Sage 200 Personnel Logiciel pour la gestion du personnel et des salaires dans les PME-PMI suisses

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1 Sage 200 Personnel Logiciel pour la gestion du personnel et des salaires dans les PME-PMI suisses 1

2 Développement du personnel, formation pages 10/11 Evaluation du personnel, qualification pages 10/11 Connexion à des solutions de tiers et sectorielles page 7 Gestion des processus page 6 Acquisition de personnel Recrutement pages 10/11 Administration du personnel pages 6/7 Compétences RH Compétences dans les projets Services Controlling du personnel Sage Cockpit pages 12 Gestion des salaires pages 6/7 Gestion des dossiers du personnel page 8 Gestion de l organisation et des postes page 10/11 Gestion des absences page 8 Photo page titre : Luzia Vonmoos Toutes les personnes présentées sur les photos publiées dans cette brochure sont des collaboratrices et collaborateurs de Sage Suisse. 2

3 «Un logiciel suisse pour la gestion du Plus de mille clients font confiance à Sage 200 Personnel, ce qui en fait l une des solutions RH les plus répandues dans les PME-PMI suisses. Ce succès est le fruit de plusieurs facteurs. En effet, cette solution a été introduite en 1999, c est-à-dire à une époque où de nombreuses solutions individuelles personnel.» ne satisfaisaient plus les exigences d une gestion moderne du personnel. Dans un pays de services Martin Regli, Managing Director Medium Business comme la Suisse, les départements des ressources humaines apportent une contribution non négligeable à la chaîne de valeur ajoutée d une entreprise où les personnes et leur évolution sont prioritaires. Sage 200 Personnel a été développé en étroite collaboration avec des professionnels RH chevronnés et conformément aux bases légales en vigueur en Suisse. Standardisée et automatisée, cette solution est disponible en quatre langues, ce qui lui permet d être utilisée dans toutes les entreprises helvétiques. Les clients qui optent pour Sage 200 Personnel peuvent en outre compter sur des chefs de projet Sage hautement qualifiés qui sauront transcrire leurs exigences en matière de gestion RH moderne dans Sage 200 Personnel avec la plus grande précision et efficacité. 3

4 Sage 200 Personnel : priorité aux employés En couvrant tous les processus inhérents à la gestion moderne du personnel, Sage 200 Personnel ouvre de nouvelles perspectives. Recrutement, paiement des salaires, promotions, qualifications, anniversaires autant de situations qui requièrent un grand travail administratif. S il est vrai qu il suffisait voici quelques années encore de gérer les données relatives au personnel et de garantir le versement des salaires, le collaborateur, ses capacités et ses qualifications sont aujourd hui prioritaires. Il faut le faire progresser et lui apporter le soutien nécessaire dans le cadre de ses activités. C est sur cette base que Sage 200 a été lancé sur le marché et constamment perfectionné au cours des dernières années. Cette solution multi-clients s adresse principalement aux entreprises comptant de 50 à 3000 collaborateurs. Elle fournit toutes les informations importantes pour une gestion moderne du personnel sur simple pression d une touche. Ici, les données relatives au personnel et aux salaires ne sont saisies qu une seule fois, gérées de façon claire, et constamment actualisées. Conçue de manière modulaire, cette solution s adapte sur mesure aux exigences de chaque entreprise. Visuellement, Sage 200 Personnel ressemble aux logiciels de MS Office dont il a repris le concept d interface utilisateur dit en ruban. Ici, les points des menus sont regroupés par thème ainsi qu en catégories correspondant aux processus, et contiennent les commandes qui vont avec, ce qui assure un guidage très sûr. L interface «Look and Feel» du logiciel est moderne, son utilisation est intuitive et claire. De ce fait, l utilisateur trouve rapidement les commandes et peut travailler aisément. Toutes les données de Sage 200 Personnel peuvent être reprises en tout temps et aisément dans les fichiers des logiciels Office (Word, Excel, etc.). Les procédures administratives récurrentes sont axées sur les processus et automatisées dans un flux de travail, ce qui évite les sources d erreur ou les doubles saisies, et augmente donc sensiblement l efficacité. De plus, il suffit d actionner une touche pour établir des listes et des statistiques permettant d évaluer les données et les informations saisies. Sage 200 Personnel donne la priorité au collaborateur, et permet en tout temps de consulter sa progression dans l entreprise, ce qui comprend : son recrutement, son entrée en service, son salaire, ses qualifications, son développement et son départ. C est ainsi que le logiciel a été structuré sur les quatre modules harmonisés les uns avec les autres que sont Gestion des salaires et du personnel, PIS système d information du personnel, PDM Gestion des dossiers du personnel et Controlling. Cette solution est indépendante du secteur d activité et disponible en français, en allemand, en italien et en anglais. Elle fait l objet d un constant perfectionnement en étroite collaboration avec des spécialistes RH, et son implémentation dans les PME suisses est assurée par des chefs de projet chevronnés de Sage qui bénéficient d un grand savoir-faire en matière de gestion du personnel. 4

5 Le succès Eprouvé dans la pratique programmé pour l avenir Sage 200 Personnel est utilisé dans plus de mille départements RH en Suisse. Grâce à sa grande diffusion et à l étroite collaboration avec des spécialistes des ressources humaines, notre logiciel correspond toujours à l évolution la plus récente et ce, indépendamment du fait qu il s agisse d adaptations légales ou de nouvelles exigences technologiques et spécifiques au domaine. Daniel Käser 5

6 Gestion des salaires et du personnel : au cœur de l entreprise La saisie électronique correcte et l administration des données du personnel ainsi qu une gestion efficace des salaires tiennent à cœur à tout département RH digne de ce nom. Avec son gestionnaire d événements intégré, Sage 200 Personnel contribue à planifier et à garder le contrôle des dates importantes. Gestion du personnel : constamment à jour Le module Gestion du personnel permet de saisir et de gérer toutes les données relatives à un collaborateur en fonction des processus de l entreprise, de présaisir et de planifier les modifications sur un axe temporel et ce, qu il s agisse d informations concernant les entrées en service et les départs, de données relatives aux salaires et aux frais ou de nouveaux taux de pourcentage des assurances. Les procédures récurrentes peuvent être automatisées dans un flux de travail afin de simplifier les tâches administratives. Le logiciel permet, par exemple, de traiter l entrée en service d un nouveau collaborateur étape par étape, en fonction du processus. En cela, il autorise aussi l intégration d étapes de travail effectuées par des services externes, d établir des listes de tâches et de gérer les remplacements. Il propose également des champs libres à configurer et évaluer individuellement. Enfin, grâce au lien avec MS Office, les données désirées peuvent être exportées automatiquement dans les logiciels Office correspondants. Gestionnaire d événements : tout est sous contrôle Le gestionnaire d événements constitue le cœur du logiciel. Il fournit en permanence une vue d ensemble claire de tous les événements importants concernant le personnel, comme les anniversaires, les jubilées, les entrées en service et les départs, le début et la fin des allocations familiales et d études, etc. Chaque événement est affiché à la date précise ou peut être planifié avec d autres dans une liste donnant un aperçu global. Chacun de ces événements est directement relié à un dialogue qui permet, par exemple, de prolonger immédiatement la durée du paiement des allocations d études. Gestion des salaires : en regard de la loi Le module Gestion des salaires de Sage 200 compte parmi les logiciels de traitement des salaires les plus utilisés dans les PME suisses qui l intègrent aussi comme module standard dans des systèmes de tiers et des solutions sectorielles. Cette solution doit sa bonne réputation au fait qu elle satisfait systématiquement les besoins et les exigences légales du marché suisse et liechtensteinois. En effet, qu il s agisse de comptabiliser, d évaluer, de payer ou d administrer les salaires, cette solution répond à toutes les attentes posées à un logiciel de gestion salariale d aujourd hui. Le fichier de référence des types de salaires est épuré et clair, mais l importation de fichiers de référence de types de salaires prédéfinis d une entreprise est très aisée. Le module salaires est hautement automatisé, puisqu il reconnaît et calcule de lui-même les entrées en service et les départs ainsi que les arriérés ou les paiements au pro-rata, et qu il permet la répartition d un montant sur un nombre illimité de postes de paiement. 6 Lothar Burkert

7 La solution Universalité de conception modularité d utilisation Sage 200 Personnel est une solution indépendante des secteurs avec capacité multi-clients pour la gestion du personnel qui convient à toutes les PME-PMI suisses qui ont un département RH. Elle est disponible en quatre langues et sa conception modulaire permet de l adapter aisément aux besoins et processus individuels de chaque entreprise. La répartition sur les postes-cadres, les objets de coûts et les projets est aussi prise en charge. Le degré d automatisation est supérieur à la moyenne concernant les allocations et les déductions légales qui sont prédéfinies et sont faciles à paramétrer, notamment pour l AVS, la LAA2, la LPP, les AIJ ainsi que pour les allocations et les taux d imposition à la source de tous les cantons. Comme le module Gestion du personnel, le module Gestion des salaires permet lui aussi de gérer les données sur un axe temporel et donc de saisir à l avance les informations importantes. De plus, un mode de saisie rapide spécial permet de modifier en un tour de main les données de mouvements. Standards : à jour et intégrés La comptabilité salariale de Sage 200 a obtenu le label de qualité swissdec et intègre entièrement la nouvelle procédure unifiée de communication des salaires (PUCS / ELM). La déclaration annuelle de salaires pour l AVS, l assurance accidents ou maladie et la LPP ainsi que le formulaire concernant les structures salariales de l OFS sont établis électroniquement et peuvent être envoyés d un clic aux institutions correspondantes. La PUCS se charge de la lecture optique et de la coordination des montants de cotisation pour la caisse de pension. Mais cette solution est également très avancée sur le plan de la communication, puisqu elle est tout aussi capable d envoyer les décomptes de salaire par que d intégrer l e-banking. De plus, le logiciel est doté d interfaces standardisées pour des applications tierces telles que des systèmes de saisie horaires, de comptabilité financière et de caisses de pension ainsi que pour l échange de données relatives au personnel et aux salaires. Saisie des données salariales et du personnel via client web Le nombre d employés qui travaillent hors de l entreprise ou sont fréquemment en déplacement ne cesse d augmenter. Sage 200 tient compte de cette évolution et permet de saisir les données relatives au personnel et les variables salariales sur Internet ou Intranet ou encore via un client web. Ici, la création de profils utilisateurs individuels empêche les accès non autorisés à des informations confidentielles. Aperçu des avantages Protection des investissements grâce à un perfectionnement constant et à la collaboration avec des spécialistes RH Familiarisation rapide avec le logiciel grâce à sa simplicité d utilisation Gain de temps grâce à un degré d automatisation élevé Saisie d informations sur un axe temporel pour éviter les pics de charge Sécurité grâce à des profils d utilisateurs individuels Intégration totale dans Sage 200 Finance pour un échange aisé des données Nombreuses interfaces standardisées, intégration dans des systèmes tiers et des solutions sectorielles 7

8 Gestion des dossiers du personnel et des absences : tout sous contrôle La gestion des dossiers du personnel (PDM) restreint la montagne de papier inutile, tandis que la gestion des absences offre un module intégré pour le contrôle et l historique des employés absents. PDM Gestion des dossiers du personnel : à chacun son e-dossier Ce module permet l archivage électronique de dossiers du personnel. Quel que soit le type de fichier, les documents et les formulaires sont enregistrés en nombre illimité. Un clic de souris suffit ensuite pour ouvrir le document requis et le traiter dans l environnement familier à l utilisateur, par exemple dans MS Office. Mais ce n est pas tout. Les données saisies sont reprises dans les documents définis et le module génère automatiquement le formulaire requis qui, même rempli, peut aussi être traité manuellement. Il est également possible d établir des lettres-type, et la confidentialité des données personnelles est garantie grâce à une réglementation individuelle des accès. Enfin, la saisie électronique permet l envoi de formulaires et de documents par . Des formulaires d assurances aux formulaires concernant les employés tels que le certificat pour l assurance-chômage, en passant par les documents standardisés internes comme les contrats de travail et les répertoires de frais, sont déjà des formulaires standard intégrés dans le logiciel. Il est également possible d intégrer des formulaires spécifiques à l entreprise sous forme de fichiers DOT ou PDF. des documents tels qu un certificat médical. Le module se charge de calculer le nombre de jours de présence en tenant compte des jours fériés en vigueur dans le canton. De plus, le module Gestion des salaires permet d accéder directement à la Gestion des absences, ce qui permet de comptabiliser automatiquement les jours de maladie et d accident. Aperçu des avantages Accès rapide et aisé aux données du personnel Gain de temps grâce à la saisie automatique de documents et de formulaires La fonction lettres-type assure l unité et l efficacité Sécurité grâce à des profils d accès individuels Vue d ensemble des absences dans l entreprise Gestion des absences : une vue d ensemble qui donne confiance Le module Gestion des absences assure une gestion transparente des absences dans l entreprise et établit un historique. Qu elles soient dues à des vacances, à la maladie, à un accident ou à un stage de formation continue, les absences sont saisies avec toutes les informations requises. Parmi ces informations, il faut citer le statut de l annonce qui, par exemple, indique si l absence a été approuvée et par qui, ainsi que d y relier 8

9 L architecture Gestion centralisée disponibilité décentralisée Toutes les informations et toutes les données qui sont saisies dans Sage 200 Personnel sont enregistrées une seule fois et de manière centralisée. Cette solution permet de créer un environnement virtuel tel que Citrix ou Windows Terminal Service pour l accès des responsables, même si, au quotidien, un environnement client / serveur est recommandé. Parallèlement, un client web permet de saisir les données et de consulter les évaluations via l outil Internet Sage Cockpit en tout temps et en tout lieu. Iris Blättler 9

10 Système d information du personnel : la clé d une gestion réussie Le versement du salaire mensuel ne suffit plus en matière de satisfaction des collaborateurs. Aujourd hui, les facteurs tels que la reconnaissance et la promotion des employés, sans oublier la récompense des prestations fournies, sont au centre d une bonne gestion du personnel. Sage 200 Personnel est principalement fondé sur des fonctions standard, mais contient aussi des fonctionnalités qui mettent en lumière le collaborateur et sa progression. Quels services un système doit-il rendre aujourd hui pour contribuer à la gestion du personnel et être considéré comme un instrument de gestion et de décision efficace? Le système d information du personnel PIS de Sage 200 a été spécialement développé pour répondre à ces questions. Ce logiciel apporte une aide précieuse pour la gestion et la promotion individuelle des collaboratrices et collaborateurs ainsi que pour le suivi de leur progression dans l entreprise. Pour ce faire, il englobe les fonctions de gestion du poste, de candidature et de recrutement, le développement et la formation, ainsi que l évaluation et la qualification. Il est centré sur une saisie et une gestion des données claires, intégrées et consignées dans un historique. Ce traitement systématique des informations fournit aux responsables des bases sérieuses pour la prise de décisions concernant le personnel. Suivi des postes et développement de l organisation Cet outil permet de saisir chaque poste d une entreprise avec les informations correspondantes telles que le cahier des charges, les compétences, le taux d activité, etc. Parallèlement, il sert d instrument de planification et permet d établir le budget, le comparatif entre les valeurs de consigne et les valeurs réelles ainsi que le contrôle des coûts à l échelle de l entreprise ou du département. Ici, le supérieur hiérarchique dispose de champs libres qu il peut compléter à sa guise avec l annonce et la description du poste vacant pour la recherche. Tous les postes sont représentés dans un modèle de fonctions et de compétences, ce qui permet d établir aisément et précisément les descriptifs de postes. Cette base garantit une représentation efficace et continue des processus relatifs à la gestion du personnel. Gestion du processus de candidatures Un recrutement sérieux va souvent de pair avec un grand travail administratif. Cet outil apporte l aide nécessaire aux spécialistes RH pour mener à bien un processus de recrutement professionnel et efficace. Les candidatures sont saisies de manière centralisée en identifiant celles qui se répètent. Les offres spontanées peuvent être réunies dans un pool de candidatures. Chaque candidature peut être appréciée par une évaluation du dossier, des qualifications, de l impression personnelle ou autres, et une lettre-type peut être établie sur simple pression d une touche. De plus, le logiciel permet de saisir les phases de candidature et de mettre à disposition du responsable l ensemble des informations sous une forme organisée. Fabrice Della Santa 10

11 La philosophie Fondés sur des standards utilisables individuellement Aujourd hui, c est la personne et ses capacités qui sont prioritaires en matière de gestion du personnel. Des collaborateurs satisfaits et bien dirigés constituent en effet le capital le plus précieux des entreprises couronnées de succès. Ici, le système d information du personnel (PIS) de Sage 200 peut apporter une contribution importante. Promotion ciblée des collaborateurs La progression individuelle contribue plus que jamais à la satisfaction des collaborateurs. Cet outil de travail simple à utiliser permet de saisir individuellement la progression et le besoin de formation de chaque employé, de planifier les délais et les coûts, avant de contrôler la réussite ainsi que les objectifs et les engagements convenus. La qualité de la formation continue est ainsi garantie avec des coûts transparents et planifiables. Documenter et honorer les évaluations Les collaborateurs veulent savoir où se situer. Ils veulent être évalués correctement et que leur engagement soit pris au sérieux. Les supérieurs hiérarchiques des différents secteurs et les responsables du personnel ont besoin d aides adéquates pour pouvoir le leur assurer, et que les évaluations restent aussi compréhensibles qu objectives, même en cas de changement de responsable. C est dans ce but que les objectifs convenus sont enregistrés et évalués pour chaque collaborateur. La procédure harmonisée permet des évaluations normalisées, efficaces et constantes pour que la qualification constitue un instrument efficient de la gestion stratégique du personnel. Les évaluations sont documentées de bout en bout, et les mesures qui en découlent sont motivées et maintenues. Mais cet outil assure également de précieux services pour la gestion des qualifications liées à un système de bonus, et les évaluations correspondantes peuvent être directement reliées à la comptabilité salariale. Aperçu des avantages Processus de gestion du personnel durable grâce à un modèle de fonctions et de compétences Professionnalisme maximal grâce à des processus d évaluation gérés par le logiciel Accélération du processus de recrutement grâce à une gestion active des postes et à un degré d automatisation élevé Amélioration de la qualité et du contrôle des coûts dans la formation et le perfectionnement L archivage systématique des données permet un «transfert» aisé à un nouveau responsable La qualité et la continuité de l évaluation des collaborateurs augmentent la loyauté envers l entreprise 11

12 Sage Cockpit : l informatique décisionnelle pour la gestion du personnel Avec l intégration totale de Sage 200 Personnel et de Sage Cockpit, les entreprises disposent d une solution d informatique décisionnelle entièrement basée sur le web. Ce système intelligent d évaluation donne accès à des chiffres-clés et à des statistiques relatives à la gestion du personnel sur simple pression d une touche. Sage Cockpit permet de présenter tous les chiffres-clés relatifs au personnel sous forme de graphique ou de tableau pour les comparer. Cet outil d informatique décisionnelle constitue la base d un véritable contrôle des coûts et de la qualité en matière de gestion du personnel : absences, taux de fluctuation et évolution des salaires peuvent être affichés sous des formes éloquentes et utilisées comme base de décision. Une touche suffit pour établir les chiffres-clés et les statistiques pour chaque département ou chaque équipe. Enfin, les données relatives aux collaborateurs et aux salaires peuvent être évaluées en fonction du besoin individuel d un responsable. L organigramme, par exemple, se prépare sous forme graphique avec les informations désirées (titulaire du poste, taux d activité, etc.) pour être ensuite imprimé. La fonction d abonnement de Sage Cockpit permet de gagner beaucoup de temps et d améliorer la qualité. Les cadres peuvent en effet s abonner aux évaluations récurrentes telles que les listes de dates d anniversaires, les vues d ensembles des jubilés et les statistiques pour une date choisie. L élaboration des données issues de Sage 200 est entièrement automatique. Un concept très précis régit les droits d accès des collaborateurs. Comme Sage Cockpit est entièrement compatible pour le web, les responsables peuvent accéder à ces rapports via Internet ou Intranet au moyen de n importe quel navigateur, sans même avoir besoin d installer Sage 200 Personnel sur leur ordinateur. Cela garantit une disponibilité élevée et une maintenance économique. Aperçu des avantages L informatique décisionnelle devient réalité pour la gestion du personnel Moins de tâches administratives pour le département du personnel (principe push and pull) Les cadres disposent d évaluations et de bases de décision actuelles, indépendamment du lieu où ils se trouvent Elaboration rapide de rapports individuels Affichage et impression d organigrammes graphiques avec chiffres-clés 12

13 Notre promesse Au service de la pratique avec cœur et expérience Sage 200 Personnel a été développé et est constamment perfectionné en collaboration avec des professionnels des ressources humaines, et ce sont des chefs de projet Sage chevronnés qui se chargent de son implémentation dans les entreprises. Grâce à notre immense expérience et à notre compétence en matière de réalisation, les PME bénéficient d une réalisation et d un suivi aussi rapides que professionnels de leurs projets RH. Carolin Weiss 13

14 Sage 200 : une solution globale qui a fait ses preuves Sage 200 Personnel satisfait les besoins des départements RH et fait partie intégrante de Sage 200 ERP la solution modulaire et hautement évolutive de gestion globale pour PME-PMI suisses qui convient à toutes les entreprises quels que soient leur secteur d activité et leur taille. Avec les modules Finance, Commerce et Personnel, Sage 200 ERP offre un système informatique complet et interactif à la pointe de la technologie. Chacun des trois modules de gestion peut être utilisé comme solution indépendante pouvant être configurée individuellement. Compétence en matière de gestion RH et de projets Si Sage 200 Personnel compte parmi les solutions de gestion RH les plus appréciées, c est bien la preuve de la compétence élevée que Sage a injectée dans le développement de ce logiciel et dans son intégration parfaite dans la comptabilité générale Sage 200. Cette solution développée avec des professionnels de la gestion du personnel est implémentée dans les entreprises par des chefs de projets bénéficiant d une grande expérience en matière de RH. Une procédure standardisée qui a fait ses preuves des milliers de fois dans la pratique garantit une implémentation efficace et une productivité rapide. Notre équipe élabore des solutions et se charge de la gestion du projet à toutes les étapes, de la planification jusqu au démarrage productif. Enfin, nos chefs de projets apportent leur soutien aux entreprises qui le désirent lors des bouclements de fin d année ou lors d un changement complet avec mises à jour ainsi que lors d adaptations spécifiques. Sage 200 Premium Pack Le programme de services et de prestations de support de premier plan Sage 200 Premium Pack offre une parfaite sécurité et une grande protection de l investissement. Ce pack de prestations comprend une mise à jour gratuite du logiciel pour qu il soit toujours au niveau le plus récent. De plus, les clients profitent de réductions attrayantes sur l ensemble des cours de la Sage Academy qui, outre des cours sur les produits, offre des formations spécialisées, notamment sur le thème du droit du travail. 14

15 Finance Commerce Personnel Personal CRM Compétences RH Compétences dans les projets Services Cockpit Solutions sectorielles Gestion des processus Intégrations Connect Admin Finance Comptabilité générale Comptabilité débiteurs et créditeurs Comptabilité des investissements Décomptes de coûts, de projets et de prestations Controlling Personnel Gestion des salaires et du personnel Gestion des dossiers du personnel Système informatique de gestion du personnel Gestion des absences Controlling Commerce Vente Achats Gestion des marchandises Service Controlling Cockpit / BI Controlling Rapports individuels MIS Gestion des processus Flux du travail Admin Gestion des utilisateurs Droits d accès Intégrations Connexions fournisseurs tiers API Solutions sectorielles Sage Administration EMS / Sage Dossiers de soins Denrées alimentaires Boissons et spiritueux Grossistes CRM Gestion des contacts Marketing et vente 15

16 Sage Suisse SA Infoline : Téléfax : info@sagesuisse.ch Version : Logiciels de gestion PME. Pour que les idées mènent au succès. 16