MANUEL D'EXÉCUTION DU PROJET

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1 PLAN BLEU POUR L'ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT EN MEDITERRANEE AU PROFIT DE LA RÉPUBLIQUE DU LIBAN, DU ROYAUME DU MAROC ET DE LA RÉPUBLIQUE TUNISIENNE POUR UN PROJET RÉGIONAL GOUVERNANCE ET DÉVELOPPEMENT DES CONNAISSANCES MANUEL D'EXÉCUTION DU PROJET 9 janvier 2012 Le Manuel d'exécution du projet (MEP) s'applique au Projet régional Gouvernance et développement des connaissances. En tant que tel, le MEP est un document évolutif qui sera périodiquement mis à jour en réponse aux enseignements tirés de l'expérience de mise en œuvre du projet de l'équipe de gestion du projet (EGP) qui se concentre sur les résultats que le projet vise à atteindre au cours de sa mise en œuvre. Les mises à jour du MEP réalisées par l'egp seront revues et approuvées par la Banque mondiale. 1

2 Abréviations et acronymes AFD Agence française de développement BEI Banque européenne d'investissement BIRD Banque internationale pour la reconstruction et le développement BM Banque mondiale CMDD Commission méditerranéenne du développement durable CMI Centre de Marseille pour l'intégration en Méditerranée COED Coût de la dégradation de l'environnement EFP État financier du projet EGP Équipe de gestion du projet EIE Évaluation d'impact environnemental Ex. Exercice comptable FEM Fonds pour l environnement mondial GDLN Global Development Learning Network (Réseau mondial d'échange du savoir au service du développement) IUFR Rapports financiers intermédiaires non audités MEP Manuel d'exécution du projet ODP Objectif de développement du projet ONG Organisation non gouvernementale PAD Document d évaluation de projet PAM Plan d'action pour la Méditerranée PNUE Programme des Nations Unies pour l'environnement RD Relevé de dépenses S&E Suivi et évaluation SGE Système de gestion environnementale TdR Termes de référence UE Union européenne 2

3 Table des matières Table des figures... 4 Table des tableaux... 4 INTRODUCTION... 5 Portée du projet...5 Objectifs et structure du Manuel d'exécution du projet (MEP)...5 SECTION I : DESCRIPTION DU PROJET... 7 Objectif de développement du projet...7 Composantes du projet...7 Composante 1 - Gouvernance (USD 1,50 million ou 50 % des coûts du projet)...7 Composante 2 - Développement des connaissances (USD 1,26 million ou 42 % des coûts du projet)...9 Composante 3 - Coordination et gestion du projet (USD 0,24 million ou 8 % des coûts du projet)...10 Coût et financement du projet...10 Contribution en nature du CMI...11 SECTION II : DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS Présentation de Plan Bleu...12 L'équipe de gestion du projet (EGP)...12 Le Coordinateur du projet...14 Le Spécialiste de la passation de marchés...15 Le Spécialiste de la gestion financière...16 Le Spécialiste du suivi et de l évaluation (S&E)...16 Le spécialiste de la communication...17 Comité de Pilotage du projet...17 Les partenaires du cofinancement...18 Appui à l'exécution de la Banque mondiale...18 Coordination avec le Programme de développement environnemental durable de la Méditerranée «Sustainable MED (MED durable)» SECTION III : SÉLECTION DES ACTIVITÉS Plan de travail...21 Le processus de prise de décision du Comité de pilotage du projet...21 SECTION IV : PASSATION DES MARCHÉS Conditions générales de passation des marchés...23 Méthodes de passation des marchés...23 Procédures de passation des marchés...24 Plan de passation des marchés...24 Revue des décisions de passation des marchés

4 Dossiers et formulaires types de passation des marchés...25 SECTION V : GESTION FINANCIÈRE ET RAPPORTS FINANCIERS Organisation du compte en banque et états bancaires...26 Système de comptabilité...26 Budget et éligibilité...26 Rapports financiers...28 IUFR...28 SECTION VI : SUIVI ET ÉVALUATION ET RAPPORTS DU PROJET Suivi et évaluation...30 Rapports...36 SECTION VII : DÉCAISSEMENT ANNEXES Annexe 1 : Modèle de projet d'ordre du jour des réunions du Comité de pilotage du projet Annexe 2 : Réunion du Comité de pilotage du projet - Modèle de tableau récapitulatif des propositions d'activités Annexe 3 : Modèles de documents pour les rapports financiers Annexe 4 : Fiche d'évaluation Annexe 5 : Tableau récapitulatif de l'évaluation Annexe 6 : Formation Modèle de liste des participants Annexe 7 : Liste de présence Annexe 8 : S&E Suivi des formations Indicateurs de résultats intermédiaires Annexe 9 : S&E Suivi des études Indicateurs de résultats intermédiaires Annexe 10 : Rapport du projet Modèle de table des matières Table des figures Figure 1: Organigramme de Plan Bleu au 13 décembre Figure 2 : Schéma du dispositif institutionnel Table des tableaux Tableau 1 : Méthodes de passation des marchés devant être utilisées dans le cadre du projet Tableau 2 : Budget par composante Tableau 3 : Dépenses éligibles par catégorie Tableau 4 : Cadre de résultats

5 INTRODUCTION Portée du projet 1. Le Projet régional Gouvernance et développement des connaissances vise à promouvoir l'intégration des questions environnementales dans les politiques sectorielles et de développement des bénéficiaires, par la production de connaissances innovantes sur les questions environnementales, axées principalement sur des sujets liés à l'eau (ressources en eau douce, côtières et marines), et par l'organisation de formations 1 au cours desquelles ces connaissances seront utilisées pour renforcer la capacité des acteurs clés au niveau local, national et régional. Le Projet régional Gouvernance et développement des connaissances devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2012 et être clôturé le 30 juin Les «Bénéficiaires» du Projet régional Gouvernance et développement des connaissances sont le Maroc, le Liban et la Tunisie et, à la réception par la Banque mondiale de leur communication écrite exprimant leur intérêt et leur engagement à l'égard du projet, et avec l'approbation de la Banque mondiale, l'algérie, l'égypte, la Libye, la Syrie, et la Cisjordanie et Gaza. 3. Le projet sera mis en œuvre par le «Plan Bleu pour l'environnement et le développement en Méditerranée» (Plan Bleu), récipiendaire du projet. Objectifs et structure du Manuel d'exécution du projet (MEP) 4. L'objectif du Manuel d'exécution du projet (MEP) est de préciser les procédures et les modalités détaillées de mise en œuvre du Projet régional Gouvernance et développement des connaissances en vue d'assurer la réalisation de ses objectifs. 5. Le MEP a été établi et sera mis à jour par Plan Bleu, et sera communiqué aux membres du Comité de pilotage du projet et aux donateurs assurant le cofinancement du Projet régional Gouvernance et développement des connaissances. Tous les membres du personnel de Plan Bleu ayant des responsabilités dans la mise en œuvre du projet doivent avoir pris connaissance du MEP et le mettre en application. 6. Le MEP est un document évolutif qui devra être révisé et mis à jour le cas échéant pour y intégrer les nouveaux besoins du projet et les modifications des procédures en se fondant sur l'expérience tirée de la mise en œuvre du projet. L'EGP affectera un nouveau numéro à chaque version modifiée du MEP. La modification du MEP prendra effet dès réception de l'approbation de la Banque mondiale en réponse à une notification de la modification proposée envoyée par Plan Bleu par courrier électronique. La Banque mondiale répondra par courrier électronique ou par écrit à la demande dans un délai indicatif de deux semaines à compter de la date de transmission du courrier électronique demandant un avis de «non-objection». Après réception de l'avis de «non-objection» de la Banque mondiale, l'egp diffusera la nouvelle version du MEP à tous les membres du Comité de pilotage du projet et aux donateurs assurant le cofinancement du projet, en transmettant à la fois le texte précédent à modifier et le nouveau texte. L'EGP s'assurera également que la nouvelle version du MEP est disponible sur le site web du projet. Chaque membre du Comité de pilotage du 1 Les formations comprennent des ateliers, séminaires, réunions et conférences. 5

6 projet transmettra la nouvelle version du MEP au personnel concerné de son organisation et s'assurera que seule la version la plus récente du MEP est utilisée. 7. Le MEP a été divisé en sept sections et aborde les processus relatifs à la planification, la mise en œuvre (y compris la gestion financière et la passation des marchés) et le suiviévaluation du projet. Le MEP est organisé de la façon suivante : Section I : Description du projet Section II : Dispositifs institutionnels Section III : Sélection des activités Section IV : Passation des marchés Section V : Gestion financière et rapports financiers Section VI : Suivi et évaluation et rapports du projet Section VII : Décaissements Il comporte également des annexes qui comprennent des informations supplémentaires. 6

7 SECTION I : DESCRIPTION DU PROJET Objectif de développement du projet 8. L'Objectif de développement du projet (ODP) est de promouvoir l'intégration des questions environnementales dans les politiques sectorielles et de développement des bénéficiaires, par la production de connaissances innovantes sur les questions environnementales, axées principalement sur des sujets liés à l'eau (ressources en eau douce, côtières et marines), et par l'organisation de formations utilisant ces connaissances pour renforcer la capacité des acteurs clés au niveau local, national et régional. Composantes du projet 9. Le projet comprend trois composantes : (1) Gouvernance ; (2) Développement des connaissances ; et (3) Coordination et gestion du projet. Composante 1 - Gouvernance (USD 1,50 million ou 50 % des coûts du projet) 10. La Composante 1 vise à promouvoir le dialogue, la coordination, l'intégration, et la synergie entre les parties prenantes locales, nationales et régionales sur les questions environnementales, en se référant en particulier aux sujets liés à l'eau (ressources en eau douce, côtières et marines). Elle offrira des formations aux parties prenantes concernées et permettra de réaliser des études pour : (i) passer en revue les systèmes de gestion environnementale des bénéficiaires ; (ii) passer en revue les questions environnementales aux niveaux macroéconomique et sectoriel des bénéficiaires ; (iii) promouvoir la participation du secteur privé à la gestion environnementale ; (iv) faire participer les parties prenantes locales au dialogue sur l'environnement dans les pays des bénéficiaires ; et (v) promouvoir l'intégration environnementale au niveau de la région. 11. Examen des Systèmes de gestion environnementale. Il s'agit de la préparation de revues des Systèmes de gestion environnementale (SGE) et des meilleures pratiques avec une approche économique des questions et politiques environnementales, et de l'organisation des formations correspondantes 2. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : L'organisation de formations pour les parties prenantes concernées (ministres de l'environnement et/ou personnel ministériel) basées sur les conclusions des revues des SGE et des meilleures pratiques ; L'organisation de formations à l'appui des cellules d'analyse économique et politique de l'environnement des ministères de l'environnement pour qu'elles puissent engager durablement un dialogue avec les ministères des Finances et les autres bureaux d'études économiques (p. ex. par le biais d'études et d'analyses de valorisation économique, par le développement et l'utilisation d'instruments de maîtrise des dépenses et des recettes et d'instruments économiques au service de la politique environnementale) ; et Le renforcement des centres de connaissances nationaux et des institutions gouvernementales et non gouvernementales impliqués dans le SGE. 2 Ateliers, séminaires, réunions et conférences. 7

8 Ces activités viendront compléter d'autres activités existantes, à savoir celles qui sont financées par le Plan d'action pour la Méditerranée de la Convention de Barcelone. 12. Dialogue interministériel. Il se concrétise par la préparation d'études sur les questions environnementales au niveau macroéconomique et sectoriel et par l'organisation des formations correspondantes. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : La préparation d'études sur les aspects environnementaux des législations et politiques sectorielles ; et L'organisation de formations pour les parties prenantes concernées (ministres et/ou personnel ministériel) du Ministère de l'environnement, du Ministère des Finances, et d'autres ministères sectoriels sur les conclusions des études. 13. Participation du secteur privé. Il s'agit de l'organisation de formations (ou de la participation à) avec des parties prenantes du secteur privé, afin de promouvoir l'environnement comme un débouché économique porteur. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : L'organisation de formations (ou la participation à) sur des instruments financiers novateurs pour valoriser les investissements du secteur privé en y intégrant des impacts environnementaux positifs (p. ex. PPP, accords de partage des risques pour mobiliser la participation du secteur privé) ; L'organisation de formations (ou la participation à) sur des possibilités d'investissements intéressantes sur le plan commercial dans le domaine de l'environnement ; et L'organisation de formations (ou la participation à) sur le développement vert des entreprises, la création d'emplois verts, et les investissements dans les technologies plus propres. 14. Participation des organisations locales. Il s'agit d'organiser des formations à l'intention des parties prenantes locales et de faciliter leur participation au dialogue sur l'environnement. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : L'organisation d'activités de renforcement des capacités au niveau local pour susciter et renforcer la demande sociale de protection de l'environnement ; et La création et/ou le renforcement des organisations et/ou des instituts locaux pour assurer la collecte et le partage des informations (p. ex. observatoires). 15. Intégration régionale. Il s'agit de l'organisation de formations sur les questions environnementales au niveau régional (au profit des bénéficiaires, des programmes publics, des donateurs, des partenaires, et/ou des initiatives régionales) axées en particulier sur les échanges Sud-Sud, venant s'ajouter à l'appui au Comité de pilotage du projet et à l'organe directeur du programme Sustainable MED dont fait partie le projet. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : L'organisation de formations favorisant l'échange des meilleures pratiques dans le domaine environnemental entre les bénéficiaires et les pays en développement, les pays développés et les initiatives internationales ; La création et/ou le renforcement de réseaux d'experts et de centres d'excellence sur les questions environnementales liées à la durabilité de la région méditerranéenne ; L'organisation de formations à l'intention des experts au niveau régional pour promouvoir l'apprentissage mutuel sur les questions environnementales (p. ex. personnel des 8

9 organismes chargés de la mise en vigueur - procureurs, juges et police - pour discuter d'approches harmonisées de la mise en application de la législation) ; et L'organisation de formations pour discuter du rôle et de la mise à niveau des centres de connaissances régionaux et des institutions gouvernementales et non gouvernementales (p. ex. la Commission du développement durable, CMDD). Composante 2 - Développement des connaissances (USD 1,26 million ou 42 % des coûts du projet) 16. La Composante 2 vise à produire des connaissances innovantes sur les questions environnementales, en se référant spécifiquement aux thèmes liés à l'eau (ressources en eau douce, côtières et marines). Elle offrira des formations aux parties prenantes concernées et permettra de réaliser des études afin de : (i) préparer des produits de connaissance à l'intention des bénéficiaires couvrant les divers aspects de vulnérabilité environnementale dans les secteurs économiques les plus pertinents et les sites les plus critiques au niveau local, national et régional ; et (ii) assurer la diffusion auprès des bénéficiaires des produits de connaissance établis, et mettre en place le site web du projet. 17. Production de connaissances. Il s'agit de la préparation d'études sur les différents aspects de vulnérabilité environnementale dans les secteurs économiques les plus pertinents et les sites les plus critiques au niveau local, national et régional, en se référant spécifiquement aux thèmes liés à l'eau. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : La préparation d'études sur le degré d'harmonisation des législations applicables (en particulier les mécanismes d'eie) par comparaison au recours aux mécanismes nationaux ; La préparation d'études sur le coût de la dégradation de l'environnement (COED) ; La préparation d'études de la valorisation environnementale et l'analyse coût-efficacité des mesures d'atténuation ; et La préparation d'études sur les contraintes pesant sur une croissance verte du secteur privé. 18. Partage des connaissances. Il s'agit de l'organisation de formations liées aux études produites en vertu des activités de «développement des connaissances», et de la création d'un site web du projet 3. Dans cette catégorie d'activités, les bénéficiaires peuvent demander par exemple : L'organisation de formations basées sur des pratiques pédagogiques traditionnelles (p. ex. ateliers, pages web, voyages d'études avec visites sur place) ; L'organisation de formations basées sur des pratiques pédagogiques novatrices (p. ex. e- apprentissage, utilisation du Réseau mondial d'échange du savoir au service du développement (GDLN) permettant le dialogue et les consultations en temps réel, e- réseaux et plateformes d'échanges entre professionnels, etc.) ; et L'organisation d'initiatives conjointes avec le programme Sustainable MED, le PAM et le FEM (p. ex. le Réseau de partage des savoirs et des ressources sur les eaux internationales (IW:LEARN) du FEM) ; et de formations régionales ( ateliers, séminaires, réunions et conférences ), comme les Conférences bisannuelles internationales sur les eaux internationales du FEM. 3 La décision relative à l'hébergement du site web, séparé ou hébergé au sein des sites web de Plan Bleu, ou du CMI ou de Sustainable MED, sera prise pendant la mise en œuvre du projet. 9

10 Composante 3 - Coordination et gestion du projet (USD 0,24 million ou 8 % des coûts du projet) 19. La Composante 3 appuiera la mise en œuvre du projet par Plan Bleu en finançant les coûts de fonctionnement supplémentaires liés à la coordination et la gestion du projet et en assurant la réalisation des audits du projet. Les coûts de fonctionnement supplémentaires signifient les coûts additionnels encourus par le Bénéficiaire liés à la mise en œuvre du projet, y compris les salaires du personnel, le renforcement des capacités fiduciaires du personnel et les déplacements correspondants ; les déplacements locaux et internationaux pour la mise en œuvre du projet ; les dépenses d'électricité, téléphone, fournitures et matériel de bureau, licences de logiciels, location et entretien des photocopieuses et du matériel informatique. Les coûts de fonctionnement supplémentaires liés aux salaires du personnel de Plan Bleu ont été estimés à dollars pour toute la durée du projet, en tenant compte de la composition de l'egp, des salaires indicatifs et du temps de travail affecté au projet. Une somme forfaitaire de dollars sera retirée du Compte désigné, au début de chaque trimestre et pendant les trois ans de la durée du projet, pour couvrir ces dépenses. 20. Les coûts de fonctionnement supplémentaires d'électricité, téléphone, fournitures et matériel de bureau, licences de logiciels, location et entretien des photocopieuses et du matériel informatique ont été estimés à dollars pour toute la durée du projet. Une somme forfaitaire de dollars sera retirée du Compte désigné, au début de chaque trimestre et pendant les trois ans de la durée du projet, pour couvrir ces dépenses. 21. Plan Bleu enverra à la Banque mondiale sur une base trimestrielle une prévision de la trésorerie supplémentaire nécessaire pour couvrir les coûts de fonctionnement liés aux activités du projet qui sera examinée et approuvée par la Banque avant d'engager son financement. Les coûts de fonctionnement supplémentaires liés au renforcement des capacités fiduciaires du personnel de Plan Bleu et les déplacements correspondants, aux déplacements locaux et internationaux liés à la mise en œuvre du projet et à la réalisation des audits du projet s'élèvent à un montant total de dollars et seront décaissés sur la base de RD et de pièces justificatives jugées acceptables (p. ex. factures). Coût et financement du projet 22. Le projet est financé par un Don du FEM d'un montant de trois (3,00) millions de dollars. Des contributions en nature s'élevant à un total de 0,71 million de dollars sont fournies par Plan Bleu et d'autres bailleurs de fonds. 23. Le Don du FEM sera entièrement géré par Plan Bleu sans affectation préalable des fonds aux bénéficiaires, secteurs ou activités. Plan Bleu sera responsable de la gestion des fonds du projet et de toutes les transactions financières connexes et il n'y aura pas de transfert de fonds vers les bénéficiaires. 24. Des contributions en nature s'élevant à un total de 0,71 million de dollars sont fournies par d'autres bailleurs de fonds parallèlement au Don du FEM et elles financeront des activités différentes de celles qui sont financées par le Don du FEM. Plus précisément, cette contribution en nature finance : Deux études (le Rapport Med 2012 et le Rapport santé et environnement) avec des contributions en nature fournies par : Plan Bleu (USD 0,30 million en heures de travail du personnel et consultants) ; AFD (USD 0,20 million en heures de travail du personnel et coûts des missions) ; BEI (USD 0,03 million en heures de travail du 10

11 personnel et coûts des missions) ; et le Ministère français de l'écologie, du développement durable, du transport et de logement (USD 0,08 million en heures de travail du personnel ) ; et Appui logistique à Marseille : une contribution en nature fournie par le CMI (estimée à USD 0,09 million en salles de conférence, équipements, tels que vidéo et connexions, et autres appuis logistiques tels que des services de traduction) pour les formations organisées dans le cadre du projet pendant toute la durée du projet et se déroulant à Marseille. Contribution en nature du CMI 25. Un mois au moins avant une formation ayant lieu à Marseille, l'egp informera le CMI de l'événement et lui indiquera le nombre approximatif de participants attendus et l'équipement technique nécessaire pour permettre au CMI d'effectuer les préparatifs nécessaires. Plan Bleu enverra à cet effet un courrier électronique au Chef de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale lui précisant les détails mentionnés ci-dessus. Le CMI confirmera alors par courrier électronique l'allocation des ressources composant la contribution en nature. 26. Afin de pouvoir intégrer l'allocation de ces ressources dans les rapports, le chef de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale communiquera à Plan Bleu le montant (en USD ou euros) équivalent à la contribution en nature fournie. Plan Bleu enregistrera les montants alloués dans un fichier séparé et inclura ensuite les montants alloués (en cumul et par exercice) dans une annexe aux rapports financiers intermédiaires non audités (IUFR) semestriels. 11

12 SECTION II : DISPOSITIFS INSTITUTIONNELS 27. Le projet sera mis en œuvre par Plan Bleu qui hébergera l'équipe de gestion du projet (EGP). Les bénéficiaires seront représentés au sein du Comité de pilotage du projet. Le rôle et la responsabilité de Plan Bleu, de l'egp, du Comité de pilotage du projet et des donateurs sont décrits ci-dessous. La Banque mondiale assurera la supervision du projet. Présentation de Plan Bleu 28. Plan Bleu est une ONG basée en France et créée sous la forme d'une association de la loi de 1901, qui existe depuis plus de 30 ans. Dans un contexte de plus forte mobilisation internationale en faveur de l environnement, les 21 pays riverains de la Méditerranée et la Communauté Européenne ont développé un dispositif de coopération régionale environnementale original dans le cadre du Plan d action pour la Méditerranée du Programme des Nations Unies pour l environnement (PNUE/PAM). Plan Bleu est l un des acteurs de cette coopération. En 1977, une conférence intergouvernementale réunie à Split a défini le mandat de Plan Bleu, en lui assignant deux missions spécifiques : (i) «mettre à la disposition des autorités responsables et des planificateurs toutes les informations qui leur permettent d élaborer des plans propres à assurer un développement socio-économique optimal durable sans entraîner une dégradation de l environnement» ; et (ii) «aider les gouvernements des États côtiers de la région méditerranéenne à approfondir leur connaissance des problèmes communs auxquels ils doivent faire face, tant dans la mer Méditerranée que dans leurs zones côtières». 29. Le choix de Plan Bleu repose sur un certain nombre de raisons : (i) Plan Bleu a une expérience de plus de 30 années dans la promotion de la coopération environnementale régionale ; (ii) les questions environnementales du bassin méditerranéen occupent une place centrale dans son mandat, le plaçant dans le droit fil du projet ; (iii) sa couverture géographique est similaire à celle du projet (et la dépasse) ; (iv) il dispose de capacités d'analyse/économiques reconnues en matière de questions environnementales et de discussions relatives aux politiques environnementales ; (v) il dispose d'une vaste expérience de conduite d'activités similaires avec d'autres organismes de développement (p. ex. Agence française de développement (AFD), Banque européenne d investissements (BEI), Union européenne (UE)) ; (vi) c'est l'un des Centres d'activités régionales chargés de la mise en œuvre du Plan d'action pour la Méditerranée (PAM) ; (vii) il dispose d'un réseau de points focaux dans le bassin méditerranéen ; et (viii) il est situé à proximité du Centre de Marseille pour l'intégration en Méditerranée (CMI) où sont installées une partie de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale et l'équipe chargée du programme Sustainable MED. 30. Comme l'illustre son organigramme (Figure 1), Plan Bleu comprend environ 25 membres du personnel spécialisés sur différents questions liées à la gestion de projets environnementaux. C'est pourquoi, outre le personnel impliqué dans l'egp, Plan Bleu a la possibilité de s'appuyer sur d'autres membres de son personnel pouvant apporter une assistance supplémentaire et des conseils, en tant que de besoin. L'équipe de gestion du projet (EGP) 31. L'équipe de gestion du projet (EGP) sera hébergée par Plan Bleu. Elle gérera au quotidien la mise en œuvre du projet. Le personnel de Plan Bleu prendra en charge les rôles 12

13 suivants de l'egp : coordinateur du projet, spécialiste de la passation des marchés, spécialiste de la gestion financière, spécialiste du suivi-évaluation et spécialiste de la communication. Si nécessaire, des consultants seront recrutés pour effectuer des tâches spécifiques. Le Coordinateur du projet sera basé au bureau de Marseille de Plan Bleu afin de faciliter la coordination avec la Banque mondiale ; les autres membres de l'egp seront basés aux bureaux de Marseille ou de Sophia Antipolis 4 de Plan Bleu. Plan Bleu a transmis à la Banque mondiale une liste des membres du personnel participant à l'egp décrivant leur expertise, leur rôle au sein de l'egp et le pourcentage de leur temps alloué au projet. Pendant la mise en œuvre, Plan Bleu notifiera sans délai à la Banque mondiale toute modification de la composition de l'egp pour avis de non objection. 32. Les dépenses correspondant à des portions de salaires seront éligibles aux décaissements des fonds du Don. L'EGP a fourni à la Banque mondiale une estimation des allocations des temps de travail de son personnel et des coûts correspondants sur la durée totale du projet qui servira de base pour le décaissement des salaires (Coûts de fonctionnement supplémentaires) au cours du projet. 33. Le personnel de Plan Bleu sera formé et aidé par la Banque mondiale. Deux sessions de formation ont eu lieu avant l'entrée en vigueur du projet : - Une formation à la passation des marchés le 10 novembre 2011, par un représentant du département des passations de marchés de la Banque mondiale présentant les directives de la Banque mondiale relatives à la passation des marchés de sélection et emploi des consultants, et des marchés de fournitures et de services autres que de conseil. Des documents importants concernant la passation des marchés ont été étudiés et discutés, notamment un modèle de plan de passation des marchés. Les participants de Plan Bleu étaient le spécialiste de la passation des marchés de l'egp, le spécialiste de la gestion financière de l'egp, le coordinateur du projet de l'egp et le Directeur de Plan Bleu Un représentant de l'équipe du programme Sustainable Med et un assistant de programme de la Banque mondiale ont aussi participé à la formation. - Une formation à la gestion financière le 15 novembre 2011, assurée par un représentant du département de gestion financière de la Banque mondiale présentant les directives de la Banque mondiale relatives à l'établissement des rapports financiers, aux audits, aux missions de supervision et aux décaissements. Les participants de Plan Bleu étaient le spécialiste de la passation des marchés de l'egp, le spécialiste de la gestion financière de l'egp, le coordinateur du projet de l'egp et le Directeur de Plan Bleu. Un représentant de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale et un assistant de programme de la Banque mondiale ont aussi participé à la formation. Plan Bleu peut demander d'autres formations à la Banque mondiale en tant que de besoin et la Banque mondiale peut également proposer des formations sur la base des missions de supervision. 4 Sophia Antipolis est un parc technologique situé à 200 km à l'est de Marseille. 13

14 Figure 1: Organigramme de Plan Bleu au 13 décembre L'organigramme de Plan Bleu peut être consulté à 14

15 Le Coordinateur du projet 34. Le coordinateur du projet dirige les opérations quotidiennes du programme. Il/elle assurera les tâches suivantes : - Coordonner la préparation du MEP et toute mise à jour du MEP, les soumettre à la Banque mondiale pour avis de non objection et s'assurer de la communication de toutes les modifications du MEP aux bénéficiaires et aux donateurs assurant le cofinancement. - S'assurer que la nouvelle version du MEP est disponible sur le site web du projet. - Recruter, sur une base contractuelle, les consultants nécessaires pour des activités temporaires spécifiques ; - Assurer le suivi de l'ensemble de la mise en œuvre du projet en se conformant aux plans de mise en œuvre, dispositifs de financement et détails des contrats, etc., approuvés ; - Préparer et superviser la préparation des rapports trimestriels sur le projet en coopération avec le spécialiste du suivi-évaluation (S&E) en vue de leur soumission à la Banque mondiale ; - Préparer comme prévu et superviser les rapports financiers intermédiaires non audités (IUFR) semestriels et les états financiers du projet (EFP) annuels en coopération avec le spécialiste de la gestion financière ; - Préparer comme prévu et superviser les mises à jour du Plan de passation des marchés en coordination avec le spécialiste de la passation des marchés et demander son avis de non objection à la Banque mondiale sur ces mises à jour ; - Prendre la responsabilité de la direction, la coordination et la supervision des autres membres de l'équipe de l'egp ; - Assurer l'interface avec la Banque mondiale ; - Assurer l'interface avec les bénéficiaires et les donateurs assurant le cofinancement ; - Lors des réunions du Comité de pilotage du projet : o Servir de point focal pour les participants ; o Préparer un résumé récapitulant toutes les propositions d'activités présentées au Comité de pilotage du projet sous la forme d'un tableau (voir Annexe 2), ou déléguer cette tâche à un autre membre du personnel de Plan Bleu ; o Faire le décompte des votes pendant le processus de sélection des activités à réaliser en vertu du projet ou déléguer cette tâche à un autre membre du personnel de Plan Bleu ; o Établir les procès-verbaux des délibérations, et une liste des participants à inclure dans les Rapports du projet ou déléguer cette tâche à un autre membre du personnel de Plan Bleu. Le Spécialiste de la passation de marchés 35. Les responsabilités du spécialiste de la passation des marchés sont de mener à bien toutes les activités de passation des marchés du projet conformément au MEP et aux directives de passation des marchés de la Banque mondiale. Le Spécialiste de la passation des marchés assurera les tâches suivantes : - S'assurer que tous les marchés sont passés en conformité avec le MEP ainsi qu'avec les directives de passation des marchés de la Banque mondiale ; - Contribuer aux mises à jour de la section du MEP consacrée à la passation des marchés ; - Examiner et mettre à jour comme requis le Plan de passation des marchés approuvé et informer le Coordinateur du projet de toute modification ; 15

16 - Maintenir un système cohérent de classement et d'enregistrement de la préparation des marchés et la gestion des contrats, la correspondance, les réclamations, les rapports, etc. - Assurer le suivi des opérations de passation des marchés en étroite collaboration avec le spécialiste des finances et maintenir une planification réaliste permettant d'établir de bonnes prévisions budgétaires ; - Inspecter les fournitures et les services et s'assurer qu'ils respectent les spécifications et les quantités des bons de commande et des marchés ou déléguer cette tâche à un autre membre du personnel de Plan Bleu ou à un consultant ou un bureau d'études ; - Préparer des rapports sur les marchés passés et sur les progrès physiques, comme requis, et contribuer à d'autres rapports. Le Spécialiste de la gestion financière 36. Les responsabilités du spécialiste de la gestion financière sont de mener à bien toutes les activités de gestion financière du projet conformément à la législation et aux règlements locaux, au MEP et aux directives de gestion financière de la Banque mondiale. Le Spécialiste de la gestion financière assurera les tâches suivantes : - Diriger et superviser au jour le jour les activités financières du projet ; - Surveiller les décaissements pour s'assurer que les calendriers sont respectés et modifier les calendriers en tant que de besoin ; - Agir en tant que point focal dans tous les dialogues sur les questions de gestion financière relatives au projet en tant que de besoin. - Rendre compte et informer systématiquement le Coordinateur du projet de l'egp de l'état des activités et des problèmes financiers et assurer le suivi des aspects financiers et des autres aspects du projet en tant que de besoin avec toutes les parties. - Contribuer à la création et aux futures révisions de la section consacrée à la gestion financière du MEP ; - Responsable, en coopération avec le Coordinateur du projet et le spécialiste de la passation des marchés de l'établissement des IUFR ; - S'assurer que le projet est audité chaque année conformément aux exigences du projet, comme défini dans ce manuel, et coopérer pleinement avec les auditeurs ; - Gérer les mouvements sur le Compte désigné et les paiements directs de la Banque mondiale ; - Recevoir du Crédit agricole des rapports mensuels et annuels permettant d'établir les rapports internes, assurer les enregistrements, les contrôles et assurer le suivi des performances financières ; - Enregistrer l'allocation des ressources des contributions en nature du CMI pour des formations à Marseille dans un fichier séparé et inclure les montants en cumul et par exercice dans une annexe de l'iufr. Le Spécialiste du suivi et de l évaluation (S&E) 37. Le Spécialiste du S&E assurera les tâches suivantes : - Contribuer à la création et aux futures révisions des sections consacrées au S&E du MEP ; - Suivre et évaluer, sur une base permanente, la mise en œuvre efficace et l'établissement des rapports du projet ; - Recueillir les données nécessaires pour suivre les formations, les études et l'avancement général du projet (comme spécifié dans la section S&E et rapports du projet) ; 16

17 - Recueillir les données nécessaires pour évaluer les indicateurs du cadre de résultats ; - S'assurer que les fiches d'évaluation sont distribuées, recueillies et analysées ; - En coopération avec le Coordinateur du projet, préparer les rapports trimestriels du projet. Le spécialiste de la communication 38. Le Spécialiste de la communication est : - Responsable de toutes les communications relatives aux activités du projet ; - Responsable de toutes les communications relatives aux rapports du projet ; - Responsable des communiqués de presse ; - Responsable de l'envoi au spécialiste TI du site web des mises à jour relatives aux activités du projet à publier sur le site web. Comité de Pilotage du projet 39. Le Comité de pilotage du projet sera composé d'un représentant du secteur de l'environnement de chacun des bénéficiaires. Ces représentants seront les points focaux du FEM, à moins que les bénéficiaires n'en décident autrement au fil du projet, en accord avec la Banque mondiale. Le Comité de pilotage du projet sera responsable des activités suivantes : (i) l'identification des activités spécifiques à mener en vertu du projet, en tenant compte des priorités nationales et régionales ; (ii) la préparation pour chaque année civile du plan de travail annuel à exécuter par Plan Bleu dans le cadre du projet ; (iii) la facilitation de la communication et de l'accès entre Plan Bleu et les bénéficiaires ; et (iv) l'examen des Rapports du projet. 40. Le Comité de pilotage du projet se réunira environ deux fois par an et sera présidé par rotation par un représentant de chacun des bénéficiaires en suivant l'ordre chronologique des lettres de validation des pays. Ainsi, le Liban sera le premier bénéficiaire assurant la présidence (lettre de validation datée du 09/08/2011), suivi par la Tunisie (lettre de validation datée du 08/10/2011) et le Maroc (lettre de validation datée du 26/10/2011). Lors de la réception de la lettre de validation d'autres bénéficiaires éligibles, validée par la Banque mondiale, ces bénéficiaires seront intégrés dans le mécanisme de présidence tournante. 41. Plan Bleu assurera le secrétariat du Comité de pilotage du projet. Dans le cadre de la supervision du projet, la Banque mondiale assistera aux réunions du Comité de pilotage du projet. Les bénéficiaires peuvent décider d'inviter des partenaires aux réunions du Comité de pilotage du projet (p. ex. PNUE/PAM) en tant qu'observateurs. 42. Au moins un mois avant les réunions du Comité de pilotage du projet, l'egp enverra un projet d'ordre du jour aux membres du Comité de pilotage du projet en les invitant à faire des observations et suggestions dans un délai de deux semaines. L'EGP préparera ensuite l'ordre du jour définitif et l'enverra à tous les participants aux réunions du Comité de pilotage du projet au moins une semaine avant la réunion. Un modèle d'ordre du jour d'une réunion du Comité de pilotage du projet est proposé en Annexe 1. A la demande des bénéficiaires, l'ordre du jour sera proposé en anglais et en français. 43. Au cours des réunions, Plan Bleu sera chargé de la préparation du procès-verbal des réunions. Le procès-verbal sera transmis pour approbation aux bénéficiaires au plus tard dans le mois suivant la réunion du Comité de pilotage du projet. Sans réponse de la part des bénéficiaires dans un délai de deux semaines, les bénéficiaires seront réputés avoir accepté le 17

18 procès-verbal. Les procès-verbaux des délibérations approuvés seront présentés en annexes aux rapports du projet trimestriels. A la demande des bénéficiaires, les procès-verbaux seront établis en anglais et en français. Les partenaires du cofinancement 44. Les partenaires assurant le cofinancement (CMI, AFD, Ministère français de l'écologie, du développement durable, des transports et du logement, BEI, Plan Bleu) seront périodiquement informés de l'avancement du projet. Plan Bleu sera chargé de leur transmettre en temps voulu tous les rapports (rapports du projet ; rapports financiers intermédiaires non audités, IUFR ; états financiers du projet, EFP). Figure 2 : Schéma du dispositif institutionnel 6 Appui à l'exécution de la Banque mondiale 45. Des missions de supervision régulières de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale seront effectuées au moins deux fois par an pour suivre les progrès accomplis par les indicateurs de résultats et fournir l'assistance nécessaire. Dans la mesure où l'entrée en vigueur est prévue au 1er janvier 2012, un examen à mi-parcours sera prévu pour juillet Ce diagramme a été conçu par Plan Bleu. Pour des raisons de clarté, il ne comprend pas les missions de supervision ni l'articulation avec Sustainable MED. 18

19 De préférence, les missions de supervision : (i) interviendront consécutivement aux formations du projet ; et (ii) comprendront des visites dans les bureaux de Plan Bleu et sur le terrain. En outre, grâce à la proximité entre le CMI (où se trouve une partie de l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale) et le Plan Bleu, les échanges réguliers seront encouragés. Dans le cadre de la supervision du projet, l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale et l'équipe chargée du programme Sustainable Med assisteront aux réunions du Comité de pilotage du projet. 46. Le spécialiste de la gestion financière, le spécialiste des décaissements et le spécialiste de la passation des marchés apporteront une aide régulière à Plan Bleu, en particulier au cours de la première phase de la mise en œuvre du projet. Des appuis techniques seront nécessaires pour passer en revue les dossiers d'appel d'offres, surveiller la qualité des données et des rapports produits par les bureaux d'études et pour assurer une concurrence équitable entre les soumissionnaires en fournissant des spécifications techniques correctes et en procédant à une juste évaluation des aspects techniques des offres. Toutes les sélections de consultants et les procédures de passation des marchés de services autres que de conseil et de fournitures seront soumises à un examen préalable au cours des premiers dix-huit mois du projet. À chaque fois que possible, le spécialiste de la gestion financière, le spécialiste des décaissements et le spécialiste de la passation des marchés seront aux côtés des missions de supervision. La mission, dans le cadre de la revue de la gestion financière : (i) s'assurera que des systèmes robustes de gestion financière du projet sont maintenus tout au long de sa mise en œuvre ; et (ii) examinera les IUFR semestriels, les EFP annuels audités et les lettres d'observations. 47. L'équipe chargée du projet de la Banque mondiale fournira des appuis techniques en vue de faciliter l'obtention de produits de haute qualité en passant en revue tous les Termes de référence devant recevoir un avis de non objection. En outre, l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale restera disponible pour agir comme collègue examinateur à la demande de Plan Bleu. Coordination avec le Programme de développement environnemental durable de la Méditerranée «Sustainable MED (MED durable)». 48. La Banque mondiale et le FEM ont élaboré le Programme de développement environnemental durable de la Méditerranée «Sustainable MED (MED durable)» avec l'objectif d'aider les gouvernements de la région méditerranéenne à assurer la durabilité de leur base de ressources naturelles appuyant leurs programmes et leurs politiques de développement économique. Sustainable MED est l'un des programmes fondamentaux pilotés par le Cluster environnement et eau du CMI. Dans sa première phase, Sustainable MED s'est axé sur les ressources en eau et la gestion des zones côtières, mais les phases ultérieures devraient, dans l'idéal, élargir l'éventail des domaines d'intervention. 49. Le projet régional Gouvernance et développement des connaissances a été conçu et élaboré et sera mis en œuvre dans le cadre du programme Sustainable MED. Le projet contribuera à l'amélioration des interventions et des impacts du programme Sustainable MED, et donc du Cluster environnement et eau du CMI. Ceci exigera une coordination entre le projet et le programme à deux niveaux : - Niveau stratégique : Les formations organisées par le projet faciliteront le dialogue sur l'action à mener encouragé par le programme, et les études réalisées en vertu du projet fourniront la base technique de discussion nourrissant ce dialogue politique. 19

20 - Niveau opérationnel : Les bénéficiaires seront tenus informés du plan de travail du programme Sustainable MED, afin qu'ils puissent le prendre en compte lors de la préparation et de l'approbation du plan de travail du projet. 50. Pour cette raison, l'équipe chargée du projet de la Banque mondiale et l'équipe chargée du programme Sustainable MED de la Banque mondiale travailleront en étroite collaboration afin de maximiser les synergies entre le projet et le programme et pour identifier des possibilités de tirer parti du projet et de l'ensemble du programme Sustainable MED, permettant de dégager des ressources budgétaires supplémentaires au cours de la mise en œuvre du projet. 20

21 SECTION III : SÉLECTION DES ACTIVITÉS Plan de travail 51. La sélection des activités à mener en vertu du projet sera établie au cours des réunions du Comité de pilotage du projet. Les activités sélectionnées au cours de ces réunions seront incluses dans le plan de travail annuel exécuté par Plan Bleu dans le cadre du projet pour chaque année civile. 52. Pour que des activités soient sélectionnées, il faut qu'elles soient jugées éligibles et qu'elles se situent dans le périmètre d'intervention du projet (voir les Composantes 1 et 2 dans la SECTION I : DESCRIPTION DU PROJET) et il faut qu'elles soient pertinentes au regard de l'odp. Les activités choisies doivent permettre de réaliser les objectifs du cadre de résultats, mais elles peuvent aller au-delà (en nombre et en type) des activités prévues mentionnées dans le cadre de résultats (Erreur! Source du renvoi introuvable.). 53. Les activités peuvent être proposées par l'un quelconque des bénéficiaires ou suggérées par d'autres parties prenantes présentes aux réunions du Comité de pilotage du projet. Toutefois, les activités doivent être approuvées et sélectionnées par le Comité de pilotage du projet, qui est l'organe décisionnel pour l'établissement du plan de travail annuel. 54. Les activités menées au titre du projet peuvent prendre en compte des priorités régionales ou nationales, en recherchant un équilibre contribuant à la réalisation de l'odp. Le processus de prise de décision du Comité de pilotage du projet 55. Au cours des réunions du Comité de pilotage du projet, chaque bénéficiaire et autre partie prenante présents à cette réunion a la possibilité de faire une présentation de propositions d'activités nationales et régionales (d'environ 15 minutes) pouvant être menées dans le cadre du projet. Cette présentation devra inclure : Le titre et une brève description de l'activité/activités proposée/s ; Le type d'activité proposé (étude : rapport, examen, analyse ; formation : atelier, séminaire, réunion, conférence) Une indication de la façon dont l'activité(s) proposée(s) s'inscrit dans la série d'activités éligibles du projet ; Un calendrier approximatif ; Le coût approximatif de l'activité(s) requise(s) ; Les parties impliquées dans les activités proposées ; Une indication de la portée géographique de l'activité(s) et de la façon dont l'activité(s) proposée(s) s'inscrit dans les priorités nationales et régionales ; Une indication des gains attendus au plan social, économique et/ou environnemental créés par l'activité ; Une indication de la façon dont l'activité proposée pourra aider à promouvoir l'intégration des questions environnementales dans les politiques sectorielles et de développement (ODP). 56. Pour être en mesure d'informer les autres participants à la réunion du Comité de pilotage du projet des activités qu'ils ont l'intention de proposer au cours de la réunion du 21

22 Comité de pilotage du projet, les participants peuvent préparer des documents d'information à distribuer à tous les participants avant la réunion. Cette documentation ne doit pas dépasser une page par activité proposée et devra être envoyée à Plan Bleu au plus tard deux semaines avant la réunion du Comité de pilotage du projet. Plan Bleu joindra cette documentation en annexe à l'ordre du jour définitif qui devra être envoyé à tous les participants au moins une semaine avant la réunion du Comité de pilotage du projet. 57. Plan Bleu préparera un résumé récapitulant toutes les propositions d'activités présentées au Comité de pilotage du projet sous la forme d'un tableau (voir Annexe 2) et le présentera au Comité de pilotage du projet. Dans ce tableau, Plan Bleu pourra faire part de ses éventuelles observations sur les problèmes de faisabilité et/ou d'éligibilité des activités proposées. À la fin de ses réunions, le Comité de pilotage du projet votera l'adoption du plan de travail qui comprendra les activités qui ont été sélectionnées. Pour que le plan de travail soit adopté, il doit recueillir un vote favorable de la majorité des 2/3 des membres du Comité de pilotage du projet. 58. Le plan de travail comprend une description de chaque activité (titre, portée, durée et contenu), la date de chaque activité (spécifié en semaine civile ou jj/mm/aaaa si possible) et les parties impliquées dans l'activité. 59. Une fois que le Comité de pilotage du projet a approuvé un plan de travail, l'egp doit traduire ce plan de travail en un plan de passation des marchés révisé. Les dates du plan de travail annuel devront être respectées dans le plan de passation des marchés, mais elles resteront soumises aux conditions de faisabilité, en tenant compte des procédures de passation des marchés et de la charge de travail de l'egp. Le plan de passation des marchés révisé sera transmis à la Banque mondiale pour examen et avis de non objection. 22