Guide pratique

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1 4.17 TRANSACTIONS PÉRIODIQUES DE PAIEMENTS Récupération Cette production permet de récupérer des transactions de paiements sur pièces et de générateurs d'absences provenant de 3 différentes sources: 1. L'application Intérim. 2. L'application Colbert. 3. Une provenance dite «autre». Elle inclut les éditeurs de fichiers, les programmes maisons, etc. Cette dernière provenance s'inscrit dans le cadre du chargement massif des transactions. Il est donc fortement conseillé et même obligatoire de consulter la section 6.20 du Guide pratique. Le format des transactions et leurs règles de remplissage y sont décrits. Cette étape de récupération inscrit les transactions dans des fichiers temporaires et les prépare pour leur éventuel chargement au dossier. Cette dernière étape est décrite à la section Deux fichiers temporaires sont utilisés : PFICPM PFINAB pour les paiements sur pièces. pour les paiements d'absence. Guide pratique

2 SERVICES OFFERTS # La plaquette <Démarrer> ([F2]) permet de déclencher l'exécution de la récupération en affichant la fenêtre d'impression (Section 1.5.1). Voir aussi Description des rapports PAIE

3 FONCTIONNEMENT # Avant de déclencher la récupération, vous devez d'abord compléter quelques informations : - Premièrement, il faut spécifier quels fichiers vous désirez récupérer. Pour ce faire, vous avez la possibilité d'entrer jusqu'à 8 critères de sélection différents. Pour chaque critère entré, vous devez choisir la provenance «Intérim», «Colbert» ou «Autre». Pour Intérim ou Colbert, vous devez compléter les champs «École/Centre» et «Lot» de la manière suivante :. le champ «École/Centre» est numérique et est compris entre 000 et 999. Il peut être laissé en blanc. À ce moment, ce sera toutes les écoles (ou centres) qui seront considérées;. le champ «Lot» est alphanumérique. Il peut être laissé à blanc. À ce moment, tous les lots seront considérés. Avec ces informations, le programme est en mesure de former le nom des fichiers qui contiennent les transactions à récupérer. Pour Intérim, le nom des fichiers est formé comme suit : ZSxxxyy.TXP. Pour Colbert, Cbxxxyy.TXP où xxx = École/Centre yy = Lot Pour les fichiers de provenance dite «Autre», vous devez inscrire le nom complet du fichier à récupérer dans la zone d'entrée «Autre fichier» correspondante. Les fichiers sélectionnés (selon vos critères) doivent exister dans le répertoire prévu à cette fin dans les paramètres du système. - Deuxièmement, il faut spécifier si vous désirez une simulation ou une exécution réelle. Lors de la simulation, aucune transaction n est récupérée, seuls les rapports sont imprimés. Guide pratique

4 - Fichiers de transactions Si la récupération est réelle, vous pouvez choisir l action à prendre sur les fichiers récupérés. Les actions possibles sont : 1. Les détruire 2. Les renommer sous l'extension «001» (si déjà existant, «002» est utilisée et ainsi de suite) 3. Les préserver # Une fois les critères de sélection entrés, vous pouvez démarrer la production de la récupération des transactions. Voici le traitement effectué : - Toutes les transactions de chacun des fichiers correspondant à votre sélection sont lues. - Les transactions de paiements sur pièces et de générateurs d'absences sont envoyées dans des fichiers temporaires en vue de leur éventuel chargement au dossier. Note : Les transactions de générateurs d'absences, pour un emploi d'enseignant, peuvent être pondérées par le pourcentage salaire ou le pourcentage tâche réelle (i.e. % temps * % poste / 100). La case «Pondérer les absences d'intérim par le % salaire» des options de la fenêtre «Paramètres» oriente le traitement à appliquer sur les absences. - Les champs des transactions récupérées sont validés un à un. Si un champ est erroné, la transaction est récupérée, mais une anomalie est imprimée dans un rapport. Les transactions en erreur ainsi récupérées pourraient être corrigées ultérieurement avec la production «Chargement au dossier» (en interactif). - Les seules transactions rejetées sont celles qui ne sont pas reconnues comme étant un paiement sur pièce ou un générateur d'absences ou celles qui sont en double PAIE

5 - Une fois toutes les transactions de tous les fichiers récupérées, cinq rapports sont imprimés : 1- Liste des transactions traitées 2- Liste de contrôle 3- Liste des transactions rejetées - transactions non valides 4- Liste des transactions rejetées - transactions déjà existantes 5- Liste des anomalies Un exemple de ces listes est présenté à la section Description des rapports. PARTICULARITÉS # Tous les fichiers, en provenance d'intérim et Colbert, sont des fichiers séquentiels de 80 caractères. # Les systèmes émetteurs ont la responsabilité de générer les fichiers selon l'emplacement spécifié dans les paramètres du système de Paie. Cet emplacement se retrouve sous la rubrique Fichier de transactions dans les paramètres. # Les «Autres fichiers» doivent être bâtis selon les spécifications mentionnées à la section 6.20 du Guide pratique. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES École/Centre : ÉCOLE Guide pratique

6 Chargement des transactions et autorisation des générateurs d absences Cette production permet de charger au dossier les transactions de paiements sur pièces et de générateurs d'absences préalablement récupérées ou d autoriser des générateurs d absences. Le chargement des transactions et l autorisation des générateurs d absences peuvent être faits interactivement ou massivement. Il est également possible de demander un rapport de destruction (transactions de paiements sur pièces et de générateurs d absences détruites plutôt que chargées). SERVICES OFFERTS # La plaquette <Démarrer> ([F2]) permet de déclencher l'exécution du chargement. Si l'usager sélectionne l'option «Massif» ou «Rapport de destruction», la fenêtre d'impression (Section 1.5.1) s'affiche. Si l'option «Interactif» est choisie, alors l'écran des paiements sur pièces ou des générateurs d'absences s'affiche selon le cas. # La plaquette <Options...> ([Alt + N]) permet de paramétrer le chargement massif. La fenêtre de la section est alors affichée. # La plaquette <Sélection...> ([Alt + S]) permet d accéder à la fenêtre de sélection (Section ) PAIE

7 FONCTIONNEMENT # Pour déclencher le chargement des transactions ou l autorisation des générateurs d absences, vous devez d'abord sélectionner l'un des trois boutons suivants : 1- Traitement interactif Vous avez le choix entre le chargement interactif des paiements sur pièces ou des générateurs d'absences ou l autorisation des générateurs d absences. En sélectionnant «Chargement des paiements sur pièces», la fenêtre des paiements sur pièces apparaît à l'écran. En sélectionnant «Chargement des générateurs d'absences» ou «Autorisation des générateurs d absences», la fenêtre des générateurs d absences apparaît à l écran. 1-A Traitement pour le chargement des paiements sur pièces et le chargement des générateurs d absences Le traitement est le même que vous ayez choisi de transférer les paiements sur pièces ou les générateurs d'absences : - Lorsque la fenêtre s'affiche, c'est le premier paiement sur pièce (ou générateur) correspondant à votre sélection qui s'affiche automatiquement. Si vous voyez la mention «Dossier inexistant» à la place du nom de l'employé, c'est que le matricule de cet employé n'existe pas. Il vous sera alors impossible de charger cette transaction. - Vous pouvez utiliser les boutons «Précédent» et «Suivant» pour faire afficher les paiements sur pièces (ou générateurs) précédents et suivants. - Le bouton «Interruption» vous permet de retourner à la fenêtre de départ. - Le bouton «Sauvegarder» vous permet de charger les transactions de paiements sur pièces ou générateurs d'absences. Lorsque vous appuyez sur «Sauvegarder», toutes les informations sont validées de la même façon que dans la fenêtre des paiements sur pièces ou des générateurs d'absences. Si aucune erreur n'est détectée, alors le paiement sur pièce ou générateur d'absences est chargé dans le fichier des paiements de la paie. Guide pratique

8 Le paiement sur pièce ou générateur ainsi chargé est radié du fichier temporaire, et la fenêtre affichera la transaction suivante. - L utilisation du bouton «Supprimer» a pour effet d indiquer le paiement sur pièce (ou générateur) comme étant «à détruire» dans son fichier temporaire. À ce moment, le paiement sur pièce (ou générateur) suivant est affiché. La transaction ainsi marquée «à détruire» peut être officiellement détruite à l'aide du bouton «Rapport de destruction» de la fenêtre de départ. 1-B Traitement pour l autorisation des générateurs d absences L indicateur Autorisation des générateurs d absences est accessible uniquement pour les organismes ayant acquis la fonction DÉCENTRALISATION ET PLUS. S Lorsque la fenêtre s affiche, c est le premier générateur d absences dont l indicateur «À autoriser» est coché, correspondant à votre sélection, qui s affiche. S Vous pouvez utiliser les boutons «Précédent» et «Suivant» pour faire afficher les générateurs précédents et suivants. S Le bouton «Interruption» vous permet de retourner à la fenêtre de départ. S Le bouton «Sauvegarder» vous permet d autoriser le générateur d absences. Lorsque vous appuyez sur «Sauvegarder», toutes les informations sont validées de la même façon que dans la fenêtre des générateurs d absences. Si aucune erreur n est détectée, alors le générateur est autorisé (l indicateur «À autoriser» n est pas coché). 2- Traitement massif Dans le traitement massif, vous pouvez choisir de charger à la fois les paiements sur pièces et les générateurs d'absences et d autoriser des générateurs d absences. De plus, vous pouvez demander une simulation. À ce moment, seuls les rapports sont imprimés, aucun traitement réel n'a lieu. Au démarrage du chargement massif, la fenêtre d'impression s'affiche PAIE

9 2-A Traitement pour le chargement des paiements sur pièces et le chargement des générateurs d absences Le traitement est le même pour le chargement des paiements sur pièces et/ou des générateurs d'absences : - Le programme valide d'abord la transaction correspondant à votre sélection. - Lorsqu une erreur ou un avertissement est émis, la transaction n'est pas chargée. Celle-ci apparaît dans une liste avec les messages appropriés. Il sera alors possible de corriger la transaction à l aide du chargement interactif. - Lorsque la transaction est valide, elle est chargée automatiquement au dossier de la paie et enlevée du fichier temporaire. - Le traitement massif produit trois rapports : 1- Liste des transactions chargées 2- Liste des transactions en erreur 3- Liste de contrôle Pour plus de détails sur ces listes, veuillez consulter le guide 4- Description des rapports. 2-B Traitement pour l autorisation des générateurs d absences L indicateur Autorisation des générateurs d absences est accessible uniquement pour les organismes ayant acquis la fonction DÉCENTRALISATION ET PLUS. S Le programme baisse l indicateur «À autoriser» de tous les générateurs d absences correspondant à votre sélection, dont cet indicateur est levé. S Un rapport est produit : Liste des générateurs d absences autorisés. Pour plus de détails sur cette liste, veuillez consulter le guide 4 - Description des rapports. Guide pratique

10 3- Rapport de destruction Cette option vous permet d'épurer les fichiers temporaires. Au démarrage de la destruction des transactions périodiques des paiements, la fenêtre d impression s affiche. Le traitement effectué est le suivant : - La production vérifie chaque transaction contenue dans les fichiers temporaires qui correspondent à votre sélection. - Chacune de ces transactions est ensuite imprimée sur une liste. - La sélection de «Épurer le fichier» permet de détruire les enregistrements concernés. - L'option «Rapport de destruction» produit deux rapports : 1- Rapport de destruction 2- Liste de contrôle PARTICULARITÉS # Lorsque vous sélectionnez le bouton «Interactif», toutes les autres options sont désactivées sauf celles qui concernent le traitement interactif. Lorsque vous sélectionnez le bouton «Massif», toutes les autres options sont désactivées sauf celles qui concernent le traitement massif. Lorsque vous sélectionnez le bouton «Rapport de destruction», toutes les autres options sont désactivées sauf celle qui concerne le rapport de destruction. # La validation des transactions dans le traitement massif, pour le chargement des paiements sur pièces et le chargement des générateurs d absences est la même que celle effectuée en interactif. # La seule façon de marquer une transaction «à détruire» est d effectuer le chargement interactif et d'utiliser l icône de suppression. # Lors du chargement des paiements sur pièces et du chargement des générateurs d absences, le numéro de session utilisé est «ZINCB» pour les paiements sur pièces et générateurs d'absences provenant d'intérim ou Colbert. Pour la provenance dite «Autre», c'est le numéro de session en cours PAIE

11 Option du chargement massif Cette fenêtre permet de paramétrer le chargement massif des transactions de paiements sur pièces et de générateurs d'absences. En effet, pour chaque situation spécifiée dans la liste, l'utilisateur peut choisir de : - Charger la transaction sans imprimer de message sur le rapport - Charger la transaction et imprimer un message d'avertissement - Rejeter la transaction et imprimer un message d'erreur Ainsi, vous pouvez optimiser cette production en fonction de vos besoins. Veuillez noter que ces options sont conservées par le système. Vous n'avez donc pas à les sélectionner lors de chaque chargement. SERVICES OFFERTS - Pour modifier le comportement du système dans une situation particulière, doublecliquer sur l'item correspondant. La fenêtre de la section est alors affichée. Guide pratique

12 L'option du chargement Cette fenêtre permet de modifier l'action prévue par le système pour une situation donnée PAIE

13 Sélection Cette fenêtre permet de faire la sélection des transactions à charger et des générateurs d absences à autoriser. Pour tous les types de traitement, on peut sélectionner des paiements sur pièces et des générateurs d absences selon : S le nom légal de l employé, en fonction des lettres spécifiées à l écran; S le lieu de travail du paiement sur pièce ou du générateur d absences, en fonction des lieux de travail choisis à l écran. De plus, pour l autorisation des absences, on peut sélectionner des générateurs d absences selon : S le motif d absence du générateur, en fonction des motifs choisis à l écran; S le statut d engagement effectif à la date de début du générateur, en fonction des statuts choisis à l écran. Guide pratique

14 SERVICES OFFERTS # La plaquette de confirmation <OK> est disponible pour conserver les informations inscrites dans cette fenêtre PAIE