Gestion de la réservation des locaux. Manuel des procédures Réservation des locaux (MRL)

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1 Gestion de la réservation des locaux Manuel des procédures Réservation des locaux (MRL) Version du 12 avril 2016

2 Ce guide a été produit par la Direction des technologies de l information. Rédaction : Louise Gilbert Supervision : Julie Marquis Révision : Simon-Pierre Béliveau Université Laval - Février 2016

3 Préface L implantation du Module de réservation des locaux (MRL) favorise l'efficacité du libre-service en affichant en temps réel, les demandes de réservations, la gestion du calendrier maître et les horaires. Il vise à regrouper l inventaire de salles (salles de réunion et salles de réunion) dans un seul système permettant une vue d ensemble et une meilleure accessibilité aux salles pour l ensemble de la communauté. En plus de regrouper l inventaire de salles, l implantation de cet outil permettra l uniformisation des outils et processus actuels de réservations de salles à l Université Laval. Le Module de réservation permet aux utilisateurs d accéder à un point d accès Web pour rechercher une salle de réunion et faire une demande. Ce présent manuel de l utilisateur présente les différentes procédures du Module de réservation. Nous avons eu comme préoccupation de s'assurer que ce guide couvre l'ensemble des processus dans une séquence logique des actions. La table des matières organisée et cliquable facilite le repérage des contenus. Le guide est composé d'étapes numérotées et d'illustrations pour permettre de bien visualiser l'action à accomplir.

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5 TABLE DES MATIERES CONVENTION TYPOGRAPHIQUE... I SECTION Lancement de l application... 2 L écran de départ... 3 SECTION Rechercher et réserver une salle... 4 Les 3 options de recherche... 5 Première option : Vérifiez une date et une heure spécifiques... 5 Deuxième option : Trouver une date... 7 Troisième option : Établir les options de récurrences... 8 SECTION Faire une demande de salle spécifique Différents types de vue Calendrier SECTION Faire une demande Réservation récurrente SECTION Modifier ou annuler une demande de réservation Modifier une demande avec requête de salle 3 options Modifier une demande sans requête de salle 2 options Annuler une réservation ou une demande INDEX i

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7 CONVENTION TYPOGRAPHIQUE Propose des trucs pratiques. Ajoute des informations supplémentaires relatives au sujet traité. Indique les étapes à suivre.

8 SECTION 1 LANCEMENT DE L APPLICATION Le Module de réservation des locaux (MRL) permettra à l ensemble de la communauté de faire des demandes de réservation et consulter des calendriers. À partir de votre navigateur, tapez l adresse suivante : 1. Cliquez sur Connexion. 2. Vous devez dans un premier temps vous authentifier : le nom d utilisateur est votre IDUL et votre numéro d identification personnel lors de vos authentifications UL 1. Il s agit ensuite de cliquer sur le bouton Connexion. ATTENTION! Accès hors campus Pour des raisons de sécurité, l accès au système se fait par l entremise du service WebVPN lorsque vous êtes à l extérieur du réseau de l UL. Pour ce faire, rendez-vous à l adresse vpn.ulaval.ca pour vous connecter au service (IDUL/NIP). Saisissez ensuite l adresse du module dans la fenêtre de navigation affichée. 1 Université Laval Page 2 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

9 L écran de départ Le Module de réservation est composé ainsi : 1. Se connecter ou se déconnecter du Module de réservation. 2. Le champ Rechercher permet de rechercher une réservation ou une demande. 3. Le volet de menus : sous l Accueil, le lien Mon Calendrier affichent l ensemble des demandes sous une vue journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Le lien Mes réservations affichent l ensemble des demandes dans un tableau. 4. La section Libre-service affiche les demandes de réservation qui ne demandent pas d approbation. C est également dans cette section que le demandeur peut Trouver une salle libre-service et Réserver une salle spécifique libre-service. 5. La section Demandes de réservation affiche les demandes de l utilisateur. Il peut Faire une demande de salle en spécifiant des critères et en précisant des renseignements sur l heure. Il peut également Trouver une salle parmi un choix, en spécifiant des critères et en précisant des renseignements sur l heure. Finalement, le demandeur peut Faire une demande de salle spécifique en spécifiant des critères sur la salle et en précisant des renseignements sur l heure. 1. Connexion - Déconnexion 2. Le champ Rechercher 3. Volet des menus 4. Libre-service 5. Demandes de réservations Faire une pierre 2 coups! En choisissant de Trouver une salle par la section Demandes de réservations, le module indiquera les salles disponibles nécessitant une approbation ainsi que celles en libre-service. Les liens Mes réservations (Accueil) et Mes demandes (Demandes de réservations) permettront de sélectionner les demandes de réservations et apporter des modifications au besoin ou les annuler. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 3

10 SECTION 2 RECHERCHER ET RÉSERVER UNE SALLE Voici la procédure pour réserver une salle. Dans le volet de gauche, cliquez sur Trouver une salle dans la section Demandes de réservations. Trois options de recherches s offrent à vous : Vérifier une date et une heure spécifique Trouver une date en spécifiant l heure et la durée Trouver une salle avec l option Faire une demande récurrente 1. Dans le champ Critères de demande, par la flèche déroulante, spécifiez le Type de demande. 2. Spécifiez ensuite un Emplacement. 3. Si vous souhaitez préciser certains critères au niveau du type de salle ou des caractéristiques souhaitées, cochez la case Utiliser des critères additionnels. 4. Des boîtes affichent des filtres pour lesquels vous pouvez spécifier vos critères. Choisissez un ou des critères dans les boîtes. Utilisez la touche contrôle (CTRL) pour sélectionner plus d une caractéristique. 5. Spécifiez les Renseignements sur l heure, c'est-à-dire, la Date, l Heure de début et la Durée. Page 4 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

11 Les 3 options de recherche Première option : Vérifiez une date et une heure spécifiques 6. Cliquez sur l icône du calendrier pour choisir la Date et sur les flèches déroulantes pour choisir les Heures de début et de fin. 7. Cliquez sur le bouton Vérifier la disponibilité. 8. Le champ Salles disponibles nécessitant une approbation affiche le nombre de salles disponibles mais pour lesquelles vous devez attendre une approbation. Le champ Salles libre-service disponibles affiche le nombre de salles qui correspondent aux critères choisis et qui sont disponibles. Pour afficher les salles en libre-service offertes, cliquez sur le + adjacent. 9. Dans cet exemple, la salle choisie est en libre-service. Cliquez sur Détail vis-à-vis la salle pour voir une photo de la salle ainsi que ses détails. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 5

12 Pour revenir à la page précédente, cliquez sur le fil d Ariane ou sur la flèche précédente du navigateur. 10. Cliquez sur Continuer pour soumettre votre demande. 11. Selon le type de demande, certaines informations peuvent vous être demandées. Spécifiez le Nombre de participants dans le champ obligatoire. Selon le type de demande, dans le champ Autres renseignements Demandes particulières, saisissez une courte explication d au moins 10 caractères justifiant cette demande. 12. Vous pouvez choisir par la flèche déroulante le Type d activité et indiquer s il y aura vente ou consommation d alcool. Cochez les cases d équipement(s) demandé(s) au besoin. Cliquez sur le bouton Confirmer. 13. Cliquez sur le bouton OK et sur OK de nouveau. Page 6 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

13 La demande est approuvée et s affiche automatiquement. Si vous aviez choisi une salle nécessitant une approbation, vous seriez en attente d une réponse et seriez notifié par courriel. Deuxième option : Trouver une date 1. Spécifiez un intervalle d heures, la Durée et cliquez sur le bouton Vérifier le calendrier. 2. Le champ Calendriers des disponibilités permet de sélectionner une date. Selon la sélection d une date dans le calendrier, il est possible de voir automatiquement si une salle est disponible. Cliquez sur une date du calendrier. 3. Sélectionnez une salle disponible. Dans cet exemple, la salle choisie nécessite une approbation. 4. Cliquez sur Continuer pour réserver la salle sélectionnée. Si la salle demande une approbation, on offre de saisir des Informations d heures supplémentaires ainsi que des Critères supplémentaires pour les salles, c'est-à-dire, des exigences ou propositions supplémentaires n étant pas suggérées par le module. Cliquez sur Soumettre afin que la réservation soit envoyée à l emplacement choisi. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 7

14 5. Cliquez sur Ok et sur OK de nouveau. Notez le # de réservation. Celui-ci pourrait être utile pour retrouver une demande dans le but de la modifier ou de l annuler. La demande est en attente d approbation. Vous serez notifié par courriel. Troisième option : Établir les options de récurrences 1. Spécifiez une date et un moment de la journée. 2. Cliquez sur le bouton Établir les options de récurrences vue précédemment. La boîte suivante permet de choisir les options de récurrence et spécifier le nombre ou la fin des occurrences. 3. Après avoir cliqué sur le bouton Afficher les occurrences et sur Vérifier la disponibilité, cliquez sur une rangée pour choisir une salle en libre-service ou nécessitant une approbation. Dans cet exemple, la salle choisie nécessite une approbation. Page 8 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

15 4. Confirmez la demande en cliquant sur le bouton Continuer. 5. Si la salle nécessite une approbation, on offre de saisir des Informations d heures supplémentaires ainsi que des Critères supplémentaires pour les salles, c'est-à-dire, des exigences ou propositions supplémentaires n étant pas suggérées par le module. Cliquez sur le bouton Soumettre et votre réservation est envoyée à l emplacement choisi. 6. Cliquez sur Ok. Une dernière boîte vous confirme que votre demande a été enregistrée avec succès. Notez le # de réservation. Celui-ci pourrait vous être utile pour retrouver votre demande dans le but de la modifier ou l annuler. La demande est en attente d approbation. Vous serez notifié par courriel. L icône de périodicité s affiche pour indiquer que la réservation comporte des options de récurrences. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 9

16 SECTION 3 FAIRE UNE DEMANDE DE SALLE SPÉCIFIQUE Voici la procédure pour réserver une salle spécifique. 1. Dans le champ Critères de demande, cliquez sur la flèche déroulante pour spécifier le Type de demande. Spécifiez ensuite un Emplacement. 2. Cliquez sur une rangée pour choisir une salle. Différents types de vue Calendrier 3. Sous l entête de la colonne Calendrier, sur la même rangée que la salle choisie, choisissez un des types de vue, Horaire, Journalier, Hebdomadaire ou Mensuel. Page 10 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

17 Dans l exemple suivant, la vue du calendrier affiche une vue hebdomadaire pour la salle CSL-1630B. 4. Pour réafficher la fenêtre Faire une demande de salle spécifique, cliquez sur le fil d Ariane tout en haut de la page. Dans le champ Disponibilité, les 3 options de recherche sont disponibles. Prenons l exemple de l option Vérifier une date et une heure spécifiques. 5. Cliquez sur le calendrier pour choisir la date et sur les flèches déroulantes pour choisir les Heures de début et de fin. Cliquez sur le bouton Vérifier la disponibilité. 6. Le champ Disponibilité de salle et la salle sélectionnée affiche l heure de début. Si la salle requiert une approbation, vous devrez cliquer sur Créer une demande. Si la salle est en libre-service, vous pourrez la Réserver aussitôt. 7. Selon le type de demande ainsi que les accès, il peut y avoir des champs personnalisés (obligatoires ou non) et il est préférable d y répondre afin d accélérer le traitement de la demande et ainsi éviter à l approbateur d'avoir à vous contacter. Cliquez sur Soumettre. Si la salle est en libre-service, il ne vous rester qu à Confirmer. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 11

18 Les boîtes suivantes permettent de confirmer la demande (salle nécessitant une approbation) ou la réservation (salle en libre-service). 8. La fenêtre suivante affiche vos réservations et vous indique que la salle est réservée. Si elle comporte un triangle jaune, la demande est soumise et vous indique que vous êtes en attente d une approbation. Si elle comporte un crochet dans un cercle vert, votre demande est automatiquement approuvée. Page 12 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

19 SECTION 4 FAIRE UNE DEMANDE En dernier recours, vous pouvez demander à l approbateur de votre unité de trouver une salle pour vous. Si c est possible, celui-ci recherchera une salle correspondant aux critères demandés et transmettra une demande à l approbateur de cette salle. Vous serez ensuite notifié par courriel. 1. Dans le volet de gauche, cliquez sur le lien Faire une demande dans la section Demandes de réservations. 2. Dans le champ Critères de demande, par la flèche déroulante, choisissez le Type de demande et un Emplacement Réservation récurrente 3. Si vous souhaitez créer des occurrences, cochez la case Réservation récurrente. La boîte suivante permet de choisir les options de récurrence et spécifier le nombre ou la fin des occurrences. 4. Cliquez sur le bouton Afficher les occurrences. Le tableau suivant vous offre la possibilité de modifier l État de l occurrence selon la date choisie. 5. Si aucun changement n est nécessaire, cliquez sur Continuer. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 13

20 6. Selon le type de demande, on vous offre de saisir des Informations d heures supplémentaires ainsi que des Critères supplémentaires pour les salles, c'est-à-dire, des exigences ou propositions supplémentaires n étant pas suggérées par le module. Cliquez sur Soumettre afin que la réservation soit envoyée à l emplacement choisi. 7. Cliquez sur le bouton OK pour soumettre cette demande. Un message vous confirme que la réservation a été enregistrée avec succès et qu elle est sera affichée dans les calendriers. Notez le # de réservation. Celui-ci pourrait vous être utile pour retrouver votre demande dans le but de la modifier ou l annuler. La fenêtre suivante affiche vos réservations et vous indique qu une demande générale soumise. Page 14 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

21 SECTION 5 MODIFIER OU ANNULER UNE DEMANDE DE RÉSERVATION MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 15

22 En tant que demandeur, voici la procédure pour modifier ou annuler une réservation que vous avez faite à l aide du Module de la réservation des locaux. La procédure est la même si la demande est pour une salle en libre-service, approuvée ou en attente d une approbation. 1. Dans la section Accueil, cliquez sur Mes réservations. Les demandes s affichent dans la fenêtre. Il est possible de naviguer avec les flèches de la page précédente à la page suivante ou de la première page à la dernière page. Vous pouvez afficher le nombre de réservations que vous souhaitez dans la fenêtre ou encore, lancer une Recherche en saisissant le numéro de la demande. Le champ Filtre affiche des réservations selon un moment précis. Pour trier les colonnes, cliquez un des entêtes de colonnes. Ainsi, les demandes avec Salles demandées seront réunies. Modifier une demande avec requête de salle 3 options 1. Pour modifier une réservation soumise, cliquez sur la réservation dans la fenêtre Mes réservations. Attention! Deux cas, deux boîtes différentes. Si la modification de la réservation est effectuée à une demande comportant une requête de salle, la boîte des options de modifications comportera 3 options pour modifier la date, l heure, la durée ou trouver une autre salle. Si la modification est effectuée à une demande générale, c'est-à-dire, ne comportant pas une requête de salle, la boîte des options de modifications comportera alors 2 options. 2. Cliquez sur le bouton Modifier cette réservation au bas de la fenêtre. Notez que si la demande est en traitement, le bouton Modifier cette réservation est inexistant. La section Historique de la demande affiche alors l état En traitement. Page 16 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

23 3. Dans le cas où la demande comporte une requête de salle, la boîte suivante affiche des options de modifications de réservation : 4. Choisissez une des 3 options suivantes, à savoir si vous souhaitez : Conserver la même salle mais changer le moment de réservation. Trouver une autre salle et changer ou pas le moment de la réservation. Finalement, conserver la même salle ainsi que le moment de la réservation, mais modifier d autres renseignements. Notez que si vous modifiez une réservation, vous annulez alors l originale pour en créer une nouvelle. 5. Si la première option est choisie, cliquez sur Continuer. 6. Les 3 options de recherche choisie antérieurement pour vérifier, trouver ou faire une réservation de salle à un moment précis, sont automatiquement affichées. Il s agit de répéter les étapes réalisées lors de la demande de salle. (voir procédure Rechercher et réserver une salle). Changez la date ou l heure de début et de fin et cliquez sur Vérifier les disponibilités afin de voir les autres choix de date ou de l heure pour cette salle. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 17

24 11:15 7. Cliquez sur Continuer après avoir choisi la deuxième option. 8. Une des 3 options de recherche choisie antérieurement pour trouver une salle est automatiquement affichée. Il s agit de répéter les étapes réalisées lors de la demande de salle (voir procédure Rechercher et réserver une salle). Cliquez sur Vérifier les disponibilités afin de voir les autres possibilités pour trouver une autre salle à des moments différents. Attention! Il est possible qu aucune salle en libre-service ne corresponde aux modifications souhaitées. Le module offrira une salle nécessitant une approbation s il y en a de disponibles. 9. Cliquez sur Continuer après avoir choisi la troisième option. 10. Comme changement, modifiez un des renseignements sur la demande, exemple le Nombre de participants. Page 18 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

25 11. Cliquez sur Confirmer. 12. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer la réservation. 13. Comme mentionné antérieurement, un message informe que la demande originale de réservation a été annulée automatiquement et la nouvelle demande a été créée avec succès. 14. En cliquant sur la demande, un message vous informe que la réservation a été créée pour modifier / remplacer une réservation antérieure. Si vous modifiez une demande avec récurrence, vous pourrez modifier les dates dans le tableau de l État de l occurrence. À partir des flèches déroulantes, cliquez sur Modifier. Attention! Vous pourrez modifier la date seulement. Si vous souhaitez changer l heure, vous devrez changer l heure pour l ensemble des occurrences. Modifier une demande sans requête de salle 2 options 1. Pour Modifier une demande, dans la fenêtre Mes demandes, cliquez sur la demande dont les champs des colonnes Salle(s) approuvée(s) et Salle demandée sont vides. 2. Cliquez sur le bouton Modifier cette demande au bas de la fenêtre. 3. Une boîte affiche des options de modifications de la demande : MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 19

26 4. Choisissez une des 2 options suivantes, à savoir si vous souhaitez : Changer la date, l heure ou les critères de la demande. Conserver le moment de la réservation et ses critères, mais modifier d autres renseignements. Notez que si vous modifiez une demande, vous annulez alors l originale pour en créer une nouvelle. 5. Si la première option est choisie, cliquez sur Continuer. 6. Il s agit de répéter les étapes réalisées lors de la demande de salle. (voir procédure Rechercher et réserver une salle). 7. Modifiez la date, l heure ou d autres critères. 8. Cliquez sur Continuer. Page 20 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

27 9. Cliquez sur Soumettre. 10. Cliquez sur Ok pour soumettre la demande. 11. Comme mentionné antérieurement, un message informe que la demande originale de réservation a été annulée automatiquement et la nouvelle demande a été créée avec succès. 12. À partir de la fenêtre Mes réservations et en cliquant sur la demande, un message vous informe que la réservation a été créée pour modifier / remplacer une réservation antérieure. 13. Si la deuxième option est choisie, cliquez sur Continuer. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 21

28 14. Comme changement, modifiez un des renseignements sur la demande, exemple le Nombre de participants. 15. Cliquez sur Soumettre au bas de la fenêtre. 16. Cliquez sur OK pour confirmer cette demande. 17. Comme mentionné antérieurement, un message informe que la demande originale de réservation a été annulée automatiquement et la nouvelle demande a été créée avec succès. 18. En cliquant sur la demande, un message vous informe que la réservation a été créée pour modifier / remplacer une réservation antérieure. Annuler une réservation ou une demande 1. Pour annuler une réservation ou une demande, cliquez sur Mes demandes dans la section Demandes de réservations. Page 22 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation

29 2. Cliquez sur le bouton Annuler dans la dernière colonne du tableau de cette fenêtre. 3. ou sélectionnez la demande pour cliquer sur le bouton au bas de la fenêtre Annuler cette demande. 4. Confirmez cette annulation. La fenêtre Mes réservations ou Mes demandes affiche l icône indiquant que la demande a été annulée. MRL Document de travail 12 avril 2016 Page 23

30 INDEX A Approbation... 3, 5, 7, 8, 9, 12, 13 Attente... 8, 9, 12 C Calendriers... 2, 14 Calendriers des disponibilités... 7 Caractéristique... 4 Confirmer Connexion... 2, 3 Consommation d alcool... 6 Critères... 3, 4, 5 Critères de réservation... 4, 13 Critères supplémentaires pour les salles 7, 9, 14 Crochet D Date... 4 Demandes de réservations... 3, 13 Demandeur... 3, 11 Disponibilité Durée... 4, 7 E Emplacement... 4, 10 Établir les options de récurrences... 8 État F Faire une demande... 3, 4, 10, 11, 13, 23 Faire une demande de salle spécifique. 3, 10, 11 Formation... 2 H Hebdomadaire Heure de début... 4 I Informations... i Informations d heures supplémentaires... 7, 9 L Libre-service... i, 3, 5, 8 M Mensuel Mes demandes... 3 Mes réservations... 3 Module de réservation... i, 2, 3 Module de réservation des locaux... 2 MRL... 2 O Occurrences... 8, 13 P Participants... 6 R Rechercher... 3 Récurrence... 8, 13 Renseignements sur l heure... 4 Réservation récurrente Réserver... 3, 11 Réserver une salle spécifique... 3 Réunion... i S Salles disponibles... 5 Session... 2 Soumettre... 7, 9, 14 Spécifique T Temps... 1 Triangle Trouver une salle... 3, 4 Type d activité... 6 Type de demande... 4, 10, 13 U Utilisateur... i, 2, 3 Utiliser des critères additionnels... 4 V Vérifier le calendrier... 7 Vérifier une date et une heure spécifiques. 4, 11 Page 24 Document de travail 12 avril 2016 Le Système de réservation