Logiciel de téléprospection Némésis. Manuel d Administration. Mars Sommaire 1

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1 Logiciel de téléprospection Némésis Manuel d Administration Mars 2011 Sommaire 1

2 Sommaire Gestion des utilisateurs Gestion des objets des appels Paramétrages Importation Exportation Planning des commerciaux Statistiques Sommaire 2

3 Gestion des utilisateurs Gestion des utilisateurs Sommaire 3

4 Accès Sur le «bureau» de votre PC double-cliquez sur l icône Némésis Gestion des utilisateurs 1) Saisissez votre N de poste, Nom, et Mot de passe Cliquez dans le menu «Administration» puis sur «Gestion des utilisateurs» 2) Validez Sommaire 4

5 Gestion des utilisateurs Création d un compte utilisateur 1) Cliquez ici 2) Saisissez le nom 3) Validez Sommaire 5

6 Gestion des utilisateurs Création d un compte utilisateur (suite) 1) Saisissez le mot de passe de l utilisateur 2) Cochez la ou les cases correspondantes aux fonctions de l utilisateur 3) Saisissez la civilité et nom du Commercial (affichés dans l ) 4) Enregistrez 5) Validez Sommaire 6

7 Gestion des utilisateurs Modification d un compte utilisateur 1) Cochez/Décochez la ou les cases correspondantes aux nouvelles fonctions de l utilisateur 2) Enregistrez 3) Validez Sommaire 7

8 Gestion des utilisateurs Suppression d un compte utilisateur 1) Appuyez sur la touche «Suppr» ou «Delete» 2) Validez Sommaire 8

9 Tri d une catégorie d utilisateur Tri dans la liste des utilisateurs Vous pouvez lister uniquement une catégorie pour rechercher un utilisateur 1) Clic droit sur un nom 2) Choix du critère de tri Sommaire 9

10 Gestion des congés des commerciaux : création 1) Sélectionnez l utilisateur Gestion des utilisateurs 2) cliquez sur «Voir les congés» 3) Choisissez les deux dates du congé 4) Ajoutez le congé en cliquant ici Sommaire 10

11 Gestion des utilisateurs Gestion des congés des commerciaux : suppression 1) Sélectionnez l utilisateur 2) cliquez sur «Voir les congés» 2) Sélectionnez le congé à supprimer puis appuyez sur la touche «Suppr» du clavier 3) Confirmez la suppression Sommaire 11

12 Gestion des objets Gestion des objets des appels & des s Sommaire 12

13 Gestion des objets des appels Accès Cliquez dans le menu «Administration» puis sur «Gestion des objets» Sommaire 13

14 Gestion des objets des appels Création d un objet d appels 1) Cliquez ici 2) Saisissez le nom 3) Validez Sommaire 14

15 Création d un de confirmation de RDV Gestion des objets des appels 1) Saisissez le sujet de l Liste des champs utilisables 2) Saisissez le texte avec les [champs] utilisés 3) Ajoutez éventuellement les fichiers à joindre 4) Enregistrez Sommaire 15

16 Gestion des états téléphoniques Gestion des états téléphoniques Sommaire 16

17 Gestion des états téléphoniques Accès Cliquez dans le menu «Administration» puis sur «Gestion des états téléphoniques» Sommaire 17

18 Gestion des états téléphoniques Ajouter un nouvel état 1) Cliquez ici 2) Saisissez le libellé de l état 3) Validez Sommaire 18

19 Gestion des états téléphoniques Ajouter un nouvel état - Modifier un état 1) Sélectionnez l état qui vient d être créé ou à modifier 2) Modifiez la couleur et le temps avant le rappel 3) Validez ATTENTION : un état créé ne peut plus être supprimé. Il peut uniquement être inactivé pour ne plus apparaître dans la liste des appels. Sommaire 19

20 Paramétrages Paramétrages Sommaire 20

21 Paramétrages Accès Cliquez dans le menu «Administration» puis sur «Paramétrage» Sommaire 21

22 Paramétrages : N de licence Licence Indication du nombre d utilisateur 1) Inscrivez ici le n de licence 2) Enregistrez Sommaire 22

23 Paramétrages : Fichiers Fichier des «Rendez-vous par jour» Nom du fichier Excel des rendez-vous journaliers Voir la liste des champs utilisables dans ce fichier A priori, le remplacement de ce fichier par un autre s effectue avant la mise en service chez Discofone puisqu il faut le préparer avec l indication des champs. Sommaire 23

24 Paramétrages : Fichiers Fichier des «Rendez-vous par jour» Liste des champs utilisables Sommaire 24

25 Paramétrages : Fichiers Fichier des «Rendez-vous par jour» Les champs «Début et Fin du bloc rendez-vous» permettent de délimiter le nombre de rdv par feuillet. Il suffit de déplacer vers des cellules plus bas $F_DEB$ pour augmenter la fenêtre réservé à un rendez-vous. Définition Valeur Nom du commercial $COMMERCIAL$ Jour du rendez-vous $JOUR$ Mois du rendez-vous $MOIS$ Année du rendez-vous $ANNEE$ Début du bloc rendez-vous $L_DEB$ Fin du bloc rendez-vous $F_DEB$ Date de l'appel $clients_appels.datedebappel$ Type d'appel : entrant ou sortant $clients_appels.typeappel$ Appelé $clients_appels.appele$ Appelant $clients_appels.appelant$ Commentaires de l'appel $clients_appels.commentaires$ Heure du rendez-vous $clients_appels.daterdv$ Temps de communication $clients_appels.tpscom$ Contact/Client Société $clients.societe$ Nom du client $clients.nom$ Prénom $clients.prenom$ Civilité $clients.civilite$ Adresse 1 $clients.adresse_1$ Adresse 2 $clients.adresse_2$ Code postal $clients.cp$ Ville $clients.ville$ Activité $clients.activite$ Téléphone 1 $clients.telephone_1$ Téléphone 2 $clients.telephone_2$ Téléphone 3 $clients.telephone_3$ Fax $clients.fax$ $clients. $ Sommaire 25

26 «MaxResults» : nombre max. de contacts à afficher 1) Inscrivez ici la valeur maximale de contacts à afficher dans la base des contacts puis cliquez sur Ok Paramètres 2) Validez en cliquant ici puis relancer Némésis pour prendre en compte la nouvelle valeur Sommaire 26

27 Paramètres «UserDelFiche» : 1) Inscrivez ici la valeur 1 ou 0 Pour qu un prospecteur puisse supprimer ou non une fiche client puis cliquez sur Ok 2) Validez en cliquant ici puis relancer Némésis pour prendre en compte la nouvelle valeur Si cette valeur est à 1, un prospecteur peut supprimer une fiche. Sommaire 27

28 Paramétrages : Déconnexion Déconnexions forcées des PC utilisateurs Ceci permet de repartir correctement lors d une mise à jour Cliquez ici pour déconnecter tous les PC 2) Validez les déconnexions Sommaire 28

29 Importation d un fichier Importation d un fichier de prospect Sommaire 29

30 Importation d un fichier de CD PROSPECT Importation d un fichier Exportez le fichier de CD PROSPECT dans le format de fichier.xls (Excel ). Enregistrez ce fichier Excel dans le format.csv ATTENTION : Les références des champs de ce CD ne sont pas judicieuses : le champ «Nom» correspond au nom de la «Société» et pas au nom du contact le champ «adresse1» correspond au complément d adresse (normalement «Adresse 2») le champ «adresse2» correspond à l adresse principale (normalement «Adresse 1») L ajustage des colonnes se fera dans ce logiciel au moment d importer le fichier (voir ci-après). CD PROSPECT nom adresse1 adresse2 codepostal ville tel1 tel2 fax activite Logiciel Société Adresse 2 Adresse 1 CP Ville Téléphone 1 Téléphone 2 Fax Activité Sommaire 30

31 Importation d un fichier Importation d un fichier 1) Cliquez sur Importer 2) Choisissez le fichier à Importer Sommaire 31

32 Importation d un fichier : choix d importation Importation d un fichier Tout effacer avant d importer : efface tous les contacts sauf les clients favoris qui ont été sélectionnés en tant que tel auparavant Effacer aussi les clients favoris : remise à zéro de la base des contacts Choix du type d importation Sommaire 32

33 Importation d un fichier : ajustage des colonnes Exemple sur «nom» Importation d un fichier 1) Clic sur ce libellé 2) Cliquez sur libellé correspondant 3) Cliquez sur le libellé correspondant Sommaire 33

34 Importation d un fichier Importation d un fichier : chargement Cliquez sur Importer : Cliquez sur Importer Sommaire 34

35 Exportation d un fichier Exportation d un fichier de prospects ou clients Sommaire 35

36 Exportation d un fichier : tri préliminaire Exportation d un fichier Vous pouvez trier le fichier avant d en exporter une partie en sélectionnant certains champs : par exemple l «Activité» et la «Ville» 1) Choix des rubriques de tri 2) Ou choisir de ne voir que les favoris 3) Cliquez ici pour trier Sommaire 36

37 Exportation d un fichier Exportation d un fichier au format.csv 1) Cliquez sur Exporter 2) Saisissez la destination et le nom du fichier 3) Cliquez sur Enregistrer Sommaire 37

38 Planning Planning des commerciaux Et fiches des rendez-vous Sommaire 38

39 Accès aux plannings des commerciaux Accès aux plannings Cliquez sur «Outils» puis «Plannings» 1) Choisissez le Commercial 2) Choisissez la semaine 2) Ou utilisez les flèches pour se déplacer d une semaine à l autre Sommaire 39

40 Un prospecteur peut exporter les fiches d un «Commercial» Le Commercial ne voit que ses rendez-vous Cliquez sur l onglet «Statistiques» Choisissez la période : Jour, Semaine, Mois ou entre deux dates Cliquez sur «Exporter les rdv» Exportation du planning d un commercial Sommaire 40

41 Planning des commerciaux Fichier exporté CHAMP DESCRIPTION Commercial Date du rendez-vous Objet Client Adresse CP Ville Commentaires. Rendez-vous pris par Rendez-vous pris le Nom du commercial Date & Heure du rendez-vous Objet du rendez-vous Nom de la Société et du Contact (NOM Prénom) Adresse 1 & Adresse 2 de la société Code Postal de la société Nom de la ville de la société Commentaires des appels Nom de l utilisateur qui a pris le rendez-vous Date de prise du rendez-vous Sommaire 41

42 Exportation du fichier des rendez-vous Un prospecteur peut exporter les fiches d un «Commercial» Le Commercial ne voit que ses rendez-vous Cliquez sur l onglet «Statistiques» Choisissez la période : Jour, Semaine, Mois ou entre deux dates Cliquez sur l icône Excel pour afficher dans Excel la liste des rendez-vous dans la période choisie. Il y a un onglet par jour. Selon le fichier Excel utilisé à la base, il y a plus ou moins d information et de rendezvous par feuillet. Sommaire 42

43 Exemple de fichier spécifique des rendez-vous d un commercial Exportation du fichier des rendez-vous Ce fichier peut être changé par un autre fichier Excel dans lequel il faudra y intégrer avant les champs désirés par le client. Ceci s effectue avant livraison après la collecte des données. Les champs à afficher sont entourés d un $. Voir Paramètres. Sommaire 43

44 Statistiques Statistiques Sommaire 44

45 Statistiques Accès 1) Cliquez sur l onglet «Statistiques» 2) Choisissez l Utilisateur à observer ou [Tous] les utilisateurs 3) Choisissez la période : Jour, Semaine, Mois ou entre deux dates Sommaire 45

46 Répartition des états des appels en nombre et % Choisissez l utilisateur ou Tous et la période d observation Statistiques en nombre Sommaire 46

47 Répartition des appels par «objet d appel» en nombre et % Choisissez l utilisateur ou Tous et la période d observation Statistiques en nombre Sommaire 47

48 Statistiques en durée Phases des appels en durée et % Choisissez l utilisateur ou Tous et la période d observation Camembert des durées de Sonnerie, Conversation & d Inactivité En passant la souris dessus, vous voyez le cumul des durées de Sonnerie, Conversation & d Inactivité en Heures:Minutes:Secondes Sommaire 48

49 Statistiques Exportation du fichier des appels Cliquez sur «Exporter les appels» 1) Indiquez le répertoire de destination et le nom du fichier (format.csv) 2) Ouvrir le fichier avec MS-Excel ou OpenOffice-Calc (séparateur des colonnes «;») Sommaire 49

50 Statistiques Exportation du fichier des appels : définition des champs CHAMP DESCRIPTION Utilisateur Etat Date de l appel Type Client Date de sonnerie Tps de sonnerie Date de com. Tps de com. Commentaires Objet Rendez-vous Commercial Nom de l utilisateur Etat de l appel (Occupé, Absent, Accord, Sans suite, Faux numéro) Date & heure de l appel Appel Sortant ou Entrant Nom de la Société et du Contact (NOM Prénom) Date & heure du début de la sonnerie Durée de sonnerie Date & heure du début de la conversation Durée de conversation Commentaires des appels Objet des appels Date & Heure du rendez-vous Nom du commercial Sommaire 50

51 Annexe Annexe Sommaire 51

52 Annexe Temporisations Par défaut dans la base de données, la temporisation de ré-appel pour : 1) l occupation est de 5 mn 2) l absence est de 90 mn Ces tempo peuvent être modifiées au moment de la mise en service Définition des états d un appel Par défaut dans la base de données les états sont : Occupé, Absent, Accord, Sans suite, Faux numéro Il est possible d en ajouter d autre dans la base de données au moment de la mise en service Sommaire 52