Guide pas à pas - SOFE GRH

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1 Guide pas à pas - SOFE GRH Demandes de rémunération Partie 1 : création d un nouvel employé et lien d emploi avec récupération du statut étudiant Partie 2 : création d un nouvel employé et lien d emploi pour une personne sans matricule étudiant Partie 3 : création d un nouveau lien d emploi pour une personne détenant un matricule employé Service des ressources financières Section de la gestion de la paie Mise à jour : 9 juin 2016

2 Avant de payer une personne via une demande de rémunération, vous devez détenir les informations de base vous permettant de procéder. Nous vous invitons à visualiser notre capsule vidéo intitulée «Introduction à SOFE Quel type de demande de rémunération choisir?» pour en savoir plus sur le sujet. Peu importe la personne à payer, vous devez en premier lieu initier et enregistrer la demande de rémunération appropriée en passant par le menu décentralisé, via la section ressources humaines, tel qu illustré : Passer ensuite à l étape suivante en prenant soin d effectuer les vérifications adéquates pour savoir si la personne à payer détient déjà un matricule employé ou étudiant. Cette étape vous permettra de déterminer si vous devez poursuivre selon la partie 1, 2 ou 3 du présent guide. Consulter également la capsule vidéo «Comment remplir une demande de rémunération» ainsi que les guides pas-à-pas appropriés au besoin. Nous vous invitons également à transmettre le lien suivant à tout nouvel employé pour l inscription au dépôt direct : 2

3 Lorsque l on doit payer un employé détenant un matricule étudiant, mais aucun matricule employé, suivre les étapes suivantes : PARTIE 1 : création d un nouvel employé et lien d emploi avec récupération du statut étudiant 1. La première étape consiste à préparer la demande de rémunération et l enregistrer. Lorsqu enregistrée, le numéro alloué à la demande apparaît alors dans le champs «demande». 2. En utilisant ensuite le bouton à droite du champ «Dem. employé», rechercher la personne à l aide de l outil de recherche de personne. Cette recherche permettra essentiellement de récupérer des informations provenant du dossier étudiant si la personne en détient un. Note : il est suggéré d effectuer systématiquement une recherche de personne. Même si vous ne le savez pas, la personne a peut-être déjà étudié à l UdeS et, à cet égard, elle pourrait se retrouver dans la base de données. Sinon, passer immédiatement à la partie 2. 3

4 3. Pour effectuer la recherche, cliquer d abord sur l icône de recherche de personne. 4. Inscrire les critères de recherche, selon les informations détenues (nom & prénom, numéro d assurance sociale, matricule étudiant, etc.) et lancer la recherche. 4

5 5. Dans le cas d une recherche par les nom & prénom, vérifier si une des personnes de la liste correspond à celle qui doit être payée. Une fois repérée, cliquer sur la loupe à droite du dossier. 6. La fenêtre suivante contenant les informations détaillées de la personne permet de visualiser les données contenues au dossier étudiant, incluant les adresses et numéros de téléphone inscrits, le statut de la personne ainsi que son statut étudiant. Si les coordonnées sont erronées, se reférer au point 10. 5

6 7. L étape suivante permet de récupérer les données afin de les intégrer à ce nouveau dossier employé en création. Les données récupérées contiendront entre autres les statuts étudiants pour le trimestre en cours ainsi que le suivant si la personne est inscrite, en lien avec les dates de début et de fin de la demande de rémunération. 8. Après avoir cliqué sur le bouton, saisir le numéro de l unité administrative et confirmer en cliquant à nouveau. 6

7 9. Cette opération ramène à la fenêtre de demande d employé. Même si le champs de courrier interne n est pas en jaune, y inscrire l information parmi les choix contenus dans la liste de valeurs. 10. Lorsque l adresse doit être modifiée, simplement cliquer dans le champs «type d adresse» sous la dernière ligne affichée. Saisir les nouvelles coordonnées et enregistrer avant de fermer la fenêtre. Le processus est identique pour la modification du numéro de téléphone via l onglet approprié. 7

8 11. Si connues, les informations relatives aux diplômes peuvent également être saisies dans l onglet à cet effet. 12. Dans le présent exemple, étant donné que les dates de début et fin de la demande de rémunération font partie du trimestre d hiver 2013, on retrouve maintenant cette information dans l onglet «Statut étudiant». 13. De retour dans la demande de rémunération, le statut de l étudiant durant la période rémunérée apparaît maintenant dans l onglet «étudiant», vous permettant le traitement sans avoir à ignorer le statut étudiant. 8

9 14. Poursuivre le traitement de la demande de rémunération de la façon habituelle. 9

10 15. Lorsque l état de la demande de rémunération indique le statut «Demande employé générée», la commis (rémunération) s occupant de l unité administrative recevra l information dans son tableau de bord et finalisera la transaction. Dès que fait, un avis sera généré vers l adresse courriel de la personne ayant initié le dossier, lui signifiant qu elle peut poursuivre le traitement selon le type de demande (référer aux capsules vidéo ou aux guides pas-à-pas appropriés au besoin). 10

11 Lorsque l on doit payer un employé ne détenant ni matricule étudiant, ni matricule employé, suivre les étapes suivantes : PARTIE 2 : création d un nouvel employé et lien d emploi pour une personne sans matricule étudiant 1. Si après l étape de la saisie et de l enregistrement de la demande de rémunération ainsi que la vérification effectuée préalablement (partie 1), la personne à payer ne détient ni matricule étudiant, ni matricule employé, remplir les champs jaunes, ainsi que ceux réservés au NAS (sauf pour étudiants internationaux payés en bourse), à la date de naissance et au courrier interne, tous des champs obligatoires. 2. À l onglet de l adresse, sélectionner le bon type d adresse et remplir les champs appropriés. 11

12 Signification des champs : Pai. : adresse de paiement Fin ann. : adresse de fin d année où les relevés fiscaux seront postés Ligne 1 : numéro civique et nom de la rue Ligne 2 : numéro d appartement, suite, bureau, etc. Ligne 3 : si nécessaire Pays : Canada par défaut Prov./état : s inscrit lorsqu on sélectionne la ville Municipalité : cliquer sur les du champs pour repérer les informations relatives à la ville Code postal : y inscrire l information 12

13 4. À l onglet du téléphone, sélectionner le type approprié en cliquant sur les, puis inscrire le numéro en commençant par le code régional. 3. S il s agit d une personne détenant un statut international, saisir les informations inscrites sur le permis dans l onglet «étranger». Les étudiants postdoc, stagiaires internationaux, et salariés détiennent un permis de travail alors que pour les autres étudiants, il s agit d un permis de séjour. Ne pas oublier de cocher la case «étranger», sauf lorsqu il s agit d un résident permanent. 13

14 5. Lorsque la saisie des informations relatives au nouvel employé est terminée, retourner dans la demande de rémunération. Après avoir saisi toutes les informations requises, cliquer le bouton «Action» et, ensuite sur «Compléter». Continuer ainsi jusqu à l étape «générer demande employé» et «Confirmer». 6. Lorsque l état de la demande de rémunération indique le statut «Demande employé générée», le matricule apparaît et la commis (rémunération) s occupant de l unité administrative recevra l information dans son tableau de bord et finalisera la transaction. 7. Dès que fait, un avis sera généré vers l adresse courriel de la personne ayant initié le dossier, lui signifiant qu elle peut poursuivre le traitement selon le type de demande (référer aux capsules vidéo ou aux guides pas-à-pas appropriés au besoin). À ce moment, continuer le traitement en utilisant le bouton «action» jusqu à ce que le cycle transactionnel soit terminé, c est-à-dire jusqu à ce que toutes les étapes y apparaissant soient non accessibles (en gris). Si la demande de rémunération n est pas officielle à ce moment, les intervenants suivants doivent à leur tour faire les actions appropriées (ex. : requérant de l UBR, commis fonds avec restrictions, employé). Il est important de savoir que la personne sera payée seulement lorsque la demande sera à l état «Officiel» au moment de la fermeture de la paie. À cet égard, référer au tableau des dates importantes pour le traitement de la paie. 14

15 Lorsque l on doit payer un employé détenant déjà un matricule étudiant, mais aucun lien d emploi en regard du type de demande de rémunération traitée, suivre les étapes suivantes : PARTIE 3 : création d un nouveau lien d emploi pour une personne détenant un matricule employé IMPORTANT : si la personne à payer détient déjà un matricule employé, il est important de valider les coordonnées au dossier avant de procéder à la saisie (référer au point 10 de la partie 1 en page 7 pour la modification d une adresse). 1. La première étape consiste à préparer la demande de rémunération et l enregistrer. Lorsqu enregistrée, le numéro alloué à la demande apparaît alors dans le champs «demande». 2. Cliquer ensuite dans le champs du lien d emploi de l onglet «info RH». 15

16 3. Si vous recevez le message d erreur suivant, cliquer sur OK et passer à l étape Si la liste des valeurs ramène plus d un lien, sélectionner le plus récent étant échu depuis moins d un an, sinon, passer à l étape Si aucun lien n existe ou qu ils sont tous échus depuis plus d un an, demander la création d un nouveau lien. Procéder en cliquant sur le à droite du champs «dem. lien emploi». 16

17 6. Remplir les champs. Il est à noter que le type de lien à sélectionner est toujours nonprincipal. Sauvegarder et fermer la fenêtre. 7. Terminer la saisie des informations requises. Cliquer le bouton «Action» et, ensuite sur «Compléter». Continuer ainsi jusqu à l étape «générer demande employé» et «Confirmer». 8. Lorsque l état de la demande de rémunération indique le statut «Demande employé générée», la commis (rémunération) s occupant de l unité administrative recevra l information dans son tableau de bord et finalisera la transaction. 17

18 9. Dès que fait, un avis sera généré vers l adresse courriel de la personne ayant initié le lien, lui signifiant qu elle peut poursuivre le traitement selon le type de demande (référer aux capsules vidéo ou aux guides pas-à-pas appropriés au besoin). À ce moment, continuer le traitement en utilisant le bouton «action» jusqu à ce que le cycle transactionnel soit terminé, c est-à-dire jusqu à ce que toutes les étapes y apparaissant soient non accessibles (en gris). Si la demande de rémunération n est pas officielle à ce moment, les intervenants suivants doivent à leur tour faire les actions appropriées (ex. : requérant de l UBR, commis fonds avec restrictions, employé voir cycles transactionnels des différents type de demandes de rémunération à titre d information). Il est important de savoir que la personne sera payée seulement lorsque la demande sera à l état «Officiel» au moment de la fermeture de la paie. À cet égard, référer au tableau des dates importantes pour le traitement de la paie. 18