Guide de votre serveur de messagerie. L essentiel de MERCURE

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1 Guide de votre serveur de messagerie L essentiel de MERCURE -Page 1 -

2 SOMMAIRE I. Serveur de messagerie... 3 II. Messagerie Webmail : Roundcube... 3 III. Consulter vos courriels... 4 IV. Paramétrage de Roundcube... 4 V. Le Carnet d adresse... 6 VI. Envoyer un Courriel... 7 VII. Modifier le Paramétrage du serveur... 8 Distribution du serveur Mercure Solution standard : 500 Go Commande par unité de base de 50Go Espace mutualisé pour l entité. Limite maximum 4000 Go par entité. -Page 2 -

3 I. Serveur de messagerie Un serveur de messagerie électronique est un logiciel serveur de courrier électronique installé dans le Cloud. Il a pour vocation de transférer les messages électroniques d'un serveur à un autre. Un utilisateur n'est jamais en contact direct avec ce serveur mais utilise soit un client de messagerie tel qu Outlook ou Thunderbird installé en local sur son poste informatique, qui se charge de contacter le serveur pour envoyer ou recevoir les messages. Dans le cadre de la mobilité nous sommes de plus en plus nombreux à utiliser une solution de messagerie webmail tels qu e-charente ou Roundcube, utilisable à partir du navigateur Internet. Les Smartphones proposent directement de nombreuses applications sous Android. Nous exploitons ici directement le serveur de messagerie qui doit alors disposer de capacités de stockage et de traitement plus importantes. Le serveur de messagerie MERCURE est particulièrement adapté à un usage de type Webmail, et nous traiterons ici uniquement de cet usage. Le fonctionnement d e-charente fait l objet d un manuel spécifique dans le cadre plus large de l ensemble des fonctionnalités de l outil. II. Messagerie Webmail : Roundcube Cette procédure va vous permettre de consulter vos courriels via l outil mis à la disposition de tous les utilisateurs. Vous pourrez de plus créer des redirections de courriel ou encore créer des filtres pour classer de manière automatique vos courriels. Pour accéder au webmail : roundcube, connectez vous via un navigateur récent à l adresse : xxxx = nom de domaine de la collectivité Pour vous connecter à votre messagerie : Saisir votre nom d utilisateur et mot de passe Cliquer sur connexion -Page 3 -

4 III. Consulter vos courriels Une fois connecté, vous pouvez déjà consulter les courriels. Sélectionnez courriel en haut à droite et les courriels de votre boite de réception vont s afficher. Dans la partie gauche un menu de navigation vous permettra ensuite de sélectionner les différents dossiers. IV. Paramétrage de Roundcube Le paramétrage de votre webmail s effectue à partir du bouton paramètres. Les thématiques de paramétrage sont : Préférences, Dossiers, Identités Réponses Mot de passe Filtres Chaque thématique donne accès à une section de réglages. Le paramétrage globalement est très intuitif et ne nécessite pas de manuel dédié. Nous aborderons ci-dessous la création d un dossier à titre d exemple suivi de la mise en place d un filtre. -Page 4 -

5 Pour Créer un dossier il suffit de cliquez sur le plus en bas de page. Nous allons créer le dossier exemple, sans dossier parent afin de le laisser à la racine de la boite de réception. Une fois enregistré le répertoire est actif. Pour créer un filtre, c est le même processus. Il me suffit ensuite de donner un nom, test exemple ici, de fixer la ou les conditions et la ou les actions à exécuter. Puis j enregistre. Le filtre est en fonction Complément de paramétrage : Dans Roundcube, on peut prévoir des réponses à l avance qui permettront d utiliser des textes récurrents. Dans Identités, on peut insérer une signature de format texte ou HTML (image max= 64 ko) -Page 5 -

6 ATTENTION : Nous vous déconseillons de modifier le mot de passe à partir de roundcube. La gestion du mot de passe doit se faire uniquement à partir du serveur. Nous aborderons cet aspect dans un autre chapitre. V. Le Carnet d adresse Le carnet d adresse est propre à roundcube. Vous pourrez l importer ou l exporter à votre convenance via les formats standards. La création peut se faire en cliquant sur le soit sur la partie Groupes ou Contacts. Par défaut un Groupe Adresse personnelles est créé. La fenêtre de création est très simple, des onglets Informations personnelles et Notes permettent de compléter le contact. -Page 6 -

7 On peu également ajouter des champs d information VI. Envoyer un Courriel Quand nous sommes sur la fenêtre Courriel, nous pouvons cliquez sur Rédiger. Vous noterez que si nous avions sélectionné auparavant un courriel les autres boutons seraient activés. Le bouton plus permettant d activer un sous menu plus complet. La fenêtre de rédaction permet un usage classique de messagerie. -Page 7 -

8 VII. Modifier le Paramétrage du serveur Le serveur de messagerie peut être paramétré ponctuellement ou de façon permanente pour réagir selon vos souhaits. L URL de connexion est relative au serveur physique que le SDITEC vous a attribué. Cette adresse sera de type quelque soit le serveur c est le protocole sécurisé de connexion, => Adresse IP du serveur, elle est spécifique au serveur 8443 => Indication du port d entrée identique pour tous nos serveurs. Le nom d utilisateur est l adresse de messagerie et le mot de passe est le même que pour votre webmail. On note ici l importance de ne pas modifier le mot de passe dans le webmail. La fenêtre d accueil va nous permettre d accéder à Sur l onglet général on peut modifier son mot de passe qui servira également pour roundcube. -Page 8 -

9 L onglet redirection permet de renvoyer systématiquement les courriels sur une autre adresse. Les alias de messagerie ne sont pas autorisés. Enfin l onglet réponse automatique permet d organiser les absences. Astuce : on peut paramétrer la désactivation automatique du répondeur afin de ne pas oublier de le faire au retour. Pour aller plus loin sur l utilisation de Roundcube Url : -Page 9 -