Sommaire. EXCEL : Les fonctions de base

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1 EXCEL : Les fonctions de base Environnement... 2 Espace de travail... 2 Ruban... 2 Onglets... 2 Barre d accès rapide... 2 Menu Fichier... 2 Gestion des fichiers... 3 Nouveau document... 3 Enregistrer... 3 Format de fichier... 3 Feuille de calcul... 3 Sélection... 3 Déplacements... 4 Colonnes et Lignes... 4 Agrandir ou réduire... 4 Insérer des lignes ou colonnes... 4 Supprimer des lignes ou colonnes... 4 Cellules... 4 Repérer les types de pointeurs... 4 Recopier une formule de calcul... 4 Listes et séries... 5 Sommaire Mise en forme... 5 Cellules... 5 Mise en forme automatique... 5 Mise en forme conditionnelle... 5 Classeurs... 6 Barre d'onglets... 6 Gestion des feuilles... 6 Calculs... 6 Règles de base (quelque soit le calcul)... 6 Addition Soustraction Multiplication Division... 6 Références relatives et références absolues... 6 Références relatives... 6 Références absolues... 6 Fonctions... 7 Somme automatique... 7 Formules... 7 Quelques exemples de fonctions... 7 Gestion des données... 8 Création d'une base de données... 8 Trier... 8 Filtrer... 8 Supprimer les doublons... 8 Affichage de la feuille de calcul... 8 Les volets... 8 Le zoom... 9 Créer un graphique simple... 9 Mise en page... 9 Saut de page... 9 Insérer ou supprimer des sauts de page... 9 Orientation de page... 9 Marges... 9 En-tête et pied de page Aperçu avant impression Raccourcis Index... 10

2 ENVIRONNEMENT Espace de travail Ruban Nom du classeur ouvert Barre d accès rapide Référence de la cellule active Cellule active Feuille de calcul active Barre d état Barre de formule Barre de défilement horizontal Barre de défilement vertical c Ruban Options d affichage Le RUBAN regroupe l ensemble des fonctions d Excel. Celles-ci sont organisées par ONGLETS. Réglette de zoom Onglets Chaque ONGLET est constitué de GROUPE DE COMMANDES ; celles-ci sont représentées par des BOUTONS. En bas, à droite, des GROUPES DE COMMANDES, cliquez sur pour accéder aux fonctions avancées. Selon les fonctions activées, des SOUS-ONGLETS peuvent apparaître à l extrémité droite du ruban. Barre d accès rapide La BARRE D ACCES RAPIDE apparaît au dessus ou en dessous du RUBAN. Elle vous permet de regrouper les fonctions que vous utilisez le plus. Pour cela, faites un clic-droit sur la commande à ajouter et choisissez. Menu Fichier Chapitre : Environnement 2 Le MENU FICHIER affiche les commandes liées à la gestion des fichiers : NOUVEAU, OUVRIR, ENREGISTRER, Vous y trouverez la liste des documents récemment ouverts. Pour chaque document, le symbole permet de le maintenir dans la liste, même s il n a pas été utilisé depuis longtemps. Lorsqu il est actif, ce symbole prend cette apparence :

3 GESTION DES FICHIERS Nouveau document Créez vos nouveaux documents grâce au bouton ou depuis le MENU FICHIER, cliquez sur NOUVEAU, choisissez le type de document à ouvrir, puis confirmer en cliquant sur Prenez le temps d'enregistrer votre nouveau document en lui donnant un nom explicite, et sélectionnez le dossier dans lequel il doit être stocké. Enregistrer L enregistrement des données est une étape indispensable. Lors du premier enregistrement d un document (quelque soit le logiciel utilisé) : 1 1. cliquez sur le bouton, la fenêtre ENREGISTRER SOUS s affiche 2. sélectionnez le dossier dans lequel sera stocké le fichier (ici DOCUMENTS) 3. donnez un nom au document 4. cliquer sur ENREGISTRER pour confirmer Après ce premier enregistrement, il vous suffira de cliquer sur le bouton N oubliez pas d enregistrer régulièrement votre travail! pour mettre à jour le fichier informatique. Format de fichier Les documents créés avec Excel 2007 ne peuvent pas être ouverts avec Excel 2003 ou antérieur. Si vous n êtes pas sûr que vos correspondants utilisent Office 2007, il faudra penser à enregistrer vos documents au format Excel Pour enregistrer un classeur Excel au format : Pour savoir si vos documents sont au format Office 2007, il suffit de repérer leur extension.si votre document est au format Excel , il portera l extention.xls, s il est au format Excel 2007, son extension sera.xlsx. FEUILLE DE CALCUL L intersection d une colonne (lettre) et d une ligne (chiffre) est appelée CELLULE. La REFERENCE d'une cellule est formée d'un chiffre et d une lettre. Ci-contre, la CELLULE ACTIVE (en rouge) est à l intersection de la ligne 6 et de la colonne B. La référence de cette cellule sera donc B6. Le POINT D'INSERTION est représenté par un cadre noir autour de la cellule sur laquelle on vient cliquer ; celle-ci est alors nommée cellule active. Il est important de le visualiser, puisque les actions auront lieu où il se trouve. Sélection 1 clic sur une lettre : sélectionne la colonne entière 1 clic sur un chiffre : sélectionne la ligne entière Ctrl + 1 clic sur plusieurs lettres de colonnes : sélectionne plusieurs colonnes non consécutives Ctrl +1 clic sur plusieurs numéros de lignes : sélectionne plusieurs lignes non consécutives Pour sélectionner différentes cellules, servez-vous de votre souris, ou bien utilisez la touche (SHIFT) et les flèches de direction. Par exemple, les touches (SHIFT)+ permettent de sélectionner les cellules vers le bas. Utilisez les touches CTRL + * pour sélectionner un tableau entier! Chapitre : Gestion des fichiers 3

4 Déplacements ou ou déplace la cellule active d une cellule vers la droite déplace la cellule active d une cellule vers la gauche déplace la cellule active d une cellule vers le bas ou vers le haut Ctrl + Ctrl + FIN Ctrl + déplace la cellule active sur la déplace la cellule active sur la déplace la cellule active sur la première cellule en haut à gauche (A1) dernière cellule utilisée en bas à droite dernière cellule utilisée de la ligne Colonnes et Lignes Agrandir ou réduire Lignes 1. positionnez la souris sur la bordure inférieure de la ligne à agrandir ou à réduire 2. cliquez et maintenez la souris 3. glissez la souris vers le haut pour réduire et vers le bas pour agrandir la ligne. Colonnes 1. positionnez la souris sur le bord droit de la colonne à agrandir ou à réduire 2. cliquez et maintenez la souris 3. glissez la souris vers la gauche pour réduire et vers la droite pour agrandir la colonne Insérer des lignes ou colonnes Cliquez sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle ligne ou dans la colonne à droite de laquelle vous voulez insérer une nouvelle colonne puis, onglet ACCUEIL groupe CELLULES puis cliquez sur ou. puis sur Supprimer des lignes ou colonnes Cliquez dans une des cellules de la ligne ou de la colonne que vous souhaitez supprimer puis, onglet ACCUEIL groupe CELLULES puis cliquez sur ou sur selon s il faut supprimer la ligne ou la colonne. puis sur Ces fonctions sont aussi disponibles à partir d un simple clic-droit. Par exemple, pour supprimer une ligne, faites un clic-droit sur son numéro et Supprimer CELLULES Repérer les types de pointeurs Pointeur standard Pointeur de recopie Pointeur de déplacement Pointeur de sélection d une colonne Pointeur de sélection d une ligne Recopier une formule de calcul Chapitre : Cellules 4 Pour recopier une formule de calcul : 1. cliquez sur la cellule contenant la formule de calcul à recopier 2. cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule 3. maintenez et glissez la souris vers le bas 4. lâchez la souris lorsque la dernière cellule à prendre en compte est sélectionnée. Excel adaptera, automatiquement, les références des cellules.

5 Listes et séries Excel contient des listes prédéfinies. Elles s appliquent aux jours de la semaine, aux mois ainsi qu à tous les chiffres. Dès que vous copiez une cellule, le bouton apparaît. Il présente les options de recopie. Dans cet exemple, après avoir saisi «lundi» en A1 puis l'avoir copiée, nous avons choisi l'option "incrémenter une série" Ici, nous avons saisi, puis copié une date et avons choisi d incrémenter uniquement les jours ouvrés. Excel peut créer une série de nombre à partir de deux chiffres. Pour créer une série de nombre, saisissez les 2 premiers nombres, sélectionnez-les puis faites-les glissez. Automatiquement, Excel en créera une série. La création d une série de se limite pas aux nombres, elle peut aussi contenir une mise en forme! MISE EN FORME Cellules Les commandes permettant la mise en valeur des cellules se trouvent dans l onglet ACCUEIL. Pour modifier l apparence des caractères. Pour aligner le contenu des cellules. Pour personnaliser l affichage des nombres. Pour mettre en forme les cellules Mise en forme automatique Pour appliquer une mise en forme automatique 5. onglet ACCUEIL groupe STYLE puis METTRE SOUS FORME DE TABLEAU 6. faites glisser votre souris sur les différentes propositions, cliquez sur la mise en forme de votre choix. Mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle permet de mettre en forme une cellule en fonction de son contenu, et selon des conditions précises. Pour mettre en forme une cellule de façon conditionnelle : 1. onglet ACCUEIL groupe STYLE puis MISE EN FORME CONDITIONNELLE 2. faites glisser votre souris sur les différentes propositions, 3. cliquez sur le type de mise en forme conditionnelle que vous souhaitez appliquer. Chapitre : Mise en forme 5

6 CLASSEURS Barre d'onglets Première feuille Feuille précédente Feuille suivante Dernière feuille Cliquez pour faire glisser le curseur et augmenter l espace réservé aux onglets. Cliquez pour ajouter une nouvelle feuille Gestion des feuilles Pour déplacer une feuille, cliquez sur l'onglet correspondant, maintenez la souris tout en la déplaçant. Relâchez-la dès que la nouvelle position de la feuille vous convient. Pour copier une feuille, déplacez-la en maintenant la touche CTRL appuyée CALCULS Règles de base (quelque soit le calcul) 1. cliquez sur la cellule où doit apparaître le résultat 2. le calcul doit toujours commencez par le symbole = 3. ne jamais ajouter d espace ou d'accent 4. les calculs sont basés sur les lois mathématiques 5. le texte (et les espaces) doivent se trouver entre " " 6. utilisez les références de cellule (et non les chiffres qui y sont inscrits) Addition Soustraction Multiplication Division appuyez sur = cliquez sur le 1ER CHIFFRE appuyez sur + cliquez sur le 2E CHIFFRE appuyez sur soit =A1+A2 Pour les autres calculs, remplacez le +, par : - pour la soustraction * pour la multiplication / pour la division Références relatives et références absolues Références relatives Lorsque l on copie une formule de calcul, les références des cellules changent automatiquement. Excel adapte les références au nouvel emplacement. On parle alors de REFERENCES RELATIVES. Ci-contre, la cellule E2 contient une formule. Elle a été copiée sur les deux lignes suivantes. Des références B2:D2, nous sommes passés automatiquement à B3:D3 puis B4:D4. Chapitre : Classeurs Références absolues On utilise des références absolues pour figer les références des cellules qui ne doivent pas bouger pendant la recopie. Pour cela on ajoute le symbole $ AVANT LA LETTRE de la colonne et AVANT LE CHIFFRE correspondant à la ligne de cellule. Ci-contre, pour calculer le Total TTC (colonne E) on utilise la cellule C7 contenant le taux de TVA. Nous avons donc figé cette cellule en ajoutant un $ : $C$7. Pour cela nous avons appuyé sur la touche F4. 6

7 FONCTIONS Lors d un calcul, seules les références des cellules seront prises en compte. Dans les exemples ci-dessus, pour calculer les valeurs 1, 2 et 3, nous indiquerons le type de calcul à réaliser ainsi que la PLAGE à calculer (soit A1 à A3). Alors, quelque soit le contenu des cellules, le calcul sera mis à jour automatiquement, même si les valeurs changent! Somme automatique 1. cliquez sur la cellule où le résultat doit apparaître 2. depuis l onglet ACCUEIL groupe ÉDITION cliquez sur le bouton («somme automatique») 3. vérifiez la plage de cellules retenue par Excel 4. appuyez sur la touche pour valider le calcul. Formules Excel regroupe près de 400 calculs pré-programmés. On les nomme FONCTIONS. Un onglet leur est spécialement dedié. Cliquez sur l une des catégories de fonctions pour voir apparaître la liste complète. Un assistant vous aidera ensuite à réaliser votre calcul. Vous pouvez utiliser plusieurs fonctions dans un même calcul, on parle alors de FORMULES IMBRIQUEES. Quelques exemples de fonctions Fonctions accessibles depuis Pour les utiliser : 1. cliquez sur la cellule où le résultat doit apparaître 2. Depuis l onglet ACCUEIL groupe ÉDITION cliquez sur la flèche à droite du bouton 3. sélectionnez le type de calcul à réaliser 4. vérifiez la plage de cellules retenue par Excel 5. appuyez sur la touche pour valider le calcul. CORRESPONDANCE DES FONCTIONS SOMME ADDITIONNE les cellules sélectionnées =somme(a1:a3) MOYENNE calcule la MOYENNE des cellules sélectionnées =moyenne(a1:a3) MAX affiche la VALEUR MAXIMALE des cellules sélectionnées =max(a1:a3) MIN affiche la VALEUR MINIMALE des cellules sélectionnées =min(a1:a3) COMPTEUR compte le NOMBRE de cellules qui contiennent un nombre =nb(a1:a3) Quelque soit la formule de calcul utilisée, elle est toujours composée de 3 éléments : = : ce caractère est nécessaire pour activer le calcul dans Excel nom de la fonction : chaque fonction, opération à un nom. celui-ci doit être noté ( ) : la plage de cellules à calculer sera saisie entre parenthèses une addition sera saisie ainsi =SOMME(B1:B2) Pour aller plus vite, vous pouvez simplement saisir la formule dont vous avez besoin. Excel vous aidera en listant les fonctions correspondants à votre saisie. Il vous suffira de valider votre choix avec la touche tabulation ( ) de votre clavier. Chapitre : Fonctions 7

8 GESTION DES DONNEES Excel est un puissant outil pour gérer des données telles que des adresses, liste de noms, Afin de gérer facilement et rapidement ces données, 3 options sont disponibles : TRIER, FILTRER. Création d'une base de données Il est important pour la gestion d'une base de données que chaque colonne contienne une information différente. Par exemple, lors de la création d'une liste adresse, il est nécessaire de séparer le code postal et la ville, le nom et le prénom. Ceci afin de faciliter la gestion de la base, effectuer des tris précis, Trier Pour trier une base de données : 1. cliquez dans la table à trier (il ne faut pas sélectionner la colonne à trier, mais juste cliquer dedans) 2. onglet ACCUEIL groupe ÉDITION puis TRIER ET FILTRER Cliquez sur le bouton pour trier dans l ordre croissant ou sur le bouton pour trier dans l ordre décroissant. Cliquez sur TRIE PERSONNALISE pour organiser votre base de données selon vos besoins. Dans l exemple ci-dessous, chaque colonne sera triée dans l ordre défini dans le TRI PERSONNALISE. Filtrer L'avantage du filtre par rapport au tri est que l'on transforme la base de données de façon temporaire. En effet, lorsqu'il est trié, il est difficile de revenir au tableau d'origine. Tandis que le filtre pourra être activé ou désactivé selon le besoin. Excel 2007 permet de filtrer à partir de texte et de nombre, mais aussi de couleur. Pour filtrer des informations : 1. cliquez dans la table à filtrer (il ne faut pas sélectionner la colonne à filtrer, mais juste cliquer dedans) 2. onglet ACCUEIL groupe ÉDITION puis TRIER ET FILTRER 3. Excel affiche pour chaque colonne un indicateur de choix La liste qui apparaît reprend les informations contenues dans la colonne correspondante, décochez les lignes que vous souhaitez masquer et cliquez sur. Supprimer les doublons Pour contrôler que votre liste ne contient aucun enregistrement (ligne) en double, utilisez la fonction SUPPRIMER LES DOUBLONS. Depuis l onglet DONNEES groupe OUTILS DE DONNEES puis cliquez sur Affichage de la feuille de calcul Chapitre : Gestion des données Les volets Lorsqu'un tableau est de grande taille, il est parfois utile de garder à l'écran les titres des colonnes et/ou des lignes. Les options FRACTIONNER et FIGER LES VOLETS permettent de bloquer la partie haute (colonne) et gauche (ligne). Pour figer, par exemple, la 1 ère ligne et la 1 ère colonne : 1. cliquez sur la cellule B2 2. onglet AFFICHAGE groupe FENETRE FRACTIONNER ou FIGER LES VOLETS Fractionner affichera 2 traits gris (1 horizontal, 1 vertical) Figer les volets affichera 2 traits noir épais (1 horizontal, 1 vertical) 8

9 Le zoom Le zoom permet d'augmenter ou de réduire la taille des caractères à l'écran, sans pour autant modifier réellement la taillle de la police de caractère. Le zoom ne modifie que l'affichage. Pour modifier la taille (uniquement à l'écran) des données, faites glisser le curseur de la réglette en bas à droite de votre écran. CREER UN GRAPHIQUE SIMPLE Pour créer un graphique : 1. sélectionnez les données à transformer en graphique 2. depuis l onglet INSERTION groupe GRAPHIQUES, cliquez sur le graphique que vous souhaitez utiliser Trois onglets s ajoutent au ruban, sous la mention OUTILS DE GRAPHIQUE. Ils vous permettront de personnaliser MISE EN PAGE Saut de page Les traits pointillés indiquent les coupures de pages automatiques. Les sauts de page insérés manuellement apparaissent sous forme de traits pleins. Pour visualiser les sauts de page, cliquez sur le bouton APERÇU DES SAUTS DE PAGE, en bas à droite de votre écran. Insérer ou supprimer des sauts de page Pour forcer la coupure de page à un endroit précis, sélectionnez une ligne ou une colonne qui doit passer à la page suivante puis onglet MISE EN PAGE groupe MISE EN PAGE puis Orientation de page Modifiez l orientation de vos pages, en mode portrait (21x29,7 cm) ou en mode paysage (29,7x21 cm). Marges Choisissez parmi les modèles de marge proposées, simplement en cliquant dessus. L option MARGES PERSONNALISEES vous permet de réduire ou augmenter la taille des marges manuellement. Chapitre : Créer un graphique simple 9

10 En-tête et pied de page Les en-têtes et pieds de page permettent d'afficher un même texte sur toutes les pages d'un document et ce quelque soit le nombre de pages. Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, depuis l onglet INSERTION groupe TEXTE cliquez sur Les zones d en-tête et pied de page sont divisés en trois parties. Cliquez dans la zone souhaitée, puis saisissez votre texte ou cliquez sur l un des boutons proposé dans l onglet OUTILS DES EN-TETES ET PIEDS DE PAGE. Aperçu avant impression L'APERÇU AVANT IMPRESSION permet de visualiser rapidement la mise en page et ainsi être sûr de ce que l'on va imprimer. Pour utiliser l'aperçu, cliquez sur le MENU FICHIER puis choisissez Imprimer. L'APERÇU AVANT IMPRESSION permet aussi de savoir le nombre de pages qui vont être imprimées ; cette information est indiquée en bas à gauche. RACCOURCIS Ctrl + Ctrl + Fin Ctrl + Ctrl + : Ctrl + ; Ctrl + A Ctrl + Espace (Shift)+ Espace Atteindre la 1 ère cellule de la feuille (A1) Atteindre la dernière cellule utilisée (en bas à droite) Atteindre la dernière ligne non vide du tableau Insérer l heure courante Insérer la date du jour Sélectionner tout Sélectionner une colonne complète Sélectionner une ligne complète INDEX Chapitre : Raccourcis 10 A Affichage volet... 8 zoom... 9 Aperçu avant impression Astuces... 3, 4, 6, 7, 10 C Calcul +, -, /, *... 6 moyenne... 7 règles de base... 6 Cellule active... 3 Classeurs... 6 Colonnes insérer... 4 supprimer... 4 D Déplacements... 4 Document enregistrer... 3 nouveau... 3 E En-tête et pied de page F Filtrer... 8 Fonctions... 7 Formules avec le symbole $... 6 G Graphique... 9 I Impression... 9 L Lignes agrandir... 4 insérer... 4 réduire... 4 supprimer... 4 M Marges...9 Mise en forme cellule...5 tableaux...5 O Orientation de page...9 P Point d insertion Voir Cellule active R Recopier une formule...4 Référence absolue...6 relative...6 S Sélection...3 Somme automatique...7 T Trier...8

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