SOMMAIRE. Frais de nourriture... 5 TRANSPORTS... 6

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2 SOMMAIRE SOMMAIRE... 2 OBJET... 3 DOCUMENTS LEGISLATIFS DE REFERENCE... 3 PREAMBULE... 3 REGIME DES GRANDS DEPLACEMENTS... 5 REGIME DES PETITS DEPLACEMENTS... 5 Frais de nourriture... 5 TRANSPORTS... 6 VEHICULES DE SOCIETE... 6 DEPLACEMENT PROFESSIONEL... 7 BAREME FISCAL AUTOMOBILES... 8 BAREME FISCAL MOTOS... 8 VOYAGES DE DETENTE... 9 PAIEMENT DES FRAIS DE STAGES... 9 DISPONIBILITE... 9 HEURES SUPPLEMENTAIRES, ASTREINTE ET TRAVAUX POSTES ACHATS /10

3 OBJET Les statuts généraux de déplacement définissent les règles d indemnisation des frais professionnel du personnel de la société ASTARE travaillant hors du siège. Ils sont en conformité avec les dispositions de la convention collective de la métallurgie et de la législation du travail. DOCUMENTS LEGISLATIFS DE REFERENCE Convention collective nationale de la métallurgie Circulaire URSSAF barèmes au 01/ 01/08 Bulletin officiel des impôts 5F-1-05 du 6/01/06 PREAMBULE Il y a trois types de remboursement des frais : Frais réels sur justificatifs Forfait «Grand déplacement» Grand déplacement sites en métropole Grand déplacement en bureau d'études Indemnités «Petit déplacement» Pour l URSSAF, les indemnités de grands déplacements sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture, logement et petit déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, en raison d un déplacement professionnel. Ces remboursements de frais ne sont pas considérés comme des salaires à la double condition : D une part de justifier de son domicile fiscal et de sa résidence de chantier, D autre part de couvrir de véritables frais supplémentaires engagés en raison des conditions particulières de travail, dues à l éloignement du domicile. Ces indemnités doivent correspondre aux frais réellement exposés par le salarié : o Frais réels : justificatifs probants, o Forfait : utilisation effective des allocations conformément à leur objet. 3/10

4 Lors des contrôles URSSAF, les indemnités de grand déplacements qui ne seraient pas reconnues comme telles mais comme des accessoires de salaire seraient réintégrées au salaire brut et donc assujetties aux cotisations ( salariales et patronales ) et réintégrées au montant imposable avec toutes les conséquences que ce genre de situation génère pour l entreprise et pour le salarié. Rappel de quelques principes de la réglementation URSSAF en matière de remboursement de frais de déplacement. L URSSAF se prononce sur la validité du domicile en fonction des documents fournis par l agent. Pour pouvoir bénéficier des indemnités de «grand déplacement» l agent devra fournir, au moins une fois par an, et en tout état de cause à chaque changement de domicile, le maximum de justificatifs probants du domicile fiscal et du domicile chantier. Exemple : la copie de la taxe d'habitation du domicile principal, et la carte de sécurité sociale (à la même adresse). La copie du bail ou contrat de location ou factures hôtel pour le domicile chantier Le domicile fiscal de l agent est celui où il a le centre principal de ces intérêts et/où, lorsqu il est marié, vit avec sa famille. «Le grand déplacement est celui qui, en raison de l éloignement et du temps du voyage, empêche le salarié de rejoindre chaque soir son lieu de résidence. Est considéré comme tel le déplacement sur un lieu d activité éloigné de plus de 50 km du lieu de résidence et qui nécessite un temps normal de voyage aller-retour supérieur à 3h00 par moyen de transport en commun ou celui mis à sa disposition.» Le domicile chantier, est celui de la résidence de chantier de l agent. Dans le cas éventuel d une notification de redressement de la société, signifiée par l URSSAF, à la suite d un contrôle qui établirait une incompatibilité entre les justificatifs fournis par l agent et sa situation de «Grand déplacement», la société réclamera à l agent concerné l ensemble des charges et amendes qui en découleront. 4/10

5 REGIME DES GRANDS DEPLACEMENTS Pour les agents en grand déplacement, une allocation forfaitaire journalière est payée pendant une période allant jusqu à 72 mois suivant le barème ci-dessous : BUREAU D ETUDES Du 1 er au 3 ème mois Du 4 ème au 24 ème mois Du 25 ème au 72 ème mois Forfaits Maintien chambre Réintégration brute sur salaire (charges patronales déduites) Aucune Aucune 3.00 SITE Du 1 er au 3 ème mois Du 4 ème au 24 ème mois Du 25 ème au 72 ème mois Forfaits Maintien chambre Réintégration brute sur salaire (charges patronales déduite) Aucune Pour le personnel site au delà du 24 ème mois la direction intégrera une prime d éloignement de 130 euros brut par mois sur le salaire de l intéressé. REGIME DES PETITS DEPLACEMENTS Frais de nourriture Les frais de nourriture indemnisés sur la base d allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations dans les limites indiquées ci-dessous sous réserve de la non application d une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : Situations admises Repas ou restauration hors des locaux de l entreprise ( 1 ) en situation de petit déplacement Forfaits 8,00 Repas au restaurant lors d un grand déplacement professionnel 16,40 ( 1 ) Dès lors qu il n est pas démontré que les circonstances ou les usages obligent le salarié à prendre son repas au restaurant. 5/10

6 TRANSPORTS VEHICULES DE SOCIETE Les conditions de mise en place sont les suivantes : - Voiture attribuée pour une période de 3 ans (durée du contrat de location), - Voiture de type Renault Clio (véhicule de société 2 places, avec équipement courant, entretien et assurance compris), - Un kilométrage annuel de Kms (pour l utilisation privée et professionnelle), - Une indemnité de carburant payé en même temps que la prime de déplacement, - Utilisations professionnelle et privée possibles. La Direction indique que pour des raisons de sécurité, il est difficilement admissible d utiliser la voiture de société pour effectuer les trajets chantier/domicile fiscal pour une distance aller supérieure à 500 Kms. De ce fait, il est mis en place les mesures suivantes : - Salarié en Grand Déplacement avec voiture de société (trajet aller inférieur à 500 Kms) - Décompte de 2 jours de détentes par mois travaillé (versement du maintien de chambre et non du forfait Grand Déplacement), - Plus aucun voyage remboursé (Frais IK ou billet SNCF) pour aller/retour congés payés, détentes, stages (si proche du chantier), prise et fin de mission, - Une indemnité carburant d une valeur de 200 par mois complet (au prorata du nombre de jours travaillés). - Le calcul est fait selon le nombre de jours ouvrés du mois. Exemple : 20 jours ouvrés dans le mois / 3 jours de congés pris (CP ou maladie) Carburant : 200 * 17/20 = Salarié en Grand Déplacement avec voiture de société (trajet aller supérieur à 501 Kms) - Décompte de 2 jours de détentes par mois travaillé (versement du maintien de chambre et non du forfait Grand Déplacement), - Voyage «détente» (aller/retour) remboursement sur justificatifs SNCF, - Déplacements correspondant aux stages (si proche du chantier), prises et fin de mission, congés payés, devront être effectués avec le véhicule de société, - Une indemnité carburant d une valeur de 90 par mois complet (au prorata du nombre de jours travaillés). Exemple : 20 jours ouvrés dans le mois - 3 jours de congés pris (CP ou maladie) Carburant : 90 * 17/20 = 76,50 6/10

7 - Salarié en Petit déplacement avec voiture de société - Plus aucun remboursement kilométrique (entre le chantier et le déplacement fiscal), - Plus aucun voyage facturé (congés, stages, prise et fin de mission), - Une indemnité carburant d une valeur de 90 par mois complet (au prorata du nombre de jours travaillés). Exemple : 20 jours ouvrés dans le mois - 3 jours de congés pris (CP ou maladie) Carburant : 90 * 17/20 = 76,50 Salarié ayant choisi de ne pas prendre la voiture de société 1 er cas : en Grand Déplacement - Une indemnité carburant d une valeur de 200 par mois complet (au prorata du nombre de jours travaillés). - Conditions identiques au salarié en Grand Déplacement avec voiture de société et trajet < 500 Kms 2eme cas : en Petit Déplacement - Une indemnité carburant d une valeur de 90 par mois complet (au prorata du nombre de jours travaillés). - Conditions identiques au salarié en Petit Déplacement avec voiture de société. Pour les personnes en disponibilité L indemnité carburant est proportionnelle au nombre de jours travaillés dans le mois. DEPLACEMENT PROFESSIONEL Lorsque le salarié est contraint d utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l administration fiscale. Afin de bénéficier des indemnités kilométriques, nous vous rappelons que vous devez être titulaire d une carte grise à vos noms et prénoms (ou à ceux du conjoint ou concubin reconnu) et l immatriculation du véhicule doit être faite impérativement au domicile fiscal. Cette indemnité kilométrique comprend les primes d assurances (déplacements professionnels inclus), le carburant, les frais de réparation et d entretien, les dépenses de pneumatiques, la dépréciation du véhicule. Le salarié devra être possesseur des documents nécessaires à la conduite du véhicule utilisé, et être régulièrement couvert par une assurance garantissant sans limitation de risque de responsabilité civile «déplacements professionnels» et notamment de responsabilité civile de son employeur, en cas d accident causé à un tiers du fait de l utilisation de ce véhicule pour les besoins du service. La communication de la photocopie de la carte grise à l employeur vaut engagement de la part du salarié de rester en règle à ce sujet, toute modification ultérieure devant être immédiatement signalée à l employeur. Tout manquement à cette obligation dégage la responsabilité de l employeur. 7/10

8 Le personnel BE doit utiliser préférentiellement un véhicule société pour les déplacements locaux. Le salarié utilisant sa voiture personnelle percevra une indemnité calculée en fonction du nombre de km sur la base de 9 CV maximum. Le barème à prendre pour le calcul des notes de frais mensuelles est le barème correspondant à une extrapolation des kilomètres estimés à minima pour la mission. BAREME FISCAL AUTOMOBILES Puissance fiscale Jusqu'à 5000 Km BAREME 2008 Kilométrage parcouru à titre professionnel De 5001 à Km Au delà de Km 3 cv et moins d x 0,376 ( d x 0,225 ) d x 0,263 4 cv d x 0,453 ( d x 0,254 ) d x 0,304 5 cv d x 0,498 ( d x 0,278 ) d x 0,333 6 cv d x 0,521 ( d x 0,293 ) d x 0,350 7 cv d x 0,545 ( d x 0,309 ) d x 0,368 8 cv d x 0,575 ( d x 0,328 ) d x 0,390 9 cv et plus d x 0,590 ( d x 0,342 ) d x 0,404 d = distance parcourue à titre professionnel BAREME FISCAL MOTOS Moto Jusqu'à 3000 Kms BAREME 2008 Kilométrage parcouru à titre professionnel De 3001 à 6000 Kms Au delà de Kms Entre 50 et 125 cm 3 d x 0,309 ( d x 0,077 ) d x 0,193 De 3 à 5 CV d x 0,367 ( d x 0,064 ) d x 0,216 Plus de 5 CV d x 0,475 ( d x 0,061 ) d x 0,268 Le personnel, disposant d un véhicule de société ou non, qui effectue une mission pour le client fera une note de frais à part, re-facturable au client, sur laquelle figureront les frais occasionnés, en plus des kilomètres effectués. Le gasoil sera remboursé en fonction des Kms effectués. 8/10

9 VOYAGES DE DETENTE Il concerne les agents en déplacement de longue durée, éloignés de leur famille (conjoint, concubin reconnu, enfants). Attention une détente ne peut être accolée à des congés payés ou arrêt maladie, dans ce cas cette journée sera décomptée en congé payé. Décision de la Direction : les personnes en formation (techniciens en formation sur site pendant 5 mois) ne bénéficient pas du voyage détente. A partir du 6 ème mois, elles ont le même statut que les personnes en Grand Déplacement et auront donc droit au «voyage détente». La Direction précise que ce point sera spécifié sur les ordres de mission. PAIEMENT DES FRAIS DE STAGES o Stage près du chantier : Mêmes conditions que sur le chantier o Stage près du domicile fiscal (à leur demande) : Maintien de Chambre o Stage en dehors du périmètre site : Exemple : site de Gravelines stage à Avoine : Maintien de Chambre, hôtel + repas plafonnés à 70. DISPONIBILITE - Un salarié est en «disponibilité» lorsque celui-ci reste chez lui (dans sa résidence principale) après la fin d une mission et en attendant une nouvelle affectation. Le salarié est à la disposition de l entreprise pendant cette période sauf si celui-ci est en congés payés. Rappel : un agent en disponibilité doit être joignable rapidement. En cas d absence momentanée, la personne de la société ayant laissé un message doit être rappelée dans l heure qui suit pendant les heures normalement travaillées. - Un salarié en disponibilité peut-être amené à travailler au siège ou en bureaux d études pendant cette période (selon les conditions de déplacements à partir de sa base de rattachement ; Voir Contrat de travail). Les principes suivants ont été retenus pour la mise en congés payés pendant les périodes sans affectation : o Après 10 jours ouvrés (du lundi au vendredi) sans affectation, il sera demandé à l intéressé de se mettre en congés (à condition que ces congés aient été acquis). Pour ce faire, il recevra une feuille de congés du siège qu il devra renseigner. o Le nombre de congés payés qui seront pris fera l'objet d'une discussion avec la direction en fonction de la période (été, hiver), de la durée prévisible, tout en respectant les dispositions légales relatives aux congés payés. o Le salarié en attente d affectation ne perçoit pas d indemnité de déplacement. 9/10

10 HEURES SUPPLEMENTAIRES, ASTREINTE ET TRAVAUX POSTES Il ne peut y avoir d heures supplémentaires, d astreintes ou de travaux postés donnant droit à rémunération que sur demande écrite du client avec justification et référence de la commande. Le personnel ayant effectué des heures supplémentaires sera rémunéré, selon le barème de la convention collective de la métallurgie. Le personnel en astreinte sera rémunéré sur la base suivante : Astreinte facturée charges = astreinte brute reversée au salarié Le personnel en travaux postés sera rémunéré sur la base suivante, brute, par poste effectué, en sus du taux horaire normal du salarié (et des éventuelles heures supplémentaires) : - Poste de jour semaine : 10, - Poste de jour, dimanche et férié : 20, - Poste de nuit 20. ACHATS Equipements Sécurité Individuels Voir note pour périodicité de renouvellement, toutefois une information préalable au siège est nécessaire avant l achat (demande d achat à formaliser suivant PRQ 08). Autres (Outillage, fournitures de bureau. ) Pour tout autres achats, l autorisation préalable du siège est indispensable pour le remboursement sur note de frais avec facture au nom d ASTARE (demande d achat à formaliser suivant PRQ 08). 10/10