FONCTIONS, BASE DE DONNÉES, MODE MULTI FEUILLE...
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- Clementine Savard
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1 Table des matières FONCTIONS, BASE DE DONNÉES, MODE MULTI FEUILLE UTILISER DES FORMULES ET DES FONCTIONS... 2 Avertissement de possibilité d'erreurs par Excel... 2 Créer une formule qui contient plusieurs opérateurs :... 2 Générer rapidement des totaux avec Somme :... 3 Les fonctions de dates et heures :... 4 Formulation d'une condition avec la fonction SI() :... 5 Fonctions statistiques :... 6 Calculer le remboursement d'un prêt avec la fonction VPM() : TRIER LES DONNÉES FILTRER LES DONNÉES AJOUTER, SUPPRIMER, GROUPER ET ADRESSAGE DES FEUILLES CONSOLIDER DES DONNÉES AVEC DES RÉFÉRENCES EXTERNES CRÉER UN CLASSEUR UTILISANT PLUSIEURS FEUILLES : EX : CLASSEUR ANNUEL, UNE FEUILLE PAR MOIS COMMENTAIRE, FIGER, MASQUER, IMPRIMER GÉRER LES COMMENTAIRES DANS UN CLASSEUR FIGER DES LIGNES ET DES COLONNES D EN-TÊTE MASQUER DES LIGNES, DES COLONNES OU UNE FEUILLE IMPRIMER UN CLASSEUR L onglet Aperçu avant impression : L onglet Page de la boite de dialogue Mise en page : L'onglet Marges L'onglet En-tête /Pied de page L'onglet Feuille L onglet Mise en page AJUSTER LES SAUTS DE PAGE T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 1
2 Fonctions, Base de données, Mode multi feuille 1. Utiliser des formules et des fonctions Avertissement de possibilité d'erreurs par Excel dans les formules et fonctions : Petit triangle vert dans la cellule en erreur et icône d avertissement Explication de l'erreur dans une info bulle lorsque l icône est pointée : Dérouler les options en cliquant sur l'icône. Sélectionner Ignorer l'erreur pour faire disparaître le triangle. Créer une formule qui contient plusieurs opérateurs : Parenthèses évaluées en premier * et / de gauche à droite - et + de gauche à droite Ex : =G1-G2/(G3-G4) 1) X = G3 G4 2) Y = G2 / X 3) Z = G1 Y Exemple d une formule combinée à une fonction : =B6-SOMME(B7:B10) T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 2
3 Générer rapidement des totaux avec Somme : Exemple : Sélection B5:E9 et B11:E15 (sélection non contigüe avec la touche Ctrl) et calcul avec Somme. Lorsque qu'une cellule vide est surmontée de valeurs, la somme automatique est placée dans cette cellule. Dans l'illustration qui suit, la somme automatique calcule les 2 lignes Sous-total : Sélection B5:F17 et calcul avec Somme. Lorsque qu'une cellule adjacente à droite est vide, la somme automatique est placée dans cette cellule (Colonne F Total). La ligne 17 Total a aussi été calculée. Excel a cumulé 2 sous-totaux. Par exemple, la cellule B17 contient =SOMME(B15;B9), le point-virgule séparant les 2 arguments. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 3
4 Les fonctions de dates et heures : Fonction Aujourd'hui() retourne la date du jour. Ex : pour le 23 oct Fonction Maintenant() retourne la date du jour et l'heure courante. Ex : :36 Dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, sélectionner la catégorie Date &Heure pour accéder à toutes les fonctions de dates et heures : Exemple : Insérer une fonction Date et observer la fonction insérée sur la barre de formule (=DATE(année; mois; jour)). Dans la liste Format de nombre du groupe Nombre, on peut voir que la cellule a maintenant un format Date. Effacer avec la commande Effacer tout du groupe Édition, afin d effacer le contenu et le format. Entrer cette date comme suit: 19 mars 2009 et observer son affichage, son format et son contenu sur la barre de formule Dans la liste Format de nombre du groupe Nombre, sélectionner le format Date longue. Excel reconnaît automatiquement les dates et heures lors de la saisie en autant que l'entrée respecte un format de date ou d'heure reconnu. La commande Autres formats numériques de la liste Format de nombre du groupe Nombre donne accès à la boite de dialogue Format de cellule déjà vue. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 4
5 Exemple de calculs utilisant des dates : Dans E7, entrer la formule =B7+30 et copie pour les autres factures Âge de la facture : F7: =C$4-B7 et copie pour les autres factures La facture est due 30 jours plus tard. Formulation d'une condition avec la fonction SI() : La fonction Si() fait partie des fonctions de la catégorie Logique et est formée de 3 arguments: =SI(test logique; résultat si vrai; résultat si faux) Le test logique ou condition peut contenir les opérateurs relationnels suivants : = < > <= >= <> Ex : Calcul du nombre de jours de retard Si le nombre de jours de retard dépasse 30 jours, on doit calculer le nombre de jours de retard (date que la facture est due 30) et dans le cas contraire, le nombre de jours de retard sera 0. Exemple : Insérer la fonction logique SI dans la cellule G7 par la commande Insérer une fonction de la barre de formule. Entrer les 3 arguments de la boite de dialogue suivante en pointant la cellule F7: T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 5
6 Observer le contenu de la cellule G7 dans la barre de formule et copier la formule pour les autres factures : Dans le cas d une fonction SI, il est souvent plus rapide de taper la fonction que d utiliser la boite de dialogue Arguments de la fonction. Fonctions statistiques : Les fonctions de la catégorie Statistiques les plus utilisées sont disponibles dans la liste Somme du groupe Édition. La fonction NB retourne le nombre de cellules contenant une valeur numérique. La fonction NBVAL devrait être utilisée dans le cas où l on désire compter un nombre de cellules dont le contenu n est pas nécessairement numérique. La fonction Max retourne la valeur maximale d une plage de cellules et la fonction Min retourne la valeur minimale. La fonction NB.SI retourne le nombre de cellules qui répondent au critère. Pour afficher les formules au lieu du résultat de celles-ci : onglet Formules /groupe Audit de formules /commande Afficher les formules T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 6
7 Calculer le remboursement d'un prêt avec la fonction VPM() : La fonction VPM(Versement par mois) fait partie des fonctions de la catégorie Finances. Elle est formée de 3 arguments et retourne le montant mensuel qu'un emprunteur doit remettre pour rembourser un emprunt : =VPM(taux d'intérêt de la période; nombre de paiements; montant emprunté) Exemple : E5 : entrer =VPM(C5/12;D5;-B5) - C5/12 pour obtenir un taux mensuel, C5 étant le taux annuel - D5 contient le terme de l'emprunt en nombre de mois - -B5 est la valeur négative du montant emprunté F5 : entrer =E5*D5 G5 : entrer =F5-B5 =VPM(C5/12;D5;-B5) Copie pour les autres emprunts =E5*D5 =F5-B5 2. Trier les données Pour trier les informations dans un classeur, il faut d abord sélectionner la plage de données incluant les titres (A5:O25) ou non (A6 :O25). Par la suite, utiliser la commande Trier du groupe Trier et filtrer de l onglet Données. La boite de dialogue Tri est alors affichée. Fixer les paramètres de la première colonne de tri (Trier par, Trier sur et Ordre). Si vous devez trier sur plusieurs colonnes, utiliser le bouton Ajouter un niveau. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 7
8 Tri croissant en ordre alphabétique Cocher cette case si les titres ont été inclus dans la plage de données sélectionnées. Tri en ordre croissant de description d emploi et décroissant de salaire 3. Filtrer les données Filtrer des données consiste à rechercher, manipuler ou extraire des données dans une plage de données sélectionnées dont les titres sont inclus. Par la suite, utiliser la commande Filtrer du groupe Trier et filtrer de l onglet Données afin d activer le filtrage. Une liste déroulante de filtre apparait pour chaque titre de colonne avec des choix d'option : T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 8
9 Sélectionner le choix Café dans la colonne Emploi ; les données seront filtrées sur le critère Emploi = Café et seulement les lignes qui correspondent au critère seront affichées : Icône de filtre et bulle d information sur le filtre : Pour désactiver un filtre, utiliser la commande Effacer du groupe Trier et filtrer ou le choix Effacer le filtre de la liste déroulante de filtrage. Pour désactiver le filtrage et faire disparaître les listes déroulantes, cliquer de nouveau sur la commande Filtrer du groupe Trier et filtrer. Utiliser la commande Filtres textuels ou Filtres numériques de la liste déroulante de filtrage et l un des choix offerts pour accéder à la boite de dialogue Filtre automatique personnalisé afin de sélectionner des critères autres que l'égalité : Utiliser les opérateurs logiques ET, OU dans la boite de dialogue Filtre automatique personnalisé : Afficher les emplois qui ne sont pas "Vente de CD". T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 9
10 Taux horaire compris entre 9.00$ et 12.00$. Afficher les employés qui travaillent au café ou à la vente de CD. 4. Ajouter, supprimer, grouper et adressage des feuilles Pour ajouter une feuille, utiliser le bouton Insérer une feuille de calcul dans les onglets de feuilles ou la commande Insérer une feuille de la liste Insérer du groupe Cellules de l onglet Accueil. Pour supprimer une feuille, sélectionner le choix Supprimer du menu contextuel de l onglet ou la commande Supprimer une feuille de la liste Supprimer du groupe Cellules de l onglet Accueil. Regrouper des feuilles : Lorsqu'un classeur est formé de plusieurs feuilles semblables, il est nécessaire de regrouper celles-ci afin que les modifications apportées à l'une d'entre elles soient effectives sur l'ensemble des feuilles. Pour regrouper des feuilles : Enfoncer la touche Ctrl et cliquer sur l'onglet des feuilles à regrouper ; la touche Shift peut aussi être utilisée si les feuilles sont contiguës. Aussi, le menu contextuel d'un onglet de feuille offre le choix Sélectionner toutes les feuilles. Annuler un regroupement de feuilles : choix Dissocier les feuilles du menu contextuel de l'onglet d'une feuille groupée ou cliquer sur l'onglet d'une feuille. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 10
11 5. Consolider des données avec des références externes Il est quelquefois nécessaire de totaliser ou de résumer des données semblables réparties dans plusieurs feuilles sur une autre feuille. Référence externe : Lorsqu un classeur est formé de plusieurs feuilles, il est parfois nécessaire de se référer à une cellule d une autre feuille comme suit : Sélectionner la cellule qui devra contenir le résultat et y taper le signe = Cliquer sur l onglet de la feuille qui contient la cellule qui doit être référencée et sur la cellule à référencer (valeur désirée) et compléter l opération de référence par la touche Enter Somme automatique en référence externe : Sélectionner la cellule qui devra contenir le résultat et cliquer sur la commande Somme du groupe Édition de l onglet Accueil Cliquer sur l onglet de la feuille qui contient la première valeur à totaliser et sur la cellule qui contient la première valeur à totaliser Enfoncer la touche Shift pour établir une sélection consécutive Cliquer sur l onglet de la feuille qui contient la dernière valeur à totaliser et compléter par la touche Enter 6. Créer un classeur utilisant plusieurs feuilles : Ex : Classeur annuel, une feuille par mois Créer d'abord toutes les feuilles (une par mois) et identifier chacun des onglets Sélectionner toutes les feuilles Appliquer toutes les mises en forme afin qu'elles soient identiques sur toutes les feuilles (styles, couleurs, formats, largeurs de colonne, hauteurs de lignes, etc.) Entrer tous les titres communs afin d'uniformiser l'ensemble des feuilles. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 11
12 Commentaire, Figer, Masquer, Imprimer 7. Gérer les commentaires dans un classeur Le groupe Commentaires de l onglet Révision permet de gérer les commentaires du classeur. Les commentaires servent à détailler le contenu d un classeur. Pour ajouter un commentaire à une cellule, utiliser la commande Nouveau commentaire. Une bulle contenant le nom de l utilisateur apparaît pour nous permettre de taper notre commentaire. Un petit triangle rouge s ajoute dans le coin supérieur droit d une cellule commentée. Prof : nom de l utilisateur Afficher un commentaire : o En pointant une cellule contenant un triangle rouge, le commentaire s affiche. o La commande Afficher tous les commentaires du groupe Commentaires permet l affichage ou non de tous les commentaires. Modifier un commentaire : o Lorsqu une cellule active est commentée, la commande Nouveau commentaire est remplacée par la commande Modifier le commentaire : Supprimer un commentaire : o En utilisant la commande Supprimer du groupe Commentaires. Le menu contextuel d une cellule commentée porte les 3 choix suivants : T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 12
13 8. Figer des lignes et des colonnes d en-tête Lorsqu'une feuille contient beaucoup d'informations, il devient nécessaire de figer les entêtes de lignes et de colonnes afin que ces dernières demeurent toujours affichées lors du défilement de l'information. Dérouler la commande Figer les volets du groupe Fenêtre de l onglet Affichage afin d accéder à ces 3 options : Avant de sélectionner le choix Figer les volets, placer le pointeur dans la cellule sous les lignes de titres et à droite des colonnes de titres qui doivent rester visibles pendant le défilement. Une fois que les volets ont été figés, la commande Figer les volets sera remplacée par la commande Libérer les volets. 9. Masquer des lignes, des colonnes ou une feuille Utiliser la commande Format /Masquer & afficher /Masquer une du groupe Cellules de l onglet Accueil après avoir sélectionné les lignes ou colonnes concernées. Pour réafficher des colonnes/lignes qui ont été masquées, utiliser la commande Format / Afficher les après avoir sélectionné la colonne/ligne précédente et suivante des colonnes/lignes masquées. Les choix Masquer et Afficher sont aussi disponibles par le menu contextuel de colonnes ou de lignes sélectionnées. Exemple : Masquer la colonne E. Réafficher la colonne E en sélectionnant la colonne D et la colonne F. T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 13
14 10. Imprimer un classeur L onglet Mise en page et l onglet Aperçu avant impression (accès : bouton Office / Imprimer /Aperçu avant impression ou onglet Mise en page/lanceur de boîte de dialogue du groupe Mise en page/bouton Aperçu) nous permettent de fixer plusieurs options d'impression. L onglet Aperçu avant impression : En mode Aperçu avant impression, il est important de repérer le nombre de pages sur lesquelles le document sera imprimé (information dans le coin inférieur gauche de l onglet). Il est possible que ce nombre soit très élevé et nous fasse gaspiller inutilement du papier. La case à cocher Afficher les marges du groupe Aperçu, est très utile pour fixer les marges du document par glissement de souris sur des lignes pointillées. Elle permet aussi d ajuster la largeur des colonnes par glissement de souris sur ces caractères : Marge de gauche Marge du haut En-tête de page En-tête de colonne En-tête de ligne Marge de droite Dans l onglet Aperçu avant impression, la commande Mise en page du groupe Imprimer, ouvre la boîte de dialogue Mise en page qui compte 4 onglets (Page, Marges, En-tête/Pied de page, Feuille), dans laquelle plusieurs options d impression peuvent être fixées. L onglet Page de la boite de dialogue Mise en page : T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 14
15 o L option Orientation permet de choisir Portrait ou Paysage. o L'option Réduire/agrandir permet de réduire ou d'agrandir la taille normale selon un pourcentage afin de répartir le texte sur plus ou moins de pages. o L'option Ajuster nombre de page(s) en largeur sur nombre de pages en hauteur de l onglet Page, permet de compresser automatiquement le Au Cégep, document afin d'utiliser utiliser le format moins de pages. de papier Letter. Exemple : Observer la feuille en mode Aperçu avant impression. Au bas de l'écran on peut lire que le document sera imprimé sur 4 pages. Sélectionner Portrait et Ajuster 1 page en largeur sur 1 page en hauteur. Observer le pourcentage Réduire/agrandir à : 100%. Observer le nombre de pages = 1 et la disposition du document. Cocher la case Afficher les marges du groupe Aperçu et ajuster les marges par glissement de souris afin de centrer l information dans la page. Observer le nouveau pourcentage de Réduire/agrandir à : 55% dans l onglet Page. L'onglet Marges permet de fixer des tailles en centimètres pour les marges, l'en-tête et le pied de page et de centrer l information horizontalement et/ou verticalement dans la page : T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 15
16 L'onglet En-tête /Pied de page permet d'ajouter un en-tête et un pied de page au document, qui peuvent être prédéfinis (choix dans une liste) ou personnalisés (2 boutons). Prédéfinis Personnalisés Exemple d'un pied de page personnalisé : (3 parties : gauche, centre, droite et plusieurs boutons pour insérer les éléments désirés) : Mettre le texte en forme : commande utilisée pour fixer la taille 8 dans la partie gauche T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 16
17 Exemple : Ajouter un pied de page personnalisé. Insérer le chemin du fichier qui inclus le nom du fichier, dans la partie gauche et lui fixer une taille = 8. Insérer le numéro de page dans la partie centrale. Insérer la date du jour qui sera mise à jour automatiquement, dans la partie droite. Visualiser le résultat en mode Aperçu avant impression Il est aussi possible d ajouter des en-têtes et des pieds de page à partir de l onglet Insertion/ groupe Texte /commande En-tête et pied de page. Le document est alors affiché en mode Mise en page. Prendre note que ce mode d affichage est aussi accessible par le bouton Mise en page de la barre d état ou encore par l onglet Affichage/groupe Affichages classeur/commande Mise en page. Pour revenir au mode d affichage Normal, utiliser le bouton Normal de la barre d état ou encore l onglet Affichage/groupe Affichages classeur/commande Normal. En mode Mise en page, tout comme avec Word, il est possible d accéder à la zone d entête ou à la zone de pied de page afin d y insérer différents éléments comme la pagination ou la date du jour. Lorsque le curseur se trouve dans l une de ces zones, l onglet Création des Outils des en-têtes et pieds de page : Prédéfinis Boutons pour personnaliser Pour basculer de l en-tête au pied de page T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 17
18 L'onglet Feuille permet de fixer plusieurs options dont l'impression d un quadrillage et des entêtes de ligne et de colonne. Pointer la plage de cellules à imprimer dans la Zone d impression si seulement une partie de la feuille doit être imprimée. Une fois que la zone d impression est définie, on peut visualiser son étendue en cliquant sur Zone d impression dans la Zone Nom : Attention! Cette option n est pas disponible en mode Aperçu avant impression. Vous devez utiliser l onglet Mise en page qui est détaillé plus loin. En-tête de ligne Quadrillage pointillé sur toutes les cellules Marge de droite L onglet Mise en page Ouvre la boite de dialogue Mise en page et par la suite, donne accès au bouton Imprimer et au bouton Aperçu. Groupe Mise en page : La commande Marges offre des choix de marges prédéfinies ou donne accès à l onglet Marges de la boite de dialogue Mise en page. La commande Orientation offre les choix Portrait ou Paysage. La commande Taille offre des choix de formats de papier. La commande Zone d impression permet de définir (idem boite de dialogue Mise en page/onglet Feuille) ou d annuler une plage de cellules à imprimer. La commande Sauts de page permet d insérer ou de supprimer des sauts de page. La commande Arrière-plan permet d afficher une image en arrière-plan. La commande Imprimer les titres donne accès à l onglet Feuille de la boite de dialogue Mise en page. Groupe Mise à l échelle : T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 18
19 Par défaut, Largeur = Automatique, Hauteur = Automatique et Mettre à l échelle = 100%, ce qui correspond à Réduire/agrandir = 100% de l onglet Page de la boite de dialogue Mise en page. Pour obtenir rapidement l impression sur une seule page, sélectionner la largeur et la hauteur comme suit et le % sera ajusté automatiquement: Accès onglet Page, boite de dialogue Mise en page. Groupe Options de la feuille de calcul : Afficher et/ou Imprimer le quadrillage Afficher et/ou Imprimer les en-têtes de ligne et de colonne Accès onglet Feuille, boite de dialogue Mise en page. 11. Ajuster les sauts de page Vous pouvez utiliser la commande Aperçu des sauts de page de l onglet Affichage pour ajuster, par glissement de souris, les sauts de page représentés par une ligne bleue pointillée ou pleine. Le mode d affichage Aperçu des sauts de page est aussi accessible par le bouton du même nom sur la barre des tâches. Utiliser le bouton Normal pour revenir à l affichage normal ou encore l onglet Affichage/groupe Affichages classeur/commande Normal. Normal T:\420-HBD\Rencontre6\Rencontre6FonctionsBDMultiFeuilleImprimerTMSansDemo.doc 19 Aperçu des sauts de page
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