La gestion des salaires Au Grand-duché du Luxembourg: Saisie et calcul des salaires

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1 La gestion des salaires Au Grand-duché du Luxembourg: Saisie et calcul des salaires janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 1

2 Introduction Spécifiquement développé pour les entreprises et bureaux comptables luxembourgeois, SALARIX+ intègre une gestion complète de tous les travaux administratifs relatifs aux traitements des salaires. SALARIX+ comprend également des modules particuliers pour permettre une saisie aisée des prestations mensuelles, une gestion des absences (maladies, congés,etc...) le tout directement relié au mécanisme de calcul du salaire mensuel. SALARIX+ intègre la liaison avec les interfaces bancaires électroniques pour effectuer les ordres de virement. SALARIX+ automatise l'édition de la plupart des documents administratifs exigés mensuellement ou annuellement par les différentes administrations luxembourgeoises. Lors de la lecture du guide de formation, l utilisateur rencontrera le symbole suivant : il représente une remarque ou une règle de gestion importante. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 2

3 Le point d entrée principal L application SALARIX+ a été construit autour de l axe STRUCTURE - EFFICACITE. Cela se traduit par un regroupement des transactions par famille. -Fichier : pour le paramétrage de l application -Salarié : pour la partie administrative concernant les salariés de l entreprise (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Calcul : pour le traitement des salaires (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Edit : pour toutes les éditions présentent dans l application (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Absence : gestion et états sur les différentes absences (maladies, congés, etc. ) (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Divers : point permettant de référencer les transactions particulières (pointage, cessions,..) (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Module : pour les spécifiques (domaine de la construction par exemple) (menu qui nous intéresse dans cette documentation) -Sys : menu administration système réservé aux intervenants INFODATA. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 3

4 Salarié > Signalétique du salarié Tous les renseignements concernant le salarié sont contenus dans le signalétique et le signalétique étendu de ce dernier. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 4

5 Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique Salarié S Ce champ correspond à la clef de l enregistrement. En tant que tel, ce champ a un caractère unique. La touche F3-liste permet d accéder aux différents salariés existants. Si le code saisi existe dans la table des salariés, le système affiche l ensemble des informations du salarié. Lors de la création du code, le programme bloque la saisie d espace. Actif Salarié Actif ou Non. Deux valeurs sont possibles (Oui ou Non) accessibles par la touche F3-liste. Si le code saisi est erroné, le système prévient l utilisateur à l aide du message : Code incorrect - <ENTER> puis essayer F3. En création, le système propose la valeur Oui. Ce champ est obligatoire. Titre Ce champ est paramétrable dans Fichier > 8- Éléments de base > 5- Titres salariés. Il s agit du titre du salarié c est-à-dire dans notre cas, Mademoiselle, Madame et Monsieur. Nom Ce champ permet de spécifier le nom du salarié. Sa saisie est obligatoire. Cette information sera reprise dans tous les documents édités faisant référence au salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 5

6 Prénom Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Ce champ permet de spécifier le prénom du salarié. Sa saisie est obligatoire. Cette information sera reprise dans tous les documents édités faisant référence au salarié. Rue Ce champ permet de spécifier le numéro et la rue (adresse) du salarié. Sa saisie est obligatoire. Cette information sera reprise dans tous les documents édités faisant référence au salarié. C.P. Code postal du salarié. La saisie de ce champ est libre. Pour autant nous préconisons une écriture de la forme, par exemple L-xxxxx pour le Luxembourg. Sa saisie est obligatoire. Cette information sera reprise dans tous les documents édités faisant référence au salarié. Loc Localité ou ville ou habite le salarié. La saisie de ce champ est libre. Il n y a pas de test de cohérence avec une table des villes. Sa saisie est obligatoire. La localité est prise en compte lors de l édition de l adresse du salarié dans les fiches de salaires, ou autres. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 6

7 Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Tél Numéro de téléphone du salarié. Cette information n est pas obligatoire. Elle est cependant utilisée dans certaines éditions telles que les demandes d entrée. Conj. Nom du conjoint. Cette information apparaîtra sur l édition de la déclaration d engagement. Cette information peut être également important si le salarié bénéficiaire d abattement conjoint. Sexe Il s agit de renseigner si le salarié est un homme ou une femme. Information importante pour tout ce qui concerne les éditions. État civil Ce champ propose 5 choix: Marié, Célibataire, Séparé, Divorcé ou Veuf. Cette information sera utilisée lors de l édition de la déclaration d entrée, la demande patronale, la demande de remboursement et sur le compte des salaires. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 7

8 Nationalité Nationalité du salarié. Ce champ donne accès aux paramètres nationalités (Fichier > 8- Éléments de base > D- Nationalités) par la touche F3-liste. Si le code saisi est erroné, le système prévient l utilisateur à l aide du message : Code incorrect - <ENTER> puis essayer F3. Ce champ est obligatoire. Langue Langue du salarié. Ce champ donne accès aux paramètres langues (Fichier > 8- Éléments de base > E- Langues) par la touche F3-liste. Si le code saisi est erroné, le système prévient l utilisateur à l aide du message : Code incorrect - <ENTER> puis essayer F3. Ce champ est obligatoire. Il sert à choisir en quelle langue les différentes éditions seront imprimées concernant ce salarié. Date entrée Ce champ référence la date d entrée du salarié dans la société. Information important pour la déclaration d entrée et d autres éditions. Cette date peut être antérieure au mois actif, ce qui permet d encoder des salariés sans créer le signalétique étendu dans le mois. Ceci afin de pouvoir utiliser les différents documents sans que le salarié ne soit crée pour la période. Date sortie Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Ce champ référence la date de sortie du salarié dans la société. Information important pour la déclaration de sortie et d autres éditions. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 8

9 Permis Trv. Il s agit de la zone de saisie de la date de permis de travail délivré au salarié. Date naissance Date de naissance du salarié. Cette information est obligatoire (édition de la fiche d embauchage). Lieu naissance Lieu de naissance du salarié. Cette information est obligatoire (édition de la fiche d embauchage). No sécu soc Il s agit de renseigner le numéro de sécurité du salarié. Cette information est obligatoire. Lorsque la date de naissance est renseigné, la première partie du numéro de sécurité se remplit automatiquement. Il reste à renseigner l extension. 3D Mois Maladie Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Il s agit de la zone de saisie indiquant s il faut procéder à une gestion ou pas des 3 derniers mois si la salarié est malade. Il s agit ici de savoir si le calcul du taux horaire de la maladie sera basé sur le brut des 3 derniers mois précédent la maladie. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 9

10 Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) 3D Mois Congé Si ce champ est renseigné à oui, pour les ouvriers mensualisés et employés, le calcul de la valeur congé correspond aux suppléments de salaires des 3 derniers mois divisé par la somme des heures théoriques des 3 derniers mois (173 heures). Il s agit ici de savoir si le calcul du taux horaire du congé sera basé sur le brut des 3 derniers mois précédent la maladie si le nombre d heures de ces mois est inférieur ou égal à 519 heures (3X173). Décompte annuel Ce champ permet d indiquer si l on gère ou non un décompte annuel sur salaires lors de la clôture d une année. Fonction Cette zone renseigne la fonction du salarié. Ce renseignement sera indiqué sur le bulletin de salaire et d autres éditions. Type Congé Ce champ renseigne de quelle façon les congés seront calculés pour le salarié. Deux valeurs possibles en faisant F3-Liste, Heure ou Valeur. Le type valeur pour les congés est utilisé pour les métiers de la construction. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 10

11 Hrs/J Ce champ indique le nombre d heures par jour normales que réalise le salarié. Si ce champ n est pas référencé, le calcul se fera en fonction du nombre heures par jour qui sera paramétré dans le point de menu Fichier > B. Paramètres application > 2. Paramètres généraux, Heures théoriques par jour. Ce champ est utilisé uniquement pour le calcul des congés. Agence maladie Ce champ référence l agence de maladie à laquelle le salarié est affilié. Pour avoir la liste des différentes agences de maladie présentes dans le programme, vous pouvez faire F3-Liste sur ce champ. Ces renseignements doivent être saisie dans le point de menu Fichier > 8- Éléments de base > 8- Agences maladie. Acompte Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Ce champ indique si le salarié perçoit un acompte mensuel sur salaire ou non et son montant. Ce montant sera reporté automatiquement sur le signalétique étendu du salarié lors de la création d une période. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 11

12 Bque Lorsque ce champ est renseigné par la valeur *, ceci nous offre la possibilité de gestion multi banques. Par le F6-Addit, 3-Banque, l utilisateur accède à l écran banque. Cet écran permet à l utilisateur de faire figurer au niveau acompte et solde, plusieurs banques. Pour chacune d entre elles, l utilisateur peut définir le code IBAN. Cpte Numéro du compte bancaire. Blz Ce champ concerne les comptes bancaires allemands qui ne sont pas encore passer à l IBAN. IBAN Salarié > Signalétique du salarié Définition des champs du signalétique (suite) Numéro IBAN du compte bancaire. Ce code IBAN sera pris en compte si dans Fichier > B- Paramètres application > 2- Paramètres généraux, le champ Gestion IBAN est à Oui. Remarque : Un salarié ne peut être supprimer s il existe des données liées à ce dernier (salaire, étendu, absences, préparation, pointages et saisie sur salaire). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 12

13 Salarié Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu Ce champ correspond à la clef de l enregistrement. En tant que tel, ce champ a un caractère unique. La touche F3-liste permet d accéder aux différents salariés existants. Si le code saisi existe dans la table des salariés, le système affiche l ensemble des informations du salarié. Statut Ce champ correspond au statut du salarié. La touche F3-liste permet d accéder aux différents statut existants, c est-à-dire Employé ou Ouvrier. Cotisation Ce champ correspond au code cotisation du salarié. La touche F3-liste permet d accéder aux différents codes cotisations existants. Ces codes se trouvent dans Fichier > 5- Cotisations > 1- Code cotisation et indiquent les différents pourcentages de cotisation pour le salarié et le patron à la caisse de maladie, à la caisse de pension, à l assurance dépendance, à l assurance accident et aux soins de santé. Classe Il s agit de la classe d impôt à laquelle le salarié appartient. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 13

14 Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) Ext Il s agit de l extension de la classe d impôt à laquelle le salarié appartient. Remarque : En vue de l'application du tarif, les contribuables résidents sont répartis dans les 3 classes suivantes: la classe 1 comprend les personnes qui n'appartiennent ni à la classe 1a, ni à la classe 2 ; la classe 1a comprend les contribuables suivants, pour autant qu'ils n'appartiennent pas à la classe 2 : a) les personnes veuves, b) les personnes qui bénéficient d'une modération d'impôt pour enfants (classe d'impôt) ayant fait partie au cours de l'année d'imposition de leur ménage et qui sont âgés de moins de 21 ans au début de l'année d'imposition, âgés d'au moins 21 ans au début de l'année d'imposition et poursuivant des études de formation professionnelle, handicapés ou infirmes et âgés d'au moins 21 ans au début de l'année d'imposition. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 14

15 Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) les personnes ayant terminé leur 64e année au début de l'année d'imposition; la classe 2 comprend : a) les époux imposés collectivement, b) les personnes veuves dont le mariage a été dissous par décès au cours des 3 années précédant l'année d'imposition, c) les personnes divorcées, séparées de corps ou séparées de fait en vertu d'une dispense de la loi ou de l'autorité judiciaire au cours des 3 années précédant l'année d'imposition. Groupe Ce champ correspond au groupe de salarié auquel le salarié appartient. La touche F3-liste permet d accéder aux différents groupes de salariés existants. Ceci est paramétrable dans Fichier > 8- Éléments de base > 2- Groupes de salariés. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 15

16 Cost A. Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) La première partie de ce champ correspond au costcenter analytique. Ce champ se paramètre dans le point de menu Module > 7- Spécifique client > 2- Costcenter Analytique. La deuxième partie de ce champ correspond au «costcenter analytique étendu». Ce champ se paramètre dans le point de menu Module > 7- Spécifique client > 4- Expense code def. Rémunération Deux valeurs possibles pour ce champ Horaire ou Mensuel. Montant Ce champ correspond au montant du salaire brut pour le salarié. Il existe une gestion du montant brut pour les salariés mensualisés touchant le salaire minimum. Explications données dans le manuel de paramétrage de Salarix p146. Acompte Ce champ correspond au montant de l acompte sur le salaire du salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 16

17 Abat. Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) Il s agit des déductions inscrites sur la fiche de retenue pour excédent de frais de déplacement forfaitaires (FD), frais d obtention (FO), dépenses spéciales (DS), charges extraordinaires (CE) et abattement conjoint (AC). Ces codes sont définis dans Fichier > 5- Éléments de base > C- Code déduction. Mt% Ce champ correspond au type de l abattement, deux valeurs possibles Montant ou Pourcentage. Abatt. Si le champ Mt% est à montant, encoder dans ce champ le montant correspondant à l abattement. Si le champ Mt% est à pourcentage, encoder dans ce champ le pourcentage correspondant à l abattement. Maladie Ce champ correspond au calcul ou non de la maladie pour cet abattement, deux valeurs possibles Oui ou Non. Commune Ce champ correspond à la commune de travail du salarié. Ce champ sera édité dans plusieurs éditions et uniquement pour cela. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 17

18 Carte Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) Ce champ correspond au numéro de la carte d impôt. Ce champ sera également édité dans plusieurs éditions et uniquement pour cela. Étudiant Ce champ correspond à la gestion du statut d étudiant au niveau des impôts. Deux valeurs possibles oui ou Non. %Impot Si ce champ est à oui, vous pouvez encoder un taux d imposition. Si ce champ est à non, le champ Taux ne sera pas accessible. Taux Taux d imposition pour le salarié. Tps partiel Ce champ permet de renseigner si le salarié est à temps plein ou à temps partiel. Si la valeur pour ce champ est à non, le nombre d heures pour le salarié sera pris sur le signalétique du salarié dans le champ Hrs/J. Si la valeur de ce champ est à oui, il faudra obligatoirement renseigner le champ suivant. Remarque : Il y a une mise à jour des informations concernant les temps partiels, sur les jours cotisables et imposables, les heures et les types d impôt et s effectuera lors de la création de chaque période. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 18

19 Heures Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) Ce champ correspond au nombre d heures par mois réalisé si le salarié est à temps partielle. Jrs cotis Pour un salarié à temps partiel, vous devez renseigner le nombre de jours de cotisation pour les différents calcul qu engendre le calcul des salaires. Jrs impos Pour un salarié à temps partiel, vous devez renseigner le nombre de jours d imposition pour les différents calcul qu engendre le calcul des salaires. Type Impôt 5 choix possibles : None, Journalier, Mensuel, Annuel ou Annuel avec décompte. Il s agit de la zone de saisie du type d impôt à appliquer lors du calcul du salaire. Prest. Vous pouvez encoder dans ce tableau les prestations qui seront prises en compte pour le salarié. Que ce soit des saisies, des primes ou autres. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 19

20 Salarié > Signalétique étendu du salarié Définition des champs du signalétique étendu (suite) Valeur Valeur de la prestation en euros. Qté Quantité de la prestation. Total Ce champ correspond au calcul du champ Valeur X la valeur du champ Qté. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 20

21 Salarié > Signalétique étendu du salarié Cette touche de fonction donne accès à l année et au mois de début et de fin de la prestation. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 21

22 Salarié > Signalétique du salarié > F6 Addit. Cette touche de fonction permet d obtenir d autres fonctions et d autres liens concernant le salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 22

23 Salarié > Signalétique du salarié > Cumul salaires, congés, repos Donne les renseignements concernant le salarié sur l année en cours. Cet écran donne le cumul des salaires, des maladies et le total des deux en ce qui concerne le brut, les cotisations, les abattements, l imposable, les impôts, le net et le montant global à verser de l année en cours. Donne également le cumul des congés annuels, réels, exceptionnels et des repos reportés, légaux, ajoutés, pris, ainsi que leur solde toujours pour l année en cours. Remarque : Il s agit d un écran uniquement de consultation. Aucun montant ne pourra être modifié à partir de cet écran. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 23

24 Salarié > Signalétique du salarié > Statistiques Excel Prestations horaires de TP, TINANT Patrice An Remarque : Les statistiques Excel peuvent être lancées sous toutes les versions SB+ sans restriction (SB+ et SBClient ne doivent plus être obligatoirement de la même version). Cet histogramme présente par mois le nombre d heures des différents types d absences pour le salarié et pour l année en cours. Heures Conge Fam. Absence auto Absence inj Maladie Repos Chomage Prest. C.Except. Conge Janvier Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Moyenne Mois janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 24

25 Salarié > Signalétique du salarié > Statistiques Excel Evolution salariale de TP, TINANT Patrice , , ,25 Ce point de menu permet la visualisation de l évolution du salaire brut du salarié perçu depuis son engagement. Remarque : Cette fonctionnalité ne peut être utilisée qu à partir des postes clients munis d un émulateur SBClient de la même version que SB+. (> à la version 5). Montant (Eur) , / /2 2000/ ,35 17, , /6 2000/8 2000/ / /2 1239, /4 2001/6 2001/8 371, ,5 10,0414,13 17,35 17,35 11, , , ,64 11, / / /2 Periode 2002/4 2002/6 2002/8 2002/ / /2 11, /4 2003/6 2003/ ,05 11,05 11, ,05 11,05 11,05 10, / / /2 Brut Etendu janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 25

26 Salarié > Signalétique du salarié > Statistiques Excel Evolution salariale de TP, TINANT Patrice , , ,25 Ce point de menu permet la visualisation de l évolution du salaire brut étendu du salarié perçu depuis son engagement. Montant (Eur) , ,5 Brut Etendu 371, / /2 2000/4 12, ,35 17, , /6 2000/8 2000/ / /2 2001/4 2001/6 2001/8 10,0414,13 17,35 17,35 11, , , ,64 11, / / /2 Periode 2002/4 2002/6 2002/8 2002/ / /2 11, /4 2003/6 2003/ ,05 11,05 11, ,05 11,05 11,05 10, / / /2 janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 26

27 Salarié > Signalétique du salarié > Statistiques Excel Evolution salariale de TP, TINANT Patrice , , ,994 Ce point de menu permet la visualisation de l évolution du salaire net du salarié perçu depuis son engagement. Montant (Eur) , / / /4 2000/6 2000/8 2000/ / /2 2001/4 365,77 215,79 0, /6 2001/8 1581, , ,45 86,32 795,84 851, / / /2 2382, ,02 Periode 2002/4 2002/6 1115, /8 2002/ , , / /2 1557, , , /4 2003/ , /8 2003/ ,71 336,25 162, / /2 Net janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 27

28 Salarié > Signalétique du salarié > Banques Cet écran permet la saisie des différentes banques du salarié. En effet, le salarié peut disposer de plusieurs comptes bancaires dans des banques séparées. Il peut également choisir les acomptes et les montants ainsi que les valeurs qui seront associés aux banques. Remarque: Pour l acompte, si la valeur encodée est de la valeur correspondra au solde de l acompte, idem pour le salaire. La touche de fonction F7- cpte/iban/blz permet d accéder au détails de la banque avec des renseignements comme le numéro de compte, le code IBAN de ce compte et le numéro Blz. Si dans Fichier > B- Paramètres application > 2- Paramètres généraux, le champ Gestion IBAN est à oui, la saisie du code IBAN est obligatoire. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 28

29 Salarié > Signalétique du salarié > Dates entrées / sorties Cet écran donne les renseignements d entrée et de sortie du salarié dans la société. Sur cet écran, les champs Date entrée courant et date sortie courant ne sont pas modifiables, ces données proviennent des champs date entrée et date sortie du signalétique du salarié. Les autres champs sont modifiables. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 29

30 Salarié > Signalétique du salarié > Explorer Cette fonctionnalité donne accès à l explorateur Windows, avec positionnement sur un répertoire dédié au salarié. Le chemin d accès de ce répertoire est paramétrable, mais le nom du répertoire correspondra obligatoirement au code du salarié. L utilisateur pourra ainsi gérer des données administratives complémentaires pour le salarié à l aide d outils bureautique. Exemple de cas appliqué pour le salarié codifié TP dans un contexte de client possédant un serveur sous système LINUX : \\linuxdev\dos\salarix+\docsoc\local\tp janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 30

31 Salarié > Signalétique du salarié > Photo Par cet écran, vous pouvez ajouter une photo du salarié pour informations. Cette fonctionnalité donne accès à l explorateur Windows, avec positionnement sur un répertoire dédié au salarié. Le chemin d accès de ce répertoire est paramétrable. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 31

32 Salarié > Signalétique du salarié > Remarque Si une remarque est insérée dans ce point de menu, lors de la saisie du code du salarié (peu importe l endroit ou l on se trouve dans le programme), cette dernière apparaîtra. Si vous ne voulez plus qu une remarque à propos d un salarié apparaisse, il suffit de retourner sur cette fenêtre et de supprimer la ou les lignes de remarques et de faire F2- Enreg. pour l enregistrement. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 32

33 Salarié > Signalétique du salarié > Remarque périodique Il suffit de définir l année et le mois d activation de la remarque. Cette notion de pense bête permet de définir à l avance que pour tel salarié, au mois X de l année Y, le logiciel prévient l utilisateur qu il existe une remarque. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 33

34 Salarié > Signalétique du salarié > Remarque virement Vous pouvez faire figurer une remarque reliée à chaque salarié. Cette fonctionnalité n est utilisée que dans le cas des virements collectifs, hors traitement et transfert Multiline. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 34

35 Salarié > Signalétique du salarié > Cet écran permet de compléter les renseignements du salarié. Avec des champs supplémentaires comme le numéro de fax ou l . janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 35

36 Salarié > Signalétique du salarié > Questions / Réponses Ce module se base sur 3 écrans: 1. Écran de définition de questions (Fichier > F. Questions / Réponses > 1. Signalétique question) 2. Écran de regroupement de questions à poser en fonction de critères (set de question dans Fichier > F. Questions / Réponses > 2. Set de questions) 3. Écran d encodage des réponses au set de question (Salarié > 1. Signalétique > F6 Addit > B. Questions / Réponses) janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 36

37 Salarié > Signalétique du salarié > Salaire de la période active Cet écran est un écran de consultation uniquement. Vous pouvez voir ici les différents prestations encoder pour le salarié avec leur valeur, quantité et le total. Donne aussi le montant du brut, de la cotisation, des abattements, de l imposable, de l impôt, du net et du montant à verser au salarié. Par la touche de fonction F7-Imprime, vous pouvez éditer la préparation du calcul du salarié pour consultation. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 37

38 Salarié > Signalétique du salarié > Absence Cet écran est un écran de consultation uniquement. Vous pouvez voir ici les différentes absences encodées pour le salarié avec leurs dates et heures de début et de fin, ainsi que la quantité. Donne aussi les différents types d absence et leur total. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 38

39 Salarié > Signalétique du salarié > Formations 1. Statistique formations Ce point de menu permet le suivi des différentes formations que le salarié a suivi ainsi que les éventuels diplômes qu il a obtenu. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 39

40 Salarié > Signalétique du salarié > Rendez-vous 1. Statistique rendez-vous Ce point de menu permet le suivi des différentes rendez-vous que le salarié a eu. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 40

41 Salarié > Signalétique du salarié > Accompagnateur Cette fenêtre permet de renseigner les membres de famille accompagnant le salarié. Ces renseignements seront ainsi directement édités lors de l impression de l attestation pour les vacances à l étranger (Formulaire E111). Ils peuvent également être imprimer sur des étiquettes. Cette impression se fait à partir du menu Edit. > 1.Documents > 1. Salariés > 2.Attestation de congé. Cette fenêtre peut également être accessible à partir du menu Salarié > 3. Accompagnateurs. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 41

42 Salarié > Signalétique du salarié > Donnés Pointix+ / Congix+ Cet écran permet de renseigner les liens possibles entre le code salarié de SALARIX+ et les codes salariés de POINTIX+, CONGIX+ et TIMIX pour une intégration correcte des données entre les différents programmes. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 42

43 Salarié > Signalétique du salarié étendu> F6 - Addit Cette touche de fonction permet d obtenir d autres fonctions et d autres liens concernant le salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 43

44 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Paramètres Cet écran permet de voir certains renseignements présents sur le signalétique du salarié sans repasser sur ce dernier. Les informations concernées sont le type de congé, le nombre d heures par jour, les dates d entrée et de sortie, s il y a ou non gestion des 3 derniers pour le calcul de la maladie et du congé, s il s agit d un assimilé ou d un marin, et enfin, si l on gére le décompte annuel. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 44

45 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Gestion salaire brut Dès l instant que ces données sont saisies, le champ brut n est plus saisissable et est calculé automatiquement en fonction des données de la table tarifs. Lors d un changement d index, la mise à jour des tarifs est faite automatiquement (Si le champ Gestion Index dans Fichier > H. Table tarifs est à oui). L absence d un des trois paramètres supprime la gestion de la table des tarifs. L ajout du champ Majoration taux, sur cet écran, permet d augmenter le taux de base lié à la table des tarifs. Ce qui permet, une plus grande flexibilité dans cette gestion. Cette valeur est bien sure dépendante du type de rémunération (Horaire ou Mensuelle). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 45

46 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Gestion groupes Cet écran permet d attribuer différents groupes pour un salarié. Remarque : Un salarié peut être associé à un groupe horaire de salarié au niveau du signalétique étendu dans le champ groupe horaire. Différence entre groupe salarié et groupe horaire. Il existe une hiérarchie au niveau de ces groupes. Le groupe salarié prévaut sur le groupe horaire. La notion de groupe secondaire est utilisée uniquement pour tout ce qui statistique. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 46

47 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Étendu précédent ou suivant Cet écran permet d attribuer différents groupes pour un salarié. Remarque : Un salarié peut être associé à un groupe horaire de salarié au niveau du signalétique étendu dans le champ groupe horaire. Différence entre groupe salarié et groupe horaire. Il existe une hiérarchie au niveau de ces groupes. Le groupe salarié prévaut sur le groupe horaire. La notion de groupe secondaire est utilisée uniquement pour tout ce qui est statistique. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 47

48 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Préparation Ce sous-menu permet de visualiser, supprimer ou saisir les différentes préparations concernant le salarié. Il existe plusieurs types de préparations : Salarié, concernant uniquement le salarié, étendu, voir tableau en bas à droite dans l écran du signalétique étendu du salarié, groupe, concernant un groupe de salariés, statut, regroupant les employés ou les ouvriers, société, pour tous les salariés de la société, et enfin, libre, concernant un groupe de salariés spécial. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 48

49 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Salaire Cet écran permet la visualisation du salaire dit «forcé». C est-à-dire que sans lancer le calcul du salaire et en fonction des informations (prestations) saisies pour le salarié, de visualiser les différents montants (Brut, cotisation, abattement, imposable, impôt, net et à verser). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 49

50 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Salarié Ici vous pouvez retourner sur le signalétique du salarié à partir de son étendu. Par contre, tous les champs seront en consultation uniquement. Il n y a pas de modification possible par ce point de menu. Pour modifier un de ces champs, il faudra retourner dans le point de menu Salarié > 1. Signalétique. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 50

51 Salarié > Signalétique du salarié étendu> Absence Il s agit de la visualisation des absences pour la période en cours. Dans cet écran, aucune modification n est possible. Pour toutes modifications, vous devez aller dans le menu Absence > 1. Saisie absences. Le bouton F5 Détail permet de visualiser le détail d une ligne d absence. Le F7 Dmde Remb permet l édition de la demande de remboursement s il s agit d une maladie et qu il y a remboursement de la part de la caisse de maladie. Vous pouvez également naviguer entre les différentes périodes pour consulter les absences saisies pour ce salarié à l aide des boutons sf5 Période -1 et sf6 Période + 1. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 51

52 Salarié > Accompagnateurs Il s agit des mêmes informations que dans le menu Salarié > 1. Signalétique > F6 Addit > H. Accompagnateurs. Cette fenêtre permet de renseigner les membres de famille accompagnant le salarié. Ces renseignements seront ainsi directement édités lors de l impression de l attestation pour les vacances à l étranger (Formulaire E111). Ils peuvent également être imprimer sur des étiquettes. Cette impression se fait à partir du menu Edit. > 1.Documents > 1. Salariés > 2.Attestation de congé. Cette fenêtre peut également être accessible à partir du menu Salarié > 3. Accompagnateurs. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 52

53 Salarié > Modification brut Cet écran permet de modifier le montant brut pour un groupe de salarié, soit par rapport au statut du salarié, soit au groupe du salarié ou soit au grade du salarié. En indiquant la valeur soit du coefficient soit du montant. Lors du lancement de ce traitement par F2- Enreg., le champ Montant du signalétique étendu des salariés sera modifié en conséquence. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 53

54 Calcul > Tableau de bord Cet écran permet la visualisation des différentes informations concernant les salariés. Il permet également le lancement du calcul du salaire (touche de fonction F7-Calc). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 54

55 Salarié Calcul > Tableau de bord Définition des colonnes du tableau de bord Il s agit du code du salarié (Salarié > 1- Signalétique > Salarié). Ce champ correspond à la clef de l enregistrement. En tant que tel, ce champ a un caractère unique. La touche F3-liste permet d accéder aux différents salariés existants. Si le code saisi existe dans la table des salariés, le système affiche l ensemble des informations du salarié. Nom Ce champ permet de spécifier le nom du salarié (Salarié > 1- Signalétique > Nom et Prénom). Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur le signalétique du salarié. Localité Localité ou ville ou habite le salarié (Salarié > 1- Signalétique > Loc). Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur le signalétique du salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 55

56 Calcul > Tableau de bord Définition des colonnes du tableau de bord Prépa Plusieurs lettres peuvent être présentent dans cette colonne. S pour Salarié, E pour Étendu, G pour Groupe, T pour Statut et S pour Société. C est-à-dire que pour un salarié, il existe une ou plusieurs préparations à voir dans Salarié > Préparation. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur les différentes préparations. Sal Deux valeurs: Oui ou Non. C est-à-dire si le salaire a déjà été calculé. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur le calcul du salaire. Absence Plusieurs lettres peuvent être présentent dans cette colonne. M pour Maladie, C pour Congé et R pour Repos. C est-à-dire que pour un salarié, il existe une ou plusieurs absences à voir dans Absence > 1- Saisie absence. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur les différentes absences. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 56

57 Rb Calcul > Tableau de bord Définition des colonnes du tableau de bord Deux valeurs: Oui ou Non. C est-à-dire si la caisse de maladie a remboursé des maladies ou non. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur le suivi des remboursements. Sc Cette colonne indique le nombre de saisies et de cessions pour la salarié. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur les saisies et cessions (Divers > 2- Saisies et cessions). For Cette colonne indique si le salaire a été forcé ou non. C est-à-dire s il y a eu une correction d un salaire d une période déjà clôturé vers celui d une autre période. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur les salaires. R Deux valeurs possibles Vide ou *. Ce champ est non saisissable. Lors que le champ Salarié est encodé, puis que vous validez ceci par <Entrée>, cette colonne se rempli automatiquement en allant chercher les informations sur les remarques périodiques (Salarié > 1- Signalétique > F6-Addit. > Remarques périodiques). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 57

58 Calcul > Tableau de bord Définition des colonnes du tableau de bord X salarié(s) sélectionnés Ce champ non saisissable indique l nombre de salarié présent dans le tableau de bord. Nb salaire Cette zone donne le nombre de salaire qui a déjà été calculé. Le programme vérifie le nombre de ligne dont le champ Sal est à oui. Nb remb Cette zone donne le nombre de remboursement maladie qu il y a eu sur le mois. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 58

59 Calcul > Tableau de bord La touche de fonction F10-Util permet d accéder à des raccourcis comme le changement de société ou de période. Il donne également la possibilité de lancer en automatique ou semi-automatique le calcul des salaires. Le menu Recap lance l édition du récapitulatif de l année (livre de clôture se trouvant dans Edit > Étapes salaires > H- Livre de clôture). Si vous lancez cette impression en cochant la case Html, vous obtiendrez le journal des salaires en Html (accessible également par Edit > Étapes salaires > 2- Journal des salaires). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 59

60 Calcul > Tableau de bord Les différents liens Html permettent l ouverture d autres fenêtre comme par exemple ici, le passage entre le compte des salaires par traitements pour l année 2004 et le journal des salaires, grâce au lien 1 1. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 60

61 Calcul > Préparations > Visualisation de la préparation Vous pouvez vérifier ce qui existe déjà comme préparation au niveau du salarié. Vous pouvez accéder aux différentes prestations concernant ce dernier dans un soucis de contrôle et de vérification avant le calcul définitif du salaire. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 61

62 Calcul > Préparations > Préparation du salarié Vous pouvez vérifier ce qui existe déjà comme préparation au niveau du salarié. Vous pouvez saisir de nouvelles prestations et en faisant F3-Liste vous donnera la liste des codes prestations existantes. Lors qu un code prestation est sélectionné, le libellé de ce code se remplit automatiquement. Remarque : vous voyez dans l exemple ci-contre, une même prestation est encodée deux fois (FR). Ceci est possible si le paramètre Autorisation du double encodage d une prestation pour un salarié dans Fichier > B- Paramètres application > 2- Paramètres généraux est à oui. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 62

63 Calcul > Préparations > Préparation de l étendu Cet écran redonne les renseignements contenus dans le tableau des prestations sur le signalétique étendu du salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 63

64 Calcul > Préparations > Préparation du groupe de salariés C est dans cet écran que vous pouvez saisir des prestations pour un groupe de salariés et non plus salarié par salarié. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 64

65 Calcul > Préparations > Préparation statut C est dans cet écran que vous pouvez saisir des prestations pour un groupe de salariés soit les employés soit les ouvriers. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 65

66 Calcul > Préparations > Préparation pour la société C est dans cet écran que vous pouvez saisir des prestations pour tous les salariés d une société. Remarque : Une seule action pour l ensemble de la société remplace une action par salarié. Le programme suit la hiérarchie : Salarié > Groupe > Groupe horaire > Statut > Société. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 66

67 Calcul > Préparations > Préparation libre Cette préparation est une préparation du salaire dite «paramétrable». En effet, vous pouvez définir des «codes» de préparation au même titre que les préparations salarié, étendu, groupe, société. Cette préparation libre concerne un groupe de salarié bien particulier. Exemple : Saisie d une prime de fin d année pour une équipe dans la construction, une fois cette préparation libre saisie, on peut la rappeler chaque année sans être obliger de la ressaisir. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 67

68 Calcul > Préparations > Préparation libre Ce bouton (F5 Ajt Psal) permet d ajouter, pour la période en cours, les différentes prestations de la préparation libre vers le ou les préparation(s) du ou des salarié(s) concernées par cette préparation libre. Au contraire, le bouton F6 Del Psal permet de supprimer cette ou ces préparation(s) du ou des salarié(s) concernées par cette préparation libre. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 68

69 Calcul > Préparations > Préparation libre Vous pouvez consulter les résultats, des transferts réalisés entre la préparation libre et la préparation du salarié à partir des champs Critères générés et Période transférée. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 69

70 Calcul > Calcul salaire Cet écran est un écran de création, modification, consultation et de suppression. Les prestations, qui sont disponibles ici, proviennent des différents préparations (Salarié, étendu, groupe, société). Si vous faites F2-Enreg., vous lancez le calcul du salaire. Pour un contrôle des chiffres avant validation, vous avez la possibilité d imprimer les informations contenues dans cet écran avec la touche de fonction F7- Imprime. Touche de fonction permettant de pouvoir arrêter le calcul semi-automatique. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 70

71 Calcul > Calcul salaire Règles de gestion : 1. Il existe une gestion du calcul automatique des heures supplémentaires normales et à 25 %. Cette gestion tiens compte des différents suppléments déjà encodés (supplément à 50 et 70%) pour déterminer la quantité du supplément 25%. La formule de calcul est la suivante: Quantité S25 = Quantité HS Total des quantités suppléments (S25, S50, S70.(SP et SSP)). 2. Il existe une vérification de la date de sortie. Lors de la sortie d un salarié, avant de réaliser le calcul de salaire, le programme vérifie si la date de sortie de l étendu correspond bien à celle du signalétique de base. En effet, le cas le plus courant, est du à l encodage de la sortie du salarié après réalisation du salaire, ce qui provoque la différence entre les deux fichiers (pas de mise à jour de l étendu si le salaire est réalisé). Remarque : Il faut savoir que les impressions des certificats et du livre de clôture se basent sur la date de sortir se situant dans l étendu pour le dernier salaire calculé. Donc, si la date de sortie est modifiée alors que le salaire est déjà effectué, lors de l impression, la date de sortie sera le 31/12/XXXX. Afin de corriger ce problème, il suffit d effacer le dernier salaire et de le régénérer en répondant Oui à la question «Différence de date de sortie entre le signalétique et l étendu pour le salarié XX. Mise à jour?». janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 71

72 Règles de gestion (suite): Calcul > Calcul salaire 3. Il existe une conversion qui se fait en automatique d une prime net en prime cotisable imposable ou en heures supplémentaires avec suppléments horaires. Mode de gestion : 1. Il faut, tout d abord, créer des prestations à utiliser (prime net, heures supplémentaires, suppléments) dans le menu Fichier > 6- Prestations > 1- Codes prestation de type (acompte, heures supplémentaires, supplément horaire plafonné, prime cotisation impôt). 2. Paramétrer cette gestion dans le menu Fichier > 6- Prestations > C- Prestations Net brut. 3. Encoder le code prestation correspondant à la prime net au niveau du calcul du salaire en mettant dans le libellé la valeur de la prime et rien d autre avec comme valeur 0 et comme quantité Le calcul des heures supplémentaires se base dès maintenant sur l horaire du salarié. En effet, ce principe permet de déterminer le nombre réel d heures supplémentaires dans tous les cas (temps plein ou temps partiel). janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 72

73 Calcul > Calcul salaire > F6- Addit En plus des informations sur cet écran, grâce à la touche de fonction F6-Addit il y a accès à d autres écrans. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 73

74 Calcul > Calcul salaire > Paramètres La plupart des zones de cet écran ne sont pas saisissables. En effet, le système reprend certains champs se trouvant sur le signalétique étendu du salarié. Seuls les champs Type Impôt, Jrs Cotisables et Jrs Imposables sont saisissables. Par défaut, le système reprend les champs le système reprend certains champs se trouvant sur le signalétique étendu du salarié. Seul le champ Heures Théoriques est particulier. Il s agit de la somme des heures théoriques du mois (voir colonne Hres théo dans Fichier > A- Jours fériés, cotisables, imposables) et du nombre de jours fériés du mois (voir colonne Jrs fériés dans Fichier > A- Jours fériés, cotisables, imposables) X 8 heures. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 74

75 Calcul > Calcul salaire > Préparations Ce menu renvoi au même écran que dans le menu Calcul > 2- Préparation. Voir les explications données dans ces points de menu. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 75

76 Calcul > Calcul salaire > Visu variable calcules Cet écran permet la visualisation des différents montants, quantités, totaux, heures et formules concernant le salarié ainsi le période en cours. La touche de fonction F7-Zoom calcul permet de savoir exactement la formule de calcul utilisée pour arriver à ce montant. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 76

77 Calcul > Calcul salaire > Détails cotisations - abattements Cet écran est uniquement dédié à la consultation. Vous pouvez consulter pour le salarié les différents abattements et cotisations ainsi que leurs valeurs et pourcentages. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 77

78 Calcul > Calcul salaire > Détails saisies - cessions Cet écran est uniquement dédié à la consultation. Vous pouvez consulter pour le salarié les différentes saisies et cessions ainsi que leurs dates de début et de fin, leur valeurs et les différents bénéficiaires ci afférent. janvier 2004 Salarix+ La gestion des salaires au Grand-duché de Luxembourg 78