Système de gestion des données de Patinage de vitesse Canada

Transcription

1 Système de gestion des données de Patinage de vitesse Canada Directives d utilisation de l outil Crédit d impôt pour la condition physique des enfants Décembre 2007 L outil suivant est voulu pour fins d utilisation par les administrateurs du Système de gestion des données afin de leur permettre d émettre des reçus pour fins d impôt pour le Crédit d impôt pour la condition physique des enfants. Le système a été conçu dans la mesure du possible pour respecter les lignes directrices émises par l Agence canadienne du revenu ( cependant, le tout demeure ultimement dépendant de l entrée des données par les administrateurs de club. Il s agit de l administrateur du club qui est ultimement responsable d assurer que seulement les frais admissibles soient entrés dans le système et que des services admissibles soient offerts par la suite. Vous trouverez cidessous une série détaillée de directives à savoir comment émettre un Crédit d impôt pour la condition physique des enfants tout en utilisant le Système de gestion des données de Patinage de vitesse canada. Si vous avez des questions additionnelles concernant son utilisation, veuillez alors communiquer avec Patinage de vitesse Canada par courriel à l adresse suivante : database@speedskating.ca Mesures générales pour l émission d un reçu à des fins fiscales 1. Rechercher le membre pour lequel vous désirez émettre un reçu. 2. Choisir l onglet «cotisations annuelles des membres» dans leur profil. 3. Cliquer sur l icône Reçu d impôt ( ) pour accéder au reçu. 4. Compléter les zones vides sur le formulaire et cliquer «Sauvegarder» pour sauvegarder le reçu pour retrait éventuel. Cliquer «Sauvegarder et Imprimer» afin d imprimer le reçu immédiatement. Cliquer «Annuler» pour jeter le reçu que vous avez créé. 5. Une fois qu un reçu a été émis, vous pouvez y accéder de nouveau grâce à l icône de reçu d impôt; cependant, il sera annoté d un statut de réimpression. 6. Pour annuler un reçu, voir le reçu qui a été créé et cliquer sur le bouton Annuler. Cette action ne peut pas être défaite.

2 Étapes détaillées pour l émission d un reçu d impôt 1. Un membre doit être enregistré pour permettre d émettre un Crédit d impôt pour la condition physique des enfants. Pour être admissible à un crédit d impôt, le membre doit être âgé de moins de 16 ans au 31 décembre de l année d admissibilité au crédit et être inscrit dans un programme de patinage de vitesse admissible. Certaines catégories de membres, lors de leur création, sont définies comme n étant pas admissibles au crédit d impôt. Un tel exemple englobe la catégorie de membre associé tel que défini par Patinage de vitesse Canada. 2. Une fois qu une cotisation annuelle de membre a été créée, les membres admissibles se verront présenter un icône ( ) du côté droit de la liste de catégories de membres. Il peut présenter un des trois statuts qui suivent : Nouveau ( ) Indiqué au moyen d un astérisque jaune et signifie qu il est possible de créer un reçu pour fins fiscales pour ce membre, mais le reçu n a pas encore été créé. Reçu d impôt disponible ( ) Indiqué au moyen d un icône du signe du dollar. Ceci signifie qu un reçu d impôt a été émis mais qu il est disponible pour fins de visionnement et/ou d impression. Reçu d impôt annulé ( ) Indique que le reçu d impôt a été annulé. Il est toujours possible de visionner un reçu annulé en cliquant sur l icône. 3. Cliquer sur l icône pour créer un nouveau reçu d impôt. Vous verrez paraître un formulaire à remplir, tel que présenté sur la page suivante.

3 Le reçu est généré essentiellement à la lumière des renseignements déjà inscrits dans le Système de gestion des données, même si certaines sections œuvrent être insérées par l administrateur du Système de gestion des données. Le reçu sera préparé en anglais ou en français selon la langue de choix du membre pour qui le reçu a été émis. Les différentes sections du reçu d impôt sont ventilées comme suit : a. Renseignements concernant l émission du reçu Ces reneignements sont affichés dans le coin droit du reçu et l information est calculée par le Système de gestion des données comme suit : Reçu #: Généré par le système une fois que le reçu est sauvegardé. Les nombres sont générés selon une modalité séquentielle fondée sur tous les reçus inscrits dans le système. Chaque reçu portera un numéro unique, même si les numéros de reçu individuel pour les membres des clubs peuvent ne pas être séquentiels selon le nombre d usagers qui ont accès au système à un moment donné.

4 Année d imposition : L année d imposition est déterminée par la date à laquelle le paiement a été reçu. Émis : Représente la date et l heure de l émission (sauvegarde) du reçu. Par défaut, il affiche la date et l heure au moment où vous ouvrez l outil de reçu jusqu au moment où vous sauvegarder le tout dans le système. b. Renseignements à propos du programme éligible Cette information est soutirée à la lumière de l information sauvegardée dans le système de gestion des données. L information du programme est définie par la catégorie de membres de clubs et la saison est fondée sur le statut de membre annuel à partir desquels vous assurez la création du reçu. L adresse postale du club est déterminée par les renseignements inscrits sous l onglet Renseignements de club. Afin de pouvoir afficher le sigle du club, il doit être téléchargé dans le système et ne devrait pas dépasser 150 pixels x 150 pixels afin de permettre une mise en page adéquate pour l impression. c. Information à propos du participant Ces renseignements sont de nouveau tirés du Système de gestion des données fondés sur les renseignements / contact fournis pour le membre. Une fois que le reçu est émis, ces renseignements ne peuvent pas être modifiés. Si vous désirez apporter une correction dans l adresse une fois que le reçu est émis, veuillez contacter Mariamanda Espinoza au Bureau de Patinage de vitesse Canada et elle sera en mesure d apporter une modification au reçu pour vous.

5 d. Information à propos du paiement Ces renseignements doivent être complétés pour chaque participant à l exception du montant payé qui est calculé selon les frais de membres annuels factures. Ces renseignements doivent être complétés dans les boites de texte affichées comme suit et ne peuvent pas être modifiés une fois que le reçu a été émis (sauvegardé). Si vous devez apporter un changement, veuillez contacter Mariamanda Spinoza au Bureau de Patinage de vitesse Canada afin de modifier le reçu. Il est possible pour Mariamanda de modifier tous les renseignements touchant le paiement, y compris le montant versé. La rubrique Frais payés par, doit indiquer le nom de la personne qui a payé les frais d inscription admissibles. La rubrique Date de réception du paiement doit contenir la date à laquelle le club a reçu le paiement. Ceci dictera l année d imposition admissible. Les frais admissibles payés sont calculés selon le montant total des frais annuels de membres payés moins tout reçu antérieur émis. Si le montant total devait être négatif, les reçus antérieurs seront automatiquement annulés.

6 e. Déni de responsabilité de Patinage de vitesse Canada Le présent déni de responsabilité offre les renseignements nécessaires à l Agence canadienne du revenu afin d expliquer comment le reçu est généré et offre des directives si jamais l ACR avait des questions. Ce déni de responsabilité remplace le besoin d une signature sur le reçu. Dans la partie inférieure vous trouverez des boutons d opération qui vous permettent de «sauvegarder» le reçu, soit une action qui permet l émission du reçu. «Sauvegarder et Imprimer» qui transmettra le reçu directement à votre application d impression ou «Annuler». 4. Pour émettre le reçu, vous devez cliquer le bouton «Sauvegarder» ou le bouton «Sauvegarder et imprimer». Cette démarche inscrira le reçu dans le système, bloquant ainsi tous les renseignements tels que présentés sur le reçu. Il n est pas possible de faire marche arrière au niveau de cette action. Si vous cliquez le bouton «Sauvegarder», vous ne verrez pas le reçu final, mais vous serez acheminé plutôt à l onglet des membres annuels. Si vous cliquez «Sauvegarder et Imprimer», le reçu vous sera présenté et le dialogue d impression sera affiché. La date d impression sera affichée dans le coin droit inférieur à ce moment. À tout moment où vous accédez le reçu après l émission initiale, la démarche sera considérée comme si vous aviez imprimé de nouveau le reçu. 5. Pour annuler un reçu, veuillez cliquer le bouton ANNULÉ. Cette action ne peut pas être défaite. Si des reçus additionnels devaient être émis pour ce membre durant la saison, vous les reçus annulés pour ce membre seraient inscrits sur les nouveaux reçus.