associée» s affiche.

3 Seuls les champs : «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne», «Echelon», «Entité d échelon supérieur», «Adresse entité» sont modifiables ici. La modification de CEA (Correspondant d entité associée) est décrite plus bas. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur.

4 Gérer la hiérarchie : modifier un échelon ou une entité d échelon supérieur Référentiels > Entités associées > Gérer la hiérarchie La page «Hiérarchie des entités associées» s affiche. Cette page permet de modifier l échelon et/ou l entité d échelon supérieur d une entité associée. Modifier l échelon d une entité associée passage d un échelon 3 à un échelon 2 : aucune restriction, passage d un échelon 2 à un échelon 3 : l entité ne peut disposer au maximum que des habilitations dont dispose son entité d échelon supérieur. Pour modifier l entité d échelon supérieur d une entité d échelon 3 ou modifier l échelon d une entité, sélectionnez l entité. Modifiez le champ «Echelon» ou «Entité d échelon supérieur». Puis cliquez sur pour finaliser la modification. Pour sélectionner la ligne, ne pas cliquer sur la raison sociale de l entité, ceci ouvre l écran du détail de l entité associée. Seules les entités d échelon 3 peuvent avoir leur entité d échelon supérieur modifiée. Etape 2 : Modifier l entité d échelon supérieur Etape 1 : Sélectionner l entité d échelon Etape 3 : Enregistrer la modification

5 Gérer les droits à déclarer des sessions Par défaut, les entités associées n ont pas le droit de déclarer des sessions. Il faut paramétrer ce droit pour chaque habilitation. Accorder le droit à déclarer des sessions pour une entité donnée revient à accorder ce droit à l ensemble de ses utilisateurs (correspondant d entité associé, assistante). Le paramétrage des droits à déclarer des sessions pour les formateurs se fait depuis la page «Rattacher/détacher formateur» Référentiels > Entités associées > Droits à déclarer des sessions La page «Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions» s affiche. Sélectionnez une habilitation dans le menu déroulant, puis cliquez sur. Etape 1 : sélectionner une habilitation Etape 2 : filtrer

6 Les entités rattachées à cette habilitation s affichent dans le tableau. Aucune déclaration de session Déclaration de session Déclaration de session + gestion des droits à déclarer pour l échelon 3 Sélectionnez une entité. Cochez «Non», «Oui» ou «Délégué» : Non : l entité ne peut déclarer de session ni pour elle même ni pour ses entités d échelon 3, Oui : l entité peut déclarer des sessions uniquement pour elle même, Délégué : (uniquement pour une entité d échelon 2) l entité peut déclarer des sessions pour ellemême et les entités de sa hiérarchie. Elle peut ainsi paramétrer le droit à déclarer des sessions pour ses entités d échelon 3.

7 Cliquez sur pour que le paramétrage soit pris en compte. Le paramétrage s affiche dans le tableau. Pour paramétrer une autre entité, sélectionnez la ligne d une autre entité, cochez le paramétrage puis cliquez sur. Répétez ces actions pour toutes les entités. Lorsque toutes les entités voulues ont été paramétrées, cliquez sur. Les droits sont à enregistrer indépendamment pour chaque habilitation. Ainsi il est possible d accorder le droit à une entité de déclarer des sessions pour un domaine/niveau et ne pas lui accorder pour un autre domaine/niveau. Le paramétrage du droit à déclarer des sessions se fait donc pour un «couple» habilitation/entité.

8 Gérer le droit des entités associées à rattacher des formateurs Par défaut, les correspondants entités associées (CEA) ne peuvent pas rattacher ou donner le droit de déclarer des sessions aux formateurs (qui sont préalablement référencés par le correspondant habilitation entité). Formateur rattaché : l organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et à ses entités associées et peut le rattacher à ses sessions. Par défaut, un formateur référencé est rattaché uniquement à l entité habilitée. Référentiels > Entités associées > Droits à rattacher des formateurs La page «Paramétrer les droits des entités associées à rattacher des formateurs» s affiche. Aucun rattachement de formateur Rattachement de formateur Rattachement de formateur + gestion des droits à rattacher pour l échelon 3 Non : l entité ne peut pas rattacher de formateur à ses habilitations ; Oui : l entité peut rattacher des formateurs à ses habilitations ; Délégué : l entité peut rattacher des formateurs à ses habilitations et paramétrer le droit à rattacher des formateurs pour ses entités d échelon 3.

9 Sélectionnez une entité dans le tableau, puis cocher le paramétrage voulu. Cliquez sur pour prendre en compte le paramétrage.

10 Le paramétrage s affiche dans le tableau. Sélectionnez une autre entité, cochez le paramétrage voulu puis cliquez sur. Répétez ces actions pour toutes les entités. Lorsque tout le paramétrage a été fait pour toutes les entités cliquez sur. Modifier le Correspondant entité associée référent Référentiels > Entités associées > Mes entités associées La page «Liste des entités associées» s affiche. Sélectionner l entité associée pour laquelle le CEA référent (Correspondant entité associée référent) est à modifier puis cliquez sur.

11 La page «Détails de l entité associée» s affiche. Cliquez sur la «loupe» pour afficher la page «Sélection d un individu». Renseignez les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou seulement le champ «N Forprev» puis cliquez sur.

12 2 cas possibles : Cas 1 : Aucun résultat Cliquez sur. Confirmez la création d un nouvel utilisateur en cliquant sur. Le nouveau CEA référent s affiche dans la page «Détails de l entité associée».

13 Renseignez les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone» puis cliquez sur.

14 Confirmez le remplacement du CEA référent en cliquant sur. Le précédent CEA référent est toujours CEA, mais n est plus référent. Le nouveau CEA référent reçoit ses identifiants de connexion. Cas 2 : un résultat trouvé Sélectionnez le résultat dans le tableau puis cliquez sur. L individu sélectionné s affiche dans la page «Détails de l entité associée». Renseignez les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone» si besoin. Cliquez sur.

15 Confirmez le remplacement du CEA référent en cliquant sur. Le précédent CEA référent est toujours CEA, mais n est plus référent. Le nouveau CEA référent reçoit ses identifiants de connexion s il n était pas déjà utilisateur de Forprev.