Termes de références Mission TCHAD Demandeur I. Contexte HCNC FOSAP UNAD AMASOT La composante VIH/Sida vise les objectifs suivants

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1 Termes de références Mission n 12INI145 TCHAD / Mission d expertise technique auprès de l Unité de Gestion du FOSAP, en matière de gestion financière et d appui comptable. Demandeur : FOSAP-HCNC I. Contexte Depuis 2008, le Tchad a bénéficié de quatre subventions sous la Série 8 du Fonds mondial en soutien à la lutte contre le VIH/Sida et la Tuberculose (TCD-810-G04 - H ; TCD-810-G05 - H ; TCD-810-G06 H ; TCD-810-G07 T). La mise en œuvre de ces subventions a débuté en 2010 Les Récipiendaires Principaux de ces subventions, désignés par le Haut Conseil National de Coordination (HCNC) sont : le Fonds de Soutien aux Activités en matière de Population et de lutte contre les IST/VIH/Sida (FOSAP) ; l Union Nationale des Associations Diocésaines de Secours et de Développement (UNAD) ; l Association pour le Marketing Social au Tchad (AMASOT). La composante VIH/Sida vise les objectifs suivants : (i) Renforcer la mobilisation sociale et la communication pour combattre le VIH/Sida et les IST ; (ii) Renforcer les capacités des associations à base communautaire ; (iii) Renforcer la lutte contre le VIH/sida sur le lieu de travail, (iv) Garantir la couverture et la sécurité transfusionnelle au niveau national ; (v) Elargir l accès aux centres de dépistage volontaire au niveau national ; (vi) Elargir le programme de prévention de la transmission du VIH de la mère à l enfant ; (vii) Améliorer la prise en charge des infections sexuellement transmissibles ; (viii) Améliorer et élargir le traitement médical des ARVs et le suivi biologique ; (ix) Prévenir et traiter les infections opportunistes chez toute personne infectée par le VIH ; (x) Améliorer le soutien psychosocial, nutritionnel et juridique pour les personnes infectées et affectées ; (xi) Améliorer la coordination, le suivi et l évaluation et la gestion des services. Pour la composante VIH/SIDA, la répartition des responsabilités est la suivante : - Le FOSAP (TCD-810-G05-H) est chargé de renforcer la réponse nationale par une extension des services de prévention (dépistage volontaire, etme, transfusion sanguine) et des services de prise en charge globale des personnes vivant avec le VIH y compris celle atteintes par la coïnfection VIH/TB. - L AMASOT (TCD-810-G04-H) couvre l exécution des activités de mobilisation communautaire et de communication pour le changement de comportement. - L UNAD (TCD-810-G06-H) est en charge de la mise en œuvre de la mobilisation communautaire, la formation des conseillers psychosociaux et de la supplémentation nutritionnelle. La composante Tuberculose vise les objectifs suivants : (i) Étendre la couverture de la stratégie DOTS de 46 à 85% et améliorer sa qualité dans toutes les structures de prise en charge de la Tuberculose ; 12INI145 1

2 (ii) Développer des activités de collaboration TB/VIH et de prévention/surveillance de la Tuberculose multi résistante ; (iii) Promouvoir des activités de Recherche Opérationnelle. Dans le cadre de la gestion des subventions de la Série 8 du Fonds mondial par le FOSAP et les deux autres Bénéficiaires Principaux, la stratégie d exécution repose sur l appui financier et institutionnel de tous les acteurs nationaux aussi bien du secteur public que du secteur privé œuvrant dans la lutte contre le VIH/SIDA et la Tuberculose. L exécution financière à travers l application des procédures du Fonds mondial constitue la préoccupation première du FOSAP mais aussi des autres Récipiendaires Principaux. La Phase 1 de la Série 8 a commencé au début de l année 2010 et sa mise en œuvre est devenue effective en septembre Elle devait prendre initialement fin en décembre 2011, mais une première extension portant son terme à mars 2012 a été autorisée. Une deuxième extension sans coûts additionnels a été accordée par le Fonds mondial jusqu en juin Puis une troisième extension sans coût additionnel a été annoncée portant la fin de la phase 1 à décembre Ces extensions font suite aux besoins relevés durant la mise en œuvre de renforcer les points suivants dans les domaines financiers, comptables, gestion des achats et stocks, passation de marchés et contrats : (i) Capacités financières et de gestion ; (ii) Plan de gestion des achats et stocks incomplet ; (iii) Suivi des Sous Récipiendaires (procédures de rapports financiers et comptables, procédures de vérification et supervision financière des dépenses et contrôles, procédures de contrôle interne, procédures pour la gestion des actifs, capacités financières) ; (iv) Contrôles internes des Récipiendaires Principaux (procédures comptables et financières, procédures d achat de produits sanitaires et autres, procédures de gestions des Sous Récipiendaires). L appui technique en gestion financière et comptable est donc une priorité pour garantir un suivi et la mise en place d outils de contrôles internes ainsi qu une application adéquate des procédures du Fonds mondial par les Récipiendaires Principaux et les Sous Récipiendaires. Pour répondre à cette nécessité, le FOSAP bénéficiait d une expertise technique en gestion financière et comptable à travers la contractualisation d un expert international, Mr DIALLO Ismaël, sous financement de l Agence Française de Développement (AFD) depuis 2010 jusqu en juillet Le poste de Mr DIALLO devant être reconduit sous financement de la phase 2 de la Série 8 par le Fonds mondial. Le report de la phase 2 en fin d année 2012, avec prolongation de la phase 1 sans coûts additionnels, ne permet pas à ce jour au FOSAP de maintenir Mr DIALLO à son poste. Afin d assurer une continuité en matière de suivi financier et comptable des subventions de la Série 8 du Fonds mondial, la reconduction du contrat de Mr DIALLO a été sollicitée auprès de l Initiative 5%. Ce financement a été accordé par le Comité de pilotage de l Initiative 5%, à titre exceptionnel, et prendra donc fin dès le passage en phase 2 de la Série 8 puisqu il sera assuré par le Fonds mondial. Cette mission d expertise technique s inscrit donc pleinement dans cette stratégie de renforcement des capacités dans le domaine fiduciaire des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires. 12INI145 2

3 II. Description de la mission d expertise 1) Objectif général de la mission L objectif de la mission vise à appuyer la gestion financière ainsi que le renforcement des capacités des trois Récipiendaires Principaux des subventions du Fonds mondial et leurs Sous Récipiendaires. 2) Objectifs spécifiques La mission d expertise devra répondre aux objectifs spécifiques suivants : Objectif spécifique 1 : Veiller au respect des procédures financières et comptables du Fonds mondial dans la gestion des subventions par les Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires. Objectif spécifique 2 : Assurer une exécution comptable et financière rapide et efficace par un suivi des acteurs concernés. Objectif spécifique 3 : Contribuer au renforcement du contrôle de gestion et financier interne. Objectif spécifique 4 : Renforcer le transfert de compétences en matière financière et comptable au personnel concerné des Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires. 3) Coordination - L expert technique sera positionné auprès des trois Récipiendaires Principaux des subventions du Fonds mondial, à savoir le FOSAP, l AMASOT et l UNAD ; - L expert technique travaillera avec les Récipiendaires Principaux dans la gestion de toutes les subventions de la Série 8 du Fonds mondial ; - L expert technique apportera également son appui aux Sous Récipiendaires en charge de la mise en œuvre des subventions de la Série 8 du Fonds mondial ; - L expert technique travaillera en étroite collaboration avec l agent fiduciaire Monsieur Banate, positionné auprès de l Unité de gestion du FOSAP et assurera en particulier les aspects de renforcement des capacités ; - L expert technique travaillera en étroite collaboration avec l Agent Local du Fonds mondial (LFA) et facilitera ses missions de vérification des dépenses. 12INI145 3

4 4) Description des activités Activité n 1 : Gestion administrative, financière et comptable 1.1 S assurer avec l appui de l agent fiduciaire intérimaire que les transferts de fonds seront opérés dans les Comptes Désignés des Sous Récipiendaires et autres bénéficiaires, conformément aux procédures et aux conventions signées en lien direct avec le plan de travail approuvé par le Fonds mondial, en donnant un visa pour toutes les opérations avant leurs engagements ; 1.2 Accompagner les équipes financières des Récipiendaires Principaux dans la préparation et la gestion administrative et financière des contrats, la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie, l élaboration des états financiers du programme, conformément aux normes comptables admises, aux plans d action et budgets approuvés par le Fonds mondial et aux règles de présentation du Fonds mondial ; 1.3 Appuyer la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie, l élaboration des états financiers des subventions, conformément aux normes comptables admises et aux règles de présentation du Fonds mondial ; 1.4 Contribuer à mettre en place au niveau des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires, un système adapté de gestion comptable et financière, compatible avec celui retenu pour la gestion des subventions octroyées par le Fonds mondial ; 1.5 Elaborer en collaboration avec l agent fiduciaire intérimaire, pour les Sous Récipiendaires des différents Récipiendaires Principaux, un manuel de procédures et des outils de gestion financière et comptables simplifiées conformément aux normes comptables admises, et aux règles du Fonds mondial ; 1.6 Veiller à la tenue et à la fiabilité des états financiers annuels qui devront refléter toutes les activités du projet, y compris celles réalisées par d autres partenaires bénéficiaires de fonds ; 1.7 Contribuer à la production des rapports/états financiers (y inclut des rapports financiers renforcés, rapports annuels), des rapprochements bancaires, des demandes de décaissement à soumettre au secrétariat du Fonds mondial et aux Auditeurs externes sélectionnés sur la base d un appel d offre ; 1.8 Contribuer à répondre aux questions de clarifications de l Agent Local du Fonds mondial (LFA) et du secrétariat du Fonds mondial, en lien avec la production des divers rapports. Activité n 2 : Système de Contrôle Interne 2.1 Appuyer les CI des différents Récipiendaires Principaux pour l opérationnalisation et l effectivité d un système de contrôle interne, rigoureux, efficace et fiable dans le cadre de la mise en œuvre des subventions ; 12INI145 4

5 2.2 Accompagner et suivre les contrôleurs internes dans le contrôle de la fiabilité des documents comptables et la vérification de la conformité des dossiers préparés au niveau des Sous Récipiendaires afin de s assurer que les dépenses sont exécutées conformément aux normes comptables et aux procédures du Fonds mondial ; 2.3 Participer à la planification et à l exécution des travaux d inventaire ; Faciliter les missions d audit externe/interne et les missions de contrôle du LFA ; 2.4 Appuyer les contrôleurs Internes des différents Récipiendaires Principaux à élaborer un plan de suivi de mise en œuvre des recommandations des audits internes, externes, les observations du LFA et des lettres de gestion. Activité n 3 : Renforcement des capacités et transfert des compétences 3.1 Renforcer les capacités des Financiers (responsables financiers et comptables) des Récipiendaires Principaux afin de leurs permettre, de tenir correctement grâce au système informatisé, la comptabilité, de produire des rapports de suivi financier, d effectuer une gestion budgétaire, gestion des marchés et des contrats, gestion des immobilisations, préparer les demandes de décaissements (DD) ; 3.2 Elaborer pour les Sous Récipiendaires des différents Récipiendaires Principaux un manuel de procédures et des outils de gestion financière et comptable simplifié conformément aux normes comptables admises, et aux règles du Fonds mondial ; 3.3 Former, orienter et assister les responsables financiers des Sous Récipiendaires à l utilisation des nouveaux outils de gestion financière et comptable élaborés (manuel de procédures simplifié, canevas de rapport financier harmonisé établi par l agent fiduciaire). Activité 4 : Passation des marchés et des contrats 4.1 Sur la base du plan GAS et du plan de S&E approuvés, appuyer la passation des marchés (exception faite des passations des marchés pour les médicaments et les produits de santé), y inclut des études/enquêtes et la sélection des consultants selon les dispositions contenues dans l Accord de subvention et les directives du Fonds mondial ; 4.2 Appuyer les activités de passation des marchés dans lesquelles la responsabilité des Récipiendaires Principaux est engagée, depuis la préparation des dossiers d appel d offres (DAO) jusqu au suivi de la signature des contrats, aux livraisons et aux paiements. 5) Résultats à atteindre La mise en place des bases d une bonne gestion financière et comptable est facilitée et assurée conformément aux dispositions des Accords intervenus entre le Fonds mondial et les Récipiendaires Principaux au Tchad, et aux fins desquelles les subventions sont accordées. 12INI145 5

6 Le renforcement des capacités des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires, en matière de gestion financière et comptable, sont renforcées pour assurer une bonne exécution fiduciaire des subventions de la Série 8 du Fonds mondial. III. Profil d expert demandé 1) Nombre d experts : 1 2) Profil d expert : A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en Gestion / Finance / Administration - Bonne connaissance de la problématique de la Tuberculose et du VIH/SIDA ; - Excellentes qualités /capacités : o de communication o de travail en équipe et relationnel o de transmission des savoirs o de supervision o analyse et résolution des problèmes o prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit/ oral). - Maîtriser l utilisation des logiciels comptables, des tableurs et traitement des textes sous Windows (Excel, Word). B. Expérience professionnelle générale - Expérience similaire à la mission au sein d un projet/programme dans le domaine spécifié démontrant les savoirs et l expérience de l expert ; - Expérience professionnelle dans le secteur financier d'au moins 5 ans dans les pays en développement. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des procédures financières du Fonds mondial indispensable ; - Une bonne capacité de synthèse et rapports de gestion des comptes. - Une expérience professionnelle au Tchad est un atout. IV. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Septembre 2012 Février ) Date de démarrage : Septembre ) Date de fin : Février INI145 6

7 4) Durée effective : 5 Mois 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée Subvention Série 8 VIH / Subvention Série 8 TB 1. Gestion administrative, financière et comptable. 2. Système de Contrôle Interne. 3. Passation des marchés et des contrats. 4. Renforcement des capacités et transfert des compétences. Subvention Série 8 - VIH 1. Gestion administrative, financière et comptable. 2. Système de Contrôle Interne. 3. Passation des marchés et des contrats. 4. Renforcement des capacités et transfert des compétences. Subvention Série 8 - VIH 1. Gestion administrative, financière et comptable. 2. Système de Contrôle Interne. 3. Passation des marchés et des contrats. 4. Renforcement des capacités et transfert des compétences. FOSAP / Tchad AMASOT / Tchad UNAD / Tchad au au au Total 100% 60% 20% 20% V. Livrables - Un manuel de procédures et des outils de gestion financière et comptables simplifié, conformément aux normes comptables admises, et aux règles du Fonds mondial. - Module de formation de renforcement des capacités en gestion financière et comptable. VI. Rapport de mission - Un Compte Rendu (selon modèle) de mission devra être remis tous les deux mois. - Un rapport de mission global devra être remis 30 jours après la fin de la mission. - Langue du rapport et des comptes rendus de mission : français. 12INI145 7

8 - Modalités : Le rapport et les Comptes Rendu de mission devront être envoyés par mail à FEI. FEI se chargera de leur transmission auprès du FOSAP, et de d autres interlocuteurs. - 12INI145 8

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