Complémentaire Santé. UCANSS Union des Caisses Nationales de sécurité sociale. Octobre Aide au remplissage des bulletins

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1 Complémentaire Santé UCANSS Union des Caisses Nationales de sécurité sociale Octobre 2009 Aide au remplissage des bulletins

2 Objectifs des supports d aide au remplissage Permettre aux gestionnaires RH et aux assurés de trouver les conseils et les modalités pratiques qui leur facilitent le remplissage des bulletins Bulletins concernés : Bulletin d adhésion au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale Bulletin d adhésion au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale en suspension de contrat de travail ou en invalidité (facultatif) Bulletin d adhésion au régime complémentaire de couverture des frais de santé des anciens salariés des organismes de Sécurité sociale ayant bénéficié du régime des salariés Bulletin de modification au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale Ce document complète le guide opérationnel pour les gestionnaires RH 2

3 Forme de l aide au remplissage Compte tenu du nombre de salariés sur des sites distants, l aide au remplissage doit permettre aux salariés de remplir les bulletins sans assistance Une aide au remplissage au format Word sera faite pour l ensemble des documents Les bulletins seront adaptés pour gagner en lisibilité (ordre des rubriques, intitulés, lignes explicatives, etc.) Les bulletins des trois assureurs seront homogénéisés Le contenu de l aide au remplissage des bulletins sera repris dans un diaporama au format PowerPoint, il servira de support aux formations qui seront ultérieurement réalisées pour les gestionnaires des services RH Un module sur la complémentaire santé dans les formations RH est attendue 3

4 1. Bulletin d adhésion au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale L adhésion est obligatoire 4

5 Le Bulletin d adhésion des salariés au régime obligatoire Qui est concerné : Le salarié de l institution relevant du régime complémentaire de couverture des frais de santé (cf. protocole du 12 août 2008 et ses avenants) Ses ayants droit à charge au sens de la sécurité sociale Ses ayants droit non à charge (facultatif) A quoi il sert : Ce bulletin concrétise l adhésion du salarié au régime complémentaire Il contient les informations indispensables : à l inscription du salarié et des ses éventuels ayants droit au paiement de ses prestations Qui le remplit : L employeur pour sa partie Le salarié pour ses données personnelles et celles de ses éventuels ayants droit Qui l adresse à l assureur : Le bulletin est remis par le salarié au gestionnaire RH Le gestionnaire RH adresse à l assureur le bulletin signé par le salarié et l employeur, après avoir vérifié sa complétude et la présence des pièces jointes 5

6 Structure du bulletin d adhésion ❷ grandes parties Partie réservée à l employeur ❷ Partie concernant l assuré et ses ayants droit à charge : 1 Adhésion de l assuré et de ses bénéficiaires à charge au sens de la sécurité sociale 2 2 Adhésion facultative de ses bénéficiaires non à charge ❸ ❹ ❸ Signature de l assuré ❹ Signature de l employeur 6

7 Partie réservée à l employeur ❷ Nom de l organisme : Libellé court Numéro de Siret sur 13 chiffres = Siret de l organisme payeur Numéro Entreprise = numéro du contrat attribué par l assureur à l organisme payeur (pour Médéric) Numéro d identification du salarié ❷ Date d affiliation = 1er jour du mois y compris si l entrée du salarié se fait en cours de mois ❸ ❸ Cachet et signature de l employeur attestant de l appartenance du salarié à l organisme et sa date d affiliation au régime 7

8 Partie réservé au salarié Adhésion obligatoire de l assuré et de ses bénéficiaires à charge ❷ ❸ Informations concernant l assuré : compléter toutes les zones y compris la situation familiale et le numéro de compte bancaire le numéro de téléphone est facultatif le code régime de l assuré (renvoi 1) est : 1 si l assuré relève du régime général 2 si l assuré relève du régime local Alsace Moselle ❷ Uniquement pour le conjoint à charge au sens de la sécurité sociale : le code statut = 2 car il est à charge le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié, le code peut-être, selon les cas : 1 si le conjoint à charge relève du régime général 2 si le conjoint à charge relève du régime local Alsace Moselle ❸ Les enfants à charge au sens de la sécurité sociale : si le code statut de l enfant est égal à 2 : le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant si le code statut est différent de 2 (apprenti, étudiant ou handicapé) : le N de Sécurité sociale est celui de l enfant à char ge le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant 8

9 Partie réservée au salarié Adhésion facultative bénéficiaires non à charge Relèvent d une adhésion facultative, s ils sont rattachés à un salarié adhérent au régime obligatoire : le conjoint non à charge au sens de la sécurité sociale et les enfants de celui-ci l enfant de l enfant ayant droit obligatoire Un adhérent obligatoire peut couvrir plusieurs ayants droit facultatifs Cette liste est limitative, les ascendants ne peuvent pas être couverts à titre facultatif Toutes les informations sont à compléter : le numéro de Sécurité sociale est celui de l ayant droit facultatif le code régime peut être de 1 à 5, il conditionne le montant de la cotisation Si le salarié relève du régime Alsace Moselle et l ayant droit facultatif d un autre régime, la cotisation du salarié est celle du régime Alsace Moselle, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime général Si le salarié relève du régime général et l ayant droit facultatif du régime Alsace Moselle, la cotisation du salarié est celle du régime général, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime Alsace Moselle 9

10 Partie réservée au salarié Finalisation de l adhésion L adhésion au régime est faite soit en «Famille», soit en «Isolé»: la cotisation Famille est obligatoire dès lors qu il y a un ayant droit à charge au sens de la sécurité sociale, conjoint ou enfant en l absence d ayant droit à charge au sens de la sécurité sociale, le régime est toujours Isolé, y compris si des ayants droit ont été inscrits à titre facultatif (cf. adhésion facultative) ❷ ❸ ❷ Transfert des feuilles de soins via la procédure NOEMIE : en cas de refus d échanges NOEMIE il n y aura pas de remboursement automatique des prestations par la complémentaire santé la case doit être cochée dès lors que le salarié refuse de bénéficier du transfert des feuilles de soins de la Sécurité Sociale vers l organisme assureur ❸ Le bulletin doit être daté et signé par l assuré qui atteste, ainsi, de la validité des informations portées sur le bulletin d adhésion Le bulletin doit être accompagné des pièces justificatives (cf. répertoire des PJ) 10

11 2. Bulletin d adhésion facultative au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale Invalides Suspension du contrat de travail 11

12 Adhésion des salariés en suspension de contrat de travail ou en invalidité Qui est concerné : Le salarié en suspension de contrat de travail ou invalide, inscrit à l effectif Ses ayants droit à charge au sens de la sécurité sociale Ses ayants droit facultatifs A quoi il sert : Ce bulletin concrétise l adhésion du salarié au régime facultatif Il contient les informations indispensables : à l inscription du salarié et de ses éventuels ayants droit au paiement de ses prestations Qui le remplit : L employeur pour sa partie Le salarié pour ses données personnelles et celles de ses éventuels ayants droit Qui l adresse à l assureur : Le bulletin est remis par gestionnaire RH au salarié qui le remplit Le gestionnaire RH adresse le bulletin signé par le salarié et l employeur à l assureur, après avoir vérifié sa complétude et la présence des pièces justificatives 12

13 Structure du bulletin d adhésion en suspension de contrat de travail ou en invalidité 4 grandes parties ❷ Partie réservée à l employeur 1 ❷ Partie concernant l assuré et de ses bénéficiaires à charge au sens de la sécurité sociale 1 2 ❸ ❸ ❹ 1 Adhésion de l assuré et de ses bénéficiaires à charge au sens de la sécurité sociale 2 Adhésion facultative de ses bénéficiaires non à charge ❸ Signature de l assuré ❹ Signature de l employeur Le bulletin doit être accompagné des pièces justificatives (cf. répertoire des PJ) 13

14 ❷ ❸ Partie réservée à l employeur Une des deux cases «Suspension du contrat» ou «Invalidité» est cochée selon la situation du salarié Nom de l organisme : Libellé court ❷ Numéro de Siret sur 13 chiffres = Siret de l organisme payeur Numéro Entreprise = numéro du contrat attribué par l assureur à l organisme payeur (pour Médéric) Numéro Agent = numéro du salarié de l organisme, cette information est facultative ❹ ❸ Date d affiliation = 1er jour du mois qui suit le dernier mois rémunéré par l employeur ❹ Cachet et signature de l employeur attestant de l appartenance du salarié à l organisme et de sa date d affiliation 14

15 Partie réservée au salarié Adhésion assuré et bénéficiaires à charge Informations concernant l assuré : compléter toutes les zones y compris la situation familiale et le numéro de compte bancaire le numéro de téléphone est facultatif le code régime de l assuré renvoi 1) est : 1 si l assuré relève du régime général 2 si l assuré relève du régime local Alsace Moselle ❷ ❸ ❷ Uniquement pour le conjoint à charge au sens sécurité sociale : le code statut = 2 car il est à charge le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié, le code peut-être, selon les cas : 1 si le conjoint à charge relève du régime général 2 si le conjoint à charge relève du régime local Alsace Moselle ❸ Les enfants à charge au sens sécurité sociale : si le code statut de l enfant est égal à 2 : le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant si le code statut est différent de 2 (apprenti, étudiant ou handicapé) : le N de Sécurité sociale est celui de l enfant à cha rge le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant 15

16 Partie réservée au salarié Adhésion facultative bénéficiaires non à charge Relèvent d une adhésion facultative, s ils sont rattachés à un salarié adhérent au régime obligatoire : le conjoint non à charge au sens de la sécurité sociale et les enfants de celui-ci l enfant de l enfant ayant droit obligatoire Un adhérent obligatoire peut couvrir plusieurs ayants droit facultatifs Cette liste est limitative, les ascendants ne peuvent pas être couverts à titre facultatif Toutes les informations sont à compléter : le numéro de Sécurité sociale est celui de l ayant droit facultatif le code régime peut être de 1 à 5, il conditionne le montant de la cotisation Si le salarié relève du régime Alsace Moselle et l ayant droit facultatif d un autre régime la cotisation du salarié est celle du régime Alsace Moselle, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime général Si le salarié relève du régime général et l ayant droit facultatif du régime Alsace Moselle, la cotisation du salarié est celle du régime général, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime Alsace Moselle 16

17 ❸ ❷ ❹ Partie réservée au salarié Finalisation de l adhésion L adhésion au régime est faite soit en «Famille», soit en «Isolé»: la cotisation Famille est obligatoire dès lors qu il y a un ayant droit à charge au sens sécurité sociale, conjoint ou enfant en l absence d ayant droit à charge au sens sécurité sociale, le régime est toujours Isolé, y compris si des ayants droit ont été inscrits à titre facultatif (cf. adhésion facultative) ❷ Transfert des feuilles de soins (procédure NOEMIE) : en cas de refus d échanges NOEMIE, il n y aura pas de remboursement automatique des prestations par la complémentaire santé la case doit être cochée dès lors que le salarié refuse de bénéficier du transfert des feuilles de soins de la Sécurité Sociale vers l organisme assureur. ❸ Paiement : dès lors qu il choisit un paiement mensuel, le salarié opte pour le prélèvement et envoie une autorisation de prélèvement ❹ Le bulletin doit être daté et signé par le salarié qui atteste, ainsi, de la validité des informations portées sur le bulletin d adhésion Le bulletin doit être accompagné des pièces justificatives (cf. répertoire des PJ) 17

18 3. Bulletin d adhésion facultative au régime complémentaire de couverture des frais de santé des anciens salariés des organismes de Sécurité sociale ayant bénéficiés du régime des salariés Retraité, Invalide, Licencié, Ayants droit d un assuré décédé 18

19 Adhésion des anciens salariés Qui est concerné dans les 6 mois qui suivent la rupture du contrat de travail : Un ancien salarié est un salarié qui a eu un contrat de travail au sein d un organisme de sécurité sociale et qui a quitté les effectifs après le 1er janvier 2009 Il bénéficie de la possibilité d adhérer à titre facultatif pour lui-même et ses ayants droit (à charge au sens sécurité sociale ou facultatif) au moment de sa cessation d activité s il bénéficie d une allocation chômage ou une pension de retraite Les ayants droit des salariés décédés (dans les 6 mois qui suivent le décès) Les ayants droit des anciens salariés décédés (dans les 6 mois qui suivent le décès) A quoi il sert : Ce bulletin concrétise l adhésion de l ancien salarié dans le régime facultatif Il contient les informations indispensables : À l inscription de l ancien salarié et de ses éventuels ayants droit Au paiement de ses prestations Qui le remplit : L ancien salarié pour l ensemble des données du bulletin Qui l adresse à l assureur : L ancien salarié adresse le bulletin signé à l assureur dont il dépend 19

20 Structure du bulletin d adhésion des anciens salariés 2 grandes parties 1 Partie concernant l assuré et ses ayants droit: ❷ 2 1 Adhésion de l assuré et de ses bénéficiaires à charge au sens de la sécurité sociale 2 Adhésion facultative des bénéficiaires non à charge de l assuré ❷ Date et signature de l assuré 20

21 Adhésion de l assuré et de ses bénéficiaires à charge ❷ ❸ Informations concernant l assuré : compléter y compris la situation familiale et le numéro de compte bancaire le numéro de téléphone est facultatif le code régime de l assuré renvoi 1) est : 1 si l assuré relève du régime général 2 si l assuré relève du régime local Alsace Moselle le dernier employeur = le nom du dernier employeur à la Sécurité sociale ❷ Uniquement pour le conjoint à charge au sens de la sécurité sociale : le code statut = 2 car il est à charge le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié, le code peut-être, selon les cas : 1 si le conjoint à charge relève du régime général 2 si le conjoint à charge relève du régime local Alsace Moselle ❸ Pour les enfants à charge au sens de la sécurité sociale : si le code statut de l enfant est égal à 2 : le N de Sécurité sociale doit être identique à celui du salarié le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant si le code statut est différent de 2 (apprenti, étudiant ou handicapé) : le N de Sécurité sociale est celui de l enfant à cha rge le code (régime de 1 à 5) = au code régime dont relève l enfant 21

22 Adhésion facultative bénéficiaires non à charge Relèvent d une adhésion facultative, s ils sont rattachés à un salarié adhérent au régime obligatoire : le conjoint non à charge au sens de la sécurité sociale et les enfants de celui-ci l enfant de l enfant ayant droit obligatoire Un adhérent obligatoire peut couvrir plusieurs ayants droit facultatifs Cette liste est limitative, les ascendants ne peuvent pas être couverts à titre facultatif ❷ ❷ Toutes les informations sont à compléter : le numéro de Sécurité sociale est celui de l ayant droit facultatif le code régime peut être de 1 à 5, il conditionne le montant de la cotisation Si le salarié relève du régime Alsace Moselle et l ayant droit facultatif d un autre régime la cotisation du salarié est celle du régime Alsace Moselle, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime général Si le salarié relève du régime général et l ayant droit facultatif du régime Alsace Moselle, la cotisation du salarié est celle du régime général, celle de l ayant droit facultatif est celle du régime Alsace Moselle 22

23 Finalisation de l adhésion L adhésion au régime est soit en «Famille», soit en «Isolé» : la cotisation Famille est obligatoire dès lors qu il y a un ayant droit à charge au sens de la sécurité sociale, conjoint ou enfant inscrit au régime en l absence d ayant droit à charge au sens de la sécurité sociale, le régime est toujours Isolé, y compris si des ayants droit ont été inscrits à titre facultatif (cf. adhésion facultative) ❸ ❷ Transfert des feuilles de soins (procédure NOEMIE) : en cas de refus d échanges NOEMIE il n y aura pas de remboursement automatique des prestations par la complémentaire santé la case doit être cochée dès lors que le salarié refuse de bénéficier du transfert des feuilles de soins de la Sécurité Sociale vers l organisme assureur ❸ Paiement : dès lors qu il choisit un paiement mensuel, l assuré opte pour le prélèvement et envoie une autorisation de prélèvement et un RIB le paiement par TIP est trimestriel (pour Médéric) ❷ ❹ ❹ Le bulletin doit être daté et signé par l assuré qui atteste, ainsi, de la validité des informations portées sur le bulletin d adhésion Date d effet = 1er jour du mois suivant la date d effet de l adhésion (1 er jour du mois si la demande est faite avant le 16 du mois en cours, 1 er jour du mois suivant sinon) L adhésion doit être formalisée dans un délai de 6 mois suivant l évènement ayant donné lieu à sortie des effectifs de l assuré couvert par le régime. 23

24 4. Bulletin de modification au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale 24

25 Modifications Qui est concerné : Le salarié de l institution relevant du régime complémentaire de couverture des frais de santé (cf. protocole du 12 août 2008 et son avenant) Ses ayants droit à charge au sens de la sécurité sociale Ses ayants droit facultatif A quoi il sert : Ce bulletin sert, au moment d une modification de type administratif ou de type technique (impact sur les cotisations) à actualiser tout ou partie des données figurant dans le bulletin d adhésion (modification d adresse, ajout / suppression d ayant droit, etc.) Qui le remplit : L employeur pour sa partie Le salarié pour ses données personnelles et celles de ses éventuels ayants droit Qui l adresse à l assureur : Le bulletin est remis au gestionnaire RH Le gestionnaire RH adresse le bulletin signé par le salarié et l employeur à l assureur, après avoir vérifié sa complétude et la présence des pièces justificatives 25

26 La structure du bulletin de modification ❷ 4 grandes parties Partie réservée à l employeur ❸ 1 2 ❷ Partie concernant l identification de l assuré ❸ Partie concernant les modifications de l assuré et de ses éventuels ayants droit : 1 Modifications «administratives» 2 Modifications «techniques» pour les ayants droit à charge au sens de la sécurité sociale ou non de l assuré ❹ ❹ ❹ Signature de l assuré ❹ Signature de l employeur 26

27 Partie réservée à l employeur Nom de l organisme : Libellé court Numéro de Siret sur 13 chiffres = Siret de l organisme payeur Numéro Entreprise = numéro du contrat attribué par l assureur à l organisme payeur (pour Médéric) Numéro Agent = numéro du salarié de l organisme, cette information est facultative ❷ ❷ Cachet et signature de l employeur attestant de l appartenance du salarié à l organisme et de sa date d affiliation au régime 27

28 Partie réservée au salarié - identification du salarié Informations obligatoires concernant l assuré. Il s agit des critères utiles à la recherche du contrat par les assureurs : N de Sécurité sociale = le numéro initial, inscrit sur le bulletin d adhésion N d agent = numéro du salarié, cette information est facultative Le nom et le prénom 28

29 Partie réservée au salarié Modification des informations de l assuré ❷ Date d effet = date d effet de la modification à compléter obligatoirement ❷ Éventuelles modifications de type administratif Ne cocher que les informations actualisées 29

30 Partie salarié Bénéficiaires à charge ou non Changement de bénéficiaires. 1 ajout d ayant droit 2 modification d ayant droit 3 suppression d ayant droit 4 Échanges Noémie ❷ 4 o o L ajout d un ayant droit à charge prend effet le premier jour du mois du fait générateur. Cette date ne pouvant pas être antérieure à la date d adhésion de l assuré. La suppression d un ayant droit à charge prend effet la dernier jour du mois de la date du fait générateur. ❷ Date et signature de l assuré attestant de la validité des informations figurant sur le bulletin de modification Cocher uniquement les informations actualisées Le bulletin doit être accompagné des pièces justificatives (cf. répertoire des PJ) 30

31 Partie réservée à l employeur Nom de l organisme : Libellé court Numéro de Siret sur 13 chiffres = Siret de l organisme payeur Numéro Entreprise = numéro du contrat attribué par l assureur à l organisme payeur (pour Médéric) Numéro Agent = numéro du salarié de l organisme, cette information est facultative ❷ ❷ Cachet et signature de l employeur attestant de l appartenance du salarié à l organisme et de sa date d affiliation au régime 31

32 4. Bordereau de radiation au régime complémentaire de couverture des frais de santé des salariés des organismes de Sécurité sociale 32

33 Radiation Qui est concerné : Le salarié de l institution relevant du régime complémentaire de couverture des frais de santé (cf. protocole du 12 août 2008 et ses avenants) A quoi il sert : Ce bulletin sert à enregistrer la radiation du salarié, elle entraîne celle de tous les ayants droit rattachés à celui-ci. La radiation prend effet le dernier jour du mois de la rupture de contrat de travail ou de la cessation de rémunération. Hors mutation, la radiation ouvre droit d adhérer au régime facultatif des anciens salariés. Qui le remplit : L employeur Qui l adresse à l assureur : Le bordereau est remis par le gestionnaire RH Le salarié restitue au gestionnaire RH sa carte Tiers Payant. 33

34 La structure du bordereau de radiation ❷ 34

35 Partie réservée à l employeur Nom de l organisme : Libellé court Numéro de Siret sur 13 chiffres = Siret de l organisme payeur Numéro Entreprise = numéro du contrat attribué par l assureur à l organisme payeur (pour Médéric) Numéro Agent = numéro du salarié de l organisme, cette information est facultative ❷ Cachet et signature de l employeur attestant de l appartenance du salarié à l organisme et de sa date d affiliation au régime 35

36 Les dates à enregistrer sur le bordereau selon le motif de radiation Motif de radiation Date de radiation à porter sur le bordereau Mutation Dernier jour rémunéré dans l organisme 1 cédant 2 Départ en retraite Dernier jour rémunéré 3 Licenciement Date de départ de l organisme 4 Démission Dernier jour rémunéré 5 Fin de CDD Dernier jour rémunéré Rupture conventionnelle du contrat de 6 travail Date de départ de l organisme 7 Fin de période d essai Dernier jour rémunéré 8 Décès Jour du décès Suspension du contrat de travail (article du protocole) Dernier jour rémunéré 10 Invalidité sans rémunération Dernier jour rémunéré avant suspension du contrat de travail 11 Détachement, mise à disposition Dernier jour avant la date de détachement ou de mise à disposition La radiation prend effet le dernier jour du mois de la rupture de contrat de travail ou de la cessation de rémunération.