Les données de votre cabinet sont essentielles à votre activité.

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1 Flash Technique - Entretien et sauvegarde de vos logiciels H2I Juin 2012 SOMMAIRE : 1- Entretien du serveur Aramis 2- Sauvegarde du serveur Aramis 3- Généralités sur les cartouches de sauvegarde 4- Sauvegarde Athos 5- Sauvegarde Milady, Agcop, Report It, It 6- Rappel PREAMBULE: Les données de votre cabinet sont essentielles à votre activité. En cas de panne ou sinistre, la qualité et régularité de vos sauvegardes et l entretien de votre serveur détermineront la durée d'immobilisation de votre cabinet. Page 1 sur 6

2 1 Entretien et Environnement du serveur Aramis L entretien de votre serveur Aramis est primordial pour garantir son bon fonctionnement. - La poussière qui s accumule sur les grilles d aération, notamment celle sur la face avant, entraîne des surchauffes qui peuvent causer des dommages aux différentes pièces du serveur (carte mère, disques durs..). - Il est également très important que le serveur soit placé dans une pièce ventilée et rafraichie, la température ne devant jamais dépasser les 30 degrés. Recommandation : Un passage régulier de l aspirateur sur les grilles d aération permet d éviter l agglomération de poussière. Pour que ce nettoyage soit efficace, il faut retirer la grille plastique à l avant du serveur en la saisissant par le haut et en tirant vers soi. 2 Sauvegarde du serveur Aramis - Rappel sur les bonnes pratiques en matière de sauvegarde 1 La Sauvegarde Deux types de sauvegarde sont à réaliser régulièrement : Un "Recovery System" (système de secours sur bande magnétique) Le Recovery System (anciennement "Sysdump") contient un système d'exploitation personnalisé en fonction de votre cabinet et permet de réinstaller le serveur en cas de sinistre (défaillance disque par exemple). Vous pouvez consulter la procédure de lancement d un Recovery Systeme directement sur notre site depuis la partie «Base de connaissance» et tapant «sysdump» (fiche 850). Une Sauvegarde complète d'aramis : soit sur cartouche, soit via un boitier Beemo* La sauvegarde complète d Aramis (sur cartouche ou boitier Beemo) contient à la fois les données Aramis et Oracle. En plus de la reprise après incident, elle permet de réinstaller Aramis en cas d'erreur utilisateurs dans un traitement Aramis. * Beemo est une solution permettant de sauvegarder vos données Unix d Aramis ainsi que toutes vos données Windows (Documents Word, Excel ). Elle est automatique, sécurisée car externalisée en salle blanche et surveillée tous les jours par le service technique d H2I. -> Votre responsable commercial H2I se tient à votre disposition pour vous donner de plus amples informations sur cette offre. Ces deux types de sauvegarde sont complémentaires et obligatoires et relèvent de la responsabilité de votre cabinet. Page 2 sur 6

3 En cas d'incident : Le Recovery System permet de reconstruire un système UNIX complet mais il ne contient pas la toute dernière version des données (il a une périodicité d'un mois). Pour réinstaller complètement le Système d'information il faut disposer en plus d'une sauvegarde ARAMIS récente. La présence de ces deux types de sauvegarde permet à H2I, dans la plupart des cas, de remettre en route ARAMIS en une demi-journée (après réparation par HP). En l'absence de Recovery System, un à deux jours de travail sont nécessaires à H2I pour remettre le serveur en état de fonctionnement. L'absence d'une sauvegarde ARAMIS récente, ne permet pas à H2I de revenir à la version des donnes précédant l'incident. La dernière version disponible est utilisée, obligeant les utilisateurs à reprendre un ou plusieurs jours de travail dans ARAMIS. 2 L Archivage de votre sauvegarde à l extérieur de vos locaux Sur cartouche : La sauvegarde complète d'aramis sur cartouche doit être régulièrement archivée hors site afin de se prémunir d'un sinistre majeur. Boitier Beemo : La sauvegarde complète d'aramis sur boitier Beemo est automatiquement externalisée via Internet vers 2 Datacenter (salles blanches) toutes les nuits. 3 Plan de sauvegarde préconisé Sur cartouche : H2I recommande le plan de sauvegarde suivant : Sauvegarde complète journalière d'aramis avec rotation sur 2 semaines (paires / impaires) Réalisation d'un Recovery System chaque mois Archivage d'une sauvegarde complète hors site chaque mois (Recovery System) Rétention permanente hors site du jeu complet de la semaine paire ou impaire et des Recovery System mensuels Le coût des 22 cartouches (semaine de 5 jours) ou 24 cartouches (semaine de 6 jours) permettant de réaliser ce plan de sauvegarde est négligeable en cas de sinistre survenant sur votre serveur. Il vous assure un retour en arrière jusqu'à 2 semaines dans le mois en cours et vous permet de reconstituer vos données mois par mois pendant un an. Vous récupérerez les cartouches du jeu mensuel d'une année sur l'autre. Boitier Beemo : L externalisation est réalisée automatiquement chaque nuit vers 2 Datacenter (salles blanches) via une connexion internet. Il vous reste simplement à réaliser un Recovery System chaque mois qui devra être stocké hors site. Page 3 sur 6

4 3 Généralités sur les cartouches de sauvegarde Nous vous rappelons que les cartouches utilisées pour les sauvegardes journalières de vos serveurs ont une durée de vie limitée. Les utiliser trop souvent use la bande, avec le risque de ne pas pouvoir relire la cartouche le cas échéant. C'est pourquoi une limite est fixée à : -> 100 utilisations pour les lecteurs type DAT (Petite cartouche Serveur HP9000) -> 260 utilisations pour les lecteurs type LTO (Grosse cartouche Serveur INTEGRITY) Pour simplifier la gestion de cette limite, il suffit de marquer sur la cartouche la date de 1ère utilisation. Ensuite, selon le rythme de rotation des cartouches, vous pouvez calculer la date de la centième utilisation. Par exemple, si votre cartouche est utilisée 1 fois par semaine, il faut la changer au bout de 100 semaines, c'est-à-dire deux ans environ (ou 260 semaines pour les LTO, c'est-à-dire environ 5 ans). Vous pouvez voir le nombre de fois qu une cartouche a été utilisée dans la trace de sauvegarde dans le suivi des batchs ou sur la trace papier : Drive: HP C7438A Format: Status: [ ] BOT online compression immediate-report-mode File: 0 Block: 0 Dernière utilisation bande : Mardi 24 janvier :11:43 Bande utilisée : 1 / 100 (ou 1 / 260 pour lecteur LTO) Ces limitations sont valables dans le cas où vous conservez vos cartouches dans un environnement adéquat, c'est à dire de ne pas les laisser dans un endroit trop humide, exposées à la chaleur, ou stockées à proximité d une source magnétique (Ecran vidéo, Onduleur, Transformateur, Téléphone portable, Dictaphone ). Un lecteur de cartouche en mauvais état est aussi une source de détérioration accélérée des cartouches. Il faut donc passer une cartouche de nettoyage régulièrement : - lecteur de type DAT -> une fois par semaine - lecteur de type LTO -> attendre que le voyant correspondant «Clean», sur la face du lecteur s allume pour insérer la cartouche de nettoyage. S il ne s affiche jamais, faire le nettoyage une fois par an Cette cartouche de nettoyage a également une durée de vie limitée, une cinquantaine d'utilisations est préconisée. Page 4 sur 6

5 4 Sauvegarde Athos Procédure pour sauvegarder la base de données Athos : La base Athos contient l ensemble des données, ainsi que les photos et documents Word, utilisés par le logiciel. Il est donc primordial de sauvegarder la base de données Athos. Cette sauvegarde est à réaliser tous les soirs. L installation du logiciel dépendant fortement de votre infrastructure informatique, la sauvegarde de la base de données se fera de manière différente selon le cabinet. Comme pour Aramis, cette sauvegarde peut se faire sur plusieurs supports : - sur cartouche - sur disque dur externe - sur boitier BEEMO (en local uniquement) La sauvegarde par FTP ne peut être réalisée du fait du volume de la base (elle peut atteindre plusieurs giga octets). La sauvegarde de la base de données Athos ne peut se faire de façon incrémentielle, la base doit être sauvegardée entièrement à chaque fois. Le serveur hyperfile qui gère la base de données doit être arrêté avant de lancer la sauvegarde. Il devra être redémarré par la suite. Quel que soit le support utilisé, comme pour Aramis, il est important que vos sauvegardes soient régulièrement externalisées. N hésitez pas à contacter le service technique d H2I pour vérifier ou vous aider à mettre en place la sauvegarde d Athos. Page 5 sur 6

6 5 Sauvegarde Milady et Agcop MILADY : Milady vous permet de sauvegarder votre base de données. Nous vous rappelons que celle-ci doit être effectuée chaque mois avant validation des paies. Le répertoire cible recevant cette sauvegarde fichier doit être sauvegardé sur support (cartouche, disque dur externe, Beemo ) et externalisé. AGCOP : Le module de sauvegarde propre à AGCOP vous propose de sauvegarder vos A.G. à un instant T. Les répertoires cibles de ces sauvegardes sont à déterminer poste par poste. Ils pourront se trouver sur : - Votre serveur Windows (stratégie de sécurité et de sauvegarde à définir avec votre prestataire informatique ou boitier Beemo) Votre serveur UNIX (sauvegarde sur cartouche ou boitier Beemo) REPORT IT : Report It peut être réinstallé par H2I à tout moment. Par contre si vous créez de nouvelles requêtes, vous devez sauvegarder le répertoire «REPORTIT» ou «REPORTING», du serveur Windows sur lequel est installé Report It. Car si aucune sauvegarde n est réalisée, en cas de réinstallation du logiciel, les requêtes créées par vos soins seraient perdues. IT : It peut être réinstallé par H2I à tout moment. Par contre pour vos modèles, vous devez sauvegarder le répertoire « IT» du serveur Windows sur lequel il est installé. Car si aucune sauvegarde n est réalisée, en cas de réinstallation du logiciel, les modèles créés par vos soins seraient perdus. 6 Rappel Les sauvegardes d Athos, Milady, Agcop, Report It et It ne sont pas incluses dans le processus de sauvegarde Aramis. Il revient à chaque cabinet de procéder à la sauvegarde des répertoires contenant les données et logiciels de ces différents outils. Un boitier BEEMO peut être utilisé dans ce cas. Le service technique d H2I se tient à votre disposition pour toute information et conseil à ce sujet. Page 6 sur 6