15/04/2010. Excel : Fonctions de base et Pivot table. Formation des comptables Projets du 12 au 16/04/2010. Contenu EXCEL DE GESTION

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1 Excel : Fnctins de base et Pivt table Frmatin des cmptables Prjets du 12 au 16/04/2010 Cntenu Objectifs de la frmatin EXCEL DE GESTION Méthdlgie Feuille de calcul, manipulatins et astuces Quelques Frmules avancées Base de dnnées et Pivt Table Exercices sur différents états FIT PFFO BENOIT NLANDU DU 12/04 AU 16/04/2010 Objectifs de la frmatin Objectif Général Objectifs spécifiques Le cmptable sera capable de : A l issus de la frmatin, le cmptable sera capable de : 1. Cntribuer efficacement à l élabratin des rapprts annuels des prjets 2. Reprduire quelques états FIT dans Excel 1. Relever l habilité du cmptable à manipuler avec aisance une feuille de calcul 2. Utilisatin de quelques fnctins avancées 3. Capable de créer de base de dnnées, à l explitatin et à la présenter via un Pivt table 1

2 METHODOLOGIE 1. Oscillatin, chaque fis, vers une feuille de calcul pur illustrer les cas 2. Les accès successifs aux ptins de cmmandes snt à lire par «/» 3. Les syntaxe des frmules snt dnnées préalablement 4. Si nécessaire, nus rappellerns les cmmandes sus versin Explitatin des dnnées FITdata de la RR du SENEGAL 2. FEUILLE DE CALCUL Rappel : Classeur : un Fichier d Excel cntenant par défaut tris feuille de calcul Feuille : un tableur, une calculatrice enchevêtrée des cellules. Il cntient 256 clnnes de A à IV et lignes La cellule : intersectin entre lignes et clnnes (A1 u L1C1) Les lignes snt alphabétiques, clnnes numériques, sinn «L» «C» 2.1. Frmes de la suris Pinteur : pur sélectinner un menu, un nglet Pinteur étilé : déplacer un cntenu sur une plage Crix blanche : sélectinner Crix nire : incrémenter (cpier) une dnnée, u une plage des dnnées 2.2. Sélectins (Suris u Clavier) 2.4. Renmmer une cellule, une plage Sélectin des plages cntigües Sélectin des plages discntinues Sélectin de tute la feuille Sélectin de plusieurs feuilles (grupe de travail) 2.3. déplacements & défilement Fractinner l écran : Affichage/Fractinner Figer les vlets : Affichage/Figer le vlet Se déplacer dans la feuille, barres de défilement et tuches clavier (Ctrl + tuches de directin) Organiser l affichage des feuilles actives : Affichage/Rérganiser tut Sélectin la cellule u la plage à renmmer / Ecrire le nm dans la «case nm» 2.5. Opérateurs arithmétiques et de cncaténatin Additin + : A1+A2 Sustractin : A1 A2 Multiplicatin * : A1*A2 Divisin / : B1/B2 Puissance ^ : A5^2 Cncaténatin & : B5&B6 La parenthèse est la pririté des prirités dans l exécutin 2

3 2.6. Type des dnnées Textes Date Cnstantes Frmules (précédées du signe «égal») 2.7. Frmat des cellules Frmat/Cellules/type de frmat Frmat persnnalisé Exemple : Ecrire le zér nn significatif Ecrire la devise nn listée (CDF) Autres Frmats persnnalisés 2.8. Reprduire la Mise en frme Sélectinner la cellule cntenant le frmat à reprduire Outil «Pinceau reprduire la mise en frme» Cliquer et glisser sur la cellule de destinatin Cllage spécial : Cpier/cllage spécial Cller sus une ptin u cller avec exécutin des pératins 2.9. Mise en frme cnditinnelle Frmat/Mise en frme cnditinnelle Prtéger la feuille de calcul Empêche que les mdificatins nn désirables sient apprtées à la feuille Sélectinner la plage à prtéger Frmat/Prtectin/Ccher les cases Verruiller et u masquer Révisin u Outil/Prtéger la feuille Validatin des dnnées Empêche l entrée de dnnées nn valides Sélectinner la cellule sumise au cntrôle de validatin Dnnées/Validatin des dnnées Chisir le critère de validatin Appliquer la cmmande et valider On peut ajuter un message de saisie u d erreur Recpie des dnnées : références relatives et abslues La recpie d une frmule nn figée fait référence à des frmules suivant les PAS de déplacement La référence abslue, fige l pérande d une frmule afin de maintenir l adresse u l pérande quelle que sit la recpie Les vlets figés se lisent par le signe «$»; Ainsi, pur figer les vlets : Taper F4, pur figer la clnne et la ligne, A$1$ F4 (2fis) pur libérer la clnne et figer la ligne, A$1 F4(3fis) pur figer la clnne et libérer la ligne, $A1 F4 (4fis) pur tut libérer, A1 3

4 3. QUELQUES FONCTIONS Rappel sur la créatin d une frmule : Sélectinner la cellule de répnse Ecrire «=» Cliquer sur une pérande Écrire l pérateur de calcul Cliquer sur l autre pérande Valider 3.1. Gauche u drite =Gauche(A1;3) Extraire à partir de la gauche, tris caractères. Exemple : extraire les pays du prjet dans un cde navisin Extraire les vlets u Résultats dans les cdes budgétaires =Drite(A1;1) Extraire à partir de la drite, un caractère. Exemple : extraire la phase d exécutin du prjet dans un cde Navisin Les frmules snt diverses en Excel; ici snt passées en revue les plus imprtantes u les plus usitées : Lgique Gauche Drite Recherche Verticale FORMATION.. DES COMPTABLES Imbrigatin =Drite(Gauche(A1;5);2) Extraire à partir de la drite, cinq caractères puis du résultat truvé, extraire deux caractères à partir de la drite Exemple : Extraire l année de la CS à partir des cdes Navisin des prjets Fnctins lgiques SI SI(test_lgique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) ET Renvie VRAI si tus les arguments snt VRAI ; renvie FAUX si au mins l'un des arguments est FAUX. ET(valeur_lgique1;valeur_lgique2;...) OU Renvie VRAI si un argument est VRAI ; et renvie FAUX si tus arguments snt FAUX. Syntaxe OU(valeur_lgique1;valeur_lgique2;...) 3.3. RechercheV (valeur_cherchée;table_matrice;n_index_cl;valeur_prche) 3.4. Quelques messages d erreurs #DIV/0! : Dénminateur nul #VALEUR! : Dnnée nn numérique #N/A! : Dnnée de référence inexistante Si la syntaxe de la frmule est exacte, n peut éviter ce message en utilisant la fnctin «SI(ESTERREUR)» =(SI(ESTERREUR(Frmule qui cntiendrait l erreur); «ACTION»;Frmule) 4

5 Illustratin Excel Applicatin : Extraire les années CS se rapprtant aux cdes navisin, Extraire les cdes budgétaires Rechercher les intitulés des Prjets, les nms se rapprtant aux matricules des agents. 4. BASE DE DONNEES & PIVOT TABLE 4.1. Base de dnnées Les clnnes crrespndent aux champs. La base de dnnées ne dit pas cntenir un Champs vide; les lignes snt dnc des enregistrements. L enregistrement peut passer par un frmulaire L extractin des dnnées est libre suivant le besin de l utilisateur BDMOYENNE : renvie la myenne des entrée de base de dnnée sélectinnées BDNB : Cmpte le nmbre des cellules d une base de dnnée qui cntiennent les nmbres BDSOMME : renvie le nmbre ttal d enregistrement de la base de dnnée qui répndent aux critères 4.2. Sus ttal Renvie un sus-ttal dans une liste u une base de dnnées; le résultat est meilleur si les dnnées préalablement snt triées SOUS.TOTAL(n_fnctin;réf1:réf2) «1»; MOYENNE : SOUS.TOTAL(1;A1:A10); myenne de la plage A1 à A10 «2»; NB : SOUS.TOTAL(2;A1:A10); dénmbre les cellules nn vides «9» SOMME : SOUS.TOTAL(9;A1:A10); smme de la plage A1 à A Pivt Table Utilisez un rapprt de tableau crisé dynamique pur résumer, analyser, explrer et présenter des dnnées de synthèse. Ouvrir le classeur cntenant la base de dnnées Dnnées/Rapprt de tableau dynamique crisé Indiquer surce de dnnées/type du rapprt crisé dynamique Sélectinner la plage/dispsitin Cnstruire le Tableau en glisser les butns des champs sur le diagramme : PAGE : Affichage par page des dnnées liées au champs LIGNE : Les champs de dnnées à présenter en ligne COLONNE : les champs de dnnées à présenter en clnnes DONNEES : champs de dnnées sumis au calcul. Duble cliquer d ici pur définir l pérateur de synthèse u mettre en frme les dnnées 5

6 5. DIFFERENTS ETATS FIT EN EXCEL 5.1. BUDGET FIT EXCEL Préparatin des dnnées (Budget & accunting) Renmmer la 3è clnne : BudCde Cncaténer les adresses «cde navin & budget» : =A2&"_"&B2 Tri u filtre au niveau de «BudLineLevel» 1. Output les dnnées cmptables (all) dans Excel, renmmé «Data». Elaguer les TranType «A et T» 2. Output la dernière versin du budget du prjet dans Excel Préparer le budget exprté Créatin de tris clnnes à partir de «A» Renmmer la 1 ère clnne : Cde navisin Renmmer la 2è clnne du budget : Cde budget Incrémenter le cde navisin et les cdes budgets en respectant les vlets, résultats et cdes budgétaires 3. Créer un nuvel nglet feuille «BudPrep» ù il faut cller une ligne des champs de dnnées cmptables du prjet (cpier la ligne d entête des champs Data) 4. Recpier le cde navisin dans le champs «PrjectCde» à la limite du Level «3» du champ «BudLineLevel». Mieux de filtrer au préalable 5. Récpier successivement la mentin «Budget» dans les champs «TranType», «TranYear» et TranQuater» 6. Cllage spécial des dnnées du budget et cde navisin cncaténé à partir de la versin du budget exprtée 7. Cpier et cller les dnnées cncernant les budgets (ligne par ligne) dans «AmuntBudCur» dans Data 8. Ajuter Une clnne à partant de «A», la renmmer «Start T» 9. Transcrire la frmule lgique suivante : =SI(AH2="Budget";"1. Budget";SI(AH2=2009;AH2&"Q"&AI2;"2. Start t 20XX")) Où : AH crrespnd au champ «TranYear» AI crrespnd au champ «TranQuater» 20XX crrespnd à l année A Pivt table : Budget Vs Actual by Year 3. FORMULES Se psitinner dans Data à la 1 ère cellule Insertin/TDC u Dnnée/TDC Placer en ligne, pur les Prjets, le BudCde Placer en clnne, le TranYear Placer en Valeur, le AmuntBudCur Opérateur de synthèse «SOMME» Mettre la mise en frme nécessaire BudCde Budget Balance Ceci pur permettre d afficher l exécutin du budget by Quater tut en mettant en exergue, les dépenses antérieures de l exercice encurs 6

7 Pivt table : Budget Vs Actual by Quater Annual Planning vs Actuals 3. FORMULES Se psitinner dans Data à la 1 ère cellule Insertin/TDC u Dnnée/TDC Placer en ligne, pur les Prjets, le BudCde Placer en clnne, le Start t Placer en Valeur, le AmuntBudCur Opérateur de synthèse «SOMME» Mettre la mise en frme nécessaire BudCde 1. Budget 2. Start t Q1 2009Q2 2009Q3 Balance 3. FORMULES Préparer les dnnées cmptables FIT exprtées Créer une clnne à partir de A1, puis la renmmer le champs «FinPlan» Nettyer la BD cmptable des trantype «A & T» Préparer les dnnées des prgrammatins financières exprtées Output des FITplan du prjet Créer une clnne à partir de A1, puis la renmmer le champs «FinPlan» Nettyer la BD cmptable des trantype «A & T» Préparer les dnnées FITplan exprtées (cde navisin; les multiplier par 1000) Créer un nuvel nglet feuille «FinPrep» ù il faut cller une ligne des champs de dnnées cmptables du prjet (cpier la ligne d entête des champs Data) Recpier le cde navisin 3. FORMULES dans le champs «PrjectCde» à la limite du Level «3» du champ «BudLineLevel». Mieux de filtrer au préalable Recpier successivement la mentin «Fin2009Q1» dans les champs «FinPlan», «TranDate», «TranYear» et TranQuater» Cllage spécial des dnnées du FITplan et cde navisin cncaténé Se psitinner dans Data à la 1 ère cellule Insertin/TDC u Dnnée/TDC Placer en ligne, pur les Prjets, le BudCde Placer en clnne, le FinPlan Placer en Valeur, le AmuntBudCur Opérateur de synthèse «SOMME» Mettre la mise en frme nécessaire Financial Planning vs Actuals (Quater) 3. FORMULES Output des FITplan du prjet Créer une clnne à partir de A1, puis la renmmer le champs «FinPlan» Préparer les dnnées FITplan exprtées (cde navisin; les multiplier par 1000) Récupérer Les dnnées trimestrielles Illustratin FITRR - SENEGAL 7

8 MERCI DE VOTRE ATTENTION PFFO/BENOIT NLANDU 8