DEMANDE DE SOUMISSION. Services de production graphique pour les activités de promotion internationale

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1 DEMANDE DE SOUMISSION Services de production graphique pour les activités de promotion internationale Montréal, Juin 2017

2 Table des matières À propos de Téléfilm Canada... 3 Contexte et objectifs de la demande de soumission... 3 Mandat... 4 Avis d intention de répondre... 5 Dépôt de l offre et présentation... 5 Échéancier et date de dépôt... 5 Validité de la soumission... 6 Critères d admissibilité... 6 Critères d évaluation des offres... 6 Renseignements requis dans l offre... 6 Présentation de la grille tarifaire... 7 Attribution du contrat... 7 Durée du mandat... 7 Droits réservés... 7 Directives sur l élaboration et la présentation de la soumission... 8 Langues officielles... 8 Demande de renseignements supplémentaires... 8 Annexe 1 Identité visuelle internationale Guide de normes... 9 Annexe 2 Liste des pièces promotionnelles du Festival de Cannes Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

3 À propos de Téléfilm Canada Créée en 1967, Téléfilm Canada est une Société d État fédérale relevant du Parlement par l entremise du ministère du Patrimoine canadien. Elle a pour mandat de favoriser et promouvoir le développement de l industrie audiovisuelle (film, télévision, médias numériques) au Canada et à l international. La vision de Téléfilm est d assurer que les productions canadiennes sont disponibles sur toutes les plateformes de consommation, au Canada et à l étranger. Son objectif global est de stimuler la demande pour les productions canadiennes. Contexte et objectifs de la demande de soumission L équipe Gestion des évènements nationaux et internationaux a la charge de planifier, gérer et livrer les événements (entre autres des stands d exposition, des séries d activités impliquant une délégation participant à un festival ou encore des soirées de gala) auxquels Téléfilm Canada participe au Canada et sur les marchés internationaux. L équipe collabore avec ses partenaires internes de Promotion internationale, de Promotion nationale et des Affaires publiques et gouvernementales pour produire environ 100 événements de petite, moyenne et grande envergure par année. Les cycles de production varient durant l année, la période allant de janvier à juin étant la plus chargée, représentant 55% de l effort annuel et le mois de septembre à lui seul 20% de l effort sur le restant de l année. À ce jour, Téléfilm opère sept (7) évènements de grande importance comportant un pavillon et représentant 50% de ses activités promotionnelles. Suivent sept (7) autres évènements importants impliquant matériels publicitaires et promotionnels, pour un 20% d efforts additionnels. La participation à des festivals de films occasionne régulièrement du travail en urgence de dernière minute dû aux sélections de films en compétition connus peu de temps (parfois une seule semaine) avant le début du festival et qui requièrent un effort intense pour produire les publicités conséquentes. Parmi ses responsabilités, l équipe Gestion des événements doit produire et livrer les outils promotionnels électroniques et imprimés ainsi que l habillage des pavillons du Canada où se rassemblent les acteurs de l industrie audio-visuelle. La présente demande de soumission porte sur la production des outils présentés sous l identité visuelle internationale qu utilise Téléfilm Canada, soit la marque «Canada» et non celle propre à Téléfilm. L équipe joue un rôle de supervision et souhaite confier la production graphique en sous-traitance. De manière générale, les impératifs de production font en sorte que Téléfilm fait affaire avec plusieurs fournisseurs de services de design graphique et l équipe Gestion des événements souhaite mettre à jour son portefeuille de fournisseurs pour retenir les services d un ou plusieurs designers pigistes ou encore d une ou plusieurs agences de design. Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

4 Dans le cadre de cet appel d offres, Téléfilm souhaite innover en retenant les services de pigistes ou d agences pouvant produire pour les plateformes numériques selon les principes de design adaptable («responsive design») et/ou qui ont la compétence en production d animations en «motion design». Nous souhaitons aussi travailler en partenariat avec des spécialistes capables de nous faire part des dernières tendances en matière de publicité en ligne et de présence web. Téléfilm souhaite se constituer un portefeuille de 5-6 pigistes ou agences pour faire face aux exigences de son plan de promotion internationale. Notre objectif est de confier un projet/évènement en son entier à une agence ou un pigiste, nonobstant la possibilité de disperser quelques éléments selon les spécialités propres à chaque fournisseur. Compte tenu des impératifs de son calendrier, de la productivité du fournisseur et de sa disponibilité, Téléfilm se réserve le droit de partager les projets entre plusieurs fournisseurs. Nous effectuons notre planification de 3 à 6 mois à l avance et comptons mobiliser nos fournisseurs à ce moment, gardant en tête l objectif d offrir un certain volume d activité à ceux-ci. Mandat À partir du cahier de normes graphiques définissant l identité visuelle internationale de Téléfilm (disponible en annexe), le fournisseur aura à produire diverses pièces graphiques. Matériel imprimé : Habillage des pavillons du Canada : comptoir d accueil, murs, corniches, etc. Bannières autoportantes, suspendues Publicités imprimées pour magazines et guides de l industrie Brochures, dépliants, cartons d invitations, etc. de formats variés Autres éléments promotionnels : autocollants, cartes, etc. Matériel électronique : Bannières publicitaires web Habillage pour site web et médias sociaux Diapos de présentation, intercalaires pour séquences vidéo, etc. L annexe 2 présente une sélection détaillée des outils promotionnels produits dans le cadre du Festival de Cannes 2017, le plus important festival auquel Téléfilm participe et comportant le plus grand nombre et la plus grande diversité de pièces. Bien que de telles pièces ne soient pas indiquées en annexe, Téléfilm souhaite recevoir des offres de service qui comprendraient aussi la production d animations en «motion design» Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

5 Avis d intention de répondre Tous les fournisseurs doivent faire part de leur intention de répondre à Téléfilm d ici la date indiquée à la section Échéancier et date dépôt par messagerie électronique à l adresse suivante : promotion@telefilm.ca. L avis d intention de répondre devra fournir l information suivante : intention de répondre; nom de la société; nom de la personne ressource; numéro de téléphone; adresse de messagerie électronique de la personne ressource. Chaque fournisseur doit nommer une personne responsable qui sera le point de contact unique pendant toute la durée du processus de soumission. Toute communication faite par Téléfilm sera adressée à cette personne. Dépôt de l offre et présentation Le fournisseur doit préparer une seule offre en se conformant aux exigences du présent document de demande de soumission. Le fournisseur doit déposer son offre d ici la date indiquée dans la section Échéancier et date de dépôt. Par l envoi de son offre, le fournisseur reconnaît avoir pris connaissance du document de demande de soumission et en accepte les clauses, les charges et les conditions. Le fournisseur devra déposer son offre par courrier électronique à l adresse suivante : promotion@telefilm.ca, dans la langue officielle de son choix. Échéancier et date de dépôt En supposant que les conditions normales prévalent, Téléfilm prévoit se conformer à l échéancier ci- dessous. Tout changement apporté à ces dates sera communiqué à tous les participants. Activité Date prévue Publication de la demande de soumission par Téléfilm Lundi 19 juin 2017 Avis d intention de répondre Date limite de réception des offres des fournisseurs Vendredi 23 juin 2017, 17 h (heure normale de l Est) Vendredi 30 juin 2017, 17h (HNE) Sélection finale de la société (attribution du contrat) Vendredi 14 juillet 2017 Conditions de l entente de services (signature du contrat) Semaine du 7 août 2017 Début du mandat Semaine du 7 août 2017 Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

6 Validité de la soumission La soumission présentée doit demeurer valide pour une période de soixante (60) jours suivant l échéance fixée pour la réception des offres. Critères d admissibilité Les critères suivants sont requis pour qu une offre soit jugée admissible et recevable : Dix années d expérience en tant que pigiste ou agence Absence de situation de conflit d intérêts avec Téléfilm Critères d évaluation des offres Niveau de compréhension de la demande de soumission Expertise et réalisations du fournisseur Expérience des ressources proposées (CV à l appui) Ressources bilingues Service à la clientèle Disponibilité selon les heures d affaires normales et en urgence Grille tarifaire et respect de la ventilation demandée Renseignements requis dans l offre Pour des fins d évaluation sur une base équitable pour les fournisseurs participant à cette demande de soumission, le fournisseur doit présenter une proposition comprenant entre autres les éléments suivants : Portfolio de réalisations pertinentes au mandat Structure d entreprise (pour les agences) o Nombre d employés o Personnel de direction o Personnel de production Mode d opération du fournisseur o Processus de communication entre Téléfilm et le fournisseur o Cheminement et traitement des requêtes o Assignation du personnel o Heures de service Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

7 Présentation de la grille tarifaire Le fournisseur doit présenter un prix forfaitaire pour chaque pièce présentée en annexe 2. Il doit détailler les services qui sont inclus dans ce prix (conception, infographie, rondes d approbations, épreuve, corrections, etc.) Par ailleurs, il doit préciser sa grille tarifaire pour tout service non compris dans le montant forfaitaire (corrections additionnelles, transmission de données, travail en urgence ou hors des heures régulières, etc.) Enfin, le soumissionnaire doit présenter sa démarche proposée pour fournir un estimé pour des pièces ou des projets originaux qui ne feraient pas partie des éléments typiques soumis en annexe et sur lesquels il lui serait demandé de soumissionner. Les coûts pour la production des livrables mentionnés ci-dessus doivent être présentés en dollars canadiens (excluant la taxe sur les produits et services et la taxe de vente provinciale). Attribution du contrat Les fournisseurs retenus seront ceux qui auront démontré la meilleure compréhension du mandat et qui auront offert le meilleur rapport qualité/prix pour chacun des livrables inclus dans le mandat. Ceux-ci seront invités à signer un contrat avec Téléfilm. Toutes les conditions de l entente contractuelle entre les parties devront être à l entière satisfaction de Téléfilm. Une fois le contrat attribué, le nom des fournisseurs retenus pourra être rendu public sur demande. Durée du mandat Le mandat est pour une durée de 3 années financières se terminant le 31 mars Droits réservés Téléfilm se réserve le droit : d apporter des modifications au document de demande de soumission avant l échéance (date et heure) fixée pour le dépôt des offres et, le cas échéant, de modifier l échéance du dépôt des offres. Toute modification deviendra partie intégrante du document de demande de soumission et sera transmise par écrit à tous les fournisseurs visés; de n accepter aucune des offres reçues, sans justification ou obligation envers les fournisseurs; ainsi, la participation à ce processus de demande de soumission n oblige en rien Téléfilm à conclure une entente d affaires avec le fournisseur; d accepter toute offre lui parvenant après l échéance fixée; de choisir les fournisseurs qu elle croit qualifiés pour présenter une soumission concurrentielle, de négocier avec eux et de conclure les négociations sans encourir de responsabilité; de négocier les différentes conditions d affaires avec le meilleur fournisseur; Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

8 de communiquer avec tout fournisseur pour obtenir des corrections ou des éclaircissements à une offre soumise, si nécessaire, afin de pouvoir comparer équitablement toutes les offres soumises; de mettre fin en tout temps à son contrat avec le fournisseur retenu, à son entière discrétion; de garder confidentielle toute information se rapportant au processus de sélection final. Directives sur l élaboration et la présentation de la soumission Les renseignements qui suivent visent à uniformiser la présentation des offres pour en assurer une consultation simple et efficace. Langues officielles Les soumissions présentées, incluant les annexes ainsi que tout matériel additionnel doivent être fournis dans l une des deux langues officielles. Demande de renseignements supplémentaires Toute demande de renseignements supplémentaires doit être adressée par messagerie électronique à l adresse suivante : promotion@telefilm.ca. Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

9 Annexe 1 Identité visuelle internationale Guide de normes Pour consulter le guide de normes de l identité visuelle internationale, suivez le lien suivant : Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin

10 Annexe 2 Liste des pièces promotionnelles du Festival de Cannes Pour consulter la liste des pièces promotionnelles du Festival de Cannes, suivez le lien suivant : (à partir de la page 46). Téléfilm Canada Gestion des événements nationaux et internationaux juin