Voyages & frais professionnels

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1 Voyages & frais professionnels Un gisement d'économie à ne pas ignorer, une satisfaction des équipes à reconquérir Bruno Sireyjol Emmanuel Vergé Financium by DFCG 11 & 12 décembre

2 Mercredi 12 décembre 2012 : 10h30-11h15 Voyages et frais professionnels : un gisement d'économie à ne pas ignorer, une satisfaction des équipes à reconquérir A l heure où 20% des frais professionnels correspondent à des dépenses non autorisées ou non conformes aux politiques dépenses et voyages des entreprises, les services intégrés de gestion des déplacements et frais professionnels proposés en mode Saas offrent une réponse conviviale, pratique et efficace. Alors que ces solutions permettent d atteindre jusqu à 90% de taux de conformité aux politiques voyages, la tentation reste grande pour bon nombre d entreprises de ne rien faire et de conserver un mode de fonctionnement papier, totalement anachronique. Automatisation de la gestion des notes de frais, dématérialisation des justificatifs, outils décisionnels pour la gestion voyage, accélération des remboursements des collaborateurs, amélioration de la conformité représentent autant de leviers d économie, souvent insoupçonnés, et contribuent à accroître la satisfaction des managers et des collaborateurs. A l heure du BYOD et de l explosion des programmes de mobilité pour libérer la productivité des collaborateurs, les responsables achat et finance ont un rôle de premier plan dans la gestion d un changement aujourd hui nécessaire. Ainsi, cet atelier vous présentera quelques succès et les bénéfices à attendre, tant sur les enjeux humains que financiers, d un projet d automatisation des déplacements et frais professionnels Concur, all rights reserved. Concur is a registered trademark of

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4 Possédez-vous un smartphone? oui non La très grande majorité des voyageurs d'affaires* possède un smartphone *Etude réalisée auprès de 400 voyageurs d affaires français.

5 Financium by DFCG

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7 Voyages et Frais professionels, des impératifs pour l entreprise Contrôle des dépenses Confort des utilisateurs Sécurité des collaborateurs Evolution des besoins : politiques / effectifs / organisation Quel rôle jouer? Quels leviers?

8 Piloter les Dépenses et politiques Identifier les non conformités Déceler les Economies

9 Enjeux Budgets frais professionnels Le saviez-vous?

10 Entreprise moyenne: Travel & Expense = 8-10% des dépenses d exploitation Selon Aberdeen 20% Des dépenses sont hors politiques 100M dépenses d exploitation T&E = 10M des dépenses d exploitation Chaque année, jusqu à 2M De dépenses hors politiques

11 Budgets : Les entreprises consacrent 7 à 10% de leur CA aux déplacements professionnels Plus de 20% de ces frais ne respectent pas les politiques internes Le trop payé s élève à des milliers voire des millions d euros selon la taille de l entreprise *Sources Aberdeen Group

12 Un processus classique peut être un exemple d inefficacité. Réserver un vol Créer la Note de frais Validation N+1 Traitement comptable Rembourser l employé Payer Factures Réserver un hôtel Autres Achats Louer une voiture Suivi des justifs Copier les justifs Envoyer à La compta Contrôle administratif Payer Carte corporate Reporting Analyse des frais

13 Des sytèmes distincts créent des ruptures et pertes d information. Voyages Finances

14 Des systèmes multiples créent des redondances et des erreurs. Système B Système C Système A Système D Voyages Finances

15 Une plateforme intégrée, une experience unique Réservations et notes de frais Paiement Audit Business Intelligence Software as a Service Agence de voyage & Fournisseurs

16 Gestion Des frais professionnels Les Problématiques Les plus partagées

17 Les 8 challenges les plus partagés : Le manque de continuité du Processus La gestion manuelle à toutes les étapes Le temps de traitement Les délais de remboursement Les erreurs de saisie et re-saisie Les dépenses non conformes Le manque de visibilité Le reporting et l analyse

18 Les 8 objectifs les plus partagés : Gain de temps Rationalisation des process Respect des règles et des politiques Réduction des coûts de traitement Réduction et maîtrise du budget Visibilité et Reporting Contrôle et Audit Satisfaction des collaborateurs

19 Automatisation Des frais professionnels Leviers d économies et 5 leçons à partager

20 Leviers d économies et benchmarks* si AUTOMATISATION Le Respect des politiques S améliore de 30 à 90%* Les délais de remboursement Le coût de gestion des note de frais Les frais d agence par transaction Les achats de voyage Divisés par deux 50 à 70%* d économie Jusqu à 70%* d économie Jusqu à 20%* d économie * Sources : Forrester, Aberdeen Group

21 Leçon n 1 L ADOPTION : la satisfaction utilisateur Mobilité = Bring Your Own Device La sentiment de liberté via le Self-booking-Tool Attentes des voyageurs sur la sécurité des voyages Possibilité de mixer Agence/Online La note de frais beaucoup plus simple avec le mobile et le Saas Paramétrage d un processus de validation des demandes pour les cas simple et compliqués

22 Leçon n 2 VISIBILITE : un meilleur contrôle du leakage Une réponse technologique à un enjeu organisationnel La donnée note de frais réconciliée automatiquement avec la donnée réservation voyage Evaluer ce qui est réservé en dehors de la politique, au jour le jour Claim plus rapide pour le programme Hotel par ex. pour un cash flow optimal Mesurer aussi la non adoption qui reste compatible avec la politique voyage

23 Leçon n 3 - FLEXIBILITE : le pilotage de la politique dépense Appliquer une gestion via des outils avancés de Business Intelligence Un service hébergé type Saas permet de changer les règles voyage plus souvent Le reporting immédiat permet la mise en place d une gestion des alertes Consacrer plus de temps à la négociation fournisseurs pour avions, hôtel, leasing véhicules, etc Définir des objectifs de réduction des dépenses à plus long terme

24 Leçon n 4 LEADERSHIP : une véritable démarche projet 1. Identifier le processus actuel de gestion 2. Réunir tous les interlocuteurs qui y participent : Acheteur voyage / Travel manager Responsable Finance / Comptabilité Responsable contrôle / audit interne Personne en charge de remboursement (paye ou autre) 3. Passer en revue chaque étape du processus 4. Identifier les gisements d économies 5. Démarrer un pilote

25 Leçon n 5 EVALUATION : votre fournisseur Saas Sécurité - Mobilité - intégration ERP dématérial. - Support global

26 Des Chiffres Encore Des Chiffres Svp

27 Temps passé à remplir les notes de frais 41% PLUS VITE Coûts de traitement des notes de frais 51% Processus d approbation 21% PLUS RAPIDE

28

29 Mobilité = des leviers nouveaux o Capacité de fournir des nouveaux services et des alertes aux voyageurs en temps réel o Communication en temps réel auprès de groupes d utilisateurs prédéfinis o Influencer / guider les achats pendant le déplacement

30 Mobilité = Levier d efficacité supplémentaire Intégration des capacités mobile dans la gestion des frais = performances supérieures Réduction des coûts de gestion Réduction du temps de saisie d une NF Réduction des délais de validation des NF Augmentation du respect des politiques Source: Aberdeen Group, Mobile Expense Management, June 2010

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