PLAN PROJET D UN ÉVÉNEMENTIEL

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1 PLAN PROJET D UN ÉVÉNEMENTIEL Pendant cette troisième journée de formation, les participantes mettront en pratique les enseignements dispensés dans les deux sessions précédentes : gestion de projet et gestion de réunion. L évènement choisi par les deux groupes : organisation d une régate. 1) Ouverture d une réunion pour établir un plan projet d un événementiel Faire un tour de table pour présentation des participants Rappeler l objectif de la réunion (établir le plan projet pour tel événement) Donner le déroulement de la réunion avec timing (brainstorming, pause, formalisation, ) Nommer l animateur et le rapporteur Rappeler la nature de l événement pour être sûr que tout le monde est sur la même longueur d onde En exposant les données connues (description, déroulement, récompenses, ) Eventuellement : Brainstorming (technique d animation par le bouillonnement de cerveaux) Mise en vrac de toute les idées Prendre le temps de tout noter (doit rester un champ d ouverture) Puis converger vers une idée Faire attention de boucler la réunion (15mn pour brainstorming

2 Animateur Rapporteur Noms des participants Total participants 2) Formalisation du projet (Passer par la formalisation ci-dessus est une sécurisation de l organisateur). Nature A Définir, choisir -régate(s) -manifestation sportive -.. Public Lieu(x) Dates - type de bateau - nombre de participants (fourchette) - géographiques (plan d eau) - différents clubs - marées - calendrier fédéral - événement de la ville Personnes Bien cibler l organisateur (responsable s/ plan juridique)- coureurs - par séries - ventilation par supports l équipe d organisation

3 - 1 chef de projet : 1 élu + 1 technicien - L équipe : les élus et chefs de base des différents clubs support les officiels - maires, conseil général et régional, élus des sports CDV - VIP - sponsors Charte - Etablir la charte de l organisation avec les différentes populations- Rétro planning - un macro pour présentation CA - un détaillé pour préparation manifestation- Pré - Budget Etablir 1 enveloppe budgétaire (consulter les expériences antérieures, similaires) - les moyens nautiques (+ conso carburant+ location) - les «retours sur investissements» pour les clubs =argumentaire pour les clubs - carburant - réceptions - salaires des permanents (avant, pendant, après) - communication (timbres, affiches,.) - les cadeaux (coureurs, arbitres, bénévoles) : tee-shirt, lycra bilan dépenses / recettes Bilan & évaluation - Demandes de subventions - Gestion des sponsors

4 B Rétro planning (avec jalons obligatoires) LISTE DES ACTIONS PREPARATION N des semaines pour EVENEME NT PRE PROJET dates, charges définir équipe du projet Fin préparation Equipe constituée PRESENTATION AU CA Acceptation du pré-projet DETERMINER EQUIPE DU PROJET (qui fait quoi) COMMUNICATION presse Démarrage organisation annonce rappel affiche invitation imp rim er affi che r LOGISTIQUE terre Avis course à communiquer à- - Prép matériel inscrp mer Déc lara tion Af M Réu nion bén évol es

5 A CONTINUER Planning téléchargeable sur le site thinkingrock.com.au Logiciel payant téléchargeable: Microsoft Office Project 2007 C Présenter le projet en CD - établir 1 doc. avec des données qui présentent le projet aux décideurs! - Informer le président projet - Acter à l ordre du jour du CD - Présenter un doc. Attrayante - Le macro planning doit être sous la orme d une feuille A4 projetée (pas plus de 4 à 5 RV (dates) D Constituer équipe - pour préparation Avoir : un chef de projet qui pilote le projet (coordination) une équipe de projet - pour manifestation (Cf. listing organisation à terre et sur l eau avec des précisions horaires selon les postes occupés) E Communication - QUI? commission sportive clubs organisateurs arbitres financeurs publics (région, départ. ville)(attention date limite pour dépôt dossier subv.)

6 privés : sponsors presse bénévoles - QUAND? - COMMENT? Courrier, mail, affiche, tel Accueil F Déroulement de la manifestation coureurs - commissaires - M. xx - jours lieux horaires début fin Officiels M. xx Parking véhicules Parking remorques Manifestation (si 1 jour) briefing mise à l eau courses retour

7 Saisies des résultats, impression) remise des prix

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