Introduction: La gestion de références. Générer et gérer une bibliographie avec EndNote X7. La gestion de références. La gestion de références

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1 Générer et gérer une bibliographie avec EndNote X7 Introduction: La gestion de références Janvier 2014 Les logiciels de gestion de références bibliographiques sont des outils de gestion de références bibliographiques dans le cadre d'une base de données. espace de stockage local ou en ligne Ex: EndNote X7 versus EndNote Web (= EN Basic) (depuis EN X6: synchronisation avec EndNote Web) 1 David Vivarès & Sandrine Wolff URFIST Strasbourg 2 David Vivarès &Sandrine Wolff URFIST Strasbourg La gestion de références La gestion de références Les logiciels de gestion de références bibliographiques permettent l'intégration des références depuis une source de publications scientifiques. Ils permettent de créer une bibliographie en la générant conformément aux normes de présentation des différentes revues scientifiques. Deux objectifs: faciliter l'importation de références à l'issue de la recherche documentaire dans les bases de données scientifiques faciliter la publication 3 4 La gestion de références EndNote De nombreux logiciels sur le marché: plus de 70! Pour une comparaison, voir le site Form@doct de l'univ. Europ. de Bretagne h"p://guides,formadoct.ueb.eu/content.php?pid=90022&sid= Logiciel de gestion individuelle de références bibliographiques constituant des bases de données nommées LIBRARIES (bibliothèques) Version 17 Compatibilité totale MacIntosh, Windows et OpenOffice! 5 6

2 Fonctionnalités d EndNote la bibliothèque Endnote Bases de données Import EndNote «bibliothèques» bibliographie export La bibliothèque EndNote (Library) est la base de données contenant l'ensemble des références destinées à composer une liste bibliographique. Gestion des références bibliographiques Crédit: F. Cohen-ADAD Chaque bibliothèque constitue un fichier (format.enl) 7 8 La bibliothèque Plan Trois fonctionnalités principales New: création d une nouvelle bibliothèque 1. Importation de références 2. Constitution de bibliothèques et gestion de références 3. Exportation et édition Open/close: ouverture/ fermeture importation de références Principe de l import Importer des données à partir Deux types d import: import indirect ou direct via Online Search de bases de données bibliographiques de plate-formes de périodiques électroniques ou de portails documentaires Import direct (Online search) EndNote Import Indirect (interface de la BDD et/ou filtres) BDD 11 12

3 Définition des types d import Recherche sur les BDD en ligne Import direct Online Search: sans usage de filtre (pré-paramétré dans EndNote): recherche sur les bases de données depuis EndNote Il est possible de faire des recherches de références directement depuis EndNote Chemin: «Tools» «Online search» «new search» Puis choisir une base de donnée dans la liste: des milliers de «connection files» (contient aussi beaucoup de connecteurs vers des bibliothèques) Exemple PUBMED (NLM) Fenêtre de recherche en ligne Cliquer sur «choose» Définition de l import indirect Import indirect = recours à des filtres On procède en deux temps: NB: les références seront présentes dans la dernière importation 1. Export de références à partir d'une base de données ou d'une plateforme externe dans un certain format. 2. Puis import du fichier téléchargé dans EndNote avec le filtre d'import adéquat (commande Import du Menu File)

4 Import indirect Import indirect Un filtre doit être sélectionné pendant le processus d'importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l'information dans le fichier de données : Le filtre fait correspondre l'information contenue dans chaque référence source aux champs correspondants dans EndNote. Les filtres proposent un ensemble d'options d'importation. Chaque base de données a ses propres modalités d'organisation, des filtres différents pour chaque base sont donc nécessaires. Correspondance entre les champs (exemple PubMed) Import indirect Import indirect Utiliser l aide pour connaître le paramétrage pour chaque base Donc deux éléments à prendre en compte: - télécharger les données dans le bon format - utiliser le bon filtre d'importation vers EndNote. (Cf. Aide>Direct export format>output format with corresponding options) Il existe plus de 700 filtres EndNote Choix du filtre Exemple d import par filtre Choisir «import» dans menu «file» puis sélectionner le filtre Choisir «other filters» 23 24

5 Exemple: choix du filtre pour la base PUBMED Import indirect Si la ressource à partir de laquelle vous voulez importer n apparaît pas dans la BDD d EndNote, vous pouvez télécharger d autres filtres sur Cliquer sur «download» puis «filters» Export depuis une plate-forme Export depuis une plate-forme exemple de Science Direct (Elsevier) Bases interrogeables via ISI (Current contents, Web of Science, ) Les BDD des éditeurs de journaux électroniques (Science Direct, Springer Link, ) Cliquer sur «export citations» Sélection des notices Export depuis Science Direct Un format "standard": le format RIS Le format RIS est un format de références bibliographiques qui tend à s'imposer comme un standard. Il est supporté par de nombreuses BDD et de nombreux logiciels de gestion bibliographique, dont EndNote 29 30

6 Une stratégie de contournement : Importer des références grâce au portail documentaire de l'uds Dans les résultats de la recherche, sélectionner la notice pour la conserver avec Lorsque vous faites une recherche multi-bases Sélectionner la référence et l enregistrer dans un dossier au sein de «mon espace» «Cliquer sur «sauvegarde/envoi»: une fenêtre rappelle les notices sauvegardées Cliquer à nouveau sur «sauvegarder» et choisir le format «Citation Manager» Puis choisir «enregistrer sur le disque» qui sera reconnu par le logiciel Endnote

7 Le fichier est automatiquement déposé sur le «bureau» Une autre stratégie de contournement : Google Scholar Il suffit de paramétrer l'import vers EndNote dans les "settings" Il ne reste plus qu à l importer dans Endnote Import depuis Google Scholar Importer des références à partir de documents pdf Nouvelle fonction à partir de la version X4: import de fichier pdf et de dossier de pdfs Importer des références à partir de documents pdf Importer des références à partir de documents pdf NB: cela ne fonctionne qu avec les pdf des éditeurs (qui contiennent les métadonnées nécessaires via CrossRef et le DOI de l article)! 41 42

8 2. Constitution de bibliothèques et gestion de références références Définition Principes d administration des «bibliothèques» Rechercher une référence Lier un document Gestion des références preview La référence: définition Les références Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné (description bibliographique + autres éléments comme les motsclés, notes, résumés). Créer Afficher Supprimer rechercher Chaque référence EndNote stocke l'information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie. Afficher/cacher les réf. sélectionnées Trier les réf. Modifier/déplacer le contenu d un champ Chaque référence reçoit automatiquement un numéro unique qui ne change jamais à l'intérieur de la base de données. Rechercher les doublons Lier à un fichier interne ou à une page web Types de références Quick edit screen (depuis EN X4) Modifier le contenu depuis le menu principal 47 48

9 Fenêtre de recherche Fenêtre de recherche Les éléments de la fenêtre de recherche : - le référent de la recherche (par défaut toute la base) - éléments de la requête : le terme à rechercher + le champ dans lequel il doit être cherché - les boutons : permettent d'ajouter, d'insérer ou détruire des éléments de requête - le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché - liste de comparaison (contient, est, est moins /plus grand...) - Opérateurs booléens (ou par défaut) - Match Case (respect ou non de la casse) - Match Word (terme exact ou non, troncature) - Use Indexes (recherches plus rapides) - Set Default & Restore Default (sauvegarde de la configuration) - Save Search & Load Search (capacité d'enregistrer des requêtes pour les charger lorsqu'on en a besoin) Lier une image à une référence Lier une image à une référence Menu «reference», choisir «Figure» Choisir le ficher Utiliser le champ «caption» pour noter La légende de l image Valider Formats image: Gif, Jpeg, Png, Tiff, Bmp Rattacher un document Trouver le texte intégral Ne fonctionne que selon les abonnements souscrits: 53 54

10 Circuit d accès via URL Structure des références Les champs des références sont affichées par défaut dans l ordre suivant: Auteur Année de publication Titre URL Gérer les références Gestion des références Reference types: sélection des champs affichés par types de références Display fields: sélection des champs affichés dans les bibliothèques Duplicates: sélection des champs utilisés pour le dédoublonnage (menu Endnote Préférences) Une même référence peut être importée plusieurs fois au cours de vos recherches: pour éliminer les doublons, cliquer sur «find duplicates» du menu Reference. Pour supprimer les doublons sélectionner la version de la référence que l'on veut conserver Eliminer les doublons: Find duplicates Créer des groupes de références Créer des groupes de références Créer des smart groups Combiner des groupes (create from groups) Créer un group set 59 60

11 Créer un groupe de références Créer un smart group Permet de créer des dossiers thématiques de références à partir de la liste générale (My Library) Faire glisser les références Permet de créer un groupe de références à partir d une requête dans My Library Combiner des groupes (Create from groups) 3-Exporter et éditer Permet de créer un groupe «intersection» ou «fusion» d autres groupes de références. Principes de l exportation Styles Création d une liste Bibliographique avec Citations dans un document Word Fonction CWYW Bibliothèques de références bibliographiques Bibliographie Création d une liste Bibliographique indépendamment d un document Word Crédit: F. Cohen-ADAD Exporter et éditer Styles bibliographiques Trois fonctions principales: Définir les styles bibliographiques Rédiger une publication Rédiger une bibliographie Définition: un style permet de formater les citations insérées dans le corps d un texte et également de générer automatiquement une bibliographie (lors de l export)

12 Style bibliographique: accès Styles bibliographiques Dans le Menu «edit», choisir «output styles» Styles courants Styles bibliographiques Quatre styles courants (dits styles génériques) sont présélectionnés: «Annotated»: auteur et date dans le corps du texte, ordre alphabétique, affichage du résumé «Author date» = «Annotated» résumé «Numbered»:numérotation des citations dans le corps du texte «Show all style»: contenu de tous les champs (ne pas utiliser pour bibliographies) «style manager»: Cette fonction permet de Créer son propre style bibliographique Modifier un style existant Sélectionner et modifier (Edit) tous les filtres de styles bibliographiques d EndNote 69 Ou «select another style»: choisir un autre style 70 Options pour modifier un style Le gestionnaire de styles New style: créer son propre style Edit: modifier un style existant Open style manager: sélection et édition de tous les filtres EndNote Category: domaine Edit: afficher et modifier Style info: description Ou Style preview: exemple 71 72

13 Créer un nouveau style : configurer les champs Éditer un style : modifier les champs Long et complexe Télécharger de nouveaux styles Ce que fait le style dans Word Intégrer une citation À partir de Word EndNote permet d intégrer les citations au cours de la rédaction avec Word (2000, xp) et OpenOffice Writer 3 grâce à la fonction «cite while you write» (CWYW: citez pendant que vous écrivez) qui permet de retrouver une citation et de l incorporer dans le texte, l insérer. Ouvrir au préalable EndNote Puis travailler dans Word: lorsque vous voulez intégrer cliquer sur «EndNoteX7», Avant de sélectionner la fonction que vous voulez utiliser

14 Fonctions «EndNote» dans Word Définition des fonctions EndNote dans Word Inserer et éditer des citations Go to EndNote: ouvrir une bibliothèque Find citations: retrouver une citation, l insérer Insert Note: en cas de bibliographie numérotée Insert selected citation(s): d EndNote vers le texte Find figure(s): rechercher images ou tableaux associés Edit and Manage citation(s): modifier des citations Edit library reference(s): voir la bibliothèque d origine «Find citations» «Go to EndNote» Ouvre le lien vers la bibliothèque en cours Moteur de recherche «Edit & Manage Citations» Edit & Manage Citations Permet de modifier et d enrichir la citation 83 84

15 «Edit library reference(s)» Fonctions EndNote dans Word Modifier et gérer le style bibliographique Style: modifier le choix du style Permet de modifier le contenu de la référence intégrée dans le document Word directement dans la notice EndNote Update citations and bibliographie: mise à jour Convert: modifier le format Update Citations and Bibliography Convert citations and bibliography Met à jour les citations / la bibliographie du document Word pour tenir compte de tout changement effectué dans la bibliothèque EN. Respectivement: convertit les citations et la bibliographie stylée par CWYW en citations non formatées supprime les balises de formatage (ATTENTION: opération irréversible) convertit les citations réalisées avec le module «citations» de Word 2007 en citations Endnote Fonctions EndNote dans Word Fonction avancées: Export et préférences Export to Endnote Fonction export to EndNote: permet de modifier les formats lors de l export des données du document Word Permet d intégrer à EndNote des références rédigées dans Word

16 Préférences CWYW (fonctions EndNote dans Word) Preferences Conditions générales d usage de CWYW Permet de modifier les paramètres d usage d EndNote dans Word: Application Les «Templates» de Word Permet le passage à l utilisation d EndNote Web Les «Manuscript Templates», accessibles par le Menu «Tools» de «EndNote» sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues. Ces modèles prédéfinissent les marges, les paginations, les polices Accéder aux modèles(«templates») Sélection du «manuscript template» approprié Pour rédiger un article selon un modèle fourni: Dans «EndNote», choisir le menu «Tools» puis «Manuscript templates» Choisir le journal approprié, puis après «click» ouverture automatique dans Word Les modèles se trouvent Grâce au chemin suivant: Disque local >Program files >>Endnote templates (.dot) 95 96