Gestion de Contrats avec Hummingbird Enterprise

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1 Gestion de Contrats avec Hummingbird Enterprise Samir Khial 15 mai 2007

2 Evolution de Hummingbird Entreprise Enterprise Échelle Hummingbird Enterprise Groupe Portal KM BI DM/RM ETL Collaboration Hummingbird Enterprise Contract Management Matter Centric Portal Deal Management Compliance Collaboration Knowledge Mining Produits Suite Plateforme

3 C est quoi la Gestion de Contrats? C est le terme utilisé pour décrire le processus de création, négociation, stockage et gestion des contrats et accords à caractère légal. ou bien autrement dit La Gestion de Contrats aide à contrôler les deux choses au centre de n importe quelle organisation: revenu et coûts. Contracts Management Magazine, November 2002

4 Pourquoi la Gestion de Contrats? Une équipe dirigeante ne peut exiger de posséder le contrôle de son activité si elle n'a pas le contrôle des contrats dont dépend l'activité Andy Kyte - vice-président chez Gartner Inc Une réductions de coûts de 50% est faisable si les contacts sont gérés d une manière plus efficace Goldman Sachs Une moyenne Fortune 1000 business a plus de 40,000 contrats actifs US Institute of Supply Management

5 Gestion de Contrats le concept 60-80% des transactions B2B et B2C sont soutenues par des contrats et accords légaux Les contrats sont souvent déposés dans des casiers d archivage Les contrats contiennent des clauses, des conditions et des étapes importantes qui nécessitent une gestion adéquate La définition iti des clauses et conditions d un contrat t peut être la responsabilité de plusieurs personnes de différents départements La gestion des renouvellements est le problème primordial de la majorité des entreprises

6 Les défis d aujourd'hui Contrats de fournisseurs négociés par les directeurs commerciaux Duplication des commandes Utilisation de termes sans attrait Contrats stockés dans des casiers au niveau départemental Dédoublement d effort associé à la création des contrats communément utilisés Cela augmente le temps et le coût de génération de contrats Pl i t t ll t Plusieurs contrats se renouvellent automatiquement sans aucun accord préalable Manque de contrôle et de suivi Risque de coût élevé

7 Les défis d aujourd'hui Pression constante pour optimiser la productivite de l entreprise Sauver du temps avec moins de ressources Copies multiple de contrats à base document papier Cachés dans des casiers de rangement Perdues ou endommagés Archivés dans des sites distants Contrats souvent négociés via fax ou Insécurité Perte de contrôle Charge supplémentaire pour créer la version définitive

8 Les défis d aujourd'hui Non-conformité aux engagements contractuels L habitude signe et oublie est devenu un obstacle pour bien gérer les contrats De large services postaux maintiennent t plus de 55,000 contacts actifs Seulement les top 500 par valeur sont gérés Exposition significative au risque Mesure de performance intuitive ou manuelle Productivité réduite faute de données pertinentes Mauvaise gestion de contrats mène à une facturation erronée

9 Quelle est la solution? Une solution complète de gestion de contrats doit inclure: Création simplifiée Espace de travail collaboratif hautement sécurisé Dépôt commun pour contrats Analyse élaborée des rapports Intégration au système existant

10 Hummingbird Enterprise TM for Contract Management Interface web conviviale pour créer & gérer des contrats. L utilisateur sélectionne le modèle de contrat adéquat

11 Création de Contrats Le formulaire intelligent génère des contrats personnalisés. Intégration de bibliothèques de clauses

12 Entrepôt de Contrats Un seul espace d entreposage pour tous les contrats. Toujours la dernière version

13 Profile de Contrats Les données sont utiles pour la génération de rapports décisionnels et le transfert au système existant

14 Négociation de Contrats Espace de travail dédié à la négociation de contrats: sécurité versionning discussions réunions

15 Analyse de Contrats Génération automatique de rapports et alertes à des fins décisionnelles

16 Bonne Analyse => Bonne Gestion

17 via un Workflow flexible et multi-couche Approbation de Contrats

18 Avantages de la Solution Domaine d impact Amélioration Comment? Source: Accenture Réduction des coûts d administrions 70% Bas frais légaux, mises à jour rapides des clauses, cycles de négociation courts Conformité à la réglementation % Archivage électronique des contrats: identification et extraction instantanées Cycles de négociation rapides 50% Toutes les modifications sont effectuées dans un seul endroit. Le versionning permet de maintenir une seule copie pour arriver à une version finale Revenues contractuels élevés 1-2% Une meilleure gestion de contrats aide à exploiter les rabais et les bonus Augmentation du revenu des renouvellements 30% Une gestion de contrats plus efficace permet de bien contrôler les dates d expiration Réduction des payements erronés 75-90% 3% des payements sont erronés. Bien informer le service des Finances peut aider à remédier à cela La solution Hummingbird automatise à 80% les Réduction des coûts d exploitation 10-30% taches manuelles associées à la création et la gestion de contrats Productivité accrue 10-20% Grâce à automatisation de: - Extraction de données contractuelles - Transfert aux autres systèmes - Génération de rapports Abolition d auto-renouvellement % Par la mise en évidence des contrats en cours d expiration

19 Packages de Gestion de Contrats

20 Références à travers le monde

21 Commercial

22 Administrations

23 Energo Invest Références en Algérie

24 Merci...

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