Cours sur la fonction «Ressources Humaines» Contenu

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1 Contenu 1) La fonction des ressources humaines dans l entreprise - les fonctions dans l entreprise - la gestion des ressources humaines (RH) - les métiers des ressources humaines 2) La détermination des besoins en personnel - analyser la nécessite du besoin - connaître les éléments de détermination des besoins en personnel - planifier des besoins à court terme et à long terme 3) Le profile de poste ou cahier des charges - la description de fonction ou le cahier de charge - établir un profile idéal 4) L approche du marché - les différents canaux (internes et externes) - l annonce 5) Les dossiers de candidature - analyser les dossiers et définir les critères de choix - les précautions à prendre (protection des données) 6) L entretien d engagement et la prise de décision - la répartition des rôles entre RH et la ligne - le déroulement des entretiens - les entretiens 7) Le contrat de travail - les différentes formes d un contrat de travail - les points essentiels d un contrat de travail 8) L accueil et l intégration des collaborateurs - préparer la place de travail du nouvel employé - élaborer le programme de la journée d accueil - gérer le temps d essai, prendre les précautions pour l évaluation et confirmer l engagement 9) Le règlement d entreprises - la nécessité d un règlement - le contenu Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

2 10) Les assurances sociales - les assurances sociales - les 3 piliers 11) La rémunération et le décompte de salaire - la composition d un décompte de salaire - les déductions sociales - le certificat de salaire 12) L évaluation des performances professionnelles et son suivi ; la formation - l évaluation dans le processus de gestion des employés 13) La fin des rapports de travail et la résiliation du contrat - Démission - Licenciement - Entretien de départ - Certificat de travail Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

3 1) La fonction des ressources humaines dans l entreprise C est quoi, une entreprise : On pourrait la comparer un peu à l élément de base de notre économie de marché. Avant tout, c est une société humaine/un groupe de personnes qui travaille ensemble pour produire des biens ou fournir des services à une clientèle. Pour ce faire, cette société humaine utilise les facteurs de productions (le travail et le capital) de la manière la plus relationnelle possible. Le premier but est la survie, et non pas le profit. Le profit est la condition même. On pourrait imaginer que l entreprise en tant que système social soit constituée un peu comme un organisme vivant : Cerveau : Système Nerveux : Squelette : Système Sanguin : Organes : Métabolisme : l organe de direction le système de communication et de contrôle la structure de l entreprise l apport et la circulation de l énergie les départements et services la chaine d approvisionnement en matières premières, transformation, stockage et élimination des déchets - les fonctions dans l entreprise Chaque organe remplit une fonction bien déterminée et utile pour tous. Les principales fonctions sont les suivantes : La Direction = gestion, planification, assurance-qualité, contrôles, ressources humaines Le Marketing = vente, publicité, service-après-vente (SAV), etc Le Technique = recherche et développement (R&D), production, exploitation La Logistique = approvisionnement, énergie, informatique, transports L Administration = comptabilité, finances, économat, etc Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

4 Toutes les fonctions sont interdépendantes et le maintien et développement dépendent de la bonne collaboration entre ces différentes fonctions. La direction doit bien réfléchir sur chaque fonction et pour aboutir à un résultat constructif et fructueux, elle devrait faire participer chacune d elle à cette réflexion. Ils pourraient ainsi développer la politique propre à chaque fonction, mais qui ferait partie intégrante de la politique générale de l entreprise et fixe les orientations et volontés de la direction pour le moyen et long terme. La politique générale exprime le choix d un mode de management et prépare la mise en place des différentes stratégies. - la gestion des ressources humaines (RH) La gestion des ressources humaines est un ensemble de pratiques du management ayant pour objectif de mobiliser et développer les ressources humaines pour une plus grande efficacité et efficience de l'organisation. C'est une activité qui doit tendre à améliorer une communication transversale, tout en faisant respecter l'organigramme de l'entreprise. Elle peut se diviser arbitrairement en deux grandes activités : d'un côté l'administration des ressources humaines (gestion de la paie, droit du travail, contrat de travail, avantages divers, etc...). et de l'autre la planification et le développement des ressources humaines (gestion des carrières, gestion des compétences, recrutement, formation etc...). Dans le cas idéal, cette gestion grâce à un service RH devrait être directement subordonnée au directeur général. Il pourrait ainsi conseiller la direction, être son porte-parole et intermédiaire entre la direction et les employés. Il peut arriver suivant la taille d une entreprise qu un cadre supérieur cumule plusieurs fonctions, comme par exemple directeur des finances et DRH, ce qui peut créer des dysfonctionnements et ambiguïtés. Cette gestion permet de gérer de nombreux domaines et d intervenir à tous les stades de la vie professionnelle des employés. Elle doit tenir compte des objectifs stratégiques d une entreprise et de la participation des employés, donc des ressources humaines, à l atteinte de ces objectifs. Elle joue entre autre un rôle dans les domaines suivants : les besoins en ressources humaines le recrutement la promotion interne l évaluation de poste et de qualification la rémunération et prestations sociales la formation la participation et motivation des employés la communication et transparence les conditions de travail, sécurité, santé des employés gestion des conflits. Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

5 Aujourd hui, une politique et gestion du personnel progressiste devrait s inspirer des 4 objectifs suivants : 1) Assumer la mise en valeur et l utilisation optimale des aptitudes et des connaissances des employés, car ils constituent un capital précieux de l entreprise. 2) Assurer une bonne intégration des employés dans l entreprise, c est-à-dire leur adhésion aux objectifs de la société et leur désir d y contribuer dans la mesure de leurs moyens et dans la limite de leur responsabilité. 3) Adapter le style de management aux principes modernes, favoriser l esprit d équipe et le développement de l initiative personnelle. 4) Soigner l image de l entreprise comme employeur dans le public. Il est important que l entreprise améliore constamment sa bonne volonté auprès de la collectivité. Si ces objectifs sont atteints, une entreprise peut faire face à l évolution sociale. - les métiers des ressources humaines Fonctions : Métiers : Direction / Stratégie Gestion de l'emploi, des carrières et des compétences Relations Sociales Administration du personnel Recrutement Formation Directeur des ressources humaines Responsable Ressources Humaines Responsable de développement RH Responsable gestion des compétences Gestionnaire des carrières et mobilité Assistant Ressources Humaines Responsable des Relations Sociales Juriste en droit social Avocat spécialisé Responsable de l administration du personnel Responsable Paie Gestionnaire de paie Gestionnaire Administration du Personnel Responsable ou Chargé de recrutement Responsable relation Écoles / Universités Chargé de recherche Outplacer Responsable Formation Chargé de formation Rémunération Responsable Compensation & Benefits Responsable paie et rémunérations Analyste Masse salariale Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

6 Systèmes d'information RH (SIRH) Communication Gestion des Ressources Humaines Internationales Autres Responsable des systèmes d information RH Chargé d'administration SIRH et système de paie Responsable e-rh Responsable de l'intranet RH Consultant spécialisé SIRH Responsable Communication Interne DRH Global Responsables des expatriés Gestionnaire de la Mobilité Internationale Études & Tableaux de bord RH Ergonome Auditeur social Consultant en Marketing social Coach 2) La détermination des besoins en personnel - analyser la nécessite du besoin Il y a 3 raisons principales pour chercher à engager un nouveau collaborateur : création d un nouveau poste remplacement d un employé partant remplacement temporaire - connaître les éléments de détermination des besoins en personnel Avant de recruter, il est indispensable de déterminer si la charge de travail nécessite vraiment cet engagement ou si les collègues peuvent assumer le surplus soit temporairement, soit à long terme. L employeur devrait connaitre la productivité de ses employés pour pouvoir déterminer s il a besoin de créer ou remplacer un poste ou si c est une question de combler un surplus de travail de manière temporaire. S il est aisé pour l engagement de collaborateurs de production d en déterminer le nombre exact (tant d objets fabriques à une certaine cadence = tant d heure de main d œuvre), il est nettement moins aisé de déterminer la productivité d un collaborateur du secteur administratif de manière judicieuse et précise. Quelques principes à respecter lorsqu il faut prendre une décision d engager quelqu un. Dans le cas d un nouveau poste : cet engagement est-il vital pour l entreprise? a-t-on examiné toutes les solutions de rechange? Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

7 Dans le cas d un remplacement : doit on absolument remplacer, et si oui, doit le remplaçant être le reflet de son prédécesseur? peut-on confier ce travail à d autres collaborateurs? doit on modifier les exigences, et si oui, vers le haut ou vers le bas? - planifier des besoins à court terme et à long terme Il est important qu une entreprise ait une saine politique en matière de recrutement pour pouvoir survivre et prospérer, et ceci surtout dans un climat économique difficile ou tendue. Le meilleur moyen pour ne pas devoir recruter est de stabiliser son effectif le mieux possible. Dans le cas de départs, il faut analyser les motifs de départ et tenir des statistiques, en incluant le taux de rotation. Le taux de rotation est typiquement calculé en divisant le nombre de départs d employés fixes par année l effectif des employés A ce taux s ajoutent les éléments statistiques découlant du nombre de départs prévisibles (retraite, fin de stage, fin de contrat de durée déterminée) ainsi que du nombre de départs nonplanifiés (démissions, licenciements, décès, etc). Un taux de rotation est un élément important dans la gestion prévisionnelle des ressources humaines. Il permet de faire une évaluation du nombre des collaborateurs à engager dans l année à venir. Un taux de rotation très élèves est souvent synonyme de problèmes au sein de l entreprise ou d un département en particulier. Le responsable RH devrait connaître le taux de rotation de son entreprise à l aide de son tableau de bord. 3) Le profile de poste ou cahier des charges - la description de fonction ou le cahier des charges Le cahier des charges est destiné principalement au titulaire du poste, à ses chefs et au service des ressources humaines. Il ne devrait pas dépasser 2 pages et une tierce personne devrait pouvoir le comprendre. Il doit donner aux intéressés les indications précises dont ils ont besoin pour : sélectionner le candidat dont les qualifications correspondent le mieux aux exigences du poste orienter le candidat sur le travail qu il devra effectuer au cours de son emploi établir un programme de formation adéquat et en contrôler les résultats comparer les postes de travail entre eux prendre les mesures d organisation, de réorganisation ou de rationalisation qui s imposent Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

8 faciliter un remplacement temporaire (en cas de vacances, maladie, service militaire). - déterminer un profile idéal Le cahier des charges décrit, à un moment donné, une fonction telle qu elle est exercée par un titulaire qualifié. Il devrait comprendre les éléments suivants : a) le titre de la fonction b) la date à laquelle le cahier est rédigé c) les relations de travail (chef, subordonnés, les contacts extérieurs à l entreprise comme les clients, fournisseurs) d) les conditions de travail particulières, comme les déplacements fréquents, la mise à disposition d une voiture, des horaires différents des horaires applicables à l effectif e) les qualifications requises : a. études ou apprentissage en indiquant le niveau souhaité, les diplômes requis, l apprentissage souhaité b. expérience professionnelle en indiquant la durée et le genre c. connaissances linguistiques en indiquant le degré de connaissances désirées comme langue maternelle, lue, parlée, écrite d. personnalité / caractère en indiquant des éléments particuliers requis pour le poste en question (p.ex. bonne présentation pour une réceptionniste) f) le mandat général en résumant les tâches principales qui serviront à décrire de manière détaillée la liste des tâches prévues sous le point suivant g) la description de toutes les tâches de manière complète, concise, concrète et précise. Il faut éviter des termes comme «est responsable de» 4) L approche du marché - les différents canaux (internes et externes) Les différents moyens d approche du marche sont : - l annonce - l offre spontanée - Internet (site de l entreprise pour recrutement interne et externe) - l affichage interne, le transfert ou la promotion interne, le bouche à oreille - les centres d évaluation - les écoles, associations professionnelles, universités et écoles techniques - les agences de placement, personnel temporaire - les chasseurs de tête - les offices régionaux de placement (ORP) - les services sociaux (ex. AI) - les entreprises en difficulté - les radios privées - la TV, videotexte Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

9 - l annonce L annonce dans la presse écrite est le moyen de recrutement le plus fréquemment utilisé par les entreprises, mais de plus en plus d entreprises se servent d Internet pour publier leurs ouvertures de poste. Le marché de l emploi est régi par l offre et la demande, comme tout marché. L annonce doit donc contribuer à apporter un maximum d offres de qualité. Elle est évidemment basée sur un texte qui doit comporter 5 éléments qui n ont pas besoin d être représentés dans l ordre, qui sont donc modulables : Les qualités requises de la personne recherchée 1) nous cherchons (motifs, précisions sur le poste à pourvoir) 2) nous attendons/souhaitons Les caractéristiques de l entreprise et de l emploi offert 3) nous sommes 4) nous offrons Les données administratives et l adresse 5) Contact téléphonique ou écrit, documents demandés (copies de certificats, photo, etc) adresse, logo, éventuellement sous chiffre. La conception graphique de l annonce peut être un moyen publicitaire important pour éveiller l intérêt des candidats. La première impression est souvent décisive! Le choix du journal de publication ou du site internet utilisé peut également contribuer largement à attirer des candidats de qualité. Il faut parfois faire appel aux agences spécialisées, chasseurs de têtes afin de trouver des candidats avec des profils très techniques ou des cadres. Aujourd hui, les réseaux sociaux sont utilisés de plus en plus par les recruteurs. 5) Les dossiers de candidature Les dossiers des candidats n appartiennent pas à l entreprise. Par conséquent, il faut en prendre soin. Si un candidat envoie des originaux, il faut en faire des copies et restituer les originaux immédiatement au candidat. A la fin du processus d engagement, les documents présentés par les candidats écartés doivent être restitués et les éventuelles copies détruites, à moins que le candidat concerné consente à ce que l entreprise les conserve pendant une période déterminée à l avance. - analyser les dossiers et définir les critères de choix La personne qui triera les offres peut se faire une bonne première idée en observant attentivement les dossiers reçus par rapport aux points suivants : Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

10 Présentation du dossier et type d annexes envoyés Lettre de motivation, manuscrite ou non, présentation, style, orthographe CV, sa présentation et son contenu Qualité des documents Documents exigés sont-ils inclus ou non Compréhension du message dans l annonce Adéquation du niveau d exigences du poste au niveau du candidat En fonction du type de poste, le service RH définira des critères avec la ligne pour affiner le choix et déterminer le nombre de candidat à convoquer pour un premier entretien. Un bon tri déterminera la suite des activités de recrutement. Il est important d y consacrer le temps et l attention nécessaire. - les précautions à prendre (protection des données) Il est important de savoir que toutes les données concernant un candidat et par la suite d un employé sont à traiter avec le plus grand soin. L employeur doit respecter et protéger la personnalité du candidat et/ou de l employé. Il a ainsi une obligation de diligence envers lui, et en contrepartie l employé a l obligation de fidélité. Le préposé fédéral à la protection des données a établi les règles et principes généraux à ce sujet. Le traitement des données personnelles par l employeur est essentiellement fixé dans l article 328 CO, 328b CO. 6) L entretien d engagement et la prise de décision Un entretien d engagement est un échange, une communication verbale et aussi non-verbale, comme la mimique, les gestes, la posture, le timbre de la voix, etc. Chaque participant amène sa personnalité, son humeur du jour, bref, en quelque sorte toute son histoire. Les deux parties manifesteront des attentes au cours de la discussion. Avant de rentrer dans un entretien, il est donc important de mettre ses idées, attentes, objectifs au clair, de se sentir confiant et de pouvoir se concentrer. - la répartition des rôles entre RH et la ligne Un représentant RH et/ou de la ligne sera préparé sur un certain nombre de points, comme : le cahier des charges / descriptif du poste les exigences du poste et de l hiérarchie les points sur lesquels ils sont prêts à faire des concessions la connaissance du dossier de candidature (en ayant essayé de lire entre les lignes) la liste de sujets/questions/points à éclaircir la documentation à soumettre au candidat Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

11 - le déroulement des entretiens L entretien devrait se passer dans une ambiance détendue, dans un temps donné et il devra servir à tirer le maximum d informations. Il devrait se dérouler dans des conditions aussi favorables que possible, c est- à -dire dans un endroit isolé, au calme, et dans un espace restreint pour mettre le candidat à l aise. L interviewer devra pouvoir juger les intérêts et pour lui et pour l entreprise, il doit montrer l ambiance de l entreprise au candidat et amener le candidat à donner le meilleur de lui-même. Il devrait être franc avec le candidat, répondre avec honnêteté aux questions, pour ne pas être pris en défaut ou perdre du temps, sans pour autant heurter son vis-à-vis. - les entretiens La ligne et les RH jugeront les aspects extérieurs du candidat, comme sa présentation, son comportement, son élocution et ils essayeront de savoir si le candidat possède : - les connaissances minimales (ou a les capacités de les acquérir) pour remplir la fonction, - la personnalité pour s adapter au milieu de travail, - la personnalité pour travailler avec son futur chef. Ils informeront le candidat sur tout ce qu il a besoin de savoir sur son poste, les conditions de travail, les avantages sociaux, etc et suivant le déroulement de l entretien, ils fixeront les conditions d engagement et le salaire à l issue de l entretien. Si dans un entretien, il est évident rapidement que le candidat ne convient absolument pas, il faudrait l informer immédiatement, voir arrêter l entretien avant sa fin. A l issue d un entretien ou d une série d entretiens, il y aura un choix à faire parmi des candidats. En général il y a une session de clôture pour partager les impressions et informations parmi les différents interviewers. Il faudra déterminer la liste de priorité des candidats et faire une offre sur les conditions d engagement au meilleur candidat. Normalement, les autres candidats devraient être informés dans le 5-7 jours suivant le dernier entretien s ils sont retenus ou non. Si le candidat accepte l offre, il faudra établir un contrat de travail, ce qui nous amène au sujet suivant. 7) Le contrat de travail - les différentes formes d un contrat de travail Il y a différents types de contrat de travail qui sont régis par la Loi sur le Travail et ses ordonnances (LTr. Et OLT, en tant que droit public) et le Code des Obligations (CO). Les Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

12 conventions collectives de travail (CCT), les contrats-type et autres contrats de travail relèvent du droit privé. Ils peuvent contenir des dispositions plus favorables aux travailleurs. La LTr et ses ordonnances visent avant tout à protéger la santé de la femme et de l homme au travail. Dans certaines branches il y a des conventions collectives. Je n en parlerai pas pendant ce cours. Dans d autres branches, il y des contrats-type qui incorporent un ensemble de règles liées à la branche en question, p.ex. agriculture, travail à domicile, personnel de maison. Les cantons fixent ces règles, pour lesquelles des dérogations écrites sont possibles. En dehors des conventions collectives et contrats-type, il y a les contrats de travail individuels. Ce genre de contrat peut être établi oralement ou par écrit. La difficulté dans le cas d un contrat oral, c est d apporter la preuve de l accord. Parmi ces contrats, il y a le : - Contrat à durée indéterminée (=CDI) - Contrat à durée déterminée (=CDD) (attention aux contrats à la chaine), - Contrat à durée minimale ou maximale - Contrat sur appel - etc - les points essentiels d un contrat de travail Je parlerai essentiellement du CDI et du CDD. Les dispositions pour ce type de contrat sont régies par le CO, art. 319 à 362. Ce contrat n est pas soumis à une forme particulière. Il est considéré comme conclu si un employeur accepte pour un temps donnée l exécution d un travail qui ne doit être fourni que contre un salaire/une rémunération. Cependant, il est utile d y inclure certaines conditions, comme par exemple le début du contrat, la période d essai (surtout si elle diffère du CO), le poste à remplir, le salaire, le for juridique, la période de préavis pour mettre fin au contrat de part et d autre, surtout si elle diffère du CO. Toute autre condition ou règle liée à la façon de travailler dans une entreprise peut ou devrait être établie dans des directives générales ou un règlement d entreprise/du personnel, en respectant des dispositions de la Loi sur le travail ou du CO. 8) L accueil et l intégration des collaborateurs - préparer la place de travail du nouvel employé Entre la signature du contrat de travail et l entrée en service, il se passe en général une période assez longue. Pendant ce temps, l employeur devra préparer l arrivée du nouveau collaborateur. Une bonne préparation sera bénéfique aux deux parties concernées et peut même être la condition pour une bonne intégration et, par conséquent, rapide efficacité du nouvel employé. Suivant le type d entreprise, il y aura des actions différentes, mais de toute façon il y aura une multitude de choses à faire. Il y aura tous les aspects strictement administratifs à traiter avant l arrivée, comme la collecte de tous les renseignements nécessaires pour l établissement du dossier, la constitution du dossier, l établissement de cartes d identification, cartes ou clé d accès, Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

13 mise à jour des listes du personnel, organigramme, liste de téléphones internes. En plus, il faudra commander le matériel et équipement de travail du nouveau collaborateur, organiser un programme d accueil, une visite d atelier, organiser la présentation aux autres collègues directs, à la téléphoniste, à la réceptionniste, aux clients, etc. Idéalement, on aura préparé les collègues avant la venue d une nouvelle personne. Ceci sont des recommandations et il n est pas toujours facile ou possible de les suivre à la lettre ou de les accomplir toutes. Tout dépend du type d entreprise, de la disponibilité du nouvel employé, de la confidentialité de l embauche. C est dans ce cadre que le règlement de l entreprise peut être un important outil de communication (voir le point 9). Il est souvent le premier contact avec l entreprise et un support écrit indispensable. - élaborer le programme de la journée d accueil Cette journée doit être très bien préparé autant par le supérieur hiérarchique que par la ligne, et par conséquent, elle ne s improvise pas. Le collaborateur arrivant doit pouvoir poser toutes les questions et recevoir les réponses à toutes ses interrogations. Il doit se sentir libre d exprimer ses souhaits. De son coté, son supérieur et la personne responsable de l accueil doivent le mettre au courant de toutes les formalités qui restent à régler, ils doivent lui transmettre les us et coutumes de l entreprise, le former sur les attitudes à prendre ou à éviter face à certaines situations. Le supérieur exprime ce jour ce qu il attend de son nouveau collaborateur et met en place le programme de mise au courant et de formation. Pour faciliter l intégration le supérieur peut décider de nommer un «parrain» parmi les collègues. - gérer le temps d essai, prendre les précautions pour l évaluation et confirmer l engagement Pendant cette période, les 2 parties concernées apprendront à se connaitre et à évaluer si les tâches confiées et l environnement de travail correspondent aux aptitudes et à la personnalité du nouveau venu. Pour que l employé et l employeur puissent se faire une idée réciproquement et dans toute objectivité, il est important que le supérieur et/ou les collègues puissent consacrer du temps au nouveau venu, mais sans pour autant donner l impression de ne pas faire confiance. Cette période doit permettre d évaluer la facilité d adaptation du nouveau collaborateur, ses aptitudes techniques, l écho de sa présence auprès de ses collègues et de son hiérarchie. Le bilan doit être réalisé deux semaines avant la fin du temps d essai. Il servira de base pour la décision et aboutira dans la confirmation ou la résiliation de l engagement. Le jugement se portera sur - le travail rendu (rendement et qualité) - le comportement - les points forts - les points faibles (et éventuelles mesures de corrections comme la formation, etc) Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

14 - les impressions de l hiérarchie et éventuellement des collègues. Pour bien préparer cet entretien il faudra collecter un maximum d information sur la personne auprès de la ligne, des collègues. Il faut s assurer que les informations soient pertinentes, notamment si elles sont mauvaises. Il peut arriver qu un supérieur ne veuille pas garder un employé par peur qu il lui fasse de l ombre, donc il faut être vigilant. Une confirmation (écrite ou orale) permettra au nouveau venu de se sentir comme collaborateur à part entière. A l inverse, s il y a résiliation du contrat, ce sera ressenti comme un échec qu autant l employé que l employeur devra assumer. 9) Le règlement d entreprise - la nécessité d un règlement Le règlement est utile pour informer les employés des règles qui s appliquent à eux, des lignes directrices qui détermineront le mode de fonctionnement journalier sur le plan humain et technique. Il peut servir de manuel de communication interne et de document d accueil aux nouveaux employés. Contrairement au contrat, il est valable pour tous les employés et n est pas spécifiques à un ou quelques employés en particulier. Lorsqu il change, tous les collaborateurs doivent être informés en même temps de ce changement et recevoir un nouveau règlement, ceci s applique en particulier, si les changements de ce règlement ont des conséquences sur le salaire. En général c est le service RH qui s en charge et qui est responsable de la tenu et mise à jour de ce document. - le contenu Typiquement, un tel règlement contiendra un index et des chapitres sur les : - Activités principales de l entreprise, une présentation brève de l entreprise - Principes de la politique d entreprise - Conditions d engagement comme Horaires de travail, flexibilité du temps de travail, heures supplémentaires et/ou travail supplémentaire Jours de congés Vacances contractuelles Journée supplémentaire de vacances pour ancienneté et/ou âge Autres absences (mariage, déménagement, maternité, paternité, maladie d une personne dépendante du travailleur) Service militaire Bon de repas ou indemnités pour repas Voiture de fonction ou indemnité pour l utilisation du véhicule personnel - Assurances (accident, perte de gain, maladie) - Plan de Pension - Sécurité et santé au travail - Formation professionnelle - Etc, etc Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

15 10) Les assurances sociales - les assurances sociales Parmi les assurances sociales, nous comptons entre autre l AVS, l AI, l assurance chômage, l assurance perte de gain/allocation maternité, les allocations familiales, l assurance accident, assurance militaire, les prestations complémentaires. AVS, assurance vieillesse et survivant - Les prestations de l AVS sont les rentes, les allocations d'impotence et d'autres prestations. Les rentes de vieillesse et de survivants (veuf/veuve, enfant/orphelin) ainsi que les allocations d'impotence représentent la majeure partie des prestations de l'avs. Cependant l'avs fournit encore d'autres prestations, telles que des contributions aux frais de moyens auxiliaires (par exemple: appareils acoustiques, lunettes-loupes, etc.); des subventions en faveur d'organisations de soins et d'aide à domicile (Spitex) et d'autres institutions d'aide à la vieillesse (Pro Senectute, Croix-Rouge Suisse, etc.). AI, assurance invalidité - "La sœur de l AVS" Comme l'assurance-vieillesse et survivants (AVS) et l'assurance-militaire (AM) et accident (AA), l'assurance-invalidité (AI) est une assurance obligatoire s'étendant à tout le territoire suisse. Elle vise à garantir les moyens d'existence aux personnes assurées devenues invalides, que ce soit par des prestations en nature (mesures de réadaptation) ou par des prestations en espèces (rentes ou allocations). Avec l'avs et les prestations complémentaires (PC), l'ai forme le premier des trois piliers du système suisse des assurances sociales, les deux autres étant la prévoyance professionnelle (caisse de retraite ou deuxième pilier) et la prévoyance personnelle (troisième pilier). AA, assurance accident En Suisse, tous les employés doivent être assurés contre les accidents et les maladies professionnelles. Les prestations de l'assurance-accidents compensent les dommages en termes de santé et de capacité de gain. Il s agit notamment de : Remboursement des soins et d autres frais imputables à l'accident Indemnité journalière en cas d'incapacité de travail temporaire Rente en cas d'incapacité de travail durable ou de décès Indemnité pour atteinte à l intégrité ou allocation pour impotent Les primes de l'assurance maladie et accidents professionnels sont à la charge de l'employeur. Les primes d'assurance pour les accidents non professionnels sont généralement à la charge de la personne salariée. L'employeur déduit la part du salarié du salaire et verse la totalité des primes à l'assureur. Amal, assurance maladie - L'assurance maladie obligatoire (assurance de base) garantit à toute personne vivant en Suisse l'accès à un ensemble de soins médicaux de qualité et à un traitement médical approprié dans son canton de domicile. Cette assurance de base est obligatoire pour les personnes mais non pas pour l employeur. Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

16 AM, assurance militaire - L'assurance militaire couvre les frais en cas de maladie ou d'accident qui surviennent lors de missions au service de la sécurité et de la paix. Les activités assurées sont le service militaire et la protection civile, le service civil, les actions au corps suisse d'aide humanitaire, les actions de maintien de la paix et de bons offices de la Confédération. Amat, allocation maternité - A droit à cette allocation toute femme dont le statut professionnel, à la naissance de l'enfant, correspond à l'une des définitions suivantes: salariée ; active en qualité d'indépendante ; active dans l'entreprise de son époux, de sa famille ou de son partenaire et touchant un salaire en espèces ; chômeuse et touchant déjà une indemnité journalière de l'assurance-chômage ou remplissant les conditions pour en toucher une ; en incapacité de travail pour maladie, accident ou invalidité et touchant, pour cette raison, des indemnités d'une assurance sociale ou privée à condition que ces indemnités aient été calculées sur la base d'un salaire précédemment réalisé ; active dans un rapport de travail régulier, mais ne touchant ni salaire, ni indemnités journalières parce que son droit est épuisé. AC, assurance chômage - En cas de chômage, l'assurance chômage accorde des indemnités adaptées aux différentes situations. Elle soutient parallèlement des mesures de prévention et de lutte contre le chômage. Pratiquement toutes les personnes salariés en Suisse et affilies à l AVS sont assurées contre le chômage à l'exception des indépendants et indépendantes. Les cotisations sont actuellement de 2,2% sur un salaire annuel maximal de Frs. 126'000 et de 1% sur le salaire entre 126'001 et Le salarié et son employeur paient chacun la moitié de ces cotisations. Les prestations sont versées pour une durée déterminée, et dépendent d une durée minimal de cotisations, et APG, allocation pour perte de gain - Elle est versée aux personnes domiciliées en Suisse ou à l'étranger qui servent dans l'armée suisse, la protection civile et la Croix-Rouge - pour chaque jour de solde; accomplissent un service civil - pour chaque jour de service pris en compte; participent aux cours fédéraux ou cantonaux pour cadres de Jeunesse et Sport; participent aux cours pour moniteurs de jeunes tireurs - pour chaque jour de cours donnant droit à la solde de fonction. AF, allocations familiales - Les allocations familiales sont une contribution versée aux parents pour les aider à assumer l entretien de leurs enfants. Elles comprennent des allocations pour enfant et des allocations de formation professionnelle, ainsi que, dans certains cantons, des allocations de naissance et des allocations d adoption. Plus d information sur toutes ces assurances sociales, se trouvent sur le site : Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

17 - les 3 piliers Qu'entend-t-on par 1er, 2ème et 3ème piliers? En Suisse la prévoyance repose sur le principe des 3 piliers qui correspond à 3 sources de revenus à la retraite. 1er pilier le principe de la solidarité : l'assurance vieillesse et survivants (AVS) en vigueur depuis 1948, l'assurance invalidité (AI) et les prestations complémentaires (PC). Ces lois ont été modifiées de nombreuses fois. La loi fédérale sur l AVS a vécu 10 révisions. La 11eme révision est en cours. 2ème pilier le principe de la capitalisation : la prévoyance professionnelle souvent appelée LPP a été instaure en 1985 en tant que protection sociale obligatoire. Ce pilier se compose d une partie obligatoire/minimale, fixée par la loi, et d une part surobligatoire (donc facultative) qui laisse par exemple la possibilité aux employeurs d assurer une part plus importante de la rente que ce que la loi prescrit. La prévoyance professionnelle, ou 2ème pilier, complète le 1er pilier (AVS/AI/PC). Ensemble, les 1er et 2ème piliers doivent permettre aux personnes assurées de conserver dans une large mesure leur niveau de vie antérieur. L'objectif étant d'atteindre, en additionnant les deux rentes, Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

18 le 60% du dernier salaire. Les risques de décès et d'invalidité sont aussi assurés par le deuxième pilier. Pour ce pilier seules les personnes avec activité lucrative sont couvertes. 3ème pilier: la prévoyance individuelle (3A liée ou 3B libre). La prévoyance individuelle, constituée de vos avoirs personnels, vous permettra enfin d'organiser vos loisirs, de réaliser vos objectifs. 11) La rémunération et le décompte de salaire Les employés sont une richesse pour une entreprise. Il faudrait donc se donner le moyen pour - attirer de nouvelles forces - motiver et retenir les collaborateurs en place. Pour atteindre ces buts, chaque entreprise devrait donc avoir un programme de rémunération équitable et offrir des avantages sociaux compétitifs par rapport aux autres entreprises de même type d activité et/ou dans la même région. Pour être efficace et applicable, un programme de rémunération doit remplir les conditions suivantes : Etre équitable sur le plan interne (évaluer les fonctions, règles pour fixer les salaires d entrée et les augmentations) Etre compétitif sur le plan externe (p.ex. à travers des enquêtes salariales, conventions collectives) Etre stimulant pour les employés (partie variable du salaire) Facile à mettre en place et à maintenir Respecter le principe d égalité hommes/femmes Etre claire, transparent pour que les employés puissent y adhérer Etre gérable du point de vue couts (ne pas créer de faux espoirs, viser des buts réalistes) La rémunération se compose d une partie monétaire directe (salaire de base, salaire variable, bonus, primes, gratification, 13ème salaire) et indirecte (dividendes, participations au plan d actions). Il y a une partie non monétaire comme les avantages sociaux (plan de pension, rentes, assurances diverses obligatoires ou facultatives) et les avantages en nature (tickets de restaurant, loisirs, logement, voiture, parking, formation). - la composition d un décompte de salaire Un décompte de salaire doit être établi et remis à tout employé. Si la rémunération mensuelle est fixe et ne change pas, il n est pas nécessaire de remettre un décompte chaque mois. Les informations suivantes doivent figurer sur un décompte de salaire : Les coordonnées de l entreprise Le nom et l adresse du salarié Le mois et l année du décompte Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

19 Les montants bruts versés et leur total Les déductions sociales Les différentes prestations ou déductions nettes Le total du salaire net Les coordonnées bancaires ou postales du salarié - les déductions sociales 1) Les cotisations AVS de 10.3% du salaire déterminant (min Fr. 28'080 par an) sont divisées en deux parts égales (5.15% part employé, 5.15% part employeur). Elles sont reparti entre l AVS, l AI et l APG. Ces cotisations seront versées à une des caisses de compensation auprès desquelles les employeurs peuvent s affilier. Ces caisses gèrent les comptes individuels des employés d une entreprise donnée. Elles sont également chargées du contrôle des entreprises, sous formes d audit régulier. 2) Les cotisations chômage (AC) sont de 2.2% sur un salaire annuel maximal de 126'000, et versées à part égale, 1.1% employé, 1.1% employeur à la même caisse de compensation que l AVS/AI. Depuis le 1 er janvier 2011, il y a aussi la contribution de la solidarité de 1% et qui est prélevée sur le salaire de 126'001 à 315'000. 3) Les primes pour les accidents non-professionnels peuvent être mises à la charge des employés à travers une déduction du salaire. Le taux varie autour d 1-2% du salaire déterminant. 4) Prévoyance professionnelle, la déduction peut varier selon l âge (à partir de 25 ans) et selon le règlement de prévoyance, p.ex. entre 4 et 11 % du salaire déterminant comme contribution employé, et l employeur contribue au minimum avec le même taux. Elle est mise en place en fonction de la politique sociale d une l entreprise avec des prestations plus ou moins favorables. Toute entreprise fournira une copie du règlement aux employés. Dans tous les cas, il y a un minimum légal à respecter. 5) Les impôts à la source s appliquent aux employés titulaire d un permis B ou G. Les employés suisses ou les titulaires d un permis C ne sont pas soumis aux impôts à la source. Les taux sont cantonaux et fixés en fonction de multiples critères, comme le lieu de résidence, la taille de famille, etc. C est assez complexe à mettre en place. Il est recommandé de s adresser directement aux différentes administrations fiscales cantonales (AFC) du canton dans lequel on a un bureau pour connaitre les taux exactes. - le certificat de salaire C est un formulaire que tout employeur doit remplir et remettre à son personnel en début d année pour qu il puisse le joindre à sa déclaration d impôts. En cas de non respect, un employeur risque de fortes amendes. Il est en général établi en 2 exemplaires. Il a été complètement revu et modifié. Ce nouveau certificat est en vigueur depuis 2007 en tant que standard suisse. Le certificat de salaire est le résumée de ce qu un employé a reçu en tant que revenu monétaire et non monétaire au cours de l année calendrier précédente. Les détails sur ce qui est taxable et doit donc figurer sur le certificat de salaire sont disponibles sur le site de la Conférence Suisse des Impôts. Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

20 12) L évaluation des performances professionnelles et son suivi ; la formation - l évaluation dans le processus de gestion des employés Ce système d appréciations sert à contribuer à la discussion régulière au sein d une entreprise. Le but est d exprimer la reconnaissance ou la considération de l employeur envers un collaborateur, d apprécier son travail et par conséquent lui donner de la valeur. Une évaluation peut être faite une fois par an par un processus officiel et un document standard, ou plusieurs fois sur la base de «mini-évaluations trimestrielles». Naturellement ceci peut aussi se faire de manière régulière voir quotidienne, sans démarche officielle. Cependant il faudrait le faire sous une forme plus formelle avec des objectifs fixés à l avance, tout en respectant des règles d honnêteté et de rigueur. Ces évaluations sont un gain pour une entreprise, à condition qu elles soient faites correctement, avec des critères rationnels et non pas subjectifs. Elles doivent porter sur la manière de travailler et vérifier si les objectifs fixés ont été atteints. Les évaluations peuvent être formatives, donc tournées vers l avenir, insistant sur les points forts, le potentiel de la personne. Elles peuvent être sommative, donc tourne vers le passe, relevant les points faibles qui devraient être améliorés. Dans la pratique, on utilise en général un mélange de ces deux types. Il est important d inclure les aspects de formation. Pour l employé, une évaluation permets de discuter des prestations fournies, savoir ce que son chef pense de lui ou d elle clarifier les relations de travail en améliorant la communication comprendre comment son travail s insère dans les objectifs globaux de l organisation comprendre comment s améliorer dans son travail et déterminer les mesures de développement des compétences discuter de son intérêt d évolution professionnelle. Pour l employeur, elle l aide à : faire le feedback sur les informations qu il a reçues pendant la période précédente obtenir des informations sur la satisfaction de l employé à son poste, et ainsi mieux le connaitre préciser ses attentes déterminer les besoins de développement des compétences et en discuter avec l employé fixer des objectifs et un plan de formation avec l employé. Une évaluation se situe dans le cadre de la gestion d une équipe comme utile pour comparer les performances. Les évaluations pourraient également servir comme base pour déterminer une augmentation de salaire. Elles pourront apporter des informations pour faciliter les décisions sur le type de formation à choisir, s inscrire dans la mise en place de plans de carrière. Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan

21 13) La fin des rapports de travail et la résiliation du contrat Elle peut intervenir à tout moment pendant une relation contractuelle, mais à certaines conditions qui sont définies essentiellement dans le code des obligations et dans le contrat de travail. Il y a généralement un délai de préavis à respecter. Il est important de régler les fins de rapport de travail avec exactitude et à temps. Les actions administratives sont moins nombreuses lors d un départ que lors d un engagement. Dans tous les cas, il est important d établir un accusé de réception dans le cas d une démission, soit de rédiger une lettre de licenciement. Ces documents contiendront un maximum d information au sujet du traitement administratif et des actions à entreprendre avant le départ. Il faut émettre un décompte final qui stipulera ce qui sera crédité à l employé, notamment le paiement du solde de vacances, la part du 13eme salaire et toute autre créance. Les prétentions qu un employé pourrait avoir vis-à-vis de son ancien employeur peuvent être exprimées dans les 5 ans après la date de fin de contrat. - Démission Un employé prend l initiative de mettre fin aux rapports de travail. Il spécifiera dans sa lettre pour quelle date les rapports se termineront, en respectant le préavis légal ou le préavis contractuels s il est différent. - Licenciement L employeur prend l initiative de mettre fin aux rapports de travail, en respectant le préavis également, et en informant son employé sur les raisons. Il est important de traiter de telles mesures avec beaucoup de soin et respect pour la personne concernée. - Entretien de départ Un entretien de départ est un outil très utile pour récolter des informations surtout sur les raisons de départ d un employé et il permettra à l employé de s exprimer sur les points positifs et négatifs de son emploi. Comme déjà évoqué, le nombre de départs volontaires dans une entreprise constitue un indicateur du climat social et de la santé d une entreprise. - Certificat de travail Au plus tard le dernier jour contractuel, il est obligatoire de remettre un certificat de travail à l employé qui quitte la société (Art. 330a CO). Ce certificat se porte sur la nature et durée des rapports de travail ainsi que sur la qualité de travail et la conduite de l employé. Il devra refléter la réalité, car il engage la responsabilité de l employeur. Cours-RH-EIT-CI-3ème année / BT / Jan