Les heures d appoint et heures supplémentaires Bases légales et mode d emploi

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Arsène Dumont
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1 Les heures d appoint et heures supplémentaires Bases légales et mode d emploi I. Les bases légales Le panier des heures d appoint a) Dans le cadre des horaires flexibles à l EPFL (voir RGT art.7) les collaborateurs peuvent gérer leurs dépassements et compensations du temps de travail dans le logiciel des absences. L absence en compensation d heures peut être soumise à la validation, ce point est défini par l unité. b) La limite des dépassements (= limite du panier) est définie dans le RGT par «le nombre d heures nécessaires à la compensation des congés de fin d année additionné du nombre d heures hebdomadaires du collaborateur.» (Exemple pour 2017 : pont noël = 24.6 heures + heures hebdomadaire plein temps 41h = 65.6 h ; pour temps partiel 50 % : = 45.1). c) La limite négative de ce panier est -20h. Les dépassements engendrent l envoi d un avertissement au supérieur hiérarchique. d) Sont considérées comme des heures d appoint, les heures dépassant l horaire de travail contractuel et ce jusqu à concurrence de 45 heures de travail par semaine, ce quel que soit le taux d activité du collaborateur. Le panier des heures supplémentaires a) Les heures supplémentaires ne sont autorisées que si elles sont, dans la mesure du posssible et sauf urgence, planifiées d entente entre le collaborateur et le supérieur ou ordonnées par ce dernier. b) Les heures supplémentaires sont soumise à l autorisation explicite du supérieur et devront systèmatiquement être validées par ce dernier. c) Sont considérées comme des heures supplémentaires, les heures au-delà de 45 heures de travail sur la semaine (tout taux d activité confondu) ainsi que les heures effectuées sur demande explicite du supérieur. Les heures supplémentaires sont toujours soumises à la validation du supérieur, ce n est qu après sa validation qu elles s afficheront dans le panier des heures supplémentaires. Reprise des heures en congé Les heures d appoint et les heures supplémentaires effectuées doivent être reprises, dans la mesure du possible, par des congés de même durée. NB : les assistants-doctorants n ont pas de panier des heures d appoint et supplémentaires. Toutefois, ils ont à disposition le motif d absence «compensation hors décompte» qui peut, sur accord du Responsable, leur permettre d enregistrer une absence qui ne déduira pas de jours du solde de vacances. Ce motif est toujours soumis à la validation. Système de gestion des absences juillet

2 Article 3 En général (art. 54 OPers-EPF) 1 La semaine de travail est en moyenne de 41 heures. 2 Pour le personnel à temps partiel, le nombre d'heures à effectuer par semaine est calculé au prorata du taux d activité. Article 5 Organisation des horaires de travail 1 Les horaires sont aménagés d entente entre les supérieurs et les collaborateurs sur la base du principe de confiance et tiennent compte des besoins du service. 2 Le principe de l horaire flexible est retenu à l EPFL. En fonction des besoins ou de la nature particulière des activités (accueil, service clients, etc.), des plages horaires bloquées peuvent être définies. Article 7 Heures d appoint et heures supplémentaires (art. 55 OPers-EPF) 1 Sont considérées comme heures d'appoint celles qui sont effectuées en plus du temps de travail convenu dans le contrat (quel que soit le taux d occupation) mais ne dépassant pas 45 heures de travail hebdomadaires. Au-delà de 45 heures de travail par semaine, on parle d heures supplémentaires. 2 Les heures d appoint permettent de répondre aux variations de la charge de travail et sont gérées par le collaborateur dans le cadre de l horaire flexible par des reprises de même durée. Le solde des heures d appoint positif ne peut dépasser au total le nombre d heures nécessaires à la compensation des congés de fin d année additionné du nombre d heures hebdomadaires du collaborateur. Un solde d heures négatif ne peut excéder 20 heures quel que soit le taux d activité. Tout dépassement sera soumis à la signature du supérieur hiérarchique. 3 Les heures supplémentaires ne sont autorisées que si elles sont, dans la mesure du possible et sauf urgence, planifiées d entente entre le collaborateur et le supérieur ou ordonnées par ce dernier. 4 Les heures d'appoint et les heures supplémentaires doivent être compensées par des congés de même durée. Système de gestion des absences juillet

II. Le mode d emploi pour l enregistrement des heures Accéder à la déclaration des heures via l onglet «absences et présences» du menu Sélectionner le type d enregistrement 1) Saisie de présences

3 II. Le mode d emploi pour l enregistrement des heures Accéder à la déclaration des heures via l onglet «absences et présences» du menu Sélectionner le type d enregistrement 1) Saisie de présences supplémentaires ponctuelles (à une date précise passée ou future) ou à répétition (notamment pour saisir des horaires variables sur plusieurs semaines). NB: Les présences supplémentaires sont toujours des heures d appoint. Pour l enregistrement d heures supplémentaires merci de vous référez au point 2 ci-après. 2) Déclarer un bloc d heures d appoint ou supplémentaires 1) Les présences supplémentaires Option 1a: déclarer une présence supplémentaire ponctuelle/unique (sera affichée sur le planning) 1 - choisir le type de présence supplémentaire 2 - indiquer la date (par défaut date du jour) où les heures ont été effectuées ou seront effectuées 3 indiquer un nombre d heures et une heure de début précise ou une présence en jours/demi-jours 4 - Décrire la raison de ces heures pour garder un historique Système de gestion des absences juillet

4 Option 1b: déclarer une présence supplémentaire à répétition (sera affichée sur le planning) 1 choisir le type de présence supplémentaire 3 indiquer un nombre d heures et une heure de début précise ou une présence en jours/demi-jours 2 - choisir la période de votre présence à répétition et l occurrence (max 3 mois) 4 - Décrire la raison de ces heures pour garder un historique Horaire alterné Pour enregistrer un horaire alterné (exemple : un collaborateur à 90% qui travaille une semaine à 100% et l autre à 80%), se référer au mode d emploi détaillé sur le sujet disponible ici. 2) La saisie d heures cumulées (bloc) Selon la marche à suivre ci-dessous, il est recommandé de saisir les heures une fois par mois ou tous les 3-6 mois afin d éviter des saisies répétées inutiles. 2 indiquer le nombre d heures à enregistrer 1 - indiquer la date (par défaut date du jour) où les heures ont été effectuées ou à laquelle l enregistrement doit se faire 3 Décrire la raison de ces heures et la date ou période qu elles concernent (exemple : heures réalisées en sus de janvier à mars 2017) 4 S agit-il d heures d appoint ou d heures supplémentaires (soumises à la validation)? -> Se référer au point I (bases légales) pour le savoir Système de gestion des absences juillet

3) Enregistrement d une absence en compensation des heures d appoint et/ou supplémentaires Déclarer l absence en cliquant sur la date ou sur le bouton «déclarer une absence» 1 - Sélectionner l unité

5 3) Enregistrement d une absence en compensation des heures d appoint et/ou supplémentaires Déclarer l absence en cliquant sur la date ou sur le bouton «déclarer une absence» 1 - Sélectionner l unité de mesure 2 Sélectionner la date de l absence et le jour/demi-jour Pour une absence inférieure à 0.5 jour, sélectionner l unité de mesure «en heures» selon point 1 3 Sélectionner le motif d absence : «compensation sur heures d appoint» ou «compensation sur heures supplémentaires» afin que le bon panier des heures soit débité Notre équipe se tient à votre disposition pour toute information complémentaire. Pour nous contacter absences@epfl.ch Diana Freese diana.freese@epfl.ch Pascale Guillot pascale.guillot@epfl.ch Forums Absences : tous les mardis de 9h30 à 10h30 salle BI B Système de gestion des absences juillet

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