Formation tableur niveau 4 (Excel 2011)

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1 Formation tableur niveau 4 (Excel 2011) L objectif général de cette formation est de créer des tableaux utilisables sans risque par d autres personnes et de créer un tableau croisé. Sommaire 1. Comment supprimer les valeurs zéro Insérer un commentaire Créer une aide à la saisie Créer un message de saisie et une alerte d erreur Insérer une liste déroulante Protéger une feuille Réaliser une mise en forme conditionnelle Réaliser un tableau croisé Créer un graphique à partir d un tableau croisé dynamique Rechercher un résultat spécifique pour une cellule en ajustant la valeur d une autre cellule... 4 Télécharger le fichier Resultats.xlsx disponible à l URL Ouvrir le fichier. Dans la feuille Ventilation, en F3, saisir : =SOMME(C3:E3) > formater le résultat pour qu il affiche deux décimales > recopier la formule de F4 à F COMMENT SUPPRIMER LES VALEURS ZÉRO Problème : Des 0 apparaissent de F5 à F20. Comment éviter qu ils ne s affichent? Solution : Menu Excel > Préférences > sous la rubrique Création, cliquer sur Afficher > sous la rubrique Fenêtre, décocher Afficher les valeurs zéro > OK 2. INSÉRER UN COMMENTAIRE Problème : Vous allez partir en vacances. C est donc un stagiaire qui devra saisir quotidiennement les données dans le tableau de ventilation des achats. Afin qu il évite de se tromper, vous voulez ajouter des commentaires. Solution : Clic droit sur B3 > Insérer un commentaire Un cadre apparaît > supprimer le nom figurant dans le cadre > saisir : Dans cette cellule saisir le nom du fournisseur (voir sur la facture) > cliquer en dehors de la fenêtre de commentaire pour valider Placer la souris au-dessus de B3 le commentaire apparaît Cliquer en B3 > Ctrl+C (copier) > sélectionner les cellules B4:B20 > clic droit sur la sélection > Collage spécial > sous la rubrique Coller, cocher Commentaires > OK TAB4_Excel2011.docx 1 / 5 Y. CINOTTI

2 3. CRÉER UNE AIDE À LA SAISIE Problème : Comme je me méfie vraiment du stagiaire, je veux faire en sorte qu il ne puisse saisir dans la colonne A qu une date comprise entre le 3 et le 16 mai (dates de mes congés)! Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > menu Données > Validation > dans l onglet Paramètres, sous Autoriser, choisir : Date > Données : comprise entre > Date de début : 3/5/15 > Date de fin : 16/5/15 > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 4. CRÉER UN MESSAGE DE SAISIE ET UNE ALERTE D ERREUR Problème : Je veux ajouter un message d aide à la saisie et un message d alerte. Solution : Sélectionner les cellules A5 à A20 > menu Données > Validation > onglet Message de saisie > Titre : ATTENTION! > Message de saisie : La date doit être saisie sous la forme JJ/MM/AA et se situer entre le 03/05/15 et le 16/05/15 > onglet Alerte d erreur > Titre : ATTENTION! >Message d erreur : Savez-vous lire les consignes?! > OK En A5, essayer de saisir : 19/5/15 5. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE Problème : Comment faire en sorte que le stagiaire ne puisse saisir dans la colonne Stockage que l un des quatre lieux de stockage possible? Solution : Sélectionner G3:G20 > menu Données > Validation > onglet Paramètres > Autoriser : Liste > saisir dans la zone Source : Cave;Economat;Magasin général;direct (ne pas oublier le point-virgule entre chaque choix) > OK En G5, utiliser la liste déroulante pour saisir Cave NB : Il est possible d utiliser une liste saisie dans des cellules de la même feuille. C est le cas, dans la feuille Denrées du même fichier, où, dans la colonne B, la liste déroulante fait référence à la liste saisie dans la colonne H. Pour vous en rendre compte, dans la feuille Denrées, cliquer en B4 > menu Données > Validation 6. PROTÉGER UNE FEUILLE Problème : J ai peur que le stagiaire ne s amuse à modifier le tableau en mon absence. Comment faire pour le protéger? Solution : Dans la feuille Ventilation, sélectionner les cellules A5 à E20 > tout en maintenant la touche cmd enfoncée, sélectionner G5:G20 Menu Format > Cellule > onglet Protection > décocher Verrouillée > OK Menu Outils > Protection > Protéger la feuille > Mot de passe (facultatif) : 007 > Vérifier : 007 > OK un petit cadenas s affiche en bas sur l onglet de la feuille Ventilation Essayer de supprimer le contenu de F3 NB : Le principe à retenir pour protéger une feuille est donc qu il faut d abord désigner les zones de saisie qui ne seront pas protégées puis protéger tout le reste de la feuille. Dans fichier Resultats.xlsx, ouvrir la feuille Restos TAB4_Excel2011.docx 2 / 5 Y. CINOTTI

3 7. RÉALISER UNE MISE EN FORME CONDITIONNELLE Problème : Je souhaite pouvoir repérer rapidement les jours où des restaurants ont réalisé un ticket moyen inférieur à 16,20 Solution : En H1, saisir : Ticket moyen > en H2 saisir : =G2/C2 Cliquer en H2 > placer le pointeur dans l angle inférieur droit de la cellule H2 jusqu à faire apparaître une croix + > double-cliquer afin de recopier rapidement la formule sur les cellules H3 à H141 Cliquer en H2 > cmd+maj+ (pour sélectionner les cellules H2 à H141 Onglet Accueil > dans la zone Format, cliquer sur l icône Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Inférieur à > à droite de inférieure à, saisir : 16,2 Cliquer sur la flèche à droite de remplissage rouge claire avec texte r > texte rouge > OK 8. RÉALISER UN TABLEAU CROISÉ Problème : Je souhaite réaliser un tableau de synthèse me permettant de connaître pour chaque restaurant, le nombre de couverts total réalisé. Solution : Onglet Tableaux > à gauche, dans la zone Options du tableau, cliquer sur l icône Nouveau > Insérer un tableau avec des en-têtes > dans la zone Styles de tableau, choisir un style à votre goût Dans la zone Outils, cliquer sur l icône Synthétiser avec un tableau croisé dynamique > OK Dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cocher Couverts et Restaurant Pour avoir le détail du nombre de couverts par restaurant et par jour, il faut cliquer dans le tableau de synthèse créé précédemment puis cliquer, dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cliquer-glisser la case Jour vers la zone sous Étiquettes des colonnes 9. CRÉER UN GRAPHIQUE À PARTIR D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Problème : Je voudrais créer un graphique représentant, pour chaque restaurant, la répartition des CA moyens nourriture et boissons. Solution : Revenir vers la feuille Restos Dans la zone Outils, cliquer sur l icône Synthétiser avec un tableau croisé dynamique > à droite de Emplacement, saisir : CA moyens > OK Dans la fenêtre Concepteur de tableau croisé dynamique, cocher Restaurant, CA nourriture et CA boisson Cliquer sur le i à droite de Somme sur CA n > Synthèse par : Moyenne > OK Faire de même sur la case Somme sur CA b Onglet Graphiques > à gauche, dans la zone Insérer un graphique, cliquer sur Colonne > Histogrammes empilés TAB4_Excel2011.docx 3 / 5 Y. CINOTTI

4 Clic droit sur le bord du graphique > Déplacer le graphique > cocher Nouvelle feuille > OK Vous devriez obtenir un graphique comme celui ci-dessous. Dans le fichier Resultats.xlsx, cliquer en bas sur l onglet Denrées 10. RECHERCHER UN RÉSULTAT SPÉCIFIQUE POUR UNE CELLULE EN AJUSTANT LA VALEUR D UNE AUTRE CELLULE Problème : Étant donné que, dans ce plat, c est surtout le prix du turbotin qui est sujet à variation, je souhaite savoir à quel prix je dois acheter le turbotin afin que le coût à la portion n excède pas 8 euros. Solution : Cliquer en F24 > > menu Outils > Valeur cible > Valeur à atteindre : 8 > Cellule à modifier : E4 > OK > OK le prix unitaire HT du turbotin est passé à 26,06, coût d achat maximum à ne pas dépasser Enregistrer le fichier Resultats.xlsx Évaluation Vous travaillez au service commercial d un hôtel. Vous avez sélectionné dans votre base de données, les clients du segment individuel affaires ayant une carte de fidélité (fichier Fidelite.xls disponible à l adresse : Vous mettez en place, à la date du 31 décembre 2016, un scoring de la fidélité de vos clients. Pour cela, vous attribuez une note à chaque client en utilisant la segmentation RFM (récence, fréquence, montant) : La récence désigne le délai écoulé depuis la dernière venue du client. Le barème est le suivant : 10 points si le client est venu il y a moins de 6 mois (en considérant que tous les mois comptent 30 jours) ; 6 points, si 6 à 12 mois se sont écoulés depuis sa dernière venue ; 3 points de 12 mois à 18 mois ; 0 point au-delà. Pour la fréquence, vous attribuez 2 points pour chaque séjour dans les deux dernières années. TAB4_Excel2011.docx 4 / 5 Y. CINOTTI

5 Pour le montant, vous attribuez 0,003 point par euro généré depuis deux ans (arrondi à l entier le plus proche). Le score RFM correspond à la somme récence + fréquence + montant. Il doit s agir d un nombre entier puisque vous avez arrondi le score du montant. Vous faites en sorte que les scores strictement supérieurs à 19 s affichent en rouge. Vous créez, dans deux autres feuilles du même classeur : un tableau croisé présentant la fréquence de distribution des scores RFM (nombre de clients à 3 points, à 4 points, à n points) ; un graphique de la fréquence de distribution sous forme d histogramme. Envoyer au formateur les fichiers : Resultats.xlsx Fidelite.xlsx TAB4_Excel2011.docx 5 / 5 Y. CINOTTI