CAHIER DES CHARGES DE LA CONSULTATION. Commune de Montlouis-sur-Loire

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1 MARCHE PUBLIC Procédure adaptée (art. 28 du CMP) CAHIER DES CHARGES DE LA CONSULTATION Pouvoir adjudicateur Commune de Montlouis-sur-Loire Objet de la consultation Assistance à maîtrise d ouvrage pour passation d un marché de prestation de services d assurances 1

2 ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE La présente consultation a pour objet l assistance à maîtrise d ouvrage pour la passation d un marché de prestation de services d assurances couvrant le pouvoir adjudicateur pour les risques suivants : - dommages aux biens, - flotte automobile, - responsabilité civile, - et protection juridique. Les contrats passés par la commune arrivent à échéance le 31 décembre ARTICLE 2 : DOCUMENTS CONTRACTUELS La présente consultation est constituée du seul présent document, appelé «cahier des charges de la consultation». ARTICLE 3 : CONTENU DES PRESTATIONS L entreprise retenue devra s engager à assurer les prestations suivantes : PHASE I - AUDIT 1/ Analyse des contrats d assurance souscrits par la commune à la date de la signature du contrat d assistance à la maîtrise d ouvrage : - examen des clauses dont la rédaction peut entraîner un litige, - mise en évidence des garanties insuffisantes ou excessives, - examen des éventuelles redondances de garanties avec d autres contrats. 2/ Point sur le budget consacré aux contrats d assurance entre 2005 et / Estimation des budgets après consultation. PHASE II - PRECONISATIONS 1/ Définition des types de contrats pouvant être soumis à consultation 2/ Type et montant des franchises pouvant être choisies par la commune, en fonction de la stratégie qu elle souhaitera mettre en œuvre 3/ Détermination du choix de la procédure d appel à concurrence optimale, en fonction de différents critères, et notamment : - le code des marchés publics en vigueur, - les estimations budgétaires attendues après consultation, - la situation conjoncturelle du marché des assurances. 4/ Préparation de l agenda de la consultation pour la mise en place des nouveaux contrats (en fonction de l échéance des contrats actuellement souscrits par la commune : le 31 décembre 2010). 2

3 PHASE III - ASSISTANCE A L ORGANISATION D UN APPEL A CONCURRENCE 1/ Rédaction des documents du dossier de consultation des entreprises (2 exemplaires) : - règlement de la consultation, - acte d engagement, - CCAP, - CCTP, - annexes techniques. 2/ Rédaction de l annonce d appel à concurrence à publier 3/ Etablissement de la liste du(es) journal(ux) pour insertion 4/ Préparation et suivi des résiliations des contrats en cours 5/ Suivi des réponses aux demandes de précision sur les offres faites 6/ Analyse détaillée des offres, élaboration et présentation d un rapport avec sélection des meilleures offres (offres économiquement les plus avantageuses) et propositions d attribution 7/ Etablissement du rapport d analyse et classement des offres 8/ Suivi et assistance à la mise en place des nouveaux contrats 9/ Vérification de conformité des nouveaux contrats aux offres retenues PHASE IV - ASSISTANCE ANNUELLE La commune bénéficiera après intervention du candidat, sur la durée des contrats mis en place, d une assistance technique gratuite comportant : 1/ la réponse par téléphone à toute question qui se poserait lors de la gestion des contrats d assurance renégociés, et notamment : - le respect par les assureurs de leurs engagements contractuels, - la conformité des remboursements obtenus aux contrats souscrits, - les délais d instruction et de remboursement, - l examen des écarts entre les montants réels des pertes et les remboursements obtenus, - la mise en évidence des modifications contractuelles nécessaires, - le suivi de l évolution des primes. 2/ la réponse écrite à toute question qui se poserait non seulement lors de la gestion des contrats d assurance renégociés mais aussi une assistance à la rédaction des clauses assurances des conventions (baux, mises à disposition, marchés publics, délégations de service public, ) 3/ des conseils sur la mise en place de procédures et d outils de suivi 4/ une action de formation gratuite par an destinée à un nombre limité d agents municipaux (de 1 à 4) 5/ une visite annuelle d analyse pouvant comporter le contrôle général de l adéquation du programme d assurances aux risques encourus, la visite technique des nouveaux éléments du patrimoine communal avec conseils de prévention 6/ la disponibilité d intervention en tant qu expert assuré, dans le cadre des garanties des contrats, en cas de sinistre important, pour défendre les intérêts de la commune 3

4 7/ l assistance à l organisation d un appel à concurrence en cas de résiliation par l assureur avant le terme normal du marché. Les travaux non compris dans le présent article seront facturés en supplément, selon les conditions que précisera le candidat. ARTICLE 4 : OFFRE DE PRIX ET CRITERES D ANALYSE Le candidat est tenu de fournir un bordereau de prix unitaire pour les phases I à III mentionnées ci-dessus prenant en compte les fréquences d intervention, le niveau de prestation (chiffrage précis des options) et précisant les coûts éventuels de déplacement. Un mémoire justificatif devra être joint à l offre dans lequel devront figurer : - la liste des sous-traitants éventuels, - les justificatifs d une éventuelle assurance qualité, - les références du candidat, notamment sur des prestations identiques. ARTICLE 5 : CRITERES D ANALYSE DES OFFRES Les critères d analyse retenus pour le choix du candidat sont les suivants : 1. le coût de la prestation (à hauteur de 50%) 2. les délais de réalisation des phases I à III (à hauteur de 25%) 3. le contenu (le plus complet possible) de l offre (à hauteur de 25%) ARTICLE 6 : DEPOT DES OFFRES La date limite de dépôt des offres est fixée au lundi 14 juin 2010, 12 heures. Les offres seront envoyées en recommandé avec AR ou déposées contre récépissé en Mairie ARTICLE 7 : SECRET PROFESSIONNEL Le candidat s engage à respecter les règles de réserve et du secret professionnel. ARTICLE 8 : PRESTATIONS A LA CHARGE DE LA COMMUNE Pendant la durée de l intervention, la commune mettra à la disposition du candidat toute information que celui-ci jugera nécessaire à la réalisation de celle-ci. ARTICLE 9 : DUREE DU MARCHE Le marché passé suite à la présente consultation est conclu pour une durée courant jusqu à la date de fin des marchés de prestation de services d assurances mentionnés à l article 1 du présent CCTP. ARTICLE 10 : RESILIATION DU MARCHE 4

5 Le marché passé suite à la présente consultation sera résilié suite à la mise en demeure faite par l une ou l autre partie de plein droit, en cas de manquement caractérisé du candidat ou de la collectivité à une de ses obligations. La résiliation sera effectuée aux torts exclusifs de la partie qui n a pas respecté ses obligations. La mise en demeure est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle impartit, le cas échéant, un délai raisonnable à la partie ayant manqué à ses obligations. Elle sera motivée notamment en cas : - d interruption non justifiée de la prestation du candidat, - de faute caractérisée du candidat, - de non-respect des engagements contractuels mentionnés au présent CCTP et principalement en regard des retards éventuels de réalisation des interventions, de transmission des rapports, des exigences techniques nécessitées par les prestations demandées. Dans l'hypothèse où le titulaire disparaîtrait par fusion avec une autre société, la mise au point de l'avenant de transfert sera subordonnée à la réception immédiate par la commune de l'acte portant la décision de fusion et la justification de son enregistrement légal. A défaut, la commune se réserve le droit de résilier le marché. ARTICLE 11 : ENGAGEMENT DU CANDIDAT Le candidat atteste sur l'honneur que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L 620, L et L du Code du Travail. Le candidat déclare exercer son activité en toute indépendance sous le code APE 741G, et notamment ne pas être lié de quelque manière que ce soit avec un quelconque intermédiaire d assurance en activité ou une quelconque compagnie ou société d assurances en activité. En outre, il s engage irrévocablement à ne percevoir, directement ou indirectement, aucune rémunération ou avantage de quelque sorte que ce soit de la part des personnes et sociétés participant aux appels à concurrence qu il contribue à organiser. ARTICLE 12 : LITIGES Les litiges auxquelles pourrait donner lieu l'exécution du présent marché sont soumises à la compétence du Tribunal administratif d'orléans. 5