Gestion de projet. 1. Documenter un projet Lancer, planifier et gérer votre projet

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1 Gestion de projet 1. Documenter un projet Lancer, planifier et gérer votre projet 2. Défendre un projet / marketing de projet Présenter et promouvoir votre projet

2 Principales étapes 1. Le lancement / Le démarrage - la demande de projet - les objectifs SMART 2. L organisation / L'équipe 3. L analyse des risques 4. La planification 5. Le budget / la qualité 6. Le marketing Transformer le document de projet en un document de présentation

3 Principales étapes Déroulement du projet Etapes de projet Cycle de planification Lancement Etude préliminaire Etude principale Choix Mandat Enquête / Analyse Construction Introduction Maintenance Evaluation Elaboration de la solution Appréciation 3

4 Tâches par phase du cycle de planification Fixer les objectifs, les restrictions, l organisation du projet, les délais et les coûts. Enquête : Recueillir les informations relatives à l existant et à l évolution future. Analyse : Classer les informations obtenues. Les décideurs examinent la proposition recommandée. En cas de choix positif, ils octroient un mandat pour la phase suivante du projet. Choix Evaluation Mandat Elaboration de la solution Enquête / Analyse Appréciation L appréciation consiste à porter un jugement sur l existant Localiser les forces et les faiblesses de la solution en vigueur, en mesurer les opportunités et les menaces. Comparer les variantes élaborées aux objectifs pour savoir dans quelle mesure elles les satisfont. Elaborer une recommandation à l intention des décideurs. Elaborer des variantes de solution 4

5 Techniques par phase du cycle Techniques de planification et de définition des objectifs, techniques de gestion de projet (PERT, GANTT, etc.) 5141 Techniques d enquête/analyse Interview, questionnaire, observations, autorecensement, fiches suiveuses, estimations, méthode des temps prédéterminés, analyse des tâches, analyse de la communication, approche réticulaire. Techniques d évaluation et de choix de la solution Comparaison verbale, comparaison de rentabilité, analyse multicritères, analyse du rapport coût/utilité, techniques de présentation Choix Evaluation Mandat Elaboration de la solution Enquête / Analyse Appréciation Techniques d appréciation Analyse systématique des problèmes Techniques de représentation des structures et des procédures Techniques d élaboration de la solution Techniques de créativité, Brainstorming, Méthode 635, Méthode CNB, Analyse morphologique 5

6 Lancer un projet Identifier un projet / origine d'un projet : Un problème Un besoin analyser dès le début du projet avec soin le problème ou le besoin pour comprendre ce que veut vraiment l utilisateur final ou le mandant.

7 Un projet? a un caractère unique, est complexe et interdisciplinaire est composé d une multitude de tâches souvent complexes fait souvent appel à des spécialistes exige une organisation claire pour optimiser le processus "Délégation-Coordination" (matrice des responsabilités) implique une analyse financière doit être géré dans le temps (durée, délais) comporte des aspects novateurs

8 Un projet c est surtout : des compétences (ressources humaines) de la communication de la coordination un style de conduite et encore : de la flexibilité de la tolérance de l engagement

9 Définition Un projet désigne un ensemble d actions ou de tâches ayant pour but de satisfaire au besoin d un mandant. Pour être un projet, une partie des conditions suivantes doivent être remplies : Il existe un mandant (= client interne ou externe) Il existe un chef de projet Un but a été défini Un délai a été défini Un budget a été défini Il est unique Il implique une part de nouveauté ou d'innovation

10 Définition N est pas considéré comme projet : Toute tâche répétitive Toute tâche qui n a pas de délai de fin Toute tâche d une ampleur très petite (beaucoup d'entreprises définissent un coût minimal pour qu une action soit considérée comme un projet: 50'000 CHF, 250'000 CHF. Mais dans beaucoup de cas, ce type de limite n a pas beaucoup de sens.)

11 Exemples de projets? Pour fin janvier, augmenter les nuitées en provenance d'asie du Sud-est de 15% par rapport à l'année passée Veiller à la qualité du service après-vente. Développer la vente de cravates en ligne. Avant la fin de l année, remplacer tout les PC portables du services externes. En 8 mois, établir une nouvelle politique de communication pour la marque Swiss. Assurer la disponibilité permanente à l ERP de l entreprise via un intranet pour tous les commerciaux

12 Types de projets Etudes, expertises Nouveau produit, adaptation du produit Expansion, construction Rationalisation Ré-organisation, intranet Système qualité Event, voyage, mariage

13 Structure d un projet une idée (ou un problème à résoudre) un cadre (avec des limites : ce que fera - ne fera pas le projet) un objectif commun (interne et externe au groupe de projet) un découpage du projet des activités spécifiques une planification des activités des jalons (points de décision ou de contrôle permettant de suivre l'évolution du projet) des processus décisionnels

14 Les raisons d'échec d'un projet

15 Les raisons d'échec d'un projet NTIC = Nouvelles Techniques d Information et de Communication

16 Conseil savoir perdre du temps Perdre du temps au début = bonne réflexion préalable bien poser les objectifs bien définir les jalons bien savoir où l on va gain de temps par la suite!

17 Démarrage d un projet 1. Analyse de la situation 2. Définition des buts / objectifs 3. Développement du concept 4. Choix des variantes 5. Demande de projet

18 1. Analyse de la situation Quels sont les besoins en informations? états des lieux (Méthode des 5 "pourquoi"), études de marché, étude d impact, étude de faisabilité, Où se trouvent les informations? Comment collecter ces informations? Parfois: formulation d un avant-projet dont le but est de récolter un maximum d informations pertinentes pour faciliter la prise de décision sur le projet principal qui devra suivre.

19 Méthode des 5 Pourquoi La méthode des "5 pourquoi" est un outil de questionnement pour réussir à remonter à la source d'un dysfonctionnement ou d'une situation observée Exemple

20 2. Définition buts/objectifs Les buts sont des intentions et marquent la volonté de ceux qui les définissent ex. être présent dans 6 mois sur le marché suisse Le but est connu de tous les participants Le but est accepté par tous les participants Le but tient explicitement compte des intérêts des parties prenantes les plus importantes Le but est ensuite décliné en objectifs à atteindre

21 2. Définition buts/objectifs Des objectifs bien formulés sont SMART(e): Spécifiques il touche un seul domaine Mesurables une valeur-cible qui se mesure Attendus une réponse à des besoins Réalisables il est réaliste / faisable Temporelles il a une durée : un début, une fin Ethique il est «propre»

22 2. Exemple Nous voulons être plus présent sur la marché romand: CRITERES VALEURS-CIBLE OUTILS CONTROLES Part de marché + 20% Chiffre d affaires Comptabilité Volume des ventes + 15% Quantité vendue Comptabilité des stocks Nombre de succursales + 5 Projets d implantation Inaugurations

23 2. Définition des buts Les pièges à éviter: Les buts sont trop vagues Les buts n ont pas d effet motivant sur l équipe Les utilisateurs finaux ne sont pas consultés Conditions cadres / environnement social et matériel ne sont pas suffisamment pris en compte Intérêts des parties prenantes ne sont pas suffisamment pris en compte

24 3. Développement du concept Trouver le chemin pour amener les acteurs du projet vers les buts à atteindre comment le projet sera réalisé? Prévoir suffisamment de temps Un processus créatif: brainstorming, flow, sortir du cadre ordinaire = Outdoor Creative Thinking Générer des solutions et des variantes possibles Matrice SWOT

25 Analyse SWOT L analyse SWOT ou matrice SWOT, de l'anglais Strengths ( forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces), est un outil de stratégie d'entreprise permettant de déterminer les options stratégiques envisageables au niveau d'un domaine d'activité stratégique (DAS ou SBU). Les expressions équivalentes en française sont «Menaces Opportunités Forces Faiblesses» ou «Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces» ; on utilise d'ailleurs parfois le terme analyse MOFF ou analyse AFOM

26 Démarche Analyse SWOT Conduire une analyse SWOT consiste à effectuer deux diagnostics : un diagnostic externe, qui identifie les opportunités et les menaces présentes dans l'environnement. un diagnostic interne, qui identifie les forces et les faiblesses du domaine d'activité stratégique

27 Matrice SWOT

28 3. Développement du concept Quelques règles pour un brainstorming Quitter le cadre habituel Une salle sans table 2 ou 3 flip charts Toujours 1 ou 2 personnes de l extérieur Redéfinir exactement le problème au départ La critique est interdite (pas de phrase qui commence par «mais») Prendre l air avant le brainstorming (promenade) Faire un break après 40 minutes

29 4. Choix des variantes Décision autoritaire ou analyse multicritère? Analyse multicritère : Définir les critères qui seront utilisés pour la décision Pondérer ces critères Evaluer chaque critère de chaque variante et lui attribuer une note Multiplier chaque note par le poids des critères / note pondérée Additionner les notes pondérées par variante

30 5. La demande de projet Elle est écrite par le chef de projet Elle est adressée au mandant Souvent, elle est la conclusion d un avant-projet Parfois on saute cette étape Souvent préalable à la constitution de l équipe de projet La signature de la demande libère les premiers moyens financiers

31 5. La demande de projet Le problème / besoin qui est à l origine du projet Les buts / objectifs principaux du projet Ce que le projet ne fera pas (définition négative des buts) Les jalons principaux Les choix techniques retenus Estimation grossière des ressources nécessaires Estimation du délai final Estimation grossière des coûts Estimation des gains attendus du projet Analyse grossière des risques

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