Le guide pratique des JM édition

Transcription

1 Le guide pratique des JM édition

2

3 Le Guide pratique des JM INTRODUCTION Bonjour, Vous avez décidé de vous lancer dans le projet des Jeunes Magasins du monde. Félicitations! Les JM, c est un engagement pour un monde plus solidaire de plusieurs manières. A travers la vente de produits de commerce équitable, un véritable choix alternatif dans l école. A travers des actions de sensibilisation pour une consommation responsable et une mondialisation solidaire. A travers un fonctionnement de groupe démocratique et dynamique. Bref, une formule idéale pour faire changer le monde en commençant par son école. Vous tenez en main, le guide pratique des JM. Il offre toutes les clés indispensables pour un bon fonctionnement du projet et de l équipe. Vous y trouverez toutes les informations logistiques, commerciales et comptables dont vous avez besoin pour la gestion quotidienne du projet. Plongez-y à la moindre question, et si des interrogations subsistent malgré tout, n hésitez pas à contacter les permanents d Oxfam-Magasins du monde dont vous trouverez les coordonnées dans ces pages. En ce qui concerne le soutien pédagogique, vous serez plutôt appuyés par le carnet de bord JM et la farde pour l action que vous recevrez en complément de ce guide pratique. Nous vous souhaitons une bonne lecture de ces outils et une formidable aventure JM, SOMM AIRE Les coordinateurs des JM, Oxfam-Magasins du monde 1. Guide «contact» - Comment et qui contacter à la centrale Oxfam Magasins du monde? - Vos coordonnées 2. Guide «JM en création» - Se lancer - La formation de base - Avant de commencer - Dernières infos utiles 3. Guide «magasin» - La commande - Livraison et réception de la marchandise - La gestion du magasin et comptabilité - Clôture de fin d année p. 5 p. 5 p. 5 p. 6 p. 6 p. 6 p. 7 p. 7 p.8 p. 8 p. 9 p. 11 p. 13 En annexe Formulaire de remboursement des vidanges JM exemplaire type Formulaire de transfert de produits entre magasins exemplaire type ANNEE SCOLAIRE

4 1. Guide «contact» QUI CONT ACTER QUAND, COMMENT ET POURQUOI? LES 110 JM DANS LES ÉCOLES SECONDAIRES LES 90 M AG ASINS DU MONDE- OXFAM vous êtes ici! LA CENTRALE OXFAM Pour vous aider, il y a LES COORDINATEURS JM 010/ (Bruxelles-Brabant Wallon-Hainaut) 010/ (Liège-Luxembourg- Namur) jm@mdmoxfam.be Pour quoi? aide à l'animation outils pédagogiques/expos participer à un évènement JM vous visiter à l école visite de la centrale perdu LE SERVICE CLIENTELE 010/ clients.exterieurs@mdmoxfam.be Pour quoi? LE M AG ASIN DU MONDE PRÈS DE CHEZ VOUS Coordonnées à l adresse Pour quoi? venir chercher ses commandes prévenir lors d une grosse commande ou d un retour important de vidanges organiser un partenariat sur un évènement local solliciter éventuellement pour une animation à l école se rencontrer et apprendre à se connaitre pour créer une dynamique locale passer commande prévenir si livraison pas ok problème de stocks périmés non correspondance entre facture et livraison LE SERVICE COMPTABILITE 010/ comptabilite@mdmoxfam.be Pour quoi? questions sur la facture VOS COORDONNEES Envoyer ses coordonnées Pour vous transmettre toute l info, nous vous demandons de nous envoyer chaque début d année les coordonnées du JM. Ces informations sont à indiquer sur la fiche d identité envoyée avec le courrier d invitation à la journée de rentrée, début septembre. Cette fiche est à renvoyer par fax, par courrier ou lors de la journée de rentrée

5 2. Guide «JM en création» SE LANCER 8 élèves + 2 profs 1 an Pour lancer un JM, il faut : Réunir une équipe de minimum 8 élèves (de 4 e à 6 e ) et 2 profs Adhérer à la charte des JM Oxfam (voir carnet de bord) Etre prêt à se développer pendant un an au moins Venir à la centrale d Oxfam-Magasins du monde à Bierges pour une formation d 1/2 journée (au choix du lundi au vendredi) LA FORM ATION DE BASE Pour se lancer, l équipe (min. 8 élèves et 2 profs) doit participer à une formation de base (3 heures), dans les locaux d Oxfam-Magasins du monde à Wavre. Découvrir, s informer Collectivement, se décider Celle-ci a pour objectifs : découvrir le mouvement Oxfam-Magasins du monde, les produits et les partenaires du commerce équitable recevoir l'info nécessaire au sujet du projet JM (méthode, fonctionnement) se rencontrer faire le lien entre le projet JM et votre école Au terme de cette formation, vous prenez le temps de vous réunir pour décider si vous vous lancez dans l aventure JM. En cas de réponse positive et pour acter votre inscription officielle, nous vous demandons de nous envoyer la fiche d inscription dès votre retour à l école

6 AV ANT DE COMMENCER Négociation Lieu de vente Rencontrer le magasin local Pour lancer votre Jeune Magasin dans votre école, vous devrez à coup sûr passer par une rencontre avec la direction voire avec l économat. Vous devrez étayer votre demande, exprimer les valeurs qui sont, pour vous, en jeu, l appuyer d arguments chiffrés. Cette toute première étape fait partie intégrante du projet JM. Elle vous demandera d être stratégique. Vous apprenez les rouages de la démocratie. Le magasin prendra place à l endroit que vous trouverez. Nous n imposons pas de lieu particulier. Nous vous suggérons simplement de mettre votre stock et la caisse en lieu sûr! Pour obtenir vos commandes et à d autres occasions, vous serez amenés à rencontrer le magasin du monde-oxfam le plus proche de chez vous. Comme pour toute collaboration, il est important de faire connaissance. Venez rencontrer les responsables du magasin avec quelques membres de l équipe. Expliquez leur votre projet et apportez-leur une fiche récapitulative avec vos coordonnées. Cette rencontre pourra déminer bien des malentendus! DERNIÈRES INFOS UTILES N de client Dès que nous avons reçu votre formulaire d inscription, après la formation de base, votre équipe fera alors officiellement partie d Oxfam-Magasins du monde, asbl dont font partie tous les magasins du monde et tous les JM. Vous recevrez alors un numéro de client. Au début du projet, nous vous prêtons le stock c est-à-dire que nous vous laissons un peu de temps pour vendre et payer la facture. Vous avez 1 mois pour honorer votre facture. Marge bénéficiaire Banque Logistique Dans le prix de vente des produits vous avez une marge bénéficiaire de 10% qui vous permet au début de vous y retrouver, par la suite d'être propriétaire de votre stock. Si vous êtes propriétaire de votre stock et en ordre avec la comptabilité, votre équipe JM peut investir cette somme dans des projets solidaires choisis par tous ses membres. Les 10 % vous sont accordés par des notes de crédit émises 2 fois par an (en décembre et en juin). Pour éviter que l argent ne transite par un compte individuel, tous les JM ont un compte en banque gratuit que nous leur proposons. Vous recevez les papiers pour l ouverture du compte lors de la formation de base. Voyez les pages guide «magasin» - 6 -

7 2. Guide «magasin» 1 - LA COMM ANDE Commander, c est demander les produits que l on veut vendre. Malheureusement, il existe des ruptures de stock, des suppressions de produits, des évolutions de prix mais aussi des propositions de nouveaux produits... La livraison peut alors être légèrement différente. Il est donc important de se renseigner avant de finaliser sa commande et de vérifier l adéquation entre la facture et la livraison à l arrivée. Qui commande dans le JM? Quand commander? Règles De préférence toujours la même personne parce qu elle a une connaissance du stock : au moins 3 jours ouvrables avant la prochaine livraison (voir le calendrier des tournées dans le Bulletin Interne ou se renseigner sur la date exacte de livraison auprès du service clientèle). avant de passer commande, vérifier que les factures précédentes soient payées. Venir chercher sa commande à la centrale? C est possible mais il est impératif de passer sa commande 24h avant, et ensuite de venir la chercher rue Provinciale, 285 à Wavre au jour convenu. De petites commandes évitent d avoir de gros stocks le risque d avoir des produits périmés est donc moindre. Commander, mode d emploi : 1. par à clients.exterieurs@mdmoxfam.be, par téléphone au service clientèle au 010/ ou par fax au n 010/ utiliser le bon de commande se trouvant sur le dans le sésame (partie accessible en se connectant avec un nom d utilisateur) rubrique «bons de commande» ou celui que vous avez reçu avec votre dernière commande ou celui présent dans le Bulletin Interne le plus récent. 3. remplir les rubriques en haut du bon de commande!!! (nom, n du JM, coordonnées de la personne de contact (tél, ), magasin habituel de livraison). Vous commandez par boîte et pas à la pièce! Les retours en épicerie ne sont pas permis (sauf clôture de fin d année, sous certaines conditions). Gérez bien vos stocks et les dates de péremption. Commander des produits alimentaires Organiser une vente d artisanat? 1. Les JM peuvent commander des produits alimentaires toute l année scolaire. 2. Par contre il est plus difficile de vendre de l artisanat au quotidien. Nous vous conseillons plutôt de privilégier la vente d artisanat lors d évènement spécifiques (marché de Noël, fête de l école,) Pour l artisanat, la commande et le retour doivent se faire endéans 30 jours. Les conditions de retour de produits sont les suivantes : Emballés dans l emballage d origine et/ou décent avec l étiquette d origine (pour les bijoux, des sachets plastiques sont disponibles sur commande). Sans inscriptions sur l emballage. Dans des caisses fermées et numérotées, avec le nom de votre JM. Accompagné d un formulaire de retour. Revendables, en état impeccable, propres, complets, non déteints, ni abîmés, ni cassés. Le JM vient chercher les produits à la centrale, en ayant pris rendez-vous auparavant auprès du Service Clientèle. Il reçoit une facture avec un délai de payement de 30 jours

8 2 - LIVRAISON ET RECEPTION DE LA M ARCHANDISE Règles générales Votre commande est livrée dans le Magasin du monde qui vous a été attribué. Les livraisons se font toutes les semaines ou toutes les 2 semaines selon le Magasin du monde-oxfam dont vous dépendez. (Les dates des tournées sont reprises dans le Bulletin Interne) Emportez uniquement les colis portant le numéro de votre JM. Le Magasin du monde qui vous est attribué- est votre dépôt. Merci d aller chercher vos colis le plus vite possible pour ne pas l encombrer. Livraison directe à l école? Si vous le souhaitez, une livraison directe dans votre école (ou ailleurs) est possible. La livraison est payante (prix variant selon le volume et la distance) mais, si votre commande est suffisamment importante, vos 10% peuvent couvrir son coût. Attention aux conditions de ces livraisons : La livraison se fait entre 9h et 17h. Le livreur a 10 minutes maximum pour effectuer la livraison. S'il n'a pas pu l'effectuer dans ce délai, il repart avec la commande et le transport est facturé, le déplacement ayant eu lieu. Renseignez-vous auprès du Service Clientèle. Une livraison directe peut aussi s effectuer pour la reprise de vidanges. Vérifier la correspondance entre les produits reçus et la facture La facture de l envoi se trouve collée sur une des caisses. La facture vous indique la liste des produits. N oubliez donc pas de : 1. vérifier si la facture correspond aux produits reçus (parapher la facture et la classer) 2. payer la facture endéans les 30 jours (en mentionnant bien votre numéro de JM) Une différence entre la facture reçue et la commande? En cas de différence : le signaler maximum endéans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la commande au service clientèle par clients.exterieurs@mdmoxfam.be Indiquer le n de facture (FV/000000) ainsi que l es références et noms du/des produit(s) concerné(s) et les quantités reçues vérifier également les prix (c est le meilleur moyen pour suivre les changements de prix) informer la personne qui s occupe de la comptabilité de votre JM qu elle recevra une note de crédit (à déduire d un prochain payement) ou une facture complémentaire - 8 -

9 Que faire avec une facture? La facture est un document officiel et comptable. En aucun cas vous ne pouvez modifier vous-même la facture. Elle est à payer dans sa totalité. Classer vos factures et notes de crédit de manière chronologique dans une farde, en indiquant «payé» lorsqu elle l est. En cas de différence entre la facture et la livraison, une facture complémentaire ou une note de crédit est émise par la centrale. Pour ne pas multiplier les arriérés et les rappels, payez le montant exact de la facture en indiquant le numéro de la facture en communication (FV/000000) de vos versements. Les fractionnements de paiement d une même facture compliquent l identification de vos paiements dans notre comptabilité. Si vous n êtes pas d accord avec la facture, appelez-nous plutôt que de la régler partiellement. N oubliez pas de préciser votre numéro de JM lors du règlement de la facture. «Facture» = facture à payer «Avoir» = note de crédit (le montant repris sur la feuille vous est dû ; vous le déduirez d une prochaine facture (voir gestion du magasin)) JM Bogota Athénée SAMY Matthieu Peltier Magasin du monde Oxfam Rue de la vigne, Marseille Prix auxquels vendre vos Belgique produits (10% déjà inclus) Exemple : 1 boîte chips =24 paquets= 26,16 -> 1 chips = 26,16 = 1,09 24 Facture 5732 Numéro de facture Votre numéro de client À mentionner lors du payement! Montant à payer Date à laquelle la facture doit être payée Compte sur lequel payer les factures

10 3 - LA GESTION DU M AG ASIN ET COMPTABILITÉ L ouverture d un compte bancaire La gestion comptable Votre JM doit ouvrir un compte chez DEXIA avec l accord et la signature d un responsable de la centrale, tout l argent doit transiter par ce compte. Formulaire et procédure à suivre sont disponibles sur demande au 010/ ou jm@mdmoxfam.be (service éducation) Tous les mouvements sur ce compte doivent pouvoir être justifiés. La feuille de caisse Une feuille de caisse bien tenue peut vous donner des indications claires sur les ventes. Elle vous permet donc de commander plus efficacement. Exemplaire de feuille de caisse disponible sur demande (Service éducation) Le paiement des factures Merci de payer vos factures à l échéance prévue (30 jours après la date de la facture). Lors du paiement indiquer la mention : «JM n.., Fact. (FV/000000)» Nous vous demandons de payer le montant exact facture par facture Le montant des factures restant à devoir à la centrale d'oxfam- Magasins du monde ne peut pas dépasser 500. Les notes de crédit Les notes de crédit ne sont pas remboursées mais à déduire de la facture suivante. (La note de crédit correspond donc à une «réduction» sur une facture suivante). Vous mentionnez alors : «JM n, Fact. (FV/000000) - Note de crédit (AV/000000)» Les remises Des remises de 10% vous sont accordées sur vos ventes. Elles ne vous sont pas accordées directement sur votre facture mais 2 fois par an, en décembre et en juin, sous forme de note de crédit. Concrètement vous recevrez cette note de crédit, que vous pourrez déduire de vos paiements suivants. Communication comptabilité Si vous ne pouvez pas tout expliquer sur le bulletin de virement, envoyez une note écrite ou un (comptabilite@mdmoxfam.be) ou un fax (010/ ) à l attention de la comptabilité en indiquant le montant versé, la date, la liste des factures que vous payez, des notes de crédit comprises dans le paiement. Le stock Le stock de votre JM ne doit pas être supérieur à 1 mois de vente. Autrement dit, posez-vous la question des boîtes qui restent immobiles + de 15 jours dans votre réserve. On dirait alors que votre «rotation» est trop faible (risque de péremption de produits,...)

11 Comment éviter les pertes inutiles? Produits bientôt périmés? 1. Bien commander, c est éviter les pertes inutiles suivez les ventes avec les feuilles de caisse pour faire vos commandes et n hésitez pas à appeler le Service Clientèle à la centrale pour demander des conseils (010/ ) 2. Rangez les produits dans votre réserve par date de péremption. Les produits avec une date proche de la date de péremption en avant, les nouveaux produits en arrière. 3. Si vous n arrivez vraiment pas à vendre un produit, faites une promo ou proposer son rachat par un magasin du monde local (voir plus bas). 4. Terminez d abord les boîtes entamées avant d ouvrir de nouvelles caisses. 5. Vous êtes responsables de l organisation de ventes rapides pour les produits qui sont à 1 mois de la date de péremption. tenez compte de votre marge bénéficiaire : 10% à méditer : Si 2 barres de chocolat disparaissent chaque jour, c est un trou de 300 barres à la fin de l année scolaire = 10 boîtes = ~200 A partir d avril évitez les grosses commandes que vous ne pourriez écouler avant la fin d année scolaire. Proposer un rachat de produits au magasin local Un magasin du monde local vend peut-être facilement un produit que vous n arrivez pas à écouler ou que vous allez retourner à la centrale en fin d année. Vous pouvez lui proposer de vous racheter ces produits. Pour cela, il faut utiliser le «formulaire de transfert entre magasins du monde» du Bulletin Interne (aussi reproduit en annexe). Vous recevrez par courrier une note de crédit correspondante aux produits repris par le magasin. Les vidanges! 1. Les casiers et les bouteilles vides consignés sont à rapporter au magasin à une date la plus proche du passage du camion (mais avant son passage, évidemment). Si la quantité de vidanges est importante, veuillez contacter le magasin auparavant, pour trouver un arrangement. la surface des magasins est petite et les vidanges prennent de la place! 2. Une fois au magasin, il vous faudra remplir, avec une personne du magasin, le formulaire de remboursement des vidanges à un JM (deux parties). Ce formulaire est disponible dans le Bulletin Interne (mensuel du mouvement) et en annexe dans ce cahier. Ayez toujours une copie avec vous. Vous convenez ensuite avec le magasin d être remboursé directement en cash ou via versement bancaire (en fonction également de ce qui arrange le magasin). Exception pour ceux qui rapporte directement leurs vidanges à la centrale de Wavre : ils recevront une note de crédit par courrier. 3. Le comptable de votre JM inscrit les sommes ainsi récupérées dans une rubrique «retour vidanges»

12 4 - CLÔTURE DE FIN D ANNEE La règle : en juin tout le stock en boites complètes doit être renvoyé à la centrale et le solde de toutes vos factures payées. Vos factures doivent être payées aux échéances prévues (30 jours après la date de facture) tout au long de l année mais tout doit être clôturé entre le 1 er et le 15 juin! Ça permet à la nouvelle équipe de repartir à zéro. Pourquoi clôturer? 1. pour vous permettre d avoir une vue sur la situation de votre stock, 2. pour nous permettre de détecter des problèmes éventuels à temps et vous proposer des solutions, 3. pour éviter le gaspillage dû aux produits périmés, 4. pour nous et vous éviter des pertes d argent, 5. pour assurer une bonne transition avec la nouvelle équipe. Avant de clôturer Avant de décider de renvoyer des produits, vous pouvez proposer à un magasin local de vous les racheter (transfert). -> voir «Gestion du magasin» Quand clôturer? Où rapporter les invendus? Au milieu du mois de mai, vous recevrez un courrier vous invitant à clôturer en payant vos factures et en renvoyant les invendus (voir conditions). Avec ce courrier, vous recevez également tous les formulaires nécessaires pour la clôture d année. Rapporter les invendus en boites complètes via le Magasin du monde- Oxfam de votre région ou directement à la centrale. Avec le formulaire de retour des produits (reçu avec le courrier). Clôturer, mode d emploi : 1. pointer les produits retournés sur le bon de retour que vous recevez avec le courrier du mois de mai (ne pas oublier les casiers et les vidanges), 2. écrire sur les colis -mais pas sur l emballage des produits- : le nom de votre école, le n de votre JM et la mention «Reto ur centrale», 3. bien emballer les produits pour ne pas les abîmer, 4. retourner les produits en une seule fois. Nous ne créditons ni les produits abîmés ni périmés ni les boîtes entamées car ils ne peuvent plus être envoyés en magasin pour être remis en vente. (Détails des critères dans le courrier de mai) Vous recevez fin juin une note de crédit correspondant aux produits retournés dans les conditions demandées (précisées dans le courrier de mai)

13 FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT DES VIDANGES À UN JM Exemplaire à conserver par le JM A la date du / / le JM de l école représenté par NOM + GSM avec n de client ramène au MDM de les VIDANGES suivantes à créditer 1. ()* en cash avec signature pour acquis 2. ()* sur le n de compte bancaire / / avec la référence suivante Code Description Nb Code Description Nb Casier complet bière Casier vide bière 4, Casier complet vin (Bleu) 8, Casier vide vin (Bleu) 4, Casier complet lait cacao 1L (Gris) 5, Casier complet lait cacao 20cl (Gris) 6, Casier vide lait cacao 1L(Gris) 2, Casier vide lait cacao 20cl (Gris) 2, Casier complet jus 1L (Vert) 4, Casier complet jus 20cl 24 bout. (Noir) Casier vide jus 1L (Vert) 2, Casier vide jus 20cl 24 bout.(noir) 3, Ancien casier complet jus 12 bout. 20cl 3, Ancien casier vide jus 12 bout. 20cl 2,3.. FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT DES VIDANGES À UN JM Exemplaire du magasin à remettre au comptable du magasin! A la date du / / le JM de l école représenté par NOM + GSM avec n de client ramène au MDM de les VIDANGES suivantes à créditer 1. ()* en cash avec signature pour acquis 2. ()* sur le n de compte bancaire / / avec la référence suivante Code Description Nb Code Description Nb Casier complet bière Casier vide bière 4, Casier complet vin (Bleu) 8, Casier vide vin (Bleu) 4, Casier complet lait cacao 1L (Gris) 5, Casier complet lait cacao 20cl (Gris) 6, Casier vide lait cacao 1L(Gris) 2, Casier vide lait cacao 20cl (Gris) 2, Casier complet jus 1L (Vert) 4, Casier complet jus 20cl 24 bout. (Noir) Casier vide jus 1L (Vert) 2, Casier vide jus 20cl 24 bout.(noir) 3, Ancien casier complet jus 12 bout Ancien casier vide jus 12 bout. 20cl.. cl 3,5 2,3 Le remboursement des vidanges doit se faire dans les 10 jours ouvrables maximum. Ce remboursement se met dans la rubrique D5 «Remboursement de vidanges».

14 Magasin DONNEUR Magasin RECEVEUR Date du transfert N client Personne de contact GSM Code Description Quantité PIECE ou BOITE N client Personne de contact GSM Date d envoi de ce formulaire à la centrale :

15

16 Ed. resp. Marc Dascotte, rue Provinciale, Wavre Le guide pratique des JM Oxfam-Magasins du monde Rue Provinciale, Wavre Tél. : Fax : jm@mdmoxfam.be Avec le soutien de :