Gestion de projet et démarche de partenariat. Animateur : Timothée JOHNSON, Juriste d entreprise JK PARTNERS CONSULTING

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1 Gestion de projet et démarche de partenariat Animateur : Timothée JOHNSON, Juriste d entreprise JK PARTNERS CONSULTING

2 Quel est le but visé par cette formation? L élan, l empressement et la dynamique d un nouveau projet nous incitent tout naturellement à foncer. Bien que votre enthousiasme et votre imagination soient essentiels à la réalisation des objectifs de votre projet, ils ne suffisent pas à eux seuls. La réussite d'un projet est aussi fonction d une gestion efficace. Il faut que le projet soit bien conçu, bien construit, bien finaliser, bien formaliser. Mais la réussite d un projet est surtout fonction de la mise en place d une bonne démarche de partenariat, qu il soit financier ou non financier. Le but de cette formation sera par conséquent : comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat?

3 D abord quelques définitions Qu est-ce qu un projet? Selon le Project Management Institute (PMI), un projet est toute activité réalisée une seule fois, doté d un début et d'une fin déterminée et qui vise à répondre à des objectifs précis. Il peut nécessiter la participation d une seule ou de milliers de personnes. Il peut être entrepris par une seule organisation ou par un groupe d organismes intéressés. Il peut s agir de quelque chose d aussi simple que l organisation d un événement d'une journée ou d aussi complexe que la construction d un barrage sur une rivière.

4 D abord quelques définitions Qu est-ce que la gestion de projet? La gestion de projet est l utilisation d outils et de techniques dans le cadre des activités d'un projet, en vue de satisfaire les exigences et les attentes des parties prenantes à l égard d un projet. Le gestionnaire de projet, parfois appelé coordonnateur ou chef de projet, en administre les détails, au jour le jour. Il s agit là d'un défi constant qui demande une compréhension du contexte plus général du projet et la capacité de concilier des exigences contradictoires telles que : les ressources disponibles et les attentes; les priorités différentes des parties prenantes; les besoins définis et à la portée du projet; la qualité et la quantité.

5 D abord quelques définitions Qu est-ce que la démarche de partenariat? La démarche de partenariat est l utilisation de techniques dans le cadre des activités d'un projet, en vue de trouver des moyens financiers ou non destinés à la réalisation d un projet. Le partenariat peut être institutionnel ou privé et il peut s agir d un simple concours, d une aide ou d une subvention.

6 Revenons à la question du jour Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat?

7 Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat? 1. Des objectifs précis Les projets les plus réussis ont des objectifs définis clairement dès le départ. 2. Un plan de projet bien établi Un plan conçu avec minutie est utile pour deux raisons. D abord, il permet à chaque participant de comprendre et de contribuer au projet. Il précise les responsabilités de chacun et évalue combien d argent, de personnes, de matériel et de temps sont nécessaires à l achèvement du projet. Ensuite, il sert d outil de suivi et vous permet d adopter des mesures correctives tôt dans le processus si les choses tournent mal. 3. La communication, encore la communication Votre projet repose sur la collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Une communication réelle et continue doit s établir entre les parties, si elles veulent œuvrer ensemble à la réussite du projet. 4. Une envergure maîtrisée Tout au long du projet, vous ferez face à plusieurs situations qui ne contribuent pas toutes à vos objectifs. Il importe que vous portiez attention à vos priorités, avec une perte minimale de temps et de concentration. 5. Le soutien de tous D ordinaire, les projets sont le fait de plusieurs personnes. Il importe que celles-ci s impliquent pour toute la durée du projet de façon à ce que l équipe atteigne ses objectifs.

8 Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat? 1 ère méthode: Préparer le projet Objectif : Se mettre d'accord sur les caractéristiques du projet: - en décrivant ces caractéristiques dans la fiche des objectifs et la note de clarification. - en préparant l'organisation des réunions : l'ordre du jour, le compterendu de réunion et une méthode pour organiser ces réunions. - en préparant la communication interne avec la liste des participants au projet. - en tenant compte des motivations de l'équipe du projet à travers l'analyse de l'environnement humain. Explication : Cette phase vous permet de mieux définir votre idée du projet que vous avez envie de mener. Elle permet que tout le monde se mette d'accord sur les caractéristiques du projet et prenne un temps de réflexion pour préparer au mieux le projet. Les outils proposés vous donnent des pistes de réflexion mais aussi vous permettent de mettre par écrit des choses dites à l'oral qui vous semblent évidentes sur le coup. Le fait de les mettre sur papier vous permettra de vous les remémorer plus facilement plus tard.

9 Préparer le projet Définir du projet Cette première étape est primordiale pour motiver l'association et ses membres autour du projet et des objectifs de celui-ci. Actions - Organiser une réunion de lancement. pour lancer et définir le projet ensemble en invitant tous les membres de l'association pressentis pour composer l'équipe du projet9 ainsi que les responsables de l'association. - Exprimer clairement les objectifs du projet associatif. pour permettre à l'équipe du projet d'exprimer ses objectifs. - Classer ces objectifs. pour repérer les objectifs fondamentaux et secondaires, ainsi que leurs relations. - Reporter ce classement sur la fiche des objectifs. pour se mettre d'accord sur des objectifs explicites et compréhensibles. - Réaliser la note de clarification. pour disposer d'un document qui résume tous les aspects du projet. - Communiquer à tous les membres de l'association la note de clarification. pour assurer une bonne cohésion de l'association autour de la définition du projet. Résultats La définition du projet doit aboutir à deux résultats: la réalisation de la fiche des objectifs et de la note de clarification

10 Préparer le projet La fiche des objectifs Explication : La fiche des objectifs est un document construit qui liste des objectifs du projet, leurs relations et leur ordre d'importance. Cette fiche des objectifs est à construire lors de la réunion lancement entre les initiateurs du projet et ceux susceptibles d'y participer. Intérêts : - Lister des objectifs explicites, compréhensibles et hiérarchisés. - Permettre à toute l'équipe du projet pressentie de s'exprimer sur les objectifs du projet. - Mettre d'accord et motiver l'équipe du projet autour d'objectifs communs. - Avoir un document de référence auquel se rapporter en cas de désaccord au cours du projet.

11 Préparer le projet La note de clarification Explication : La note de clarification est un document qui précise les caractéristiques du projet. Elle reprend les objectifs de la fiche des objectifs et contient une première liste des contraintes et des risques. Elle est diffusée dans votre association à toutes les personnes concernées par le projet. Intérêts : - Définir le projet sous ses principaux aspects. - Disposer d'un document de référence décrivant les caractéristiques initiales du projet. - Disposer des renseignements nécessaires pour construire les plaquettes de présentation du projet pour les partenaires potentiels

12 Préparer le projet Un exemple de note de clarification I - Intitulé du projet Quel est le titre de votre projet? II - Contexte Décrivez rapidement l'association et l'origine du projet. III - Définition du projet et objectifs 1 - Objectifs généraux du projet Reporter les objectifs généraux identifiés d'après la fiche des objectifs. 2 - Objectifs secondaires Reporter les catégories identifiées et les objectifs secondaires correspondants d'après la fiche des objectifs. 3 - Résultats prévus du projet Quels seront les résultats concrets de votre projet? Exemple : Le projet d'une association pour la défense du droit de l'enfant a pour objectif : sensibiliser le public à la maltraitance infantile et pour résultat concret : l'organisation d'une pièce de théâtre sur ce thème. 4 - Début et fin du projet Quelles sont les dates de début et de fin du projet? 5 - Première évaluation des dépenses à engager. Combien l'association doit-elle dépenser environ pour atteindre les objectifs du projet? Conseil : Inspirez-vous de l'expérience de l'association dans le même type de projet pour faire cette première évaluation. Remarque : Pas la peine de rentrer tout de suite dans les détails. Des informations complèteront cette première évaluation tout au long du projet et permettront la réalisation d'un budget prévisionnel. IV - Acteurs du projet 1 - Responsable du projet 2 - Equipe pressentie pour la réalisation du projet Quels sont les noms et fonctions (pour le projet) des membres de l'association pressentis pour réaliser le projet? 3 - Partenaires Quels sont les partenaires pressentis pour le projet? V - Risques A quels risques principaux est exposé le projet? VI - Contraintes à respecter 1 - Contraintes de délais Quelle est la date-butoir pour réaliser votre projet? Quelles sont les dates intermédiaires importantes? 2 - Contraintes de coûts Quel est le maximum que vous puissiez dépenser pour votre projet? Quel est le maximum que vous puissiez collecter pour votre projet? 3 - Contraintes de performances Quel niveau de qualité minimal le projet doit-il atteindre?

13 Préparer le projet Préparer la communication interne Vous avez défini toutes les caractéristiques de votre projet. Il s'agit maintenant dans cette 2è étape de la préparation du projet de gérer efficacement toutes les informations qui vont circuler au sein de l'équipe du projet. Intérêts : - Tenir compte des idées de toute l'équipe. - Ne négliger aucune bonne idée. - Prévenir ou résoudre les problèmes éventuels. - Garder l'équipe motivée. - Faire vivre le projet de la manière la plus agréable possible. Actions - Identifier les moyens de communication existants pour connaître les moyens de communication existants au sein de votre association. - Définir la manière de communiquer au sein de l'équipe pour exploiter au mieux les moyens de communication disponibles. - Créer des modèles de documents pour créer l'identité visuelle de votre projet. Cela contribue à motiver l'équipe et permet d'homogénéiser la forme de vos documents. - Prévoir le classement des documents pour savoir où se trouvent les informations importantes. - Préparer les réunions pour les rendre agréables et efficaces. - Animer les réunions pour faire vivre le projet ensemble en vérifiant régulièrement son avancement.

14 Préparer le projet Constituer l'équipe du projet Les premières réunions ont déjà rassemblé un certain nombre de personnes qui constituent l'équipe du projet. Vous avez défini comment communiquer entre vous. Il s'agit maintenant de lister les membres de cette équipe et de définir les rôles principaux dans le projet en fonction des envies et des compétences de chacun. Intérêts : - Mieux connaître l'équipe du projet et son énorme influence sur le projet. - Faciliter la communication en interne. Actions - Définir précisément les participants du projet pour connaître les personnes prêtes à s'investir dans le projet. - S'inquiéter des motivations et des compétences de chacun. Pour préparer l'affectation des tâches afin de satisfaire le maximum de monde. - Identifier les rôles de chacun pour répartir une première fois les responsabilités principales. - Reporter ces infos dans la liste des participants au projet pour disposer d'une liste qui décrit l'équipe.

15 Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat? 2 ème méthode: structurer le projet Votre projet est défini sous tous ses aspects (objectifs, contraintes et risques). Vous savez ce que vous voulez faire, il s'agit maintenant de savoir comment vous allez y arriver? combien cela va coûter? et qui va le faire? Objectifs : - Structurer et prévoir la réalisation de votre projet associatif par l'élaboration de la liste des tâches, du planning prévisionnel et d'un budget prévisionnel - en réfléchissant aux risques qui peuvent mettre en danger le projet grâce à l'analyse préliminaire des risques. Intérêts : - Organiser et donc gagner du temps précieux lors de la réalisation. - Préparer au maximum la réalisation du projet pour en appréhender les points forts et les points faibles. - Responsabiliser chaque membre de l'équipe sur des tâches précises. - Se préparer aux problèmes qui risquent d'arriver pour mieux les gérer au moment voulu.

16 Structurer le projet Caractériser et planifier les tâches Vous avez clairement défini les objectifs et la manière de communiquer au sein de l'équipe du projet. C'est le moment de planifier le déroulement du projet avant de se lancer à corps perdu dans la réalisation. Intérêts : - Ne pas oublier d'actions à mener. - Déléguer les tâches de réalisation. - Gagner du temps lors de la réalisation. Actions: - Découper le projet en tâches. pour obtenir une liste complète des actions élémentaires à mener pour réaliser le projet. - Classer les tâches en catégories pour faire apparaître l'organisation du projet. - Affecter des durées aux tâches pour évaluer le temps de réalisation de l'ensemble des tâches. - Définir les liens entre les tâches pour optimiser le temps de réalisation du projet. - Affecter des responsables à chaque tâche pour être sûr que chaque tâche soit prise en charge. - Dessiner le planning prévisionnel. pour visualiser le déroulement du projet dans le temps. Résultats: Cette étape doit aboutir à la réalisation de la liste des tâches et du planning prévisionnel

17 Structurer le projet Liste des tâches 1- Inventorier les tâches Avec tous les membres du projet, ou au moins le noyau dur de l'équipe, commencez par un brainstorming3 ou chacun liste les actions nécessaires pour la réalisation du projet. 2- Eliminer les tâches qui vous semblent inutiles ou redondantes 3- Classer les tâches par catégories. Exemple : Catégories : logistique, trésorerie, communication externe, gestion de projet, etc. 4- Indiquez la date butoir à laquelle doit être réalisée la tâche. Le projet à des contraintes de temps qui se répercutent sur chaque tâche. 5- Enfin, prévoyez le résultat de la tâche une fois achevée.

18 Structurer le projet Le planning prévisionnel Explication : Le planning prévisionnel permet de prévoir et de visualiser le déroulement du projet dans le temps ainsi que d'affecter à chaque tâche un responsable. Intérêts : - Ordonner chronologiquement les différentes tâches composant le projet. - Visualiser l'interdépendance des tâches. - Déléguer la réalisation des tâches entre tous les membres de l'équipe du projet. - Disposer d'un document de référence temporel pour utiliser le planning de suivi. - Optimiser le temps de réalisation du projet.

19 Structurer le projet Etablir le budget prévisionnel Vous avez établi la liste des tâches. Il s'agit maintenant d'évaluer les dépenses nécessaires pour la réalisation de ces tâches pour en déduire la somme à collecter. Objectif : Prévoir les dépenses et recettes du projet par la mise en forme d'un budget prévisionnel. Intérêts : - Affiner l'évaluation budgétaire de la note de clarification. - Vérifier que le projet est faisable avec un budget raisonnable. - Disposer d'un document de base pour les démarchages sponsoring et subventions. Actions - Evaluer le coût du projet pour déterminer précisément la quantité d'argent nécessaire à la réalisation. - Evaluer les recettes engendrées par le projet pour estimer dans quelle proportion ces recettes couvrent les dépenses. - En déduire les demandes à faire aux potentiels partenaires pour préparer la recherche de financement. - Equilibrer le budget pour confirmer la viabilité du projet. - Visualiser ces informations sous forme de tableau pour avoir une vision d'ensemble du budget prévisionnel et disposer d'un document de référence.

20 Structurer le projet Le budget prévisionnel I - Evaluation des dépenses II - Evaluation des recettes

21 Comment formaliser un projet pour réussir sa démarche de partenariat? Analyser les risques Vous avez structuré le déroulement du projet avec le planning prévisionnel, vous avez évalué combien le projet va coûter avec le budget prévisionnel. Il s'agit maintenant de mesurer les risques qui pèsent sur le bon déroulement du projet. Objectif : Analyser les risques qui empêcheront le bon déroulement du projet par une analyse préliminaire des risques visualisée dans un tableau. Intérêt : Anticiper les dérapages pour optimiser la rapidité et la qualité des solutions à apporter. Actions: - Inventorier les situations potentiellement dangereuses pour prendre conscience de l'ensemble des risques17 auxquels est exposé le projet. - Enoncer les effets sur le projet pour en évaluer la gravité. - En déduire des actions correctives pour éviter au maximum ces risques. Résultats: Cette étape doit aboutir à l analyse préliminaire des risques

22 Analyser les risques 1- Lister les risques Méthode : Réunissez-vous, faites un brainstorming avec le maximum de participants au projet et lister tous ce qui pourrait provoquer un effet néfaste sur le déroulement du projet : les risques. 2- Classer les risques Méthode : Ne retenez que les risques qui vous semblent pertinents et éliminez les doublons. 3- Mesurez les effets sur le projet. Méthode : Dans ce même tableau, notez l'impact qu'aurait le risque sur le projet s'il se réalisait. 4- Enfin, déduisez et écrivez pour chaque risque la solution qui vous semble appropriée pour éviter ce risque. Méthode : Qu'est ce que vous allez faire pour éviter ce risque?