MANUEL DE GESTION DE CYCLE DE PROJET DU SP/CONEDD

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1 1 MINISTERE DE L ENVIRONNEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE SECRETRARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE MANUEL DE GESTION DE CYCLE DE PROJET DU SP/CONEDD Décembre 2012

2 2 Introduction Pour l accès direct aux Fonds d Adaptation, le Secrétariat Permanent du Conseil National pour l Environnement et le Développement Durable (SP/CONEDD) a mis en place une Entité Nationale de Mise en Œuvre du Fonds d Adaptation au Burkina Faso (EMOFA-B). L EMOFA-B est chargée entre autres de la sélection et du suivi de la mise en œuvre des projets et programmes à soumettre au Fonds d Adaptation pour financement. Pour atteindre les objectifs sous-tendus par ces attributions, l EMOFA-B participe activement à la conception des projets et programmes d adaptation aux changements climatiques, la négociation de leur financement et leur mise en œuvre. I. GESTION DE CYCLE DE PROJETS ET PROGRAMMES AU SEIN DU SP/CONEDD La gestion de cycle de projet vise à apporter des améliorations, à travers des études de faisabilité/d instruction, le suivi et l évaluation ainsi que par le biais d une prise de décision éclairée, aux étapes clés de la préparation et de la mise en œuvre de projets et programmes. Elle implique la participation active des parties prenantes (groupes cibles, bénéficiaires, institutions locales et décideurs) tout au long du cycle de projet ou programme. A cet effet, au niveau du SP/CONEDD, la planification et la mise en œuvre des projets et programmes suivent une séquence bien établie, qui débute par une stratégie convenue, qui menant à l idée d une action donnée qui est ensuite formulée, mise en œuvre, et évaluée en vue d améliorer la stratégie et les interventions futures. Tout ce processus fait appel à six (06) phases que sont : - la programmation, - l identification, - l instruction, - le financement, - la mise en œuvre, - le suivi et l évaluation. I.1- La programmation Sur la base de l analyse des problèmes et des potentialités du Burkina Faso en matière d environnement et de développement durable, et en tenant compte des priorités locales, des actions mises en œuvre par les bailleurs de fonds ainsi que des capacités locales, un certain nombre d idées de projets et programmes sont définies. Et ce, dans le but de contribuer à la protection de l environnement et l amélioration des conditions de vie des populations à la base. Ces projets et programmes sont étalés sur une période donnée selon les ressources de financement et l impact. La programmation consiste à dimensionner le projet et décliner son cadre : les objectifs, les activités, les moyens, le calendrier de l action et le budget prévisionnel. Avec le document primaire de projet qui en résulte, le SP/CONEDD peut entreprendre la mobilisation du financement du projet ou programmes auprès de l Etat ou de potentiels bailleurs de fonds.

3 3 Dans le cas des projets ou programmes à soumettre au Fonds d adaptation, des acteurs (structure publique, collectivité territoriale ou structure de la société civile) peuvent développer des idées sous forme de projets ou programmes, pour participer aux appels à projets lancés par le SP/CONEDD. Ils élaborent à cet effet des fiches de projet ou programme selon le canevas fourni par le SP/CONEDD. Ces fiches de projets ou programmes seront ensuite soumises à un examen par le Comité de sélection des projets. I.2- L identification des projets et programmes L identification des projets et programmes au SP/CONEDD se fait sur la base des éléments suivants : - l idée du projet, - le domaine d intervention (l environnement et le développement durable), - l impact du projet ou du programme à court, moyen et long terme ; - l implication des communautés à la base, - les dispositions des partenaires techniques et financiers à accompagner le projet ou le programme. En outre, des études de préfaisabilité peuvent être réalisées pour permettre d identifier, de sélectionner ou d examiner les idées spécifiques et de définir quelles sont les études supplémentaires éventuellement nécessaires pour la mise en œuvre dudit projet ou programme. Pendant cette phase d identification, les partenariats se construisent et une dynamique locale est impulsée localement autour de l idée de projet. Dans le cas des projets ou programmes à soumettre au Fonds d adaptation, cette phase et les suivantes ne concernent que les projets ou programmes sélectionnés par le Comité de sélection des projets. I.3-L instruction Tous les aspects importants de l idée de projet ou de programme sont examinés, en tenant compte : - de l état de l environnement et des stratégies de promotion en matière de développement durable au Burkina Faso ; - des facteurs de qualité clés et des points de vue des principales parties prenantes (bailleurs de fonds principalement). Les bénéficiaires et autres partenaires participent activement à la description détaillée de l idée de projet ou du programme. Le processus d instruction du projet doit aboutir à l obtention d un document de projet prenant en compte tous les aspects relatifs à la description des problématiques et des objectifs retenus pour les solutionner, à la stratégie de mise en œuvre du projet ou du programme et aux mécanismes financiers. I.4-Le financement du projet ou programme La mobilisation des moyens financiers est le préalable à la réalisation des actions. Le SP/CONEDD soumet les projets et programmes aux partenaires techniques et financiers qui décident de les financer ou non. Une convention énonçant les dispositions techniques et financières essentielles de mise en œuvre est alors signée par le SP/CONEDD et les

4 4 partenaires techniques et financiers. Ces projets et programmes sont placés sous la tutelle technique du SP/CONEDD et rattachés au Secrétariat Général du Ministère de l Environnement et du Développement Durable. Pour le cas des projets et programmes d adaptation qui sont soumis au Fonds d adaptation, une convention est signée entre le SP/CONEDD et le partenaire technique de mise en œuvre. Ces projets, en fonction du partenaire technique de mise en œuvre, est rattaché soit au Secrétaire Général du ministère habilité, soit à l autorité décentralisée habilitée, soit à l autorité habilitée de l ONG concernée. I.5- La mise en œuvre des projets et programmes Les enjeux de cette phase sont de «produire» des résultats, en utilisant correctement les moyens, et en assurant des effets durables au projet ou programme dans le temps. Il s agit de la gestion axée sur les résultats. La mise en œuvre du projet ou programme suppose de gérer des ressources humaines, des matériels, des coûts, des approvisionnements, des délais, de l information, de la communication et des relations, de la qualité, des risques. Une fois les conventions de financement signées, une équipe du projet ou programme est mise en place composée de : - un coordonnateur ; - un expert en suivi-évaluation ; - un expert en planification ; - un expert en communication ; - un administrateur-gestionnaire ; - un personnel d appui. I.5.1- Le coordonnateur du programme Le coordonnateur du projet ou programme est chargé de la coordination des activités dudit projet ou programme afin d atteindre les objectifs fixés. Il est ordonnateur du budget du programme. Il est rattaché au Secrétaire Général du Ministère de l Environnement et du Développement Durable et placé sous la tutelle technique du Secrétaire Permanent du Conseil National pour l Environnement et le Développement Durable qui a le rang de Directeur National des dits projets et programmes. Pour les projets et programmes d adaptation aux changements climatiques qui sont financés par le Fonds d adaptation, en fonction de leurs promoteurs, le coordonnateur est recruté selon la procédure décrite dans le manuel de procédures administrative, comptable et financière du SP/CONEDD et rattaché soit au Secrétaire Général du ministère habilité, soit à l autorité décentralisé habilitée, soit à l autorité habilitée de l ONG concernée. I.5.2-L expert en suivi-évaluation Il est chargé de suivre et évaluer les activités du projet ou programme. Il est placé sous la responsabilité du coordonnateur du projet ou programme. I.5.3- L expert en planification Il est chargé de planifier les activités du projet ou programme. Il est placé sous la responsabilité du coordonnateur du projet ou programme.

5 5 I.5.4-L expert en communication Il est chargé de promouvoir la visibilité des activités du projet ou programme. Il est placé sous la responsabilité du coordonnateur du projet ou programme. I.5.5-L administrateur-gestionnaire Placé sous la tutelle du coordonnateur du projet ou programme, il est chargé de la gestion administrative, comptable et financière du projet ou programme. I.5.6-Le personnel d appui Placé sous la tutelle du coordonnateur du programme, il participe activement à la réalisation des activités du projet ou programme. De façon générale, les ressources convenues sont utilisées pour atteindre l objectif spécifique et les objectifs globaux. Cette phase implique généralement la passation des contrats (études, assistance technique, services ou fournitures). L état d avancement du projet ou programme fait l objet d un suivi régulier permettant de l ajuster à l évolution de la situation. A la fin de la mise en œuvre, la décision de clôturer ou de prolonger le projet ou le programme devrait être prise. Dans le cadre des projets et programmes financés par les Fonds d Adaptation, un manuel de procédures administrative, financière et comptable a été élaboré au profit des Partenaires techniques de mise en œuvre (PTMO). I.6-L évaluation L évaluation est une fonction qui consiste à porter une appréciation, aussi systématique et objective que possible, sur un projet ou un programme en cours ou achevé. Il s agit de déterminer la pertinence des objectifs et leur degré de réalisation, leur efficience, leur efficacité, leur impact et leur viabilité par rapport au développement. Une évaluation d étape peut avoir lieu au cours de la mise en œuvre d un projet ou programme (évaluation à mi-parcours) ou à la fin du projet ou programme (évaluation finale). L évaluation doit conduire à une décision de continuer, de rectifier ou d arrêter un projet ou programme. Les conclusions et recommandations doivent être prises en compte dans la planification et la mise en œuvre de la suite du projet ou programme évalué ou de projets comparables à l avenir. II. LES PRINCIPES CLE DE LA GESTION DE CYCLE DE PROJET OU PROGRAMME AU SP/CONEDD. Dans la pratique, la durée et l importance de chaque phase varient d un projet à un autre. Toutefois, la démarche méthodologique reste la même pour tous les projets. Les principes essentiels de la gestion de cycle de projet au sein du SP/CONEDD sont les suivants : - appliquer l approche du cadre logique pour analyser les problèmes et obtenir une solution valable ; - produire scrupuleusement les documents clés de bonne qualité afférents à chaque phase, pour assurer une prise de décision structurée et éclairée ; - assurer dans la mesure du possible, la consultation et l implication des parties prenantes clés ;

6 6 - formuler et centrer l objectif spécifique de manière claire sur les bénéfices durables pour les groupes cibles prévus ; - tenir compte des aspects clés de qualité dans la conception dès le début. III. LES FACTEURS DE REUSSITE D UN PROJET OU D UN PROGRAMME Ces facteurs clés sont : - le temps : gérer le temps de façon rationnelle au niveau des différentes phases de gestion du projet ou programme ; - les ressources humaines : utiliser toutes les compétences et avoir une bonne organisation ; - les ressources financières : utiliser efficacement les fonds mis à disposition ; - la qualité : situer le bon niveau de qualité à atteindre à chaque phase, au besoin revenir aux phases précédentes. IV. LE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES ACTEURS Les parties prenantes sont l ensemble des acteurs constitués par le projet ou programme. Ce sont : - la population cible ou bénéficiaires ; - les ONG et associations ; - les élus et chefs traditionnels ; - l administration, l Etat, les autorités locales ; - les employés du projet ; - les bailleurs de fonds ; - etc. Le projet mené par ces acteurs permet aussi à ceux-ci de renforcer leurs compétences et leurs moyens dans la mesure où le projet concourt à un développement plus global au niveau des zones d interventions. V. LA PARTCIPATION DES BENEFICIAIRES ET DES PARTIES PRENATES DANS LE CYCLE DE PROJET La participation des bénéficiaires et des parties prenantes au projet ou programme est une condition pour la pérennité des activités développées dans le cadre dudit projet ou programme. Avec les acteurs ci-dessus cités, la participation a l avantage de leur permette de s approprier les acquis du projet ou programme, d en comprendre les avantages et de veiller à leur maintien. VI. QUELQUES DOCUMENTS ET DECISIONS CLES Les documents et décisions clés en matière de gestion de cycle de projet ou programme au SP/CONEDD sont :

7 7 - les documents de stratégie du Burkina Faso (SCADD, Politique nationale de développement durable, etc..) ; - les domaines prioritaires, secteurs, calendrier (du pays, du développement durable, domaines définis, retenus et fixés par l Etat) ; - l étude de préfaisabilité ; - la décision quant aux options à approfondir ; - l étude de faisabilité ; - la décision d établir ou non une proposition de financement formelle ; - le projet de proposition de financement ; - la proposition de financement ; - la décision de financement ; - la convention de financement ; - la décision quant à une prolongation nécessaire du projet ; - les rapports d avancement ; - la décision de continuer comme prévu ou de réorienter le projet ou programme (évaluation à mi-parcours) ; - l étude d évaluation finale ; - la décision sur la manière d utiliser les résultats dans la programmation future.

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