ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS

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1 ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Août 2013

2 ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES Préambule PROCÉDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS Les documents dont il est question dans cette procédure, les modèles de contrats et les différents appels d offres sont disponibles sur l intranet ministériel à l adresse suivante : Les étapes du processus doivent être effectuées selon les principes de la Règle de gestion relative à la gestion contractuelle du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport. Une entente de services entre organismes gouvernementaux ne constitue pas un contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics, nous n avons donc pas besoin de rédiger de contrat. L entente de services doit être signée par le gestionnaire et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Le processus de paiement s effectue comme celui d une facture (à la demande du gestionnaire, le paiement peut s effectuer tel celui d un contrat, en faisant une demande d acquisition dans SAGIR). Le Registre de suivi des contrats de la Commission doit toujours être utilisé pour noter les dates d émission et de réception des documents échangés. Consigner dans le Registre de correspondance tous les échanges avec le fournisseur. Surtout, ne prendre aucune initiative et attendre les indications du gestionnaire. Première étape : Pertinence 1. S assurer de la pertinence de rédiger un contrat (voir le document intitulé Règle relative à la gestion contractuelle du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport ou l aidemémoire de cette règle) Deuxième étape : Engagement financier dans le système SAGIR 1. Le responsable des contrats (RC) élabore une «demande d acquisition (DA) hors catalogue» à partir du module Libre-service acquisition (LSA). Il joint à sa demande le projet de contrat et ses annexes. 2. Le gestionnaire doit approuver la «DA hors catalogue» à partir de son accès à SAGIR. 3. Un agent acheteur de la Direction des ressources matérielles (DRM) crée un bon de commande. Il remet un numéro de contrat au RC, lequel doit être écrit dans le pied de page du document, inséré dans le titre du fichier électronique sauvegardé et inscrit au registre de suivi des contrats. Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 1

3 Troisième étape : Vérifications suivant l obtention du numéro de contrat 1. Le RC vérifie que le numéro de contrat apparaît sur toutes les pages et annexes du contrat et s assure que le numéro d engagement est le même. 2. Le RC vérifie la pagination sur le contrat et les annexes. 3. Le RC vérifie s il y a autant de lignes pour les initiales dans les bas de page qu il y a de signataires à la fin du contrat. 4. Le RC regarde attentivement la numérotation des articles, les puces, les lettres, les chiffres, les espaces insécables et la ponctuation. 5. Le RC vérifie l alignement des marges. 6. Le RC vérifie s il y a toutes les annexes mentionnées au contrat et que leur numérotation correspond à celle indiquée au contrat. 7. Après avoir effectué toutes les vérifications pertinentes, le RC fait imprimer le nombre de copies requises pour signature (originaux) en fonction du nombre de signataires. 8. En guise de repères pour les signataires, le RC colle des «mains jaunes» aux endroits prévus pour les initiales et les signatures requises. Quatrième étape : Signature du gestionnaire 1. Le RC prépare une lettre de transmission au contractant sous la signature du gestionnaire afin de transmettre les originaux du contrat au contractant pour obtenir sa signature. Ne pas oublier d inscrire les pièces jointes (p. j.) sur la lettre. 2. Le RC fait approuver et signer la lettre de transmission ainsi que toutes les copies du contrat par le gestionnaire. 3. Le RC inscrit la date de la signature du gestionnaire au registre de suivi des contrats. Cinquième étape : Signature du contractant 1. Le RC envoie par Purolator ou Dicom (selon préférences) les originaux du contrat au contractant pour obtenir sa signature (ne pas oublier de joindre la lettre de transmission). Puis, il inscrit la date de l envoi au registre de suivi des contrats. 2. Le RC doit faire un suivi auprès du contractant s il n a pas reçu les copies signées dans les 10 jours ouvrables. Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 2

4 3. Le RC inscrit la date de réception de la signature du contractant au registre de suivi des contrats. 4. Le RC numérise le contrat signé par toutes les parties et l enregistre dans le dossier électronique prévu à cet effet. 5. Le RC fait imprimer deux copies du contrat signé et les classe dans les dossiers prévus à cet effet, à savoir le dossier général des contrats et le dossier lié au contrat. Sixième étape : Paiement et classement 1. Le RC envoie l original du contrat à la Direction des ressources financières, et, le cas échéant, il indique qu il y a une facture à payer. 2. Les documents reçus, utilisés ou produits (soumissions, appels d offres, tableaux comparatifs, etc.) pour élaborer le contrat ne sont pas envoyés à la Direction des ressources financières, mais conservés au Secrétariat de la Commission dans un dossier prévu à cet effet (voir plan de classement). 3. Le RC fait la mise à jour du registre de suivi des contrats de la CEST en vérifiant que toutes les données déjà inscrites sont justes et y ajoute les données manquantes. 4. Le RC maintient constamment à jour le Fichier ministériel des contrats et complète les tableaux au fur et à mesure de la signature des contrats (voir le Guide à l intention des unités administratives dans le cadre de la mise à jour du fichier ministériel des contrats) 5. Le RC détruit les documents contenant des renseignements personnels des contractants. 6. Dossier terminé. Addenda Un addenda doit suivre exactement le même processus que celui d un contrat. Préparé par JKMT le 12 août 2013 Approuvé par NB le 13 août 2013 Page 3

5 ANNEXES Août 2013

6 Gestion contractuelle - Tableau résumé selon les variables Type de contractant Catégories d acquisition Montant estimé du contrat (Seuil d appel d offres) Autorisation requise Contrat de services 0 $ à ,99 $ = Gré à gré $ à ,99 $ = AO sur invitation $ et plus = AO public Sous-ministre Entreprises Contrat d approvisionnement 0 $ à 4 999,99 $ = Gré à gré $ à ,99 $ = AO sur invitation $ et plus = AO public (achat mandaté DGACQ) Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements 1 Sous-ministre Personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle Contrat de services Gré à gré Possibilité d appel d offres sur invitation avec un contractant de même nature Le montant cumulatif des contrats ne doit pas dépasser $ par personne physique pour l ensemble du Ministère pour une même année financière Si la personne atteint $ pour une année et se voit octroyer un contrat pour des mandats similaires l année suivante Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements Conseil du trésor Montant égal ou supérieur à $ Sous-ministre Organismes à but non lucratif Contrat de services Gré à gré Possibilité d appel d offres sur invitation avec un contractant de même nature Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements Conseil du trésor Montant égal ou supérieur à $ Organismes publics Contrat de services Gré à gré Aucune Version Tous les cas prévus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements sont énumérés à la section du Guide administratif en matière de gestion contractuelle

7 Aide-mémoire - Gestion contractuelle 1. Principes de gestion contractuelle 2. Seuil d appel d offres 1. La transparence dans le processus contractuelle 2. Le traitement intègre et équitable des concurrents (équité) 3. La possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d offres du Ministère (accessibilité) Contrat de services professionnels et de nature technique Moins de $ = Gré à gré $ à $ = Appel d offres sur invitation d au moins 3 fournisseurs $ et + = Appel d offres public Contrat d approvisionnement (achat de biens) Moins de $ = Gré à gré $ à $ = Appel d offres sur invitation d au moins 3 fournisseurs $ et + = Appel d offres public (Achat mandaté par la DGACQ) L attribution d un contrat à une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle doit demeurer un régime contractuel d exception. La méthode de calcul de la rémunération ainsi qu une justification du choix de la personne doit être jointe au contrat. 3. Contrat avec une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle Contrat < $ : Le montant cumulatif ne doit pas dépasser $ par personne pour l ensemble du Ministère par année financière. Si la personne atteint ce niveau pour une année se voit octroyer un contrat pour des mandats similaires l année suivante, une autorisation de la sous-ministre est requise avant de procéder à l octroi. Contrat $ : Autorisation requise du Conseil du trésor 4. Contrat avec un organisme à but non lucratif (OBNL) Contrat $ : Autorisation requise du Conseil du trésor Un supplément à un contrat doit être accessoire et ne doit pas changer la nature même du contrat. 5. Supplément à un contrat Contrat < $ : Le montant total du contrat, incluant le supplément, ne doit pas dépasser un seuil d appel d offres établi ou faire en sorte de se soustraire à toute autre obligation. Contrat $ : Autorisation requise de la sous-ministre lorsque le total des dépenses supplémentaires excède 10 % du montant original. 6. Appel d offres sur invitation 7. Modalités d évaluation dans le cadre d un appel d offres L appel d offres sur invitation doit se faire auprès d au moins trois (3) fournisseurs. Le tableau d analyse des soumissions ainsi que les copies des soumissions doivent être annexés au contrat d approvisionnement ou de services. Lors d un appel d offres sur invitation comportant une évaluation de la qualité, le processus doit être supervisé par un secrétaire de comité de sélection de la Direction des ressources matérielles (DRM). Un minimum de trois (3) critères d évaluation est nécessaire et la pondération maximale pour un critère d évaluation est de 50 %. Le coefficient d ajustement de la qualité est fixé à 15 %. L utilisation d une valeur supérieure à 15 % doit être autorisée par la sous-ministre, mais cette valeur ne peut excéder 30 %. 1 DRM, 8 juin 2011

8 Aide-mémoire - Gestion contractuelle 8. Autorisation du gestionnaire Les contrats doivent toujours être autorisés par le gestionnaire responsable avant que la commande soit faite pour l obtention d un produit ou d un service. 9. Morcellement de contrats Les contrats ne doivent pas être morcelés dans le but d éviter le recours aux appels d offres ou de se soustraire à toute autre obligation. 10. Regroupement d achats Lorsqu un regroupement d achats a été négocié par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) pour les biens ou services désirés, il doit être utilisé. 11. Distinction entre contrat de services et contrat de travail 12. Copie originale signée du contrat 13. Contrat inférieur à $ 14. Description du mandat Lorsqu un contrat de services est conclu avec un fournisseur, le gestionnaire a la responsabilité de s assurer qu il ne s agit pas d un contrat de travail. Le fournisseur doit avoir le libre choix des moyens d exécution du contrat et il n existe entre lui et le représentant de l organisme aucun lien de subordination quant à son exécution. Une copie papier signée en version originale de tout contrat doit être remise à la Direction des ressources matérielles (DRM). La signature du prestataire de services est obligatoire pour tout contrat de services supérieur à $. Il n est pas requis de produire un contrat pour toute transaction inférieure à $ sauf s il s agit d un contrat avec un individu. Le mandat ou le devis doit être décrit avec la plus grande exactitude possible. Le besoin, les biens livrables, les résultats attendus et l échéancier sont clairement définis de façon à permettre au fournisseur d évaluer adéquatement toute la portée du mandat et de soumettre une offre établie sur une base forfaitaire. Lorsque les besoins ne peuvent être définis avec suffisamment de précision, l unité administrative doit s assurer que l attribution d un contrat sur une base horaire est privilégiée et qu une enveloppe maximale de temps ou d honoraires est convenue entre les parties. 15. Attestation de Revenu Québec 16. Méthode de calcul des honoraires ou de la rémunération lors d un contrat sans appel d offres 17. Accès à des renseignements personnels Tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure à $ doit être conclu avec un fournisseur qui a obtenu une attestation de Revenu Québec. Le fournisseur doit transmettre l attestation avec sa soumission suite à un appel d offres ou avant la conclusion du contrat pour un contrat de gré à gré. L attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date limite de réception des soumissions ou, s il s agit d un contrat de gré à gré, plus de 90 jours avant la date d attribution du contrat. Pour une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle : le salaire équivalent dans la fonction publique ou dans un organisme du secteur public, majoré de 20 % pour tenir compte des avantages sociaux. «salaire annuel divisé par heures multiplié par 1,2». Si cette personne physique est une retraitée du secteur public, la rémunération telle qu établie précédemment est par la suite réduite d'un montant équivalent à la moitié de la rente de retraite qu'elle reçoit de l'état. «rente de retraite annuelle divisée par heures divisée par 2». Pour des services professionnels non réglementés : le taux négocié doit se rapprocher le plus possible du taux payé pour des services similaires sur le marché (entreprise privée, organisations gouvernementales canadiennes ou nord-américaines, etc.) ou, en l'absence de similarités, le tarif en vigueur pour les architectes. Lorsque le fournisseur a accès à des renseignements personnels, le projet d appel d offres et/ou de contrat doit être validé par la Direction de l accès à l information et des plaintes (DAIP). L unité administrative doit joindre au contrat les formulaires Annexes A, B et C. 2 DRM, 8 juin 2011

9 ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES RÉSUMÉ DE LA PROCÉDURE ADMINISTRATIVE SELON LE MODE DE SOLLICITATION Contrat conclu de gré à gré Contrat par appel d offres sur invitation (prix uniquement) Contrat par appel d offres public 1 Commande de biens / Demande d exécution Supplément à un contrat de services Achat mandaté par la Direction générale des acquisitions (DGACQ) À noter : Les différentes étapes du processus doivent être effectuées selon les principes de la Règle de gestion relative à la gestion contractuelle du Ministère. Les documents types d appel d offres et de contrats sont disponibles sur l intranet ministériel à l adresse suivante : Lorsque le contractant a accès à des renseignements personnels, le document d appel d offres et/ou le contrat doivent être validés par la Direction de l accès à l information et des plaintes (DAIP). Contrat conclu de gré à gré Contrat attribué suite à une sollicitation directe avec le fournisseur/prestataire de services 1. Rédaction du contrat par le secteur concerné à partir des documents types de la Direction des ressources matérielles (DRM) 2. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une demande d acquisition (DA) hors catalogue par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module Libre-service acquisition (LSA). L émetteur/réceptionnaire doit joindre à la demande le projet de contrat et ses annexes b. Approbation électronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire c. Création du bon de commande (BC) par un agent acheteur de la DRM. L agent acheteur remet un numéro de contrat au secteur concerné qui doit être inscrit sur le contrat 3. Validation du contrat par la DRM 4. Signature du contrat par les parties et remise d une copie originale à la DRM 5. Gestion du contrat a. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement DRM, 8 juin 2011

10 Contrat par appel d offres sur invitation (prix uniquement) Contrat attribué suite à un appel à la concurrence auprès d au moins trois fournisseurs/prestataires de services au choix du secteur concerné 1. Rédaction du document d appel d offres par le secteur concerné à partir des documents types de la DRM 2. Validation du document d appel d offres par la DRM (obligatoire pour tout montant supérieur à $) 3. Lancement de l appel d offres auprès d au moins trois fournisseurs/prestataires de services au choix du secteur concerné 4. Réunion d information (facultatif) 5. Réception et ouverture des offres 6. Rédaction du contrat par le secteur concerné à partir des documents types de la DRM 7. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une DA hors catalogue par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module LSA. L émetteur/réceptionnaire doit joindre à la demande le projet de contrat et ses annexes b. Approbation électronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire c. Création du BC par un agent acheteur de la DRM. L agent acheteur remet un numéro de contrat au secteur concerné qui doit être inscrit sur le contrat 8. Validation du contrat par la DRM 9. Signature du contrat par les parties et remise d une copie originale à la DRM 10. Gestion du contrat a. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement Contrat par appel d offres public Contrat attribué suite à un appel à la concurrence sur les marchés publics par l intermédiaire du système électronique d appel d offres (SEAO). Le processus est supervisé par le secrétaire du comité de sélection de la DRM. 1. Contacter le responsable des contrats de la DRM 2. Consultation syndicale par l intermédiaire de la Direction des ressources humaines (DRH), au moins 30 jours avant le lancement de l appel d offres 3. Rédaction du document d appel d offres par le secteur concerné à partir des documents types de la DRM 4. Validation du document d appel d offres par la DRM 5. Nomination des membres du comité de sélection 6. Lancement de l appel d offres sur les marchés publics par l intermédiaire du SEAO 7. Réunion d information (facultatif) 6. Réception et ouverture des offres 7. Évaluation individuelle des offres par les membres du comité de sélection 8. Tenue du comité de sélection et choix du prestataire de services 9. Rédaction du contrat par le secteur concerné à partir des documents types de la DRM 10. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une DA hors catalogue par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module LSA. L émetteur/réceptionnaire doit joindre à la demande le projet de contrat et ses annexes b. Approbation électronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire DRM, 8 juin 2011

11 c. Création du BC par un agent acheteur de la DRM. L agent acheteur remet un numéro de contrat au secteur concerné qui doit être inscrit sur le contrat 11. Validation du contrat par la DRM 12. Signature du contrat par les parties et remise d une copie originale à la DRM 13. Gestion du contrat a. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement Commande de biens / Demande d exécution Acquisition de biens et services effectuée à partir d une entente permanente négociée par la Direction générale des acquisitions (DGACQ) du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) 1. Le secteur doit consulter le portail d approvisionnement de la DGACQ afin d obtenir les termes et les modalités de l entente négociée. Vous pouvez consulter le portail d approvisionnement à l adresse suivante : Code utilisateur : EDUL1 Mot de passe : EDUL1 2. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une DA cataloguée par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module LSA b. Approbation électronique de la DA cataloguée par le gestionnaire c. Création automatique du BC par un agent acheteur de la DRM. Le BC est acheminé dans le GIR-Avis de l émetteur/réceptionnaire en format PDF 3. Envoi du BC au fournisseur/prestataire de services 4. Gestion du contrat a. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement Supplément à un contrat de services Dépense monétaire supplémentaire reliée à un contrat de services 1. Rédaction du supplément par le secteur concerné à partir des documents types de la DRM 2. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une DA hors catalogue par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module LSA. L émetteur/réceptionnaire doit joindre à la demande le projet de supplément b. Approbation électronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire c. Ajout du supplément par un agent acheteur de la DRM au BC. L agent acheteur confirme l ajout du supplément à l émetteur/réceptionnaire 3. Validation du supplément par la DRM 4. Signature du supplément par les parties et remise d une copie originale à la DRM 5. Gestion du supplément a. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement DRM, 8 juin 2011

12 Achat mandaté par la DGACQ Acquisition dont la DGACQ est mandatée pour effectuer le processus d acquisition pour les ministères et organismes publics. Cette procédure s applique au contrat d approvisionnement et de services d impression dont le montant est supérieur à $. 1. Élaboration du besoin (devis technique) par le secteur concerné 2. Engagement financier dans le système SAGIR a. Élaboration d une DA hors catalogue par l émetteur/réceptionnaire du secteur concerné à partir du module LSA. L émetteur/réceptionnaire doit joindre à la demande le devis technique b. Approbation électronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire c. Envoi de la DA par un agent acheteur de la DRM à la DGACQ d. Traitement de la DA par le chargé de projet de la DGACQ e. Création du BC par un agent acheteur de la DRM et envoi d une confirmation à l émetteur/réceptionnaire du secteur suite à la réception du contrat signé de la DGACQ 3. Gestion du contrat b. Réception des biens et services dans le LSA par l émetteur/réceptionnaire pour la mise en paiement DRM, 8 juin 2011

13 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle Ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport Rédigée par la Direction des ressources matérielles

14 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 1. Objet L'octroi de contrats d'approvisionnement et de services professionnels et techniques par le ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport (MELS). 2. Résultat recherché La présente règle de gestion vise à promouvoir les principes de la Loi sur les contrats des organismes publics : 1. la transparence dans le processus contractuel; 2. le traitement intègre et équitable des concurrents; 3. la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d offres des organismes publics; 4. la mise en place de procédures efficaces en matière de développement durable et d environnement; 5. la mise en œuvre de système d assurance de la qualité; 6. la reddition de comptes fondée sur l imputabilité des dirigeants d organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics. 3. Champ d'application La présente règle de gestion s applique à tous les contrats d approvisionnement et de services conclus par les unités administratives du MELS avec les fournisseurs 1 suivants : Fournisseurs visés par la Loi sur les contrats des organismes publics et de ses règlements : personne morale de droit privé à but lucratif; société en nom collectif, en commandite ou en participation; entreprise individuelle (travailleur autonome); entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées. Fournisseurs visés par la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics : personne morale de droit privé à but non lucratif (OBNL) ; personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle. La règle de gestion ne s applique pas aux ententes conclues avec un organisme public. Sont considérés comme des organismes publics : le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères, les organismes gouvernementaux, les organismes municipaux, les organismes scolaires et les établissements de santé ou de services sociaux. Note 1 : Aux fins de la présente règle de gestion, le terme «fournisseur» désigne un fournisseur de bien ou un prestataire de services. Page 2

15 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 4. Encadrement légal et administratif La présente règle de gestion est encadrée par : la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) ; le Règlement sur les contrats d approvisionnement (RCA) ; le Règlement sur les contrats de services (RCS) ; le Règlement sur les contrats de travaux de construction (RCTC) ; la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics; la Politique de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes des organismes publics; la Politique de gestion contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures dans les processus d appel d offres des contrats des organismes publics; la Politique de gestion contractuelle concernant les frais de déplacement des personnes engagées à honoraires; toutes autres règles, procédures ou guides relatifs aux contrats apparaissant au Recueil des politiques de gestion du Conseil du trésor. 5. Définitions Appel d offres public : appel à la concurrence entre plusieurs fournisseurs sur les marchés publics au moyen du système électronique d'appel d'offres (SÉAO). Appel d offres sur invitation : appel à la concurrence auprès d au moins trois fournisseurs choisis par le secteur concerné. Contrat d approvisionnement : achat ou location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d installation, de fonctionnement ou d entretien de biens. Contrat de services professionnels : contrat de services reliés à la conception, à la création, à la recherche, à l analyse ou à la rédaction. Contrat de services de nature technique : contrat de services autre que des services professionnels. Contrat de travaux de construction : contrat pour lequel l entreprise doit être titulaire de la licence requise par la Régie du bâtiment du Québec. Page 3

16 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 6. Principes directeurs 6.1 Principes généraux L attribution d un contrat doit être effectuée dans le respect de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements et des politiques de gestion en découlant, ainsi que de la présente règle de gestion. Les contrats doivent toujours être autorisés par le gestionnaire responsable avant que la commande soit faite pour l obtention d un produit ou d un service. Les contrats ne doivent pas être morcelés de quelque manière que ce soit (mandat, durée, etc.) dans le but d éviter le recours aux appels d offres ou de se soustraire à toute autre obligation. Le gestionnaire devra fournir une justification à la Direction des ressources matérielles (DRM) lorsque le cumul des contrats attribués à un même fournisseur et présentant des similitudes entre eux dépasse les seuils d appel d offres. Lorsqu un regroupement d achats a été négocié par le Centre de services partagés du Québec pour les biens ou services désirés, il doit être utilisé. Lorsqu un contrat de services est conclu avec un fournisseur, le gestionnaire concerné a la responsabilité de s assurer qu il ne s agit pas d un contrat de travail. Le fournisseur s engage à fournir un service défini moyennant rémunération. Le fournisseur doit avoir le libre choix des moyens d exécution du contrat et il n existe entre lui et le représentant de l organisme aucun lien de subordination quant à son exécution. Tout document d appel d offres publics et sur invitation dont le montant estimé des travaux est supérieur à $ doit être validé par la DRM, et ce, avant le lancement de l appel d offres. Une copie papier signée en version originale de tout contrat doit être remise à la DRM. La signature du fournisseur est obligatoire pour tout contrat de services supérieur à $. Il n est pas requis de produire un contrat pour toute transaction inférieure à $ sauf s il s agit d un contrat avec un individu. Les acquisitions de matériels et de logiciels informatiques et bureautiques doivent être effectuées par la Direction générale des technologies de l information (DGTI) afin d assurer un suivi adéquat de l inventaire des équipements informatiques du MELS. 6.2 Principes concernant la description du mandat Le mandat ou le devis doit être décrit avec la plus grande exactitude possible. Le besoin, les biens livrables, les résultats attendus et l échéancier sont clairement définis de façon à permettre au fournisseur d évaluer adéquatement toute la portée du mandat et de soumettre une offre établie sur une base forfaitaire. Lorsque les besoins ne peuvent être définis avec suffisamment de précision, l unité administrative doit s assurer que l attribution d un contrat sur une base horaire est privilégiée et qu une enveloppe maximale de temps ou d honoraires est convenue entre les parties. Afin d assurer un meilleur suivi dans les cas où il est difficile de bien circonscrire la nature des services requis ou encore, lorsque ces mêmes services ne peuvent être décrits avec la meilleure précision, le contrat devra prévoir les clauses suivantes afin d éviter que sa réalisation ne fasse l objet de suppléments importants : Lorsque les heures ou les honoraires engagés atteignent 80 % de l enveloppe maximale convenue pour le contrat, le fournisseur doit aviser le Ministère et l informer du respect ou non de cette enveloppe pour l achèvement du contrat; Page 4

17 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle Lorsque les heures ou les honoraires engagés atteignent 100 % de l enveloppe maximale convenue pour le contrat, le fournisseur doit suspendre tous les travaux et en aviser le Ministère dans les plus brefs délais. 6.3 Principes concernant les modes d attribution des contrats et les seuils Tout contrat doit être attribué selon les modes d adjudication et les seuils présentés à l annexe 1 de la présente règle de gestion. Malgré ces seuils, il est toujours souhaitable de procéder par appel d offres afin de placer les fournisseurs en concurrence, bénéficier des meilleurs prix possibles et faire preuve d une plus grande transparence. 6.4 Principes concernant certaines conditions d admissibilité d un fournisseur Tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure à $ doit être conclu avec un fournisseur qui a obtenu une attestation fiscale de Revenu Québec. Le fournisseur doit transmettre l attestation au Ministère avec sa soumission si l adjudication du contrat se fait suite à un appel d offres ou avant la conclusion du contrat si son attribution se fait de gré à gré. L attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date limite de réception des soumissions ou, s il s agit d un contrat de gré à gré, plus de 90 jours avant la date d attribution du contrat. Tout fournisseur désirant faire affaire avec le gouvernement doit posséder au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. 6.5 Principes concernant la méthode de calcul des honoraires ou de la rémunération Lors de l attribution d un contrat sans appel d offres, il est souhaitable que la rémunération sur une base horaire pour des services professionnels non réglementés, ou la rémunération d une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle, soit établie de la façon décrite ci-dessous : o Pour une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle : le salaire équivalent dans la fonction publique ou dans un organisme du secteur public, majoré de 20 % pour tenir compte des avantages sociaux, selon la méthode de calcul suivante : salaire annuel divisé par heures multiplié par 1,2. Si cette personne physique est une retraitée du secteur public, la rémunération telle qu établie précédemment est par la suite réduite d'un montant équivalent à la moitié de la rente de retraite qu'elle reçoit de l'état, selon la méthode de calcul suivante : rente de retraite annuelle divisée par heures divisée par 2. o Pour des services professionnels non réglementés : le taux négocié doit se rapprocher le plus possible du taux payé pour des services similaires sur le marché (entreprise privée, organisations gouvernementales canadiennes ou nordaméricaines, etc.) ou, en l'absence de similarités, le tarif en vigueur pour les architectes. Page 5

18 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 6.6 Principes concernant les modalités d évaluation dans le cadre d un appel d offres Lorsqu une évaluation de la qualité est requise dans le cadre d un appel d offres, un minimum de trois critères d évaluation est nécessaire et la pondération maximale pour un critère d évaluation est de 50 %. Lorsqu un appel d offres exige une évaluation qualité/prix, le coefficient d ajustement de la qualité est fixé à 15 %. L utilisation d une valeur supérieure à 15 % doit être autorisée par la sous-ministre, mais cette valeur ne peut excéder 30 %. 6.7 Principes concernant les dépenses supplémentaires Un supplément à un contrat de services doit être considéré comme étant un accessoire et ne doit pas changer la nature même du contrat. Le gestionnaire doit fournir à la DRM le montant du supplément, la raison du supplément et une autorisation selon le plan de délégation. Le montant total du contrat, incluant le supplément, ne doit pas dépasser un seuil d appel d offres établi à l annexe 1 ou faire en sorte de se soustraire à toute autre obligation. Dans le cas d un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d appel d offres public, l autorisation de la sous-ministre est requise lorsque le total des dépenses supplémentaires excède 10 % du montant original. 6.8 Principes concernant les contrats par appel d offres sur invitation L appel d offres sur invitation doit se faire auprès d au moins trois fournisseurs. Le mode de réponse des soumissions peut être une télécopie ou un envoi postal. Lorsqu il y a appel d offres sur invitation, le Tableau d analyse des soumissions ainsi que les copies des soumissions doivent être annexés à la version originale signée du contrat d approvisionnement ou de services qui est transmise à la DRM pour classement. La copie de la soumission doit inclure les informations suivantes : le nom du fournisseur, le numéro de dossier, le prix soumis et la date de réception de la soumission. Lors d un appel d offres sur invitation comportant une évaluation de la qualité, les modalités de fonctionnement des comités de sélection prévues à la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics doivent être appliquées. La présence d un membre externe au MELS n est cependant pas obligatoire. 6.9 Principes concernant les contrats conclus avec une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle Une personne physique est considérée comme n exploitant pas une entreprise individuelle si elle ne réunit pas l ensemble des conditions énumérées à l annexe 2. L attribution d un contrat à une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle doit demeurer un régime contractuel d exception. Le montant cumulatif des contrats ne doit pas dépasser $ par personne physique pour l ensemble du Ministère pour une même année financière. Si la personne qui atteint ce niveau pour une année se voit octroyer un contrat pour des mandats similaires l année suivante, une autorisation de la sous-ministre est requise avant de procéder à l octroi. L autorisation du Conseil du trésor est requise lors de l attribution d un contrat à une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle dont le montant est égal ou supérieur à $. Page 6

19 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle Lors de l attribution d un contrat à une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle, le gestionnaire doit joindre au contrat la méthode de calcul de la rémunération ainsi qu une justification du choix de la personne physique Principes concernant les contrats conclus avec un retraité de la fonction publique Avant d adjuger un contrat à un retraité en affaires ou à un retraité représenté par une entreprise, les gestionnaires doivent s assurer que ce retraité ne sera pas placé dans une situation où il y aura conflit entre son intérêt personnel et les responsabilités liées au contrat. Le Ministère recommande un délai de deux ans, suivant la date de fin d emploi, s il y a risque de conflit d intérêts. Pour les contrats avec un retraité non en affaire, les principes des contrats conclus avec une personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle au point 6.9 s appliquent. Le Ministère ne peut octroyer de contrats à des préretraités pour cause de double rémunération Principes concernant les contrats conclus avec une personne morale de droit privé à but non lucratif (OBNL) Lorsqu un OBNL est le seul apte à répondre au besoin, le contrat peut lui être attribué de gré à gré. Lorsque plusieurs OBNL peuvent répondre au besoin, il est souhaitable de procéder par appel d offres sur invitation auprès de ces organismes. Lorsque les activités d un OBNL sont en concurrence avec celles de fournisseurs, le Ministère doit procéder à une analyse du secteur visé en identifiant le bassin potentiel d entreprises privées en concurrence avec cet organisme, la nature des services offerts par chacun et l importance que représentent les contrats de l organisme public et du gouvernement pour assurer la viabilité de ces entreprises. Selon le résultat de cette analyse, le nombre de contrats attribués sans appel d offres à cet OBNL devrait respecter un équilibre raisonnable dans la répartition et la valeur des contrats octroyés par le Ministère aux entreprises privées et aux OBNL. L autorisation du Conseil du trésor est requise lors de l attribution d un contrat à un OBNL dont le montant est égal ou supérieur à $ Principes concernant l accès à des renseignements personnels Pour les mandats dont l exécution nécessite l accès à des renseignements personnels, le gestionnaire doit respecter les formalités suivantes : 1. Avant la diffusion d un document d appel d offres ou avant la signature de tout contrat ou de tout mandat, un avis de conformité doit être obtenu de la Direction de l accès à l information et des plaintes (DAIP). 2. Pour obtenir l avis de conformité, le projet de contrat ou de mandat doit remplir certaines conditions : contenir les clauses de protection des renseignements personnels, être accompagné des annexes qui y sont prévues ainsi que de la demande d inscription au Registre des renseignements personnels en format électronique. 3. Avant son exécution, une copie du contrat ou du mandat conclu doit être transmise à la DAIP. Page 7

20 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 4. Sur demande, il est important d être en mesure de fournir à la DAIP une copie des annexes «Engagement à la confidentialité» et, au terme du contrat, une copie du formulaire «Attestation de disposition des renseignements personnels» Principe concernant la sécurité de l information et l utilisation du courriel, des collecticiels et des services d Internet par le fournisseur Tout document d appel d offres ou tout contrat octroyé de gré à gré visant à obtenir des services professionnels doit comporter, en plus des conditions générales usuelles, une condition générale complémentaire mentionnant que le fournisseur s engage à respecter la Politique de sécurité de l information et les règles de conduite énoncées dans la Règle de gestion ministérielle sur l utilisation du courriel, des collecticiels et des services d Internet. 7. Rôle et responsabilités des intervenants 7.1 Gestionnaires : S assurer que la démarche d octroi de contrats qu ils appliquent au sein de leurs unités administratives respecte la Loi sur les contrats des organismes publics, les règlements et les politiques de gestion en découlant, ainsi que la présente règle de gestion ; Être en mesure de rendre comptes de la démarche d octroi de contrats qu ils appliquent et des contrats qu ils attribuent; Autoriser les contrats et les modifications aux contrats pour lesquels leur approbation est requise. 7.2 Direction des ressources matérielles : S assurer de la conformité des contrats en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements et politiques en découlant, et de la présente règle de gestion; Agir comme conseiller et formateur pour les unités administratives en matière de gestion contractuelle; Assumer le rôle de secrétaire de comité de sélection; Gérer le processus d attribution des contrats par appel d offres public ainsi que les contrats par appel d offres sur invitation prévoyant une évaluation de la qualité; Assurer la publication, à l intérieur du SEAO, des renseignements requis en vertu de la Loi et des règlements ; Préparer les déclarations annuelles au Conseil du trésor requises en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements et des politiques en découlant; Compiler et tenir à jour l information concernant tous les contrats conclus par le Ministère; Conserver une copie originale de tous les contrats octroyés par le MELS; Assurer la reddition de comptes auprès de la sous-ministre. Page 8

21 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 7.3 Direction de l accès à l information et des plaintes : Conseiller et soutenir les gestionnaires afin d assurer le respect des obligations et des responsabilités découlant de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1). S assurer de la conformité des contrats en vertu de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1); S assurer que les communications de renseignements personnels font l objet d une inscription au Registre des renseignements personnels ; S assurer que chacun des prestataires de services avec lesquels le Ministère transige s engage à respecter les règles de conduite énoncées dans la Politique de sécurité de l information. 7.4 Direction générale des technologies de l information : Mettre en place des mesures visant à s assurer que chacun des prestataires de services avec lesquels le Ministère transige s engage à respecter les règles de conduite énoncées dans la Règle de gestion ministérielle sur l utilisation du courriel, des collecticiels et des services d Internet. 7.5 Sous-ministre : Approuver les principes, les rôles et les responsabilités des intervenants du MELS en matière de gestion contractuelle; Autoriser les situations pour lesquelles son approbation est requise en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements et des politiques de gestion en découlant, ainsi que de la présente règle de gestion; Déclarer annuellement au Conseil du trésor les informations requises en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, des règlements et des politiques en découlant. 8. Processus Les unités administratives doivent s assurer du respect du Guide administratif en matière de gestion contractuelle selon le mode d attribution des contrats. 9. Reddition de comptes Dans les cas de non-conformité à la Loi sur les contrats des organismes publics, aux règlements et aux politiques en découlant, ou à la présente règle de gestion, la DRM transmet un avis au gestionnaire concerné l informant des raisons pour lesquelles le document est considéré comme non conforme. Lorsque la situation ne peut être corrigée, l avis est compilé dans un rapport sur le suivi de la gestion des contrats qui est transmis trimestriellement à la sous-ministre. Un rapport faisant état des contrats de services professionnels entre $ et $ attribués sans appel d offres et par appel d offres sur invitation est également transmis à la sous-ministre trimestriellement. Page 9

22 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle 10. Entrée en vigueur La présente règle entre en vigueur à la date de son approbation par la sous-ministre de l'éducation, du Loisir et du Sport. Approbation : La sous-ministre et les membres du BSM Date : 8 juin 2011 Révision : La Direction des ressources matérielles Page 10

23 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle Annexe 1 Seuil d appel d offres Contrat d approvisionnement Montant du contrat Moins de $ $ à $ Mode d adjudication Gré à gré Appel d offres sur invitation auprès d au moins trois (3) fournisseurs $ et plus 1 Appel d offres public (achat mandaté par la DGACQ) Contrat de services et travaux de construction Montant du contrat Moins de $ $ à $ Mode d adjudication Gré à gré Appel d offres sur invitation auprès d au moins trois (3) fournisseurs $ et plus Appel d offres public 1 Inclus les services d impression Page 11

24 Règle de gestion relative à la gestion contractuelle Annexe 2 Personne physique n exploitant pas une entreprise individuelle Une personne physique est considérée exploiter une entreprise individuelle si elle dispose entièrement du pouvoir de décider de son fonctionnement et si son activité réunit les conditions suivantes : 1 elle s inscrit dans le cadre d un plan d affaires, même non écrit, qui reflète les objectifs économiques de l entreprise et en fonction duquel elle est organisée; 2 elle comporte un certain degré d organisation matérielle, laquelle n a pas besoin d être importante mais qui traduit bien la volonté de la personne d avoir recours à des biens ou le recours à d autres personnes dans la poursuite d une fin particulière; 3 elle implique une volonté de continuité dans le temps, c est-à-dire la répétition d actes, excluant ainsi la réalisation d actes occasionnels ou isolés; 4 elle est d ordre économique, c est-à-dire qu elle consiste en la fourniture de services à caractère commercial (telle une activité commerciale traditionnelle, artisanale ou agricole) ou civil (tel l exercice d une profession libérale ou autre), ce qui exclut ainsi l activité exercée à des fins sociales, charitables ou bénévoles; 5 elle implique l existence d autres intervenants économiques réceptifs aux services offerts par l entreprise, généralement définis comme une clientèle, un achalandage ou un marché, et la présence d une valeur économique ou d un bénéfice directement attribuable aux efforts de la personne physique. Une personne physique dont l activité ne réunit pas l ensemble de ces conditions est considérée comme une personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle. Page 12

25 Guide à l'intention des unités administratives Dans le cadre de la mise à jour du fichier ministériel des contrats en vue de l Étude de crédits annuelle TITRE Une description d'un maximum de 30 mots étant un reflet de l'objet du contrat. Cette description doit débuter par un verbe d action. Si des abréviations sont inscrites, elles doivent être éclatées et placées entre parenthèses. Ex : Ministère du Développement économique, de l'innovation et de l'exportation (MDEIE). DESCRIPTION SOMMAIRE Précisions et détails permettant une meilleure compréhension de l'objet du contrat. RAISON DU CHOIX DU PRESTATAIRE DE SERVICES (FOURNISSEUR) Objectif : Connaître la raison pour laquelle un contrat a été attribué à ce prestataire de services (fournisseur) plutôt qu'à un autre. EXEMPLES : Le prestataire de services (fournisseur) a remporté l'appel d'offres Précisez sous quel critère (ex : meilleur résultat au niveau du prix seulement, meilleur résultat au niveau de la qualité et du prix, seul prestataire de services (fournisseur) ayant soumis une offre conforme ) Expertise particulière ou unique de ce prestataire de services (fournisseur) Précisez de quel type d'expertise il s'agit (ex : connaissance d'un domaine particulier, droits d'auteur, licences, garanties, etc.) Disponibilité du prestataire de services (fournisseur) Précisez de quel type de disponibilité il s'agit (ex : seul prestataire de services (fournisseur) en mesure d'offrir le service dans les délais prévus) Proximité du prestataire de services (fournisseur) Précisez (ex : seul prestataire de services (fournisseur) en mesure de se déplacer dans la région concernée, seul prestataire de services (fournisseur) se situant dans des limites géographiques acceptables, etc.) Direction des ressources financières 1 Août 2010

26 Guide à l'intention des unités administratives Dans le cadre de la mise à jour du fichier ministériel des contrats en vue de l Étude de crédits annuelle RAISON D'ÊTRE ALLÉ À L'EXTERNE Objectif : Connaître la raison pour laquelle un contrat a été attribué à l'externe plutôt qu'à un employé du MDEIE. EXEMPLES: Manque de ressources Précisez (ex : des ressources suffisantes n'étaient pas disponibles pour la réalisation du mandat, etc ) Manque d'expertise Précisez (ex : les ressources internes n'étaient pas en mesure de répondre à la spécificité du mandat) PRESTATAIRE DE SERVICES (FOURNISSEUR) ANTÉRIEURS Objectif : Savoir si un contrat portant le même objet a déjà été octroyé antérieurement et, si oui, connaître le nom du prestataire de services (fournisseur) qui a réalisé le mandat à ce moment. (Veuillez noter que ce prestataire de services (fournisseur) peut être le même)). Par exemple, les contrats récurrents sont souvent touchés par cette situation. RÉSULTAT (OU LE BIEN LIVRABLE) Objectif : Connaître le résultat (ou le bien livrable) du contrat en lien avec son objet, de même que les bénéfices qu'en a retiré le MDEIE. EXEMPLES : Objet du contrat Offrir une formation ( ) Produire des statistiques ( ) Réaliser une étude ( ) Résultat (bien livrable) Formation offerte le XXXX-XX-XX + bénéfices Veille informationnelle + bénéfices Rapport présenté le XXXX-XX-XX + bénéfices Direction des ressources financières 2 Août 2010

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