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1 Entité du régional de transit de transit CREE/MODIFIE PAR (cocher la case adéquate) REVU PAR (cocher la case adéquate) Date Budget Date Date Eric Fondeur 16/03/2017 Alessia Pasqua 13/02/2017 Alice Fransolet 15/02/2017 Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet 21/02/2017 Alessia Pasqua 16/02/2017 Alice Fransolet Date Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet Date Alessia Pasqua Date Alice Fransolet Date Rosalie Reyskens Date Alice Fransolet Date Document de Référence Auteur Document Date Alice Fransolet de Transit - Principe de fonctionnement (VC) 04/12/2015 SAP Régional s de transit -Fonctionnement du compte de transit 13/07/2016 Table des matières 1 Contexte Principes s et s Fonctionnement Rappels importants Schéma dans SAP Aspects techniques Comptabilisation au SPRB Ecritures manuelles Ecritures automatiques Fin d année Comptabilisation chez l OAA Ecritures manuelles Ecritures automatiques Fin d année Au niveau consolidé... 7 Page 1 sur 7

2 Entité du régional 1 Contexte La trésorerie des OAA est centralisée avec celle du SPRB, ce qui permet d optimiser le financement de la Région (il s agit de cashpooling). En effet lorsque le SPRB verse une subvention à un OAA, il subit un décaissement et risque de devoir s acquitter d intérêts débiteurs. A l inverse, l OAA qui encaisse la subvention bénéficie d intérêts créditeurs. Les intérêts créditeurs étant inférieurs aux intérêts débiteurs, dans cette configuration, l Entité régionale est perdante. C est la raison pour laquelle (pour annuler l impact des taux), une centralisation de la trésorerie a été mise en place à la Région. L OOBCC prévoit que chaque OAA participe à la centralisation financière. En échange de sa participation à la centralisation, une dotation pour bonne gestion financière lui est octroyée (la dotation CCFB). Cette dotation est calculée par le CCFB («Centre de Coordination financière pour la Région de Bruxelles-Capitale», qui fait partie de l Administration Bruxelles Finances et Budget et plus particulièrement de l Agence de la Dette) sur base de la qualité de lissage des flux financiers et sur base de la qualité des prévisions de trésorerie que l organisme transmet hebdomadairement au CCFB. Les subventions 1 octroyées aux OAA par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale sont donc versées sur un compte bancaire spécifique appelé «de transit» qui est ouvert par le SPRB au nom de l OAA. Pour ce faire, chaque OAA se voit attribuer un nom de domaine à 3 chiffres qui est intégré dans le numéro de compte bancaire du type xxx-53 pour une reconnaissance plus aisée. Précisons que les OAA ne sont ni titulaires, ni co-titulaires du compte. Ils n ont pas le pouvoir de signature et ne sont pas habilités à effectuer des tirages ou paiements à partir du compte du transit. Seuls le Comptable Centralisateur des Dépenses et le système de cashpooling du CCFB ont ces droits. Toutefois, le compte de transit ne peut être débité qu'en faveur du compte propre de l OAA qui a été mentionné dans la convention. 2 Principes s et s 2.1 Fonctionnement Au SPRB, à chaque compte bancaire de transit est associé un compte général «banque» au format «550xxx0000» où les «xxx» correspondent au nom de domaine. Ces comptes sont gérés par le Comptable Centralisateur des Dépenses. Les mouvements financiers sur ce compte de transit entraînent des mouvements CODA automatiques sur les comptes x qui sont des comptes de bilan. Lorsqu un compte de transit est mouvementé, la dette du SPRB envers l OAA diminue (sortie de cash) ou augmente (entrée de cash, ce qui est le cas lorsque le SRPB alimente le compte de transit avec les montants de la dotation). En effet, le compte de transit de l OAA appartient au SPRB. Cependant, le solde des dotations qui s y trouvent appartient aux OAA. Le SPRB a donc une dette envers l OAA égale au solde du compte de transit. En théorie, seuls les mouvements listés ci-dessous sont autorisés: - Entrée de cash par le versement d une dotation ; - Sortie de cash par cashpooling automatique (uniquement les organismes du CCFB) ; - Sortie de cash par le Comptable centralisateur des Dépenses, sur base d une pièce justificative. Sur le compte 550xxx0000, les mouvements débiteurs correspondent à la réception d une dotation octroyée par le SPRB et les mouvements créditeurs correspondent à un transfert automatique du compte de transit de l OAA vers son propre compte bancaire (= cashpooling automatique : chaque jour, les mécanismes de centralisation financière alimentent le compte courant de l OAA au départ du compte de transit pour le montant de ses dépenses, de sorte qu en principe, le compte bancaire propre soit toujours à solde nul). 1 Si l'oaa indique son compte propre sur une déclaration de créance (DC), la subvention doit tout de même être versée sur le compte de transit. Page 2 sur 7

3 Entité du régional Chaque OAA doit ouvrir dans sa comptabilité un compte général «d autres créances». Il agit plus précisément du compte «CREANCE SUR COMPTE DE TRANSIT SPRB-OAA (INTERCO)» relié à la rubrique 4280 du. Le détail de ce compte est une copie conforme du compte 55xxx0000 repris dans la comptabilité du SPRB et son solde doit correspondre au solde du compte 55xxx0000 du SPRB Les comptes concernés étant des comptes de bilan (dette, créance, banque), ils n ont aucun impact sur le budget. Toutefois, la contrepartie de ces comptes (charges et produits) impacte bien le budget. 2.2 Rappels importants Aucune entrée de cash autre que le versement d une subvention par le SPRB n est autorisée sur le compte de transit. Les OAA sont priés de ne pas renseigner le numéro de compte bancaire de transit à leur client! Si un OAA doit effectuer un remboursement au SPRB, ce remboursement doit être effectué sur le compte financier du SPRB IBAN BE avec mention du BIC (code swift) GKCCBEBB du SPRB à Rue du Progrès 80/1 à 1035 Bruxelles et avec en communication la raison du paiement. Une pièce justificative doit également être adressée au Service Public Régional de Bruxelles, Direction de la Comptabilité, Rue du progrès 80 boîte 1, 1035 Bruxelles. Il s agira soit de la copie de la pièce adressée par le SPRB à l OAA pour lui demander le remboursement, soit d une pièce rédigée par l OAA qui informe le SPRB qu un remboursement va être effectué. 3 Schéma dans SAP 3.1 Aspects techniques Les codes opérations des banques dans l extrait de banque électroniques sont ceux-ci : Opération Description de l opération Fréquence externe SPRB CC Virement collectif (vir.émis) Périodique SPRB transit OAA I Virement interne SPRB (dérivé du ,, virement Périodique en votre faveur) SPRB transit OAA Centralisation financière Quotidien OAA CC Centralisation financière Quotidien L OAA ne reçoit pas l extrait de banque électronique du compte bancaire de centralisation, mais peut le consulter sur son Belfiusweb. Nous choisissons d imputer manuellement les quelques opérations d alimentation du compte de transit. Dans le passé, le compte de transit était comptabilisé comme un compte bancaire appartenant à l OAA, mais ce n est pas correct du point de vue des comptes de la société. Page 3 sur 7

4 3.2 Comptabilisation au SPRB 2 Entité du régional Soit un subside octroyé par le SPRB à un OAA constitué sous forme d asbl. Précisons que le compte PCMN, le et le code économique varient en fonction du type de subside (transfert de revenu vs transfert en capital) mais aussi en fonction du bénéficiaire de ce subside et code économique 41xx pour les transferts de revenus (4160 si l OAA est constitué sous forme d asbl, 4140 autrement) et code économique 61xx pour les transferts en capital (6161/62 si l OAA est constitué sous forme d asbl, 6141/42 autrement) Ecritures manuelles Transaction FB60 : saisie de facture Le , saisie de facture (type de pièce 10) de l OAA à subside = demande de paiement du subside Trft rev int.gi>asbl x (VIFOxxx) FOURNISSEURS OAA 4600 / x Remarques : Les fournisseurs affectés aux comptes de transit sont appelés VIFOxxx pour «Fournisseur Virement Interne». Les comptes 6* dépendent du type de subside. Les dates et montants sont fictifs. La périodicité des versements des subsides est variable selon les OAA, de annuelle à mensuelle, et écritures de réajustement Ecritures automatiques Transaction F110 : opération de paiement automatique Le , paiement de facture (type de pièce 50) de l OAA à virement émis = paiement du subside (VIFOxxx) FOURNISSEURS OAA 4600 / x BANQUES : COMPTES DECAISSEMENT 5520 / x Le fournisseur, bénéficiaire du subside, est lettré. 2 Il s agit d une synthèse du schéma de comptabilisation d un subside (pas nécessairement la dotation CCFB) octroyé par le SPRB à un OAA. En effet, d autres comptes techniques sont utilisés par le SPRB mais eu final leur solde s annule. Page 4 sur 7

5 Transaction FEBC : chargement des CODAs Entité du régional Le (date ), retour des CODA (type de pièce 50). Sur le compte courant (CC) du SPRB : BANQUES : COMPTES DECAISSEMENT BANQUES : COMPTES 5520 / x 5520 / x Opération , soit paiement collectif (virement émis) = lettrage du paiement du subside. Le compte virement émis est lettré. Sur le compte de transit de l OAA : versement de la subvention de xxx0000 de transit 5520 / x Biens 1/3 en dép.oaa 4680 / x Opération I999999, soit une opération dérivée de l opération , virement en votre faveur = réception du subside sur le compte de transit de l OAA. Transaction FEBC : chargement des CODAs Chaque jour, sur le compte de transit de l OAA : prélèvement automatique, par exemple Biens 1/3 en dép.oaa 4680 / 10 x 550xxx0000 de transit 5520 / 10 x Opération , soit opération de débit de centralisation financière pour un montant variable, ici 10,00, qui remet le compte courant de l OAA à zéro = utilisation du subside sur le compte de transit de l OAA pour alimenter le compte courant de l OAA Fin d année Le solde des comptes 550xxx0000 et pour l OAA sont égaux en valeur absolue. Page 5 sur 7

6 3.3 Comptabilisation chez l OAA Entité du régional Soit un OAA percevant un subside du SPRB. Rappelons que le compte PCMN, le et le code économique varient en fonction du type de subside (transfert de revenu vs transfert en capital) mais aussi en fonction de la provenance de ce subside et code économique 46xx9 pour les transferts de revenus (4610 si le subsides est octroyé par le SPRB, 4660 s il est octroyé par un OAA asbl et 4640 s il est octroyé par un autre type d OAA) et code économique 66xx9 pour les transfert en capital (6611/12 si le subsides est octroyé par le SPRB, 6161/62 s il est octroyé par un OAA asbl et 6141/42 s il est octroyé par un autre type d OAA)/ Ecritures manuelles Option 1 : en comptabilité de caisse Transaction FB50 : Entrée de la dotation sur le compte de transit Le , saisie de pièce de compte général d opération diverse (type de pièce SA), = enregistrement du subside en recette, comme recette perçue sur le compte de transit, consultable sur Belfiusweb CREANCE SUR COMPTE DE TRANSIT SPRB-OAA (INTERCO) 4280 / x SUBSIDE GLOBAL MRBC x NB : Pour les organismes qui reçoivent des subsides mensuels et complexes (ex: SIAMU), on peut créer les pièces par copie ou sur base d un «modèle» Option 2 : en droits constatés Transaction FB70 : Emission d une déclaration de créance par l OAA Le , saisie d une facture «client» vers le SPRB (SPRB) CLIENTS OAA/INTERCO SOUMIS AU MEME GI 4200 / x SUBSIDE GLOBAL MRBC x Page 6 sur 7

7 Transaction FB01 : Entrée de la dotation sur le compte de transit Entité du régional Le , saisie d un paiement client SPRB et lettrage du client, sur base du versement SPRB sur le compte de transit (SPRB), consultable sur Belfiusweb (SPRB) CREANCE SUR COMPTE DE TRANSIT SPRB-OAA (INTERCO) CLIENTS OAA/INTERCO SOUMIS AU MEME GI 4280 / x 4200 / x Ecritures automatiques Transaction FEBC : chargement des CODAs Chaque jour, sur le compte courant de l OAA : 550wwwzz BANQUES : COMPTES CREANCE SUR COMPTE DE TRANSIT SPRB-OAA (INTERCO) 5520 / 10 x 4280 / 10 x Opération , soit opération de crédit de centralisation financière = utilisation du subside sur le compte de transit de l OAA pour alimenter le compte courant de l OAA Fin d année Le solde du compte est égal au solde du compte de transit de l OAA au SPRB. 3.4 Au niveau consolidé Au niveau de la consolidation, on s assure que la valeur de la créance de l OAA (compte 41xxxxxxxx ou 4280) est égale à la valeur de la dette du SPRB (compte ou 4680) et on élimine la créance et la dette. Au niveau du, seul le solde du compte 55xxx0000 subsiste. Page 7 sur 7