Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord Etude relative à l'archivage électronique et à la Gestion Electronique des Documents Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 Table des matières 1 CONTEXTE...3 Eléments de contexte présentation du Centre de Gestion...3 Eléments de contexte présentation des actions numériques...4 Les actions engagées par le Cdg OBJET DU MARCHE EXIGENCES EN MATIERE DE DEMARCHE EXIGENCES EN MATIERE DE COMPETENCES ORGANISATION DU PROJET CALENDRIER SUIVI DU PROJET...7 2

3 1 CONTEXTE Eléments de contexte présentation du Centre de Gestion Le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord (Cdg59) est un établissement public administratif autonome dont les principales missions portent sur l assistance et le conseil aux collectivités locales du département. Aujourd hui, près de 950 collectivités font appel aux conseils et à l expertise de notre établissement, tant en matière de statut, de gestion des carrières que d emploi public. Au total, plus de carrières d agents de la fonction publique territoriale sont gérées par nos services. Aux missions obligatoires prévues par la loi s ajoutent des missions facultatives particulièrement sollicitées par de nombreuses collectivités. En effet, le Cdg59 propose également des services novateurs en lien avec les technologies de l information et de la communication, les marchés publics, l archivage... Missions obligatoires Organisation des concours et examens professionnels Bourse de l'emploi (recherche d'emplois - gestion des offres) Gestion des carrières Instances paritaires Droit syndical et relations sociales Partenariat avec la CNRACL (Caisse Nationale de Retraite des Agents des Collectivités Locales) Commission de réforme Conseil de discipline Reclassement des fonctionnaires privés d'emploi Gestion des comptes épargne-temps Missions facultatives Hygiène et sécurité Inspection - conseil Médecine préventive Action sociale Assurance statutaire Conseil en organisation Aide à la gestion des archives Documentation Assurance statutaire Assurance chômage Mission Intérim Territorial Promotion de l'apprentissage public 3

4 Conseil en marchés publics (aide au développement des TIC) Conseil en développement durable Eléments de contexte présentation des actions numériques Depuis 2006, le Cdg59 à travers l'action de son service promeut activement le développement de l e-administration. Cette politique développée en partenariat avec la Région Nord-Pas-de-Calais et le soutien du FEDER, s axe notamment sur l amélioration de la relation avec les citoyens et la modernisation de l administration territoriale. Plusieurs réalisations témoignent de cette volonté de moderniser l administration locale : Le développement et la mise à disposition d une plateforme de services en ligne, dénommée destinée aux élus et agents des collectivités. Cette plateforme basée sur le standard SAML de fédération d identité permet l accès à de multiples applications en ligne après une unique authentification. L organisation d un groupement de commandes ouvert à toutes les collectivités du département Nord, qui a pour objet la mise en œuvre de la dématérialisation interne aux collectivités et des échanges entre administrations (tiers de télétransmissions pour ACTES et HELIOS, dématérialisation des marchés publics, signature électronique, parapheur électronique, archivage électronique ) La participation active depuis 2008 au groupe de travail réunissant de nombreuses collectivités de toutes tailles et le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) sur l archivage électronique. Les travaux de ce groupe ont abouti à la réalisation d un système d archivage électronique (SAE) destiné aux administrations locales. Les actions engagées par le Cdg59 Compte tenu du développement des échanges dématérialisés dans le domaine administratif (marchés publics, télétransmission ACTES et HELIOS...), il semble urgent que les collectivités locales puissent bénéficier d'un service d'archivage électronique. La réglementation en vigueur permet aux administrations de faire appel aux services de tiers archiveurs privés pour assurer la conservation des archives intermédiaires mais les archives définitives ne peuvent être confiées au secteur privé. Aussi, le Cdg59 souhaiterait engager une démarche dans ce domaine et évaluer les différentes solutions de déploiement d'un SAE à l'échelle des territoires départementaux et régionaux. Cette dernière, qui pourra donner lieu à une mutualisation avec le Conseil Régional, offrirait une réelle offre de service pour les petites communes. 4

5 Parallèlement mais en lien avec cette démarche portant sur l'archivage électronique, le Cdg59 souhaite engager une réflexion sur la mise à disposition des collectivités d'un service de Gestion Electronique de Documents (GED). 2 OBJET DU MARCHE Le CdG59 souhaite se faire assister pour mener une étude d'opportunité relative à la Gestion Électronique de Document et de faisabilité sur l archivage électronique à destination des collectivités du département. Cette étude pourra éventuellement aboutir à la rédaction du dossier de consultation des entreprises comprenant notamment le CCTP, le CCAP, le règlement de consultation, l'acte d'engagement dans le cadre de la tranche conditionnelle du présent marché. Dans le cadre de cette étude, il s agit de déterminer les scénarii que pourraient être suivis de la mise en place; ces scénarii doivent proposer des solutions en termes de : - architecture métier et logique, - préconisations techniques pour chaque type d architecture étudiée, - processus à mettre en place : o en interne dans les collectivités, o entre les communes et le Cdg59 ou une autre structure publique o entre les communes, leurs intercommunalités et le CdG59, - articulation entre GED et Archivage, - volumétrie par type de documents - prérequis techniques pour les collectivités (bande passante nécessaire...) - types d hébergement possibles (local, intercommunal, centralisé au niveau départemental ou régional...), - sécurité des données (intégrité, authenticité, confidentialité, sécurité des accès ), - garantie sur l utilisation des données, - budget en investissement et en fonctionnement (avec des simulations), - évolution des compétences pour les communes et le Cdg59, - implications juridiques, - engagement de services que peut proposer le Cdg59 - délais de mise en oeuvre Les scénarios devront prendre en considération le rôle et la place que pourraient avoir les intercommunalités dans le dispositif. L objectif est d avoir une vision complète des alternatives possibles pour définir au mieux cette offre de GED et d archivage numérique. Le Cdg59 s'est engagé depuis 2006 dans la promotion des logiciels libres au sein des administrations locales. Aussi les solutions logicielles étudiées devront impérativement tenir en compte de l'existant dans ce domaine. Ainsi pour le Système d''archivage Electronique, le projet disponible sur la forge de l'adullact sera la solution privilégiée. 5

6 Et dans le domaine de la Gestion Electronique de Documents en lien avec l'archivage électronique, le projet dénommé 'Archiland' mené actuellement par l'agence Landaise Pour l'informatisation (ALPI) nous semble digne d intérêt. 3 EXIGENCES EN MATIERE DE DEMARCHE Il s agit dans le cadre de ce projet de déterminer les usages, les volumes, les typologies de documents, les contraintes de sécurité, les contraintes techniques, etc. Le projet peut être conduit selon la démarche proposée ci-dessous : Etapes Objectifs Livrables & résultat Tranche ferme Phase 1 Phase 2 Tranche conditionnelle Identification des attentes des communes, Définition des enjeux et des objectifs, Définition des périmètres, Evaluation des volumétries, pour une offre de services GED et archivage électronique Définition des hypothèses des scénarios Description des scénarios Evaluation des scénarios en investissement et fonctionnement Choix d un scénario Rédaction du CCTP pour la solution GED et Archivage à mettre en œuvre Lancement de la consultation Attentes des communes Enjeux et objectifs Volumes Scénarios proposés Architecture de la solution retenue Définition de l offre de services Cahier des charges Proposition d un plan d action pour la mise en œuvre (organisation, technique, accompagnement du changement.) Le soumissionnaire pourra compléter et préciser la démarche, mais en restant dans le cadre des ces trois phases (2 phases dans la tranche ferme et une phase dans la tranche conditionnelle) définies dans le CCTP. 4 EXIGENCES EN MATIERE DE COMPETENCES Les profils proposés par les soumissionnaires doivent avoir des compétences stratégiques, organisationnelles, fonctionnelles, techniques, juridiques, produits applicatifs et sécurité des systèmes d information afin de conduire aussi bien des missions d études d opportunité, de faisabilité, de conception que de production de cahiers des charges, voire d identification de chantiers d accompagnement au changement. Les CVs des profils présentés devront faire état de telles exigences. 6

7 La connaissance des collectivités territoriales et plus particulièrement des collectivités de type mairie est indispensable. 5 ORGANISATION DU PROJET Le soumissionnaire proposera les moyens et la structure de projet (Comité de Pilotage, Groupe projet.) qu il juge indispensable de mettre en œuvre. 6 CALENDRIER Le Cdg59 attend les résultats de l étude pour fin mai Les candidats proposeront un calendrier du projet dans leur offre. 7 SUIVI DU PROJET Le Cdg59 validera chacune des phases de la prestation conformément au Plan d Assurance Qualité (PAQ) qui sera préalablement établi avec le titulaire du présent marché. Le PAQ devra être préparé par le titulaire. Il devra être validé et signé par les deux parties. Le titulaire s engage, en concertation avec le CDG, à adapter son modèle de PAQ pour que celui-ci intègre les contraintes précisées dans le modèle de PAQ utilisé par le CDG 59. Les dates de réunion seront fixées en concertation avec les différents membres du comité de pilotage. Le titulaire s engage à désigner un chef de projet en charge de la prestation qui sera le correspondant du CDG 59 pendant toute la durée de la prestation dès la notification du marché. Le titulaire s engage à maintenir le chef de projet désigné pendant la durée de la prestation sauf en cas de force majeure. Dans ce cas, il doit informer le CDG du remplacement du chef de projet et lui présenter le curriculum vitae du nouvel interlocuteur doté de compétences équivalentes pour accord et cela dans un délai de 5 jours ouvrés. 7

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