AUDIT ET CONFORMITÉ. Description. Niveau de compétence. Niveau solide à la Caisse. Questions d auto-évaluation

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1 AUDIT ET CONFORMITÉ Description Les administrateurs doivent connaître les risques auxquels s exposent l établissement et les moyens dont la direction se dote pour y faire face et les gérer. Ils doivent aussi veiller à ce que les états financiers correspondent avec exactitude aux activités de la caisse. Ces fonctions sont évaluées par l entremise des activités exécutées par le vérificateur interne et l auditeur externe, soit la revue systématique des principaux risques et la rectification par la direction des faiblesses ou des dérogations par rapport à la politique et aux exigences légales et réglementaires. Niveau de compétence Pour acquérir cette compétence, les administrateurs devront démontrer un niveau adéquat de connaissances et de compréhension des processus de suivi et d'audit requis pour assurer la conformité aux politiques, aux normes et aux saines pratiques commerciales ainsi qu'aux exigences de la réglementation Niveau solide à la Caisse Les attentes de la caisse sont que l administrateur fasse preuve de compétence en matière d audit et de conformité par sa connaissance des principaux points de la loi, règlements et normes, par sa compréhension du rôle, processus et fonction de la vérification interne, audit externe et agent de conformité. Il démontre l atteinte de niveau solide par une participation active aux discussions du conseil et par son apport à l élaboration de politiques et évaluation des contrôles en place. Questions d auto-évaluation La mesure dans laquelle je comprends et je suis à l aise avec ce qui suit : 1. Le rôle et le rapport hiérarchique du comité d audit : Le comité d audit contribue à assurer que la caisse mène ses activités de façon saine et prudente et respecte les normes énoncées dans le Règlement No 5 de la SOAD- saines pratiques commerciales et financières. Le rapport hiérarchique du comité est qu il se rapporte directement au conseil d administration et est le lien direct avec le vérificateur externe de la caisse. Le comité a l autorité avec motif valable, d interpeler le vérificateur externe de la caisse sans consulter la direction générale.

2 2. Le processus d audit externe, les principales fonctions et le rôle de l auditeur externe : Processus de l audit externe : Examiner les termes de la lettre de mission de l auditeur et la rémunération de ce dernier, et présenter des recommandations à cet égard au conseil. Examiner avec l auditeur l étendue et le plan de l audit. Discuter avec l auditeur de ses constatations, des restrictions quant à l étendue de ses travaux, ainsi que des problèmes qu il a eus dans l exécution de l audit. Examiner les lettres de recommandation, les recommandations et les rapports de l auditeur portant sur les activités commerciales ou les états financiers de la caisse, ainsi que les réponses de la direction de la caisse à ce sujet, et présenter des recommandations à cet égard au conseil. Présenter au conseil un rapport sur tout désaccord entre l auditeur et la direction que le comité ne peut résoudre dans un délai raisonnable. Principales fonctions de l auditeur externe L auditeur externe doit confirmer l exécution de procédures et de sondages appropriés pour donner suite aux attentes d audit minimales de la SOAD. Toute lacune importante doit être signalée au conseil d administration et au comité d audit dans une lettre de recommandation conformément aux exigences de l article 172 de la Loi. Rôles de l auditeur externe L auditeur de la caisse fait un rapport écrit au président du conseil et au comité d audit sur les opérations ou les conditions portées à son attention qui nuisent au bien-être de la caisse et qui, à son avis, sont insatisfaisante et nécessitent redressement. Sans préjudice de la portée générale du paragraphe (1), l auditeur fait un rapport sur l un ou l autre des éléments suivants : o les opérations de la caisse qui, à son avis, outrepassent les pouvoirs de celle-ci; o les prêts consentis par la caisse à une personne pour un total dépassant un demi d un pour cent de l actif total de la caisse et à l égard desquels, de l avis de l auditeur, la caisse subira vraisemblablement une perte; o les circonstances qui indiquent qu il y a peut-être eu contravention à la Loi ou aux règlements; 3. Le rôle et la nature de la fonction et les rapports de la vérification interne Rôle de la vérification interne Les principales attributions de l audit interne consistent à :

3 examiner et évaluer le caractère adéquat, l efficacité et l efficience des pratiques et des méthodes de gestion des risques; examiner les systèmes d information de gestion, financière et opérationnelle; examiner l exactitude, la fiabilité et la pertinence de toute l information produite; examiner les méthodes de protection des actifs; examiner le système employé par la caisse pour évaluer son capital en regard de son estimation du risque; effectuer des sondages sur les opérations et les contrôles; examiner les processus employés pour garantir le respect des exigences législatives et réglementaires ainsi que des codes de conduite; effectuer au besoin des enquêtes spéciales. Fonction de la vérification interne La fonction d audit interne doit être conçue pour examiner et évaluer de façon indépendante les processus opérationnels, de gouvernance et de gestion des risques employés par la caisse, et pour fournir des recommandations afin d améliorer l environnement de contrôle. L auditeur interne doit avoir librement et entièrement accès à l ensemble des documents et des systèmes de la caisse. Selon la taille et la complexité de la caisse, la fonction d audit interne peut être exécutée par des employés de la caisse, indépendants des opérations courantes, ou confiée à un fournisseur de services tiers. Qu elle soit exécutée à l interne ou à l externe, la fonction d audit interne doit être supervisée par le comité d audit. Ce dernier doit établir un programme d audit exhaustif comprenant des volets d audit interne et d audit externe. Rapports de la vérification interne Le rapport d audit résume l évaluation, par le service d audit interne, du caractère adéquat des pratiques de gestion des risques des dirigeants. Il souligne tant les points forts que les lacunes du cadre de contrôle. Il renferme les éléments d information suivants : o Objectif et contexte indique pourquoi le secteur d activités a été retenu aux fins d audit, de même que les activités du secteur; o Portée résume les activités examinées, le calendrier de l examen et les principaux risques examinés; o Constatations signale les faiblesses décelées, le cas échéant, et en indique l importance; o Recommandations fournis aux dirigeants des consignes sur les activités requises pour remédier toute faiblesse importante; o Plan d action de la direction précise qui est chargé de corriger les faiblesses importantes, fournit aux dirigeants l occasion de réagir aux lacunes, et détaille les mesures et l échéancier devant permettre de les combler; o Responsabilité et échéance précise qui doit veiller à ce que les mesures de correction soient menées à bien et la date d échéance à cet égard;

4 o Des copies des rapports sont transmises aux personnes chargées de remédier les faiblesses, le cas échéant, à leurs surveillants et au chef de la direction. Le processus d examen de la SOAD : Évaluation des pratiques de gestion des risques (administration, capital, crédit, exploitation, marché, structurel, liquidité) Évaluation de la qualité de l actif (prêts et créances douteuses) Qualité des données remises précédemment à la SOAD Dépôts non assurés Évaluation des bénéfices Présenter un rapport final au comité de vérification de la caisse 4. Le rôle et les rapports de l agent de la conformité : Le rôle de l agent de conformité L Agent de conformité est imputable et responsable de mettre en application le programme de conformité en matière de lutte au BAFT. Il doit rendre compte de l état de la conformité et faire rapport des résultats constatés au Conseil d administration au moins quatre (4) fois par année. L Agent de conformité a pour mandat de fournir au Conseil d administration l assurance raisonnable que la LRPCFAT est respectée. Les rapports de l agent de conformité La reddition trimestrielle Rapport de contrôle trimestriel Rapport trimestriel au comité de vérification Loi sur la protection des renseignements personnels 5. Les mesures prises lorsque l auditeur externe détecte des situations de non-conformité à la Loi : L auditeur externe doit confirmer l exécution de procédures et de sondages appropriés pour donner suite aux attentes d audit minimales de la SOAD. Toute lacune importante doit être signalée au conseil d administration et au comité d audit dans une lettre de recommandation conformément aux exigences de l article 172 de la Loi. 6. Les rapports de l auditeur externe Lettre de mission de l audit Lettre de gestion et de recommandation Communication de planification au comité de vérification États financiers en ébauche

5 États financiers abrégés Rapport d information annuel (RIA) 7. L objet du Règlement administratif no 5 de la SOAD : Les normes du Règlement No 5 de la SOAD définissent les exigences minimales de la SOAD à l égard des saines pratiques commerciales et financières des caisses populaires et credit unions et sont conçues pour être adaptées par ces établissements, indépendamment de leur taille ou complexité, étant donné qu ils n auront pas tous la même approche. 8. La manière d évaluer la conformité : Tous les établissements doivent élaborer et mettre en œuvre des politiques pertinentes et prudentes de gestion des risques qui portent sur les exigences minimales suivantes : Gestion du capital Gestion du risque de crédit Gestion du risque d exploitation Gestion du risque de marché Gestion du risque structurel Gestion du risque de liquidité Gestion du risque d entreprise 9. Le programme d audit interne La vérification interne est une activité d assurance et de consultation indépendante guidée par une philosophie axée sur l ajout d une valeur dans le but d améliorer les opérations de la caisse. Elle aide la caisse à réaliser ses objectifs en appliquant une approche systématique et disciplinée afin d évaluer et d accroître l efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et d administration de la caisse. 10. L'importance des contrôles internes Les contrôles internes assurent l absence d abus et de fraude à l intérieur des opérations de la caisse. Le suivi rigoureux des contrôles internes sert également à décourager les membres du personnel de tenter de dissimuler de l information, d effectuer des transactions illégales ou frauduleuses ou toute autre activité qui pourrait nuire à la réputation de la caisse. Les contrôles internes suivants sont ceux qui sont vérifiés par le service d audit interne : Gestion du numéraire et chèque visés et autres documents négociables, gestion des clés, contrôle des combinaisons des voutes, transactions non monétaires, intégration des données, utilisation des marges de crédit, prêts à taux zéro, décomptes surpris de l encaisse, vérification de dossiers de prêts, comptes des employés, documents d ouverture de comptes.

6 11. Les «signaux d alerte» en matière de conformité et d audit Les opérations de la caisse qui, à son avis, outrepassent les pouvoirs de celle-ci; o les prêts consentis par la caisse à une personne pour un total dépassant un demi d un pour cent de l actif total de la caisse et à l égard desquels, de l avis de l auditeur, la caisse subira vraisemblablement une perte; o les circonstances qui indiquent qu il y a peut-être eu contravention à la Loi ou aux règlements; o un manque de transparence entre la direction et le conseil d administration; o une relation tendue entre le vérificateur interne et/ou externe et la direction de la caisse; o un manque de cohésion parmi l équipe de la caisse; o des rapports d audit insatisfaisants démontrant plusieurs lacunes; o des plaintes fréquentes reçues des membres; o un membre de l équipe de gestion qui prend rarement ses vacances annuelles; o des tentatives de dissimulation d information de la part de certains membres du personnel ou de la direction.

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