Votre infrastructure est-elle? Communications unifiées. une façon plus fluide de travailler

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1 Votre infrastructure est-elle? Communications unifiées une façon plus fluide de travailler

2 «L offre de communications unifiées représente une solution simple et efficace pour mieux gérer l afflux de messages et la multiplication des outils.» Erin Raynaud, Directeur Produit d Office system Plus d efficacité au quotidien Que compte apporter Microsoft dans ce marché? E. R. : «La valeur de notre proposition tient à la façon innovante par laquelle nous associons l environnement de travail (progiciels, logiciels, applications) à l environnement de communication (oral, écrit, multimédia). Si vous regardez l évolution des technologies informatiques et de leur usage depuis les années 1970, vous constaterez que notre entreprise a toujours favorisé la diffusion de ces nouveaux outils auprès du plus grand nombre, qu il s agisse du micro-ordinateur, des logiciels bureautiques ou encore d Internet. Dans les communications unifiées, notre démarche restera identique, avec des outils et des interfaces qui masquent la complexité technique. C est le cas, par exemple, de notre logiciel Microsoft Office Communicator, qui s installe sur un PC, un téléphone fixe ou mobile, ou un assistant numérique, et qui pilote l ensemble de vos communications unifiées.» S appuyant sur son expertise en matière de serveurs et de logiciels de communication, Microsoft a créé une offre dédiée aux «communications unifiées». Erin Raynaud, directeur produits d Office system, nous présente les enjeux liés à cette nouvelle façon d organiser son travail et ses échanges. «Communications unifiées» : de quoi s agit-il exactement? Erin Raynaud, Microsoft France : «Quasiment tous les professionnels disposent aujourd hui d un poste téléphonique fixe, d un terminal mobile et d une messagerie électronique. À ces «basiques» s ajoutent de plus en plus une messagerie instantanée, la téléphonie par Internet, des services de vidéoconférence, le partage d agenda ou d applications La communication unifiée consiste à fournir une interface commune à tous ces outils, quels que soient le terminal et le contexte de travail (au bureau, en clientèle, en déplacement).» En quoi cela change-t-il le travail au quotidien? E. R. : «Deux aspects me semblent fondamentaux. Premièrement, les communications unifiées informent sur la disponibilité des personnes : vos collègues, clients ou partenaires visualisent instantanément si vous êtes en ligne, disponible ou pas, et par quelle interface de communication vous pouvez être joint(e). Deuxièmement, les communications unifiées vous placent en relation directe avec les personnes. Un seul identifiant suffit pour être contacté, par le canal de son choix Il n est donc plus nécessaire de multiplier les coordonnées (un numéro de télécopieur, de téléphone fixe et mobile, une adresse de courriel ou de messagerie instantanée, etc.). C est votre adresse unique qui aiguille vos communications, vocales et électroniques, vers le ou les terminaux successifs que vous aurez indiqués.» En résumé Sous la poussée d Internet et du tout-numérique, les communications professionnelles mêlent de plus en plus les messageries électroniques et instantanées, les agendas partagés, les appels et conférences par Internet, etc. Microsoft améliore l efficacité des personnes en proposant, avec ses partenaires, un ensemble de logiciels, de produits et de services qui intègrent ces communications unifiées dans l environnement de travail habituel (téléphones, logiciels bureautiques, progiciels, applications métier). Retours gagnants Dassault Systèmes virtualise ses réunions pour gagner en efficacité Pour dépasser les contraintes géographiques et exploiter les décalages horaires tout en réduisant ses coûts de fonctionnement, Dassault Systèmes offre la possibilité à ses collaborateurs de travailler via des salles de réunion virtuelles et des services de séminaires en ligne. Chacun des employés du groupe peut librement utiliser la solution mise à sa disposition, sans se soucier du coût. Les bénéfices Intégration aisée à la suite Microsoft Office system ; Solution rapidement opérationnelle (mise en place en moins d un mois) ; Plus de confort pour les collaborateurs soumis aux décalages horaires ; Outil de travail efficace et accessible à la fois par les clients, partenaires et collaborateurs, quelle que soit leur localisation géographique ; Modèle simple et financièrement maîtrisable. Les technologies utilisées : Microsoft Office Live Meeting 2003, Office Live Communications Server 2003, Office 2003.

3 Une interface unique pour des communications multiples Les communications directement intégrées au processus de travail Autre point fort des communications numériques unifiées, la possibilité de poursuivre un échange tout en se déplaçant. Par exemple, un technicien passe en début de matinée à son atelier pour y consulter, au travers de son logiciel Office Communicator présent dans son PC, sa messagerie électronique et la boîte vocale de son téléphone fixe. Une fois sur le terrain, il lui est possible de recevoir ses messages électroniques via Communicator installé dans un terminal mobile communicant (téléphone évolué ou assistant numérique personnel Microsoft Windows Mobile ). Les appels à destination de son téléphone fixe sont automatiquement transférés vers son téléphone mobile. Ainsi, rester informé(e) sur ses missions en cours, coordonner son travail avec d autres équipes ou ses collègues restés à l atelier, deviennent une réalité du quotidien. La communication au cœur des applications «métier» En termes techniques, les communications unifiées se fondent sur la convergence numérique et les possibilités d échanges simultanés par la voix, le texte et les données. Elles placent les personnes au cœur du dispositif, en permettant par exemple l affichage en ligne de la disponibilité des personnes et la possibilité de les joindre via un numéro d identification unique (vocal et électronique). Ainsi, ce n est plus un terminal (fixe, mobile, téléphonique ou PC) que l on cherche à joindre, mais une personne, la technologie se chargeant d établir la communication la mieux adaptée à vos habitudes de travail comme à votre situation du moment. La numérisation des modes de communication facilite la réalisation des missions des collaborateurs. En utilisant la téléphonie ou les conférences par Internet, mais aussi la messagerie instantanée, les professionnels conservent la même interface, et continuent d employer en parallèle les outils nécessaires à leur action : progiciel de gestion, application industrielle, logiciels bureautiques. Les outils de communication intègrent les applications bureautiques ou «métier». Fixe ou mobile, l environnement de travail s enrichit de nouvelles possibilités complémentaires des outils déjà en place, simplifiant et accélérant le traitement du travail en cours. Disponible ou occupé(e)? Trop souvent, chercher à joindre un interlocuteur revient à multiplier les messages sur des répondeurs : appels sur un poste fixe puis sur un mobile, doublés de l envoi d un SMS ou d un courrier électronique demandant de reprendre contact urgemment. Tout cela sans savoir à quel moment le destinataire en prendra connaissance Dans un mode de communications unifiées, la personne et ses contacts professionnels (collègues, supérieurs hiérarchiques, partenaires, fournisseurs) apparaissent en ligne, indiquant leur disponibilité. Il est possible de s afficher «En réunion», «Occupé sur un dossier» ou encore «De retour à 17 heures», et d indiquer le cas échéant le mode de communication par lequel on souhaite être joint(e). Ceci s opère manuellement ou automatiquement, grâce à l intégration avec la fonction d agenda électronique. Il est également possible d indiquer, en fonction de la personne qui cherche à vous contacter, l action à effectuer. S il s agit par exemple de votre supérieur hiérarchique ou de votre conjoint, vous pouvez autoriser la réception d appels sur votre téléphone mobile, y compris en réunion. Sinon, vos communications entrantes seront automatiquement redirigées vers votre messagerie vocale ou électronique. Retours gagnants AXA Tech gomme les frontières entre ses collaborateurs Avec collaborateurs dispersés à travers le monde, la filiale d AXA dédiée à la fourniture de services informatiques a compensé l éloignement géographique et les différences culturelles entre ses employés par des outils facilitant la communication et le partage de documents. À la clé : une meilleure gestion des ressources humaines et des économies significatives sur les frais de déplacement. Les bénéfices Une réduction du temps perdu en déplacement, ainsi qu une gestion efficace des contacts au travers de la fonction de gestion de présence ; Des économies sur les frais de déplacement ; L amélioration de la culture d entreprise par des outils qui compensent l éloignement géographique. Les technologies utilisées : Microsoft Windows SharePoint Services, Office Live Meeting, Office Communications Server.

4 Les services Office Live Meeting : un simple PC et une connexion à Internet suffisent pour accéder à ce service de formation à distance, de conférence audio (par voix sur IP) ou vidéo, le tout intégré à l environnement Office. Exchange Hosted Services : une prestation complète pour la sécurisation des communications électroniques (archivage, filtrage, protection contre les virus, restitution des données en cas de sinistre). Fondées sur les protocoles standards IP et SIP, les nouvelles technologies de communication unifiées sont plus performantes et moins coûteuses à déployer. Microsoft tire parti de son expérience en matière de serveurs performants (Microsoft Exchange Server, Windows Server ) et de logiciels simples à utiliser (Microsoft Office Outlook, MSN, gamme Office) pour proposer une offre complète de logiciels (serveurs et clients), de services et de matériels. Les logiciels Logiciels, produits et services à la carte Office Communications Server 2007 (successeur de Office Live Communications Server 2005) utilise le protocole de téléphonie par Internet SIP (Session Initiation Protocol) afin d insérer au sein d applications existantes des fonctions de communication en temps réel par audio, vidéo, conférence Web ou messagerie instantanée. Office Communicator 2007 (évolution d Office Communicator 2005) est le logiciel client d Office Communications Server. Il fournit des services de gestion de présence et de disponibilité par messagerie instantanée (MSN, AOL ou Yahoo! ), ainsi que de téléphonie et de téléconférence par Internet. Ce logiciel est disponible en versions PC, navigateur ou terminal mobile (sous Windows Mobile). Les produits Office RoundTable : ce système de vidéoconférence possède une caméra à 360 degrés unique en son genre. Associé à Office Communications Server 2007, RoundTable offre aux participants de la conférence une vue panoramique sur les intervenants ainsi qu un gros plan dès qu une personne prend la parole. Téléphones mobiles évolués et téléphones IP fixes : l interface Office Communicator est incluse dans des téléphones fabriqués par LG-Nortel, Motorola, Polycom, Thomson Telecom. La différence en trois points L offre élaborée par Microsoft crée une rupture dans les approches traditionnelles, notamment par : 1. Son aspect intuitif : l utilisation des différents outils de communication, le basculement de l un à l autre ou leur interaction sont transparents pour les utilisateurs ; 2. Son intégration rapide et à moindre coût au système d information en place, au travers des bibliothèques d interface de programmation (API) et des standards utilisés ; 3. Ses possibilités d évolution et sa fiabilité, bénéficiant de l expertise acquise avec les gammes Windows Server et Office. Exchange Server 2007 (successeur d Exchange Server 2003) assure la gestion, au-delà des courriels, des messages vocaux électroniques, des télécopies ou de l accès aux données contenues par le serveur au travers d un service vocal accessible depuis tout poste téléphonique. Configuration minimale requise pour ces différents produits : Windows Server 2003 pour les serveurs, Windows XP ou Windows Mobile pour les postes clients.

5 Pour aller plus loin Le site Internet de Microsoft France dédié aux communications unifiées : Contact Microsoft France : Gwenaël Fourré, Chef de Produit

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