Mise en place de la complémentaire santé dans les entreprises artistiques et culturelles CCN EAC - code IDCC 1285

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1 Mise en place de la complémentaire santé dans les entreprises artistiques et culturelles CCN EAC - code IDCC 1285 À partir du 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective obligatoire (mutuelle d entreprise) doit être proposée par l employeur du secteur de droit privé à tous ses salariés n en disposant pas déjà. Dans le cadre des structures dépendant de la convention collective «Entreprises artistiques et culturelles», l accord existant (applicable depuis le 1er juillet 2009) a été révisé par les partenaires sociaux. Cet accord, non étendu à ce jour, a vocation à le devenir dans le courant de l année Il est donc préférable de le mettre en place dès le 1er janvier Contenu de l accord Il est rappelé que les intermittents du spectacle sont concernés par l obligation de complémentaire santé mais sont déjà couverts par l avenant du 16 juin 2008 à l accord interbranche du 20 décembre L accord concerne donc, comme précédemment, l ensemble du personnel (hors intermittents du spectacle), quel que soit le type de contrat (CDI ou CDD) et quel que soit le statut (cadre ou non cadre). L employeur a obligation de faire bénéficier aux salariés d une couverture santé minimale équivalente au «panier de soins» (tel que défini par la règlementation), hors cas de dispenses rappelés au 3. Ce panier de soins a été fixé à 20 /mois/salarié (avec une prise en charge minimum de 50% par l employeur, soit une participation salariale maximale de 10 par mois par salarié). Aucune obligation n est prévue pour les conjoints ou enfants en adhésion obligatoire. 1.1 Si vous avez déjà un contrat santé chez un organisme assureur autre qu Audiens Si vous payiez sur les années précédentes les cotisations «frais de santé» aux taux de 0,81% et 0,39% (pour les cadres) et 0,60% (pour les non cadres) telles que décrites dans notre courrier Privilège du 7 janvier 2016 (que nous vous avons fait arrêter au 31/12/2015 au paragraphe F2), vous aviez un contrat santé en cours également auprès d Audiens. Si vous ne souhaitez pas garder le contrat Audiens en plus de votre autre contrat, vous devez penser à résilier le contrat auprès d Audiens dans les 30 jours suivant la réception de leur courrier vous signifiant de la mise en place de l avenant. Sinon, vous devrez appliquer le forfait mensuel de 20 par salarié dès le mois de janvier page 1

2 Si vous ne gardez que votre autre contrat, le paramétrage doit déjà être en place dans votre fichier, vous n avez donc rien à faire d autre! 1.2 Si vous n avez pas de contrat santé chez un autre organisme assureur Vous devez a minima souscrire «au panier de soins» pour chaque salarié permanent non dispensé : c est-àdire le forfait de 20 par mois (avec une prise en charge maximale de 10 /mois pour le salarié). Vous devez alors mettre en place le paramétrage décrit au «1er cas» (page 3). 1.3 Vous avez souscrit des options auprès d Audiens dans le cadre de l accord CCN EAC Des options santés supplémentaires peuvent être souscrites par les employeurs relevant de la CCN EAC au titre de la couverture collective et obligatoire de l entreprise. Il est à rappeler que dans ce cas la prise en charge de l employeur doit être d au-moins 50%, y compris sur les options. Les employeurs concernés sont ceux qui ont déjà pris contact avec Audiens et ont rempli et renvoyé à Audiens le dossier d adhésion. Ce choix peut-être fait ultérieurement dans l année. Il n est pas nécessaire de le faire dès le 1er janvier. L obligation de l employeur pour le 1er janvier concerne uniquement le «socle conventionnel obligatoire» correspondant aux 20 /mois/salarié. Un exemple de paramétrage est décrit au «2ème cas» (page 6). 1.4 Vos salariés souhaitent compléter leurs garanties par des cotisations supplémentaires En complément de la couverture collective et obligatoire de l entreprise, le salarié a la possibilité d opter pour des «renforts» entièrement à sa charge (aucune prise en charge de l employeur n est alors possible!). L employeur doit prélever cette cotisation auprès du salarié et la reverser pour son compte à Audiens. Un exemple de paramétrage est décrit au «3ème cas» (page 13). page 2

3 2 Paramétrage dans spaiectacle Trois exemples de paramétrages sont décrits ci-après : 1. cas d une structure CCN EAC n ayant pas choisi de contrat particulier : elle n applique donc que le socle conventionnel et obligatoire, soit 20 par mois, par salarié non dispensé ; 2. cas d une structure CCN EAC ayant choisi un contrat avec option 1, pour le salarié mais également ses ayant-droits (conjoint et enfant) ; 3. cas d une structure CCN EAC dont les salariés ont choisi pour leur propre compte de choisir des «renforts» supplémentaires. Cas particuliers des fichiers multi-sociétés Nous recommandons de procéder de la manière suivante : - création d un niveau appelé Mutuelle - création des différents groupes rencontrés : CCN EAC socle, CCN EAC option 1, CCN EAC option 2,, CCN SVP, AXA Soc A, ADREA Soc B, Harmonie Mutuelle Soc C, etc - création des différentes catégories mutuelles rencontrées : pour les CCN EAC, cf l exemple du 2ème cas ; pour les autres, une catégorie salarié seul, famille, etc doivent suffirent. 1er cas : l employeur dépend de la convention collective et choisit uniquement le socle conventionnel obligatoire Une cotisation de 20 par mois prise en charge à 50% par l employeur doit être prélevée sur les bulletins de salaire des salariés non dispensés. A Création de la catégorie «mutuelle» Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Catégories salariales Cliquer sur le bouton - Saisir le nom de la catégorie de mutuelle «Salarié socle CCNEAC» - Choisir Mutuelle dans le menu Type. Les informations disponibles en-dessous de ce menu disparaissent : elles ne concernent en effet que les catégories salariales. Cliquer sur le bouton OK pour valider. La mutuelle que l on vient de créer s affiche dans la liste des catégories salariales et mutuelles avec la mention (mutuelle). page 3

4 B Création de la retenue forfaitaire de 20 Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Dans la liste des retenues, sélectionner la première retenue en-dessous des retenues Audiens et cliquer sur l icône Insérer une retenue. Compléter la retenue selon les indications suivantes : - Nom retenue : Forfait mensuel assuré seul - Type retenue : Audiens - Taux salarial et Taux employeur : 50% pour chacun - Début d application : 01/01/ Base : Base forfaitaire puis Montant fixe et saisir Spécificité : Santé - Cat. professionnelle : tout cocher - Cat. salariale : dans le menu déroulant choisir Mutuelle à la place de Cat. salariale et cocher Salarié socle CCNEAC - Statut salarié : tout cocher - Statut professionnel : cocher Permanent CDI et Permanent CDD. Avant de refermer la retenue, cliquer sur l onglet Particularités et cocher les cases suivantes : - Part employeur imposable et laisser le prorata imposable à 100% - Part employeur incluse dans base «CSG/CRDS» - Part employeur incluse dans base «Contribution sur prévoyance» - L option Part salariale non prise en compte dans «HS exo - Réduction salariale» est obsolète page 4

5 Le paramétrage est terminé pour ceux n ayant pas signé de contrat spécifique avec Audiens. C Affectation de la catégorie mutuelle dans les contrats des salariés non dispensés On a la possibilité d affecter une catégorie de mutuelle contrat par contrat. Elle sera alors reprise dans toutes les paies que vous établirez par la suite au salarié sur ce contrat. Attention, si vous avez déjà saisi des paies ou de pré-paies sur 2016 pour des salariés permanents, vous devez vous reporter au D suivant! Menu Contrats - Liste des contrats La liste affiche par défaut la liste des contrats en cours. Sélectionner les salariés pour lesquels il convient d activer la cotisation forfaitaire de 20. Cliquer sur pour modifier les contrats. On trouve dans chaque fiche contrat une liste déroulante «Mutuelle» dans laquelle on retrouve les niveaux de mutuelle que l on a créés. Choisir alors la catégorie Salarié socle CCNEAC. Si le salarié a demandé une dispense, laisser le menu déroulant sur (aucune). Il est alors possible de créer un pense-bête pour noter le cas échéant la date de fin de dispense et penser à modifier la catégorie mutuelle dans les paies. Voir à ce sujet la fiche Pense-bêtes (disponible dans l aide en ligne - menu Aide / Aide de spaiectacle / Contrats / Pense-bêtes). page 5

6 D Affectation de la catégorie mutuelle dans les paies des salariés non dispensés On retrouve également la liste déroulante Mutuelle dans chaque fenêtre de saisie de la paie. Si on change directement dans la fiche Paie l information Mutuelle, elle sera mise à jour dans la fiche Contrat et reprise par défaut sur les paies suivantes. 2ème cas : l employeur dépend de la convention collective et choisit l option 1 pour le salarié et ses ayants droits Une cotisation de 20 par mois prise en charge à 50% par l employeur doit être prélevée sur les bulletins de salaire des salariés non dispensés. Une cotisation complémentaire de 0,40% (répartie à 50/50) s applique au titre de l option 1 pour le salarié. Une cotisation complémentaire de 1,39% (répartie à 50/50) s applique au titre de l option 1 pour le conjoint. Une cotisation complémentaire de 0,85% (répartie à 50/50) s applique au titre de l option 1 pour un enfant. Dans tous les cas, vous devez vous reporter aux informations qui vous ont été communiquées par Audiens! Les valeurs présentes sont données à titre d exemple! Au niveau du paramétrage, vous devez au préalable référencer tous les cas que vous allez rencontrer dans votre structure : 1. un salarié s affilie seul 2. un salarié affilie également son conjoint 3. un salarié affilie également son conjoint et un enfant Vous devrez donc créer 3 catégories mutuelles distinctes. Concernant les retenues, il faut créer autant de retenues que de cotisations distinctes, soit : 1. une retenue pour le forfait mensuel à une retenue pour le complément lié à l option 1 pour le salarié : 0,40% PMSS 3. une retenue pour le complément lié à l option 1 pour le conjoint : 1,39% PMSS 4. une retenue pour le complément lié à l option 1 pour l enfant : 0,85% PMSS. page 6

7 A Création des catégories «mutuelle» Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Catégories salariales Vous devez créer les 3 catégories de type mutuelle suivantes : 1. Salarié EAC option 1 2. Sal + 1 ad EAC opt 1 3. Sal+1ad+1enf opt1 Pour le descriptif précis concernant la manipulation dans spaiectacle, vous pouvez vous reporter au A du 1er cas (page 3). B Création des retenues liées Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues Vous trouverez ci-après les photos d écran des retenues à créer. Pour le descriptif précis concernant la manipulation dans spaiectacle, vous pouvez vous reporter au B du 1er cas (page 3). page 7

8 1ère retenue : Forfait mensuel assuré seul Onglet Particularités : page 8

9 2ème retenue : Mutuelle salarié option 1 Onglet Particularités : page 9

10 3ème retenue : Mutuelle conjoint option 1 Onglet Particularités : page 10

11 4ème retenue : Mutuelle 1er enfant option 1 Onglet Particularités : page 11

12 C Affectation de la catégorie mutuelle dans les contrats ou les paies des salariés non dispensés Vous devez vous reporter aux C et D du 1er cas (pages 4 et 5) pour mettre en place les mutuelles dans les contrats/paies des salariés concernés. 3 Cas de dispenses Le salarié peut demander à être dispensé d affiliation au régime santé obligatoire de l entreprise. Ces cas de dispenses sont réglementés. En voici un tableau récapitulatif : Nous rappelons le point suivant : la dispense est à l initiative du salarié. Ce dernier doit déclarer le cadre dans lequel cette dispense est formulée. Un modèle de dispense est disponible sur le site d Audiens : < DISPENSES-Formulaire-exemption-EAC.pdf> page 12

13 3ème cas : l employeur dépend de la convention collective, a choisi le socle conventionnel pour le salarié et certains salariés ont pris des renforts Une cotisation de 20 par mois prise en charge à 50% par l employeur doit être prélevée sur les bulletins de salaire des salariés non dispensés. 2 salariés ont choisi des renforts : - le premier salarié a choisi un renfort 2 pour lui seul : - une cotisation complémentaire de 0,88% est due par ce salarié ; - le second salarié a choisi un renfort 3 pour lui et son conjoint : - une cotisation complémentaire de 1,38% est due par ce salarié au titre du renfort 3 du salarié, - une cotisation complémentaire de 1,09% est due au titre de l extension du socle pour le conjoint, - une cotisation complémentaire de 1,38% est due au titre du renfort 3 pour le conjoint. Dans tous les cas, vous devez vous reporter aux informations qui vous ont été communiquées par Audiens! Les valeurs présentes sont données à titre d exemple! Au niveau du paramétrage, vous devez au préalable référencer tous les cas que vous allez rencontrer dans votre structure : 1. un salarié s affilie seul 2. un salarié choisit le renfort 2 pour lui 3. un salarié choisi le renfort 3 pour lui et son conjoint. Vous devrez donc créer 3 catégories mutuelles distinctes. Concernant les retenues, il faut créer autant de retenues que de cotisations distinctes, soit : 1. une retenue pour le forfait mensuel à une retenue pour le complément lié au renfort 2 du salarié : 0,88% PMSS 3. une retenue pour le complément lié au renfort 3 du salarié : 1,38% PMSS 4. une retenue pour le complément lié à l extension socle du conjoint : 1,09% PMSS. 5. une retenue pour le complément lié au renfort 3 du conjoint : 1,38% PMSS. Particularités de paramétrage La retenue de 20 est identique à celle déjà décrite dans les exemples précédents. Les 4 autres retenues ont la totalité du taux en part salariale : page 13

14 Et une particularité supplémentaire aux autres : cocher Part salariale fiscalement non déductible. page 14

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