TD 3 Piloter un projet

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1 TD 3 Piloter un projet 1 Rappel: le fonctionnement d un projet : phasage Sélection Décision de lancer Définition Décision d étudier un scénario Conception Décision de réaliser Réalisation Décision d exploiter Exploitation Bilan GO GO GO GO NO GO NO GO NO GO NO GO - Réalisation des études détaillées - Consultation des fournisseurs - Commandes et contrats fournisseurs - Réalisation de la solution technique - Réception de la solution - Transfert au commanditaire - Lancement de l exploitation - Bilan des performances attendues et réelles - Bilan déroulement du projet 2 1

2 oct 1A jan 1A Phasage et PE avril 1A fin juin 1A Oct 2A déc 2A Rapport 1 soutenance Rapport 2 soutenance Sélection Définition Conception Réalisation Exploitation Bilan Fiche de proposition projet Initialisation Dossier de Actualisation Dossier de Actualisation Dossier de Finalisation Dossier de RVP1 TD1 FONDAMENTAUX GESTION PROJET TD3 PILOTAGE RVP2 RVP3 ORGANISATION TD2 PLANIFICATION 3 Plan Le : Pourquoi? Comment? Le de la réalisation : pourquoi Comment : Instances de coordination et L'organisation et la mise en oeuvre du Les principes du La démarche de Etablir l état d avancement Le rapport de coordination Réévaluer les risques Prendre ou faire prendre des décisions Outil : Le tableau de bord de 4 2

3 Le de la réalisation - Pourquoi? Après avoir défini le scénario de référence (planning GANTT-PERT, budget), il faut essayer de le tenir tout au long du projet (). Une seule certitude : le projet ne se déroulera pas comme prévu. Maîtriser et respecter les objectifs fixés Informer Prendre en compte l imprévu et les aléas Prendre des décisions au bon moment Rendre visible la situation Le, une gestion par les priorités plus que par les urgences 5 Comment : Instances de coordination et Des réunions régulières de coordination de l'équipe projet pour : Informer Se coordonner Se situer par rapport à la trajectoire prévue Prendre les décisions entrant dans son champ d action Engager et suivre les actions correctives Des réunions de avec le commanditaire pour : Prendre des décisions que l'équipe projet ne pourrait pas prendre Corriger si besoin le scénario et réévaluer exceptionnellement les objectifs Veiller à l'adéquation objectifs / moyens Arbitrer et gérer les priorités 6 3

4 L'organisation et la mise en oeuvre du Réunion de coordination Projet Réunion de - Avancement des lots du projet - Décision/actions suivant marge de manœuvre sur objectifs de performances, coût et délai du projet - Avancement du projet - Décision/actions sur adéquation des objectifs et des moyens Pour chaque réunion Un ordre du jour préparé Un compte-rendu ou relevé des décisions prises (qui /quoi /quand) 7 Les principes du La planification a permis d'établir le scénario de référence Les efforts des intervenants doivent être tournés vers le respect des dispositions arrêtées et des dates convenues Le projet doit suivre le planning et non l'inverse La coordination et le gestion par écart procèdent d une démarche de La révision ou le recalage du planning ne doivent se faire que lorsque la situation du projet rend caduc le référentiel Remise en cause des objectifs Ecart important par rapport aux prévisions nécessitant de modifier la stratégie de projet 8 4

5 La démarche de Après avoir élaboré et validé les plannings (référentiels communs), piloter un projet consiste régulièrement à : Etablir l'avancement Mesurer les écarts par rapport à la prévision Evaluer les tendances Identifier les risques par rapport à l'atteinte des jalons clés suivants Définir les actions correctives Définir les priorités Définir et hiérarchiser les décisions à prendre Faire prendre les décisions au bon niveau Maîtriser, anticiper et diriger l'action 9 Etablir l'état d'avancement A une même date de pointage (instant t) et pour chaque tâche en cours ou à venir prochainement, si possible jusqu'aux jalons clés suivants enregistrer les dates réelles de réalisation estimer les nouvelles prévisions de début et de fin Mesurer les écarts entre le prévu et le réalisé Rapport de coordination Compte-rendu 10 5

6 Le rapport de coordination janvier février mars avril Tracer la ligne d avancement Orange : tâches sur le chemin critique Renseigner les nouvelles prévisions 11 Réévaluer les risques Se projeter dans un futur proche au travers des jalons clés suivants grâce aux deux diagrammes PERT instant t Evénement clé 1 Evénement clé 2 Identifier les risques de décalage des jalons clés suivants En analysant les nouvelles estimations (si elles sont possibles) ou le reste à faire En évaluant la capacité des acteurs à les atteindre Hiérarchiser les risques suivant les probabilités d'occurrence d un événement et son impact sur le projet 12 6

7 Prendre ou faire prendre des décisions Identifier les différents scénarios possibles (décision à prendre ou action corrective à engager) permettant de couvrir les risques forts et de respecter les étapes clés suivantes sur les différents aspects Qualité Coût (moyens financiers, humains et matériels) Délai Analyser chacun des scénarios puis Agir si la décision entre dans la marge de manœuvre des acteurs Proposer la décision à prendre Tableau de bord de 13 Le tableau de bord de (1/3) Une vue synthétique du projet en une seule page Un résumé des points importants de chaque ensemble de tâches ou du projet Situation, tendance Risques Principales décisions à prendre ou actions correctives à engager Un document de communication pour faire comprendre immédiatement la situation pour mobiliser les acteurs sur la mise en œuvre des solutions correctives 14 7

8 Le tableau de bord de (2/3) C'est la formalisation et la visualisation du résultat d'une réunion de coordination ou de à un instant t. Tableau de bord du projet au... Structure du projet Sous-ensemble1 Analyse de risques Situation actuelle du projet -ensemble1 Décisions à prendre Décisions sous-ensemble 1 Sous-ensemble 2 Sous-ensemble 3 Sous-ensemble 4 Sous-ensemble 5 Sous-ensemble 6 -ensemble 2 -ensemble 3 -ensemble 4 -ensemble 5 -ensemble 6 Décisions sous-ensemble 2 Décisions sous-ensemble 3 Décisions sous-ensemble 4 Décisions sous-ensemble 5 Décisions sous-ensemble 6 Légende Conforme et/ou satisfaisant dégradation Difficultés pouvant être résolues par l équipe resp. du sous ensemble amélioration Difficultés majeures à inscrire à l'ordre du jour des réunions de 15 Le tableau de bord de (3/3) Il contribue à l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion de Structure du projet Sous ensemble1 Sous ensemble 2 Sous ensemble 3 Sous ensemble 4 Sous ensemble 5 Sous ensemble 6 Légende Tableau de bord du projet au. Analyse de Situation actuelle du risques projet Décisions à prendre ensemble 1 ensemble 1 Conforme et/ou satisfaisant ensemble 2 ensemble 3 ensemble 4 ensemble 5 ensemble 6 Difficultés pouvant être résolues par l équipe resp. du sous ensemble ensemble 2 ensemble 3 ensemble 4 ensemble 5 ensemble 6 Difficultés majeures à inscrire à l'ordre du jour des réunions de Ordre du jour précis (10 points max) ensemble 1 ensemble 5 Faire remonter les solutions et pas seulement les problèmes Formalisation et diffusion d'un relevé de décisions 16 8

9 Application au PE : préparer les documents de pour le RVP2 (9 au 20 juin 2008) Formalisation système de ( type et fréquence des réunions, outils support) Formalisation et renseignement du tableau de bord de à partir de la situation du projet (à fournir avant le RVP) 17 9

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