Messagerie électronique et plus encore

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1 Messagerie électronique et plus encore Vous disposez désormais d une adresse de messagerie électronique «professionnelle» sous le format accessible par gmail. Ce nom de domaine commun à tous les membres du site de Boulogne offre de nombreuses possibilités que nous allons devoir nous approprier afin de clôturer la construction de notre ENT (Espace Numérique de Travail). Outils : Messagerie : Au-delà d une nouvelle messagerie «pro», celle-ci va vous rendre de nombreux services dans vos échanges d information et de travail avec les professeurs et les élèves. Contacts : Vous disposez de la totalité des adresses mails des élèves et professeurs, accessibles soit individuellement soit par niveau, soit par regroupement que vous choisirez. Vous pourrez ainsi adresser tout travail à vos destinataires choisis. Groupes : Un groupe est constitué de plusieurs contacts. Il peut représenter une classe, un niveau, des personnes désignées Vous pourrez transmettre, échanger, mettre à disposition des documents avec le groupe constitué. Agenda : Vous pourrez tenir à jour votre agenda mais aussi déposer des informations sur celui de vos contacts (élèves, classes, niveaux, groupes ) Et bien d autres choses que vous pourrez découvrir par vous-mêmes selon vos centres d intérêts et votre rythme. Appropriation de la messagerie Vous devez tout d abord définir votre mot de passe. Le mot de passe actuel est (cf Prof) En cas de problème, je peux réinitialiser votre mot de passe (D. Sueur). Procédure : 1. Ouvrir Gmail.com sur Internet 2. Prendre l option «se connecter» et pas «créer un compte» 3. Saisir votre identifiant (celui qui vous permet d ouvrir votre session au collège) 4. Saisir le mot de passe (Cf prof) 5. Gmail vous propose alors de saisir votre nouveau mot de passe. 6. Il ne vous reste qu à l utiliser ainsi que ses nombreux outils. (Cf prof)

2 Sauvegarde en ligne (Cloud) A partir de votre messagerie, vous pouvez accéder à toutes les applications offertes par google en cliquant sur le côté droit supérieur de votre écran. Vous pouvez alors, entr autre, accéder au module de sauvegarde en ligne pour y déposer ou extraire un fichier. Qu'est-ce que Google Drive? Google Drive sur le Web vous permet de stocker vos fichiers, d'y accéder et de les modifier où que vous soyez, sur le Web, sur votre disque dur ou en déplacement. Voici les actions que vous pouvez réaliser dans Google Drive sur le Web avec un lecteur d'écran : télécharger, importer, créer, stocker et modifier des fichiers ; partager des fichiers et dossiers avec vos amis, vos proches, des camarades de classe ou des collègues ; organiser les fichiers dans des dossiers ; stocker des fichiers pour pouvoir y accéder depuis n'importe quel appareil. Partager des fichiers : - A des personnes - A des groupes de travail - En lecture Sauvegarder sur le cloud - Permettre la modification Travailler de matière collaborative sur un ou plusieurs fichiers

3 Utilisation de l application DRIVE 1. Présentation à l ouverture 2. Lecture d un document sauvegardé Il suffit de double-cliquer sur le fichier concerné 3. Création de dossier, sauvegarde Pour créer un nouveau dossier dans lequel vous sauvegarderez les fichiers concernés (Devoirs, Evaluations, Cours ) Pour sauvegarder un seul fichier. Une fenêtre s ouvre alors pour localiser le fichier à sauvegarder De manière plus globale, vous pouvez sauvegarder un dossier complet à partir de votre disque dur ou autre support. 4. Partager un fichier Cliquer droit sur le fichier concerné présent sur le bureau de Drive Saisir un nom ou une adresse mail Ou Avec le lien vous pouvez définir les interactions possibles

4 UTILISATION DE L'INTERFACE a. Création ou importation d un document Pour importer un document / créer un dossier ou autres documents (texte, tableau, présentation...), sélectionnez «nouveau»... Vous n avez plus qu à choisir! Dans le cas d un Google doc, voici votre interface! Vous retrouverez les principales fonctionnalités d un document Word. Vous n avez plus qu à nommer votre document juste en haut à gauche. b. Consultation de document Certains documents sont disponibles en mode "Visionnage", comme par exemple les fichiers PDF ou image JPEG qui ont été importés. Tout dépend de leur format. Si tel est le cas, cliquez simplement sur le fichier que vous souhaitez ouvrir et parcourez-le à votre guise. Vous pouvez également télécharger le document, si vous le souhaitez, en cliquant sur la flèche située en haut de la visionneuse, ou l'ouvrir sous un logiciel de votre ordinateur en cliquant sur le bouton bleu "Ouvrir". c. Modification d un document. Si le fichier que vous avez importé est un document modifiable (Word, Excel, PowerPoint), vous pouvez le corriger à partir du Google Drive. Cependant, si vous cliquez simplement sur le document, il s'ouvrira en mode "Visionnage" comme un PDF. Pour modifier le document, faites un clic droit sur le nom de ce dernier, et sélectionnez "Ouvrir avec" puis "Google [feuille de calcul, document, etc.]" comme ci-dessous : d. Exportation d un document A tout moment, il est possible d'extraire un document du Google Drive pour le récupérer en version Microsoft Office ou en PDF sur son ordinateur personnel. Pour cela, ouvrez le document que vous souhaitez récupérer, puis cliquez sur "Fichier", "Télécharger au format", et sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez exporter votre document. Voici un exemple :

5 PARTAGE DE L INTERFACE AVEC UN COLLABORATEUR Pour partager un document, sélectionnez un document et cliquez sur ou encore. Vous n avez plus qu à inscrire l adresse Gmail de l utilisateur. Vous pouvez lui permettre d avoir accès au document en lecture seule, avec la possibilité de faire des commentaires ou lui permettre d avoir un accès complet au document avec des droits de modification. Lorsque c est un autre utilisateur qui vous a partagé un document vous pouvez le retrouver sur la barre de recherche de l interface Google Drive. Vous pouvez aussi les consulter à partir de l onglet «Reçus» comme l illustration ci-dessous :

6 Partager un fichier avec des collaborateurs et mettre à jour Version de travail 1 : Création du fichier directement sur Drive avec google sheets

7 Version de travail 2 : travail sur un fichier partagé (reçu ou conçu à l extérieur) Sur mon drive, je partage avec un ou plusieurs collaborateurs Il n apparaît pas sur le drive de mon collaborateur dans récents mais dans sa messagerie J ouvre à partir du lien de la messagerie. Je modifie puis je ferme l onglet supérieur. Les modifications apparaissent sur les 2 drives.

8 Transformer un PDF en document texte Et pour finir, une fonctionnalité extrêmement utile de Google Drive, la possibilité de traiter des documents PDF comme des documents texte. En effet, Google Drive vous permet de transformer vos documents PDF en documents texte et donc de pouvoir les modifier à votre guise. Au lieu de passer par un convertisseur de documents, il vous suffit d importer votre document sur Google Drive, ensuite, déroulez le menu «préférences sélectionnez Ouvrir avec Google Docs Vous pouvez maintenant modifier votre document et l enregistrer sous format texte. Pourquoi créer vos documents avec Google Apps? Les intérêts de passer sur Google Drive et d utiliser les «Apps» associées sont multiples. Voici les principaux atouts de la solution. Partager et de collaborer facilement à plusieurs sur un document. Les documents Google Apps ne sont pas comptabilisés dans les 15 Go d espace disque autorisés par Gmail & Google Drive. Sauvegarde automatique des documents créés en Google Apps à chaque modification. Possibilité de restaurer un document à tout niveau de sauvegarde via l historique de révision. En savoir plus sur

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