APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE. Cahier des charges

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1 APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE " entretien " Cahier des charges octobre 2012 AGEFOS PME - NORMANDIE 1

2 Sommaire Sommaire Présentation d AGEFOS PME Présentation du projet Contexte Les enjeux de cette offre spécifique Objectifs Principales orientations de la démarche entretien Les missions du prestataire Périmètre géographique Engagements du prestataire Financement de la prestation Contenu de l'offre L offre technique L offre financière Procédure de l appel d offres Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Sélection du prestataire Contractualisation... 8 AGEFOS PME - NORMANDIE 2

3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et renouvelée le 20/09/2011, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (40 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires, - financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes 2. Présentation du projet 2.1. Contexte Le manque de moyens pour gérer les ressources humaines en TPE-PME est un constat partagé par l'ensemble des acteurs du monde professionnel. La plupart des entreprises adhérentes à l'agefos PME est ainsi dépourvue d'un service RH et plus spécifiquement d'un service formation. Il va sans dire que ce constat est d'autant plus vérifié que l'entreprise est de petite taille. De ce fait il est particulièrement difficile à ces structures d'avoir, d'une part, une capacité d'anticipation en matière de RH et, d'autre part, la faculté d'intégrer aisément les nouveautés apportées par la règlementation. Dans ce domaine force est de constater que la bonne compréhension et mise en œuvre des dispositions issues des différents accords et textes réglementaires restent difficiles. L'entretien professionnel est une bonne illustration de ce constat. Une enquête commanditée par les instances paritaires de l'agefos PME Haute-Normandie en 2008 a mis en lumière que sur un panel d'une cinquantaine d'entreprises, la moitié ne pratiquait aucune forme d'entretien. AGEFOS PME - NORMANDIE 3

4 L'autre moitié avait mis en place un système d'entretien mais qui ne répondait pas à l'intégralité des exigences de l'entretien professionnel. La méconnaissance et le manque de temps furent les freins les plus fréquemment cités. Au gré des textes se sont ajoutés à l'entretien professionnel le bilan d'étape professionnel, l'entretien senior, l'entretien de seconde partie de carrière Et se pose dès lors la question de l'articulation entre ces entretiens et leur mise en œuvre efficace dans les entreprises dépourvues de services RH. Le présent projet bénéficie du soutien financier du FPSPP et de la Région Haute-Normandie Les enjeux de cette offre spécifique - Simplifier pour les entreprises l'appropriation et la mise en œuvre des différents entretiens. - Articuler ces entretiens avec les autres domaines de la gestion des ressources humaines Objectifs Il s'agit de développer une méthodologie (appelée "1.2.3 entretien ") pour aider les entreprises à intégrer ces différents entretiens d'une façon simple et pertinente. La méthodologie devra notamment mettre en évidence : - les finalités poursuivies par ces entretiens, leur exploitation et l'articulation avec les autres composantes de la GRH (formation, gestion des carrières, rémunération ), - les modalités organisationnelles de ces entretiens (nombre, rythme, lieux, populations ), - les techniques de conduite de ces entretiens par les responsables ainsi que la préparation des salariés. L'outil réalisé devra ainsi être en capacité de s'adapter aux contraintes organisationnelles et de disponibilité des entreprises et présenter une facilité de mise en œuvre. L'outillage, élaboré par un prestataire externe, comprend le guide méthodologique ainsi que le support de formation. Au-delà de répondre aux exigences des textes fondateurs de ces dispositifs d'entretiens, il importe également de faire de ces outils : - des leviers pour le développement des compétences nécessaires aux entreprises, - des moyens pour la construction de parcours de professionnalisation au service de l'évolution professionnelle des salariés. En effet, les différents entretiens possèdent en commun la particularité de demander aux responsables de l'entreprise une posture d'anticipation en matière de gestion (évolution prévisible des emplois, projets de développement ) et aux salariés une posture de responsabilisation vis-à-vis de leur employabilité et d'intégration des axes de développement de l'entreprise. Autrement dit ces entretiens sont directement au service de démarches de GPEC pouvant déboucher sur des formations de professionnalisation, de mobilité, de reconversion pour adapter les compétences et dans une finalité de sécurisation des parcours. La démarche entretien doit être déployée auprès de 45 entreprises de Haute- Normandie avant le 31 décembre AGEFOS PME - NORMANDIE 4

5 2.4. Principales orientations de la démarche entretien La méthodologie entretien doit répondre aux caractéristiques suivantes : - proposer une simplification de la mise en œuvre des entretiens suivants : o l'entretien professionnel o l'entretien professionnel des salariés de plus de 45 ans o l'entretien de deuxième partie de carrière o le bilan d'étape professionnel o l'entretien d'évaluation ou d'appréciation - outiller l'entreprise (dirigeant, encadrement) avec un guide papier intégrant la méthodologie, les outils - outiller les salariés avec les supports ad' hoc (guide d'entretien, support de préparation ) - s'adapter aux différentes tailles des entreprises - intégrer une approche juridique précisant les obligations, les risques - mettant en lumière pour les entreprises et les salariés les bénéfices et avantages des différents entretiens - établir un lien avec les outils développés nationalement par l'agefos PME (supports d'entretiens ) - établir un lien avec l'outillage GPEC en cours de développement par l'agefos PME Normandie - intégrer une partie organisationnelle pour la mise en œuvre des entretiens (qui, à quel moment, comment, exploitation des informations) - formation de 2 jours à la méthodologie pour 50 bénéficiaires (dirigeants, responsables de la fonction RH, encadrants) en Les missions du prestataire Le prestataire : - élabore la méthodologie en lien avec des entreprises et l'agefos PME - conçoit et édite le guide papier avant le 31 décembre participe à la promotion commerciale en identifiant avant le 31 décembre 2012 des entreprises et des personnes intéressées par la démarche - forme et accompagne les entreprises à la méthodologie en Périmètre géographique La démarche à vocation à être menée auprès des entreprises de Haute-Normandie. Dans un second temps l'utilisation pourra être élargie à d'autres régions. AGEFOS PME - NORMANDIE 5

6 5. Engagements du prestataire Le prestataire s'engage notamment à : - réaliser toutes les missions décrites précédemment (CF 3) - associer l'agefos PME aux différentes étapes de construction de la démarche - procéder aux modifications demandées par l'agefos PME - commercialiser la démarche - respecter les délais 6. Financement de la prestation La proposition financière du prestataire sera examinée par la commission appel d'offre de l'agefos PME. Le financement de la prestation est conditionné par l'identification des 50 bénéficiaires avant le 15 décembre Contenu de l'offre 7.1. L offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : profil général du prestataire La raison sociale Le SIRET La date de création de la structure L effectif global de la structure Les secteurs d intervention et/ou domaines d activités, en précisant l'expérience acquise dans le domaine des RH Les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du projet et de son contexte. Chapitre 3 : déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser, conformément aux missions attendues, en détaillant notamment : Les lignes directrices de la méthodologie La forme du guide remis à l'entreprise Les modalités de mobilisation des entreprises Les modalités de la formation à destination des entreprises La planification des différentes étapes AGEFOS PME - NORMANDIE 6

7 Chapitre 4 : moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure. Chapitre 5 : références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment L offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminées ou que son expérience lui dicte. 8. Procédure de l appel d offres 8.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Les offres techniques et financières devront être remises pour le 31 octobre 2012 Celles-ci seront adressées : par à : cbrands@agefos-pme.com et par courrier à : AGEFOS PME NORMANDIE 8 rue d'atalante BP Hérouville St Clair Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement Sélection du prestataire Le prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - sa compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - son expérience en matière de conseil RH - son approche innovante et sa créativité - son engagement dans la commercialisation de la démarche - sa précision dans la description du guide, de la formation et des phases du projet - le budget proposé. AGEFOS PME - NORMANDIE 7

8 La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca. AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues dans le cadre du présent appel d offres, et - s engage à garder confidentielles les offres reçues - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME. 9. Contractualisation A l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre ces derniers et l'agefos PME régionale. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les prestations aient fait l objet d une validation par nos services. AGEFOS PME - NORMANDIE 8

9 Annexe 1 Dossier de candidature AGEFOS PME - NORMANDIE 9

10 Dossier de candidature entretien AGEFOS PME NORMANDIE Candidature déposée par [RAISON SOCIALE DU PRESTATAIRE] Date d envoi du dossier de candidature : (Envoi postal + copie courriel) Attention : merci de compléter l ensemble des rubriques. Tout dossier incomplet ne pourra être pris en compte. Cachet et signature de l organisme AGEFOS PME - NORMANDIE 10

11 Sommaire du document 1. Fiche de présentation du prestataire 2. Objectifs généraux de votre prestation 3. Déroulement de la prestation 4. Moyens humains 5. Références du prestataire sur des expériences similaires 6. Offre financière NB 1 : Un maximum de 2 pages est attendu pour chaque partie NB 2 : Compléter le dossier si vous l'estimez nécessaire avec tout document relatif aux expériences exposées. Stéphane PHAN AGEFOS PME - NORMANDIE 11

12 1. FICHE DE PRESENTATION DU PRESTATAIRE RAISON SOCIALE ET COORDONNEES DE L ORGANISME SIRET N DECLARATION D'EXISTENCE LA DATE DE CREATION DE LA STRUCTURE EFFECTIF GLOBAL DE LA STRUCTURE (Distinguer les permanents et les vacataires) LES SECTEURS D INTERVENTION ET/OU DOMAINES D ACTIVITE (Précisez l'expérience dans le domaine du conseil en RH) LES AUTRES PRESTATIONS PROPOSEES PAR LE PRESTATAIRE AGEFOS PME - NORMANDIE 12

13 2. OBJECTIFS GENERAUX DE VOTRE PRESTATION FORMULATION DE LA DEMANDE CONTEXTE AGEFOS PME - NORMANDIE 13

14 3. LA PRESTATION LES LIGNES DIRECTRICES DE LA METHODOLOGIE LA FORME DU GUIDE REMIS A L'ENTREPRISE LES MODALITES DE MOBILISATION DES ENTREPRISES LES MODALITES DE LA FORMATION A DESTINATION DES ENTREPRISES LA PLANIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES AGEFOS PME - NORMANDIE 14

15 4. MOYENS HUMAINS Préciser les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi: NOM, ROLE ET RESPONSABILITES DE CHAQUE INTERVENANT CV DE CHAQUE INTERVENANT, COMPORTANT NOTAMMENT : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure AGEFOS PME - NORMANDIE 15

16 5. REFERENCES DU PRESTATAIRE SUR DES PROJETS SIMILAIRES Eléments justifiant de la capacité du prestataire à conduire l'action (expérience et références en lien avec la prestation proposée) AGEFOS PME - NORMANDIE 16

17 6. OFFRE FINANCIERE Devis détaillé présentant le coût de la prestation Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des préconisations du commanditaire dans son appel d offres, de l'estimation des charges qu'il a déterminées et/ou que son expérience lui dicte. AGEFOS PME - NORMANDIE 17