École des sciences de la gestion (présidente du CUI) Faculté d éducation (remplacement de Frédéric Fournier)

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1 CUI UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL Vice-rectorat aux services académiques et au développement technologique COMITÉ DES UTILISATEURS DE L INFORMATIQUE ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS PROCÈS-VERBAL de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications qui s est tenue le 6 décembre 2007 à 9h30, à la salle de réunion DS-8310 du Pavillon J.-A.-DeSève PRÉSENCES : Berbiche, Mohcine Bérubé, Pierre Buongiorno, Anne Dominguez, Hugo Fusaro, Magda Gagnon, Martin Girard, Daniel Kooyman, Dirk Paul Landon Ménard, Mario Pierret, Philippe Séguin, Normand Simoneau, Marcel Service de l informatique et des télécommunications (observateur) Faculté de communication Service de l informatique et des télécommunications Service de l informatique et des télécommunications (observateur) École des sciences de la gestion (présidente du CUI) Faculté d éducation (remplacement de Frédéric Fournier) Service de l informatique et des télécommunications (observateur) Vice-rectorat aux services académiques et au développement technologique (remplace Claude-Yves Charron) Faculté des arts (remplacement de Jocelyn Robert) Service de l informatique et des télécommunications (observateur) Vice-rectorat à la recherche et à la création Faculté des sciences Service de l informatique et des télécommunications (Secrétaire du CUI) Page 1

2 St-Onge, Benoit Faculté des sciences humaines ABSENCES : Charron, Claude-Yves Fournier, Frédéric Jodoin, Claudette Pellerin, Jean Martin Rivet Rioux, Michèle Robert, Jocelyn Vice-rectorat aux services académiques et au développement technologique Faculté des sciences de l éducation Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante Vice-rectorat aux affaires administratives et financières Vice-rectorat aux services académiques et au développement technologique (observateur) Faculté de science politique et de droit Faculté des arts Page 2

3 La réunion est présidée par Madame Magda Fusaro. Monsieur Marcel Simoneau agit comme secrétaire. 1. Lecture et adoption de l ordre du jour À la demande de Mme Buongiorno, un point est ajouté en varia : «courriel de Mario Morin, vice-doyen à la recherche de la Faculté des sciences». L ordre du jour du CUI 1.1 est adopté à l unanimité. 2. Mot de présentation de l adjoint au vice-recteur, Dirk Kooyman M. Dirk Kooyman mentionne qu il remplacera M.Charron. 3. Élection d un(e) président(e) et d un(e) vice-président(e) Mme Magda Fusaro se présente comme candidate à la présidence du CUI. Sa proposition est secondée par M. Philippe Pierret. Le vote n est pas demandé. RÉSOLUTION CUI Mme Buongiorno propose que M. Normand Séguin soit le vice-président du CUI. Cette proposition est secondée par Mme Fusaro. M. Séguin accepte et le vote n est pas demandé. RÉSOLUTION CUI Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion du 18 juin 2007 Sur proposition de Mme Buongiorno, le procès-verbal de la réunion du 18 juin 2007 est adopté à l unanimité. Suivi des points discutés a. Budget de fonctionnement Mme Buongiorno informe le comité que la cible est atteinte pour les économies sur la masse salariale en et mentionne que le poste de l attachée d administration du SITel est vacant depuis octobre. Mme Buongiorno fait remarquer que les règles budgétaires pour l année ont un impact sur le SITel. Le prélèvement de 10% sur les revenu à assumer est passé à 15 % ; ce qui représente une perte de $ à gérer. Page 3

4 Mme Buongiorno souligne aussi que la résolution de la crise du courriel étudiant s est soldé par une dépense imprévue de $ et que le SITel doit assumer ce coût. La situation budgétaire est donc précaire mais Mme Buongiorno rappelle que le SITel a toujours respecté ses budgets depuis 10 ans. Et cette année, l objectif demeure l atteinte de l équilibre budgétaire. b. Budget d investissement Mme Buongiorno informe le comité qu un dossier fut préparé cet automne sur l évaluation des infrastructures informatiques mettant en lumière les risques, les impacts et les investissements requis. Et qu elle en a fait la présentation au CDR et à Price Waterhouse. Cet exercice a permis d identifier deux points majeurs : les risques hors contrôle et la vétusté générale de l infrastructure informatique. Le principal constat est qu il y a un besoin de $ pour pallier aux risques identifiés. Par exemple, pour le seul parc informatique de l UQAM, il faudrait investir $ de plus, alors que seulement $ est disponible par année. Mme Buongiorno dit espérer que le plan de relance puisse prendre en compte ces besoins pour permettre de gérer les risques identifiés. M.Séguin demande quelle a été la réaction du CDR à la présentation de ce dossier. Mme Buongiorno répond que cela a provoqué un effet de surprise et d inquiétude. Car en conclusion, s il n y a pas de réinvestissement, l infrastructure informatique subira d autres graves problèmes, comme ce fut le cas pour le courriel étudiant. c. Pourriels Le suivi sur la gestion des pourriels fera l objet d un point en varia. d. Modifications à la politique de support logiciel Le suivi a été fait. e. Tarification du câblage réseau Cela fait l objet d un point en varia. f. Déploiement des bornes pour le sans-fil Ce point est à l ordre du jour. g. État d avancement de Moodle Ce point est à l ordre du jour. Varia a. Chantier de facultarisation Page 4

5 Mme Buongiorno mentionne qu il n y a eu aucun développement depuis le printemps 2007 et que le seul chantier ayant complété ses travaux est celui du VRSADT. b. Soutien des équipements acquis par FCI Les précisions sur le soutien du SITel furent présentées au CUI du 1 er juin État d avancement du projet SIG Mme Buongiorno précise en introduction que le projet SIG est sous la responsabilité du SITel depuis septembre et que plusieurs facteurs ont motivé cette décision du VRSADT. Quelques modalités ont été modifiées sur le suivi du projet. Le vice-recteur M. Charron demeure le responsable auprès de la Direction de l UQAM. M. Mario Ménard, le directeur du projet SIG, dépose en séance un document sur l état d avancement et en fait la présentation. Pour le module Paie, M. Ménard mentionne que d ici le congé des Fêtes, les précisions sur ce qui reste à faire (développement, modifications, interfaces, rapports, etc.) auront été complétées. Ensuite, il faudra identifier les ressources nécessaires et faire une planification pour l implantation prévue en juin Pour le module finance-approvisionnement, M. Ménard mentionne que l outil pour la planification est reporté en juin Pour le dossier étudiant, M. Ménard souligne qu il faut tenir compte que le logiciel a été développé à l origine pour la gestion par cycles des universités anglophones, contrairement à la gestion par programmes plus courante dans les universités francophones. La solution retenue pour corriger les écarts sera d utiliser la session Automne 2008 pour les inscriptions de l Hiver Cela nécessitera l utilisation de la version 7.2. Les problèmes de langues ont été corrigés dans la version qui sera utilisée par tous les employés. M. Hugo Dominguez ajoute que l infrastructure personnalisée a été déployée et que cette nouvelle installation est plus efficace. Il est à noter que l UQAM sera la première institution à déployer la version (version supérieure pour le français). Mme Buongiorno mentionne que les spécialistes de Sungard travailleront étroitement avec le personnel du projet SIG pour le déploiement de la version 7.4.1; celui-ci étant ciblé pour juin La bonne collaboration entre l équipe du projet SIG et Sungard est soulignée par M. Ménard. Celui-ci explique que l UQAM a acheté une application utilisée par 500 établissements dans le monde. Et que sur cette version de base acquise par l UQAM, il faut compter l ajout d une couche d internationalisation, plus une couche pour le français, et une autre couche canadienne. Page 5

6 M. Ménard apporte des précisions sur la question de la qualité de la langue. Au printemps 2007, la version traduite en français fut jugée non satisfaisante pour le déploiement. Sungard s est alors engagé à corriger les erreurs de traduction dans la version M. Ménard fait remarquer que la version 8 sera multilingue, et que cela impliquera une plus grande longueur de champ. D ici là, des solutions temporaires seront appliquées pour le champ Langue. Cependant les erreurs générées par les messages n ont pas encore été toutes identifiées. Elles le seront au fur à mesure dans les versions subséquentes. Un outil de correction est livré pour corriger des termes erronés dans les écrans. Ce sera utile pour les utilisateurs surtout pour des corrections ponctuelles. M. Ménard fait remarquer que le dossier Personnes a exigé beaucoup de travail et qu il est presque complété. Il sera présenté pour une approbation finale en février Mme Buongiorno mentionne que des articles sur le projet SIG ont été publiés dans le cadre d un plan de communication en lien avec la gestion du changement. Elle résume ensuite la démarche qui sera suivie dans le cadre de cette gestion du changement: les services concernés seront rencontrés en premier. Une 1 ère rencontre permettra d identifier les inquiétudes provoquées par ces changements et de faire les suivis auprès des employés dans les services impliqués. Ces rencontres débuteront en janvier. Un accompagnement sera mis en place pour sécuriser les employés. Il est souligné que c est la vice-rectrice Mme Ginette Legault qui est responsable de ce volet. Mme Buongiorno mentionne que sur le budget de 18 millions octroyé au projet SIG, 6 millions est dépensé et qu un suivi rigoureux est fait. Elle souligne que c est une enveloppe ferme sans marge de manœuvre et que lorsque le déploiement aura été complété dans les limites du budget, que des choix difficiles devront être faits, car des processus de travail dans l UQAM devront être révisés nécessairement. Un bilan du projet SIG sera réalisé pendant l hiver. Période de questions M. Séguin demande quand le module Individu sera déployé. Mme Buongiorno répond qu il est prévu que l admission en ligne soit déployée pour la rentrée de la session d hiver et que ce sera une application de grande importance pour le Registrariat. M. Séguin demande ensuite si une analyse des besoins au niveau académique a été faite en comparaison avec les fonctionnalités? M. Ménard précise qu avec une meilleure connaissance du produit, l exercice a été refait pour identifier les écarts. Un montant sera réservé à l intérieur du budget Personnalisation pour combler ces écarts. M. Séguin désire savoir si les écarts seront arrimés et communiqués aux personnels concernés quelques mois avant implantation? M. Ménard informe le comité que le plan de correction des écarts pourra être présenté au prochain CUI. Page 6

7 Mme Fusaro soulève la question des répondants dans les facultés. Mme Buongiorno répond qu il y a des répondants pour chaque faculté. Deux personnes ont été engagées pour assurer l arrimage avec les besoins académiques, en plus des répondants déjà dédiés aux facultés. Deux doyens sont aussi impliqués : M. Côté et M. Proulx. N. Séguin mentionne qu il pourrait y avoir des impacts sur le ressourcement pendant l implantation. Mme Buongiorno rappelle qu il a été entendu que toutes les ressources seront maintenues jusqu à la fin du projet, à coût zéro et que s il y avait des impacts, les coûts seraient alors assumés par les fiduciaires. Elle réitère qu une équipe est dédiée à l implantation du début à la fin sur une période de deux ans, pour former et préparer le personnel. Mme Fusaro désire savoir pourquoi le projet SIG n est il pas annoncé sur le portail UQAM pour ainsi favoriser une meilleure appropriation par la communauté. Mme Buongiorno informe le comité qu une demande sera faite pour améliorer la visibilité du lien vers la page du projet SIG à partir du portail UQAM. 6. État d avancement du réseau sans-fil M. Daniel Girard présente son document sur l état de déploiement du réseau sans-fil. Il fait remarquer aux membres du comité qu il y a 182 points d accès non autorisés au réseau sans-fil (par exemple, bornes concurrentes), surtout dans le campus Ouest. Mme Buongiorno ajoute que plusieurs requêtes ont été faites pour faire enlever ces points d accès. M. Séguin demande à M. Girard de lui envoyer un tableau sur les bornes illégales à la Faculté des sciences. M. Girard souligne qu il y a une erreur dans le tableau au point 2 sur la répartition des bornes par faculté. Mme Buongiorno mentionne que le SITel enverra une lettre aux doyens en début janvier pour préciser notamment les bornes disponibles par faculté. M. Girard mentionne que sur les bornes déjà achetées, qu un excédent a été identifié et réparti entre chaque faculté. Mais que ces bornes disponibles ne sont pas suffisantes pour offrir une couverture complète des espaces à l UQAM. M. Bérubé mentionne qu après vérification faite au département de communication, la réponse reçue fut que le coût serait de 2000$ pour répondre aux besoins de réseau sans-fil dans les salles de réunions, dont deux en priorité. Mme Buongiorno indique que dans la note qui sera envoyée aux doyens, qu il sera précisé que les bornes disponibles sont dédiées aux facultés, et destinées aux étudiants. Les autre demandes pour le sans-fil seront traitées différemment et nécessiteront l achat de nouvelles bornes. Il est souligné que les 82 bornes disponibles ne pourront offrir un déploiement gratuit partout dans l UQAM, et qu une borne n équivaut pas nécessairement à un local desservi par le sans-fil. Page 7

8 Il est convenu que M. Simoneau écrira aux doyens avec en copie conforme, les représentants des facultés au CUI et qu un suivi sera fait sur les bornes dédiées aux facultés. M. Gingras ajoute qu il faudra indiquer au doyen que le nombre de bornes disponibles ne correspond pas à un nombre équivalent de zones sans-fil. Il demande si beaucoup de salles de cours sont présentement desservies. M. Girard mentionne que le signal de quelques zones desservies par le sans-fil s étend aussi en partie à des salles de cours. M. Kooyman soulève la question si les enseignants devraient savoir quelles salles sont couvertes ou non par le réseau sans-fil? Selon D. Girard, une seule demande à cet effet a été reçue et Mme Buongiorno précise qu aucune salle n est couverte complètement. M. Girard informe le comité qu un inventaire de la couverture du réseau sans-fil pourrait être fait mais qu il sera faussé par les points d accès non autorisés sur le réseau. M. Benoît St-Onge désire savoir si les représentants des facultés peuvent déjà informer les doyens de la disponibilité des bornes sans-fil. Mme Buongiorno confirme que cela peux être fait. Elle précise aussi que tous les cafés des associations étudiantes seront desservis par les bornes sans-fil; le café le Philanthrope sera le dernier à être complété cet hiver. M. Girard porte à l attention du comité que la communauté invitée n a pas d identifiant pour utiliser le réseau sans-fil. Cela parce que ce n est pas un projet institutionnel. La desserte de la communauté invitée exigerait beaucoup de support par nos services. Le service «UQAM Internet» donne du support aux communautés actuelles et des files d attente sont créés en début de chaque session pour combler les besoins. Une réflexion est en cours sur ce type de support et la sécurité à appliquer pour la communauté invitée. Mme Buongiorno termine ce point en mentionnant qu il n y a pas d engagement de la haute direction sur le déploiement du sans-fil dans l ensemble de l UQAM. 7. Déploiement de Moodle M. Simoneau présente un bilan sur le déploiement de Moodle depuis l hiver Mme Buongiorno rappelle que le projet Moodle a été planifié et budgété sur 3 ans et qu il faut donc régulariser les dépenses. Elle mentionne aussi que l importance du financement de Moodle sur une base récurrente a été souligné par écrit auprès de la direction. Mme Fusaro ajoute que tous les cours qui étaient supportés sur Webct ont été transférés avec succès dans Moodle. M. Dominguez informe le comité que l historique des trois dernières années est conservé en copies de sauvegarde et M.Simoneau fait remarquer que la sécurité de Page 8

9 l infrastructure qui supporte Moodle a fait l objet pendant l automne d une planification s inscrivant dans le plan global de sécurité des infrastructures. Mme Fusaro fait remarquer que dans une prochaine étape, un enjeu important sera le développement d un module sur le droit d auteur pour Moodle. 8. Bilan de la sécurité informatique M. Dominguez présente le bilan des activités en sécurité informatique de juin 2006 à juin Il demande aux membres du CUI de porter leur attention sur la page 3, dans laquelle un tableau illustre le sommaire des événements et incidents opérationnels de sécurité informatique. Quelques faits saillants sont soulignés par M. Dominguez, dont la migration de Symantec à la solution de McAfee pour contrer les attaques de virus; la disponibilité d un antivirus pour les employés sur le campus ainsi qu une version pour PC à la maison; ainsi que l offre aux étudiants d un antivirus pour PC. M. Dominguez fait remarquer qu une grande amélioration a été notée depuis 1 an dans la gestion des pourriels. En général, 2 à 3 pourriels sont encore reçus par jour alors qu auparavant ce nombre avoisinait 25 à 30. Par conséquent, la satisfaction des utilisateurs a augmenté. M. Dominguez rapporte quelques dérogations au droit d auteur, surtout concernant des télédéchargements de films. À la question de M. Séguin, à savoir si les incidents portent sur le téléchargement ou l utilisation, M. Dominguez répond que le problème principal est causé par la redistribution et l échange. M. Girard ajoute que dans les laboratoires sectoriels et les bibliothèques, une surveillance des téléchargements illégaux est faite constamment. En cas de problème, un port spécifique peut alors être bloqué. M. Pierret demande si les ports sont aussi bloqués en cas de problème dans les cafés étudiants. M. Dominguez répond qu une autre approche est utilisée pour bloquer des télédéchargements opérés sur un réseau sans-fil. M. Séguin demande si le SITel fait aussi une surveillance du réseau dans les résidences; Selon M. Girard, les résidences sont desservies par un abonnement à Vidéotron, et une bande passante est dédiée spécifiquement pour cet usage. M. Bérubé demande si un logiciel anti espion est aussi utilisé. M. Dominguez répond que cela est déjà inclus dans une suite de logiciel antivirus et que la meilleure protection est offerte par la suite Symantec. Cette dernière peux être installée sur des pc de l UQAM mais pour les ordinateurs à la maison, le SITel offre une autre version. M. Dominguez ajoute que la configuration de base de l antivirus peux être modifiée selon les besoins. Page 9

10 9. Infrastructure de courriel étudiant Mme Buongiorno fait observer que le SITel est bien au fait des vulnérabilités de l infrastructure et que cela représente un important enjeu financier. Elle mentionne que tous les efforts ont été faits pour résoudre la panne du service de courriel étudiant dans les meilleurs délais et que pour la 1ère fois, le SITel fut en phase de gestion de crise 24h par jour ; et qu elle a répondu à tous les courriels qu elle a reçus sauf ceux qui étaient irrespectueux. Mme Buongiorno fait aussi remarquer que le spécialiste des copies de sauvegarde est en congé de maladie depuis plus d un an et qu un affichage a été décidé pour son remplacement. M. Dominguez présente le document qu il a rédigé sur le bilan de la panne du système de courriels étudiants. M. Dominguez rappelle qu il fut déjà mentionné que l infrastructure supportant le courriel étudiant était à risque, d abord au CUI de décembre 2006, puis en mai 2007 (système de copies de sauvegarde inapproprié). Mme Buongiorno ajoute que c était la première fois que des données institutionnelles étaient perdues et que le plan de récupération des courriels a été suivi sans risques supplémentaires. Le maximum des ressources disponibles a été attribué pendant les dix jours de la crise. Cependant, l après crise fut aussi ardue à gérer, particulièrement avec la compagnie SUN. Il n a pas été possible d obtenir une réponse claire et hors de tout doute, que la panne a été causée par une défaillance du logiciel de ce fournisseur. M. Dominguez précise que le SITel a pu mettre en place une liste des courriels potentiellement perdus, et reçus de l extérieur, à l intention des étudiants. Ensuite, chaque étudiant s est fait livré un courriel avec sa propre liste de messages perdus. Mme Buongiorno souligne le travail exceptionnel du maître de poste. En post-mortem à cette crise, M. Dominguez mentionne la mise en place de mesures de prévention (infrastructure, etc.) et les améliorations qui seront faites (configuration, etc.) Pendant l hiver, la fonction d authentification sera séparée de la fonction du serveur. D autres solutions sont explorées à moyen et long terme. En conclusion, Mme Buongiorno mentionne qu un audit a été demandé à Bell. Période de questions M.Gagnon demande s il y a eu beaucoup de plaintes des professeurs tout en soulignant qu il a pu continuer à utiliser Moodle. Mme Fusaro fait remarquer que pendant cette panne du courriel, Moodle a aidé à maintenir les communications entre les professeurs et les étudiants. Mme Buongiorno fait état de plusieurs plaintes reçues de professeurs, de parents, d étudiants et de la communauté. Page 10

11 M. Dominguez répond à une question de M. Bérubé sur la redondance en précisant que l adresse logique du disque dur des copies de sécurité a été corrompue; cela a pu être la source du problème. M. Séguin mentionne qu il y a eu beaucoup de plaintes à la Faculté des sciences et que cela a donné lieu à l utilisation de comptes parallèles, comme sur hotmail. Il dit espérer que l infrastructure soit fiable pour permettre de regagner la confiance des utilisateurs. M. Dominguez ajoute que des scénarios d hébergement à l externe de l infrastructure du courriel étudiant ont été évalués avec pour constat que les coûts seraient très élevés. Il souligne que cette panne a amputé le SITel d une somme de $; ce qui se traduit par la perte d une marge de manœuvre importante. 10. Varia Le courriel de M. Mario Morin, vice doyen à la Faculté des sciences, est discuté. M. Dominguez répond à la 1 ère question sur les filtres anti-pourriels en mentionnant qu il y a deux solutions pour l utilisateur: 1) l envoi d un message au maître de poste pour l informer que le courriel attendu n a pas été reçu; 2) le désabonnement des filtres anti-pourriels, mais avec le risque d une perte de protection par le filtre anti-virus. Il est à noter que dans GIP UQAM, les pourriels ne sont pas filtrés. M. Dominguez souligne que le problème des listes noires est résolu. Mme Fusaro fait remarquer qu il est possible d appeler le maître de poste pour demander à bloquer certains courriels. La deuxième question du message, portant sur le courriel étudiant, a été discutée au point 9. En réponse au 3 ième point du courriel, M. Dominguez mentionne que ces derniers ont tous accès à des espaces desservis par le sans-fil dans les facultés. En réponse au 4 ième point du courriel sur le déploiement du réseau sans-fil dans les espaces de recherche, Mme Buongiorno mentionne que ce n est pas une priorité institutionnelle. 11. Date de la prochaine réunion À la demande de M. Kooyman, la date de la prochaine réunion du CUI est discutée. Mme Buongiorno propose d attendre que la situation sur le plan institutionnel ait évolué avant de fixer une date. Mme Fusaro suggère un CUI en avril sur le plan de redressement et un autre en juin sur le budget. Cette proposition est retenue, sans de précision sur les dates. La réunion se termine à 12h Dépôt de documents a. État d avancement du projet SIG b. État d avancement du réseau sans-fil c. Déploiement de Moodle Page 11

12 d. Bilan de la sécurité informatique e. Infrastructure de courriel étudiant f. Courriel de M.Morin Page 12

13 Extrait du procès-verbal de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications tenue le jeudi 6 décembre 2007 à 9h30, au local DS-8310, sous la présidence de Madame Magda Fusaro. Élection d un(e) président(e) RÉSOLUTION CUI Sur proposition de Madame Magda Fusaro, secondée par Monsieur Philippe Pierret; IL EST PROPOSÉ QUE le Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications: NOMME Madame Magda Fusaro, présidente du CUI pour l'année ADOPTÉE À L UNANIMITÉ Page 13

14 Extrait du procès-verbal de la première réunion du Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications tenue le jeudi 6 décembre 2007 à 9h30, au local DS-8310, sous la présidence de Madame Magda Fusaro. Élection d un(e) vice-président(e) RÉSOLUTION CUI Sur proposition de Monsieur Anne Buongiorno, secondée par Madame Magda Fusaro; IL EST PROPOSÉ QUE le Comité des utilisateurs de l informatique et des télécommunications: NOMME Monsieur Normand Séguin vice-président du CUI pour l'année ADOPTÉE À L UNANIMITÉ Page 14

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