VILLE DE SAINT-LAZARE MRC DE VAUDREUIL-SOULANGES PROVINCE DE QUÉBEC RÈGLEMENT NUMÉRO 781 RELATIF AU CONTRÔLE ET AU SUIVI BUDGÉTAIRES

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1 VILLE DE SAINT-LAZARE MRC DE VAUDREUIL-SOULANGES PROVINCE DE QUÉBEC RÈGLEMENT NUMÉRO 781 RELATIF AU CONTRÔLE ET AU SUIVI BUDGÉTAIRES ATTENDU QU ATTENDU QUE ATTENDU QU ATTENDU QU ATTENDU QU en vertu du deuxième alinéa de l article 477 de la Loi sur les cités et villes (LCV), le conseil doit adopter un règlement en matière de contrôle et de suivi budgétaires; ce règlement doit prévoir notamment le moyen utilisé pour garantir la disponibilité des crédits préalablement à la prise de toute décision autorisant une dépense, lequel moyen peut varier selon l autorité qui accorde l autorisation de dépenses ou le type de dépenses projetées; en vertu du deuxième alinéa de l article 73.2 LCV, un engagement de salarié n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 477 LCV, des crédits sont disponibles à cette fin; en vertu du premier alinéa de l article LCV, un règlement ou une résolution du conseil qui autorise une dépense n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 477 LCV, des crédits sont disponibles pour les fins auxquelles la dépense est projetée; en vertu du quatrième alinéa de l article LCV, une autorisation de dépenses accordée en vertu d une délégation n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 477 LCV, des crédits sont disponibles à cette fin;

2 ATTENDU QUE ATTENDU QU ATTENDU QU ATTENDU QUE ATTENDU QUE l article et le cinquième alinéa de l article LCV prévoient les modalités de reddition de comptes au conseil aux fins de contrôle et de suivi budgétaires; un avis de motion de ce règlement a été préalablement donné par le maire, Paul Carzoli, lors de la séance du 7 août 2007; une copie du projet de règlement a été remise à tous les membres du conseil au moins deux jours juridiques avant la présente séance; tous les conseillers déclarent avoir lu le règlement et renoncent à sa lecture; la greffière a mentionné l objet du règlement et sa portée au cours de la présente séance; Section omise aux fins de la codification administrative

3 Table des matières Section 1. DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES Article 1. Préambule Article 2. Définitions Article 3. Objets du règlement Section 2. PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Article 4. Principes Article 5. Autorisation de dépenses Article 6. Engagement de crédits Section 3. POLITIQUE DE VARIATIONS BUDGÉTAIRES Article 7. Limite permise Article 8. Demande de virement budgétaire Article 9. Provenance des crédits nécessaires Section 4. MODALITÉS GÉNÉRALES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Article 10. Disponibilité de crédits Article 11. Insuffisance de crédits Article 12. Engagement de dépense autre que par un responsable d activité budgétaire Article 13. Responsabilité du maintien du présent règlement Section 5. ENGAGEMENTS S ÉTENDANT AU-DELÀ DE L EXERCICE COURANT Article 14. Partie imputable dans l exercice courant Article 15. Partie imputable aux exercices suivants l exercice courant Section 6. DÉPENSES PARTICULIÈRES Article 16. Inclusion au budget annuel Article 17. Suivi et reddition de comptes Article 18. Situation imprévue Section 7. SUIVI ET REDDITION DE COMPTES BUDGÉTAIRES Article 19. Suivi budgétaire Article 20. Reddition de comptes Article 21. Rapport des dépenses Section 8. DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES Article 22. Modifications au règlement numéro 635 Article 23. Entrée en vigueur

4 Section 1. Article 1. DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES Préambule Le préambule du présent règlement en fait partie intégrante. Article 2. Définitions Dans le présent règlement, sauf si le contexte exige un sens différent, les expressions, les mots ou les termes suivants signifient : [1] Conseil : le conseil municipal de la Ville de Saint-Lazare; [2] Exercice : la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre d une année; [3] Politique de variations budgétaires : la politique fixant la limite des variations budgétaires permises et les modalités de virement budgétaire; [4] Règlement de délégation : le règlement adopté en vertu des premier et deuxième alinéas de l article de la Loi sur les cités et villes, par lequel le conseil délègue aux fonctionnaires ou employés municipaux le pouvoir d autoriser des dépenses et de passer des contrats au nom de la municipalité; [5] Responsable d activité budgétaire : le fonctionnaire ou l employé de la municipalité responsable d une enveloppe budgétaire qui lui a été confiée, laquelle comprend toute enveloppe budgétaire qui est sous la responsabilité d un subalterne direct.

5 Article 3. Objets du règlement Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la municipalité doivent suivre. Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la municipalité, y compris l embauche d un salarié, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. Le présent règlement s applique à toute affectation de crédits imputable aux activités financières ou aux activités d investissement de l exercice courant que le conseil peut être amené à adopter par résolution ou règlement. Le présent règlement établit aussi les règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires que le trésorier, tout autre officier municipal autorisé et les responsables d activité budgétaire de la municipalité doivent suivre. Enfin, le présent règlement modifie le règlement numéro 635 relatif à l administration des finances et déléguant certains pouvoirs d autoriser des dépenses et des contrats. Section 2. Article 4. PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Principes Les crédits nécessaires aux activités financières et aux activités d investissement de la municipalité doivent être approuvés par le conseil préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédits revêt la forme d un vote des crédits exprimé selon l un des moyens suivants : [1] l adoption par le conseil du budget annuel ou d un budget supplémentaire;

6 [2] l adoption par le conseil d un règlement d emprunt; [3] l adoption par le conseil d une résolution ou d un règlement par lequel des crédits sont affectés à partir de revenus excédentaires, du surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés. Article 5. Autorisation de dépenses Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil, ou un responsable d activité budgétaire conformément au règlement de délégation en vigueur, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. Article 6. Engagement de crédits Tout fonctionnaire ou employé de la municipalité est responsable d appliquer et de respecter le présent règlement en ce qui le concerne. Tout responsable d activité budgétaire doit observer le présent règlement lorsqu il autorise une dépense relevant de sa responsabilité avant qu elle ne soit engagée ou effectuée. Il ne peut autoriser que les dépenses relevant de sa compétence et n engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés. Section 3. Article 7. POLITIQUE DE VARIATIONS BUDGÉTAIRES Limite permise La limite de variation budgétaire permise par poste budgétaire au cours d un exercice est fixée à 5 %. La trésorière, ou en son absence la trésorière adjointe, peut effectuer les virements budgétaires appropriés en accord avec la directrice générale.

7 Article 8. Demande de virement budgétaire Les virements budgétaires doivent être demandés soit par la directrice générale, le directeur général adjoint des Services aux citoyens, la trésorière, la trésorière adjointe, la greffière, les directeurs de service ou en leur absence les directeurs adjoints. Toute demande de virement budgétaire est transmise par écrit à la trésorière ou à la trésorière adjointe pour traitement. La trésorière doit, minimalement au cours de chaque semestre, préparer et déposer, lors d une séance du conseil, un rapport contenant tous les virements budgétaires qu il a effectués et qui n avaient pas déjà été rapportés. Article 9. Provenance des crédits nécessaires Si la variation budgétaire peut être résorbée par virement budgétaire d un autre poste de dépense, l ordre de priorité suivant doit être respecté pour l appropriation des crédits nécessaires : [1] un poste de dépense faisant partie du même groupe d activité à l intérieur du service concerné; [2] un poste de dépense faisant partie de la même fonction; [3] un poste de dépense faisant partie de la fonction «Administration générale»; [4] tout autre poste de dépense. Si la variation budgétaire ne peut être résorbée par virement budgétaire d un autre poste de dépense, la directrice générale, la trésorière ou leurs adjoints, doit soumettre au conseil pour adoption une proposition pour approprier les crédits additionnels requis à même une des sources suivantes :

8 [5] un poste de revenu excédentaire sous la responsabilité du service; [6] tout autre poste de revenu excédentaire; [7] le surplus accumulé. Section 4. Article 10. MODALITÉS GÉNÉRALES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Disponibilité de crédits Pour vérifier la disponibilité des crédits préalablement à l autorisation d une dépense, le responsable de l activité budgétaire concerné s appuie sur le système comptable en vigueur dans la municipalité. Il en est de même pour la trésorière, la trésorière adjointe, la directrice générale ou le directeur général adjoint des Services aux citoyens le cas échéant, lorsque l un ou l autre doit autoriser une dépense ou soumettre une dépense pour autorisation au conseil conformément au règlement de délégation en vigueur. Article 11. Insuffisance de crédits Si la vérification des crédits disponibles démontre une insuffisance de crédits dépassant la limite permise par la politique de variations budgétaires, les procédures énoncés à la section 3 «Politique de variations budgétaires» doivent être suivies. Article 12. Engagement de dépense autre que par un responsable d activité budgétaire Un fonctionnaire ou employé qui n est pas un responsable d activité budgétaire ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit. Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s il en a reçu le mandat ou si sa description de tâches le prévoit.

9 Si, à des fins urgentes, un fonctionnaire ou employé doit encourir une dépense sans autorisation, il doit en aviser après coup le responsable de l activité budgétaire concerné dans le meilleur délai et lui remettre les relevés, factures ou reçus en cause. Article 13. Responsabilité du maintien du présent règlement La directrice générale est responsable du maintien à jour du présent règlement. Elle doit présenter au conseil pour adoption, s il y a lieu, tout projet de modification dudit règlement qui s avérerait nécessaire pour l adapter à de nouvelles circonstances ou à un changement législatif l affectant. La directrice générale, de concert avec la trésorière, est responsable de voir à ce que des contrôles internes adéquats soient mis et maintenus en place pour s assurer de l application et du respect du règlement par tous les fonctionnaires et employés de la municipalité. Section 5. Article 14. ENGAGEMENTS S ÉTENDANT AU-DELÀ DE L EXERCICE COURANT Partie imputable dans l exercice courant Toute autorisation d un engagement de dépenses qui s étend au-delà de l exercice courant doit au préalable faire l objet d une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l exercice courant. Article 15. Partie imputable aux exercices suivants l exercice courant Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque responsable d activité budgétaire doit s assurer que son budget couvre les dépenses engagées antérieurement qui doivent être imputées aux activités financières de l exercice et dont il est responsable. La trésorière doit s assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses sont correctement pourvus au budget.

10 Section 6. Article 16. DÉPENSES PARTICULIÈRES Inclusion au budget annuel Certaines dépenses sont de nature particulière, telles : [1] les sommes dues par la municipalité en vertu d une loi, d un règlement, d une résolution, d un jugement ou d une décision devenue exécutoire; [2] tout salaire, rémunération et allocation à être versée aux employés et aux membres du conseil incluant toutes dépenses inhérentes à l application des conventions collectives ou reliées aux conditions de travail; [3] les retenues sur les salaires, les contributions de l employeur aux avantages sociaux, les cotisations à la Commission de la santé et de la sécurité du travail; [4] les remises aux syndicats; [5] les sommes dues lors des échéances en intérêts et remboursement du capital des obligations, billets et autres emprunts incluant le remboursement annuel au fonds de roulement; [6] les frais bancaires et Interac; [7] les dépenses d électricité, de chauffage, de télécommunication, d essence, d huile, de diesel, de gaz et tout autre carburant; [8] les frais de poste ou de messagerie; [9] les remboursements aux employés ou aux élus des frais de déplacement et de représentation conformément aux conventions collectives, aux ententes de travail, aux politiques internes ou à une résolution;

11 [10] les montants dus en vertu d une disposition législative ou règlementaire tels que les quotes-parts, les frais du bureau de la publicité des droits, les frais d immatriculation des véhicules, les licences de radiocommunications, les frais pour l obtention des permis d alcool et les droits d auteur; [11] les droits des certificats d opération des puits; [12] les frais d inscription aux cours et congrès ainsi que les cotisations professionnelles; [13] les dons et subventions conformes à la politique de dons et subventions; [14] les frais d entraide aux municipalités environnantes pour le Service de sécurité incendie; [15] les dépôts pour retenir les services d individus ou de sociétés relativement à leur prestation lors d animations, de concerts, de spectacles, de conférences, de réceptions et le versement final lorsque requis le jour de l évènement; [16] les provisions et affectations comptables. Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque responsable d activité budgétaire concerné doit s assurer que son budget couvre les dépenses particulières dont il est responsable. La trésorière doit s assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses particulières sont correctement pourvus au budget et est autorisé à procéder au paiement, par chèques ou notes de débit, de ces dépenses.

12 Article 17. Suivi et reddition de comptes Les dépenses particulières dont il est question à l article 16 se prêtent peu à un contrôle a priori. Toutefois, elles sont soumises, comme toute autre dépense, aux règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires prescrites à la section 7 du présent règlement. Article 18. Situation imprévue Lorsqu une situation imprévue survient, telle la conclusion d une entente hors cour ou d une nouvelle convention collective, la trésorière ou la trésorière adjointe doit s assurer de pourvoir aux crédits additionnels requis. Elle peut procéder, s il y a lieu, aux virements budgétaires appropriés en accord avec la directrice générale. Section 7. Article 19. SUIVI ET REDDITION DE COMPTES BUDGÉTAIRES Suivi budgétaire Tout responsable d activité budgétaire doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte immédiatement à son supérieur hiérarchique dès qu il anticipe une variation budgétaire allant au-delà de la limite prévue selon la politique de variations budgétaires énoncée à la section 3. Il doit justifier ou expliquer par écrit tout écart budgétaire défavorable constaté ou anticipé dans une note qu il transmet à son supérieur, accompagnée s il y a lieu d une demande de virement budgétaire. Si la variation budgétaire ne peut se résorber par virement budgétaire, la directrice générale ou la trésorière doit en informer le conseil et, s il y a lieu, lui soumettre pour adoption une proposition de budget supplémentaire ou d appropriation du surplus accumulé pour les crédits additionnels requis.

13 Article 20. Reddition de comptes Comme prescrit par l article de la Loi sur les cités et villes, la trésorière doit au cours de chaque semestre préparer et déposer, lors d une séance du conseil, deux états comparatifs portant sur les revenus et les dépenses de la municipalité. Les états comparatifs à être déposés au cours du premier semestre doivent l être au plus tard lors de la séance ordinaire tenue au mois de mai. Ceux à être déposés au cours du second semestre doivent l être lors de la dernière séance ordinaire tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l exercice financier suivant doit être adopté. Article 21. Rapport des dépenses Afin que la municipalité se conforme à l article 82 et au 5 e alinéa de l article de la Loi sur les cités et villes, la trésorière doit aussi préparer et déposer périodiquement au conseil lors d une séance ordinaire un rapport des dépenses autorisées par tout fonctionnaire ou employé conformément au règlement de délégation en vigueur. Ce rapport doit au moins comprendre toutes les transactions effectuées précédemment à un délai de vingt-cinq (25) jours avant son dépôt, qui n avaient pas déjà été rapportées. Section 8. Article 22. Article 23. DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES Ab., R834, a. 17 [2] c. ( ) Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur au moment de sa publication, conformément à la Loi sur les cités et villes. Section omise aux fins de la codification administrative

14 PROCÉDURE SUIVIE : Règlement 781 [1.] Avis de motion donné le 7 août 2007 (avis numéro ) [2.] Adoption du règlement le 8 janvier 2008 (résolution numéro ) [3.] Publication du règlement le 12 janvier 2008 dans le journal «Première Édition» (articles 362 et 363 LCV) [4.] Mise à jour de la codification administrative du règlement numéro 635, y compris au répertoire «Reg_public» du lecteur Z du réseau informatique, et transmission d un courriel aux personnes concernées le 24 janvier Règlement 834 [1.] Avis de motion donné le 4 août 2009 (avis numéro ) [2.] Publication du règlement le 5 septembre 2009 dans le journal «Première Édition» Z:\ GC\ Lois privées et règlements\ R municipaux\ St-L\ \781_Contrôle budgétaire\781_adoption.doc Notre : (22 142)