COMMENT RÉSERVER UNE SALLE ou UN VÉHICULE SOUS OWA

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1 COMMENT RÉSERVER UNE SALLE ou UN VÉHICULE SOUS OWA Table des Matières Afficher votre calendrier sous OWA... 2 Préconfiguration : Créer un groupe de salles ou de voitures dans son calendrier... 3 Visualiser le planning de plusieurs salles ou voitures... 6 Réserver une salle et inviter des participants avec l aide de l assistant de planification... 7 Réserver une voiture et inviter des participants avec l aide de l assistant de planification Comment annuler une réservation Visualiser autrement le planning d une salle ou d une voiture OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 1

2 Afficher votre calendrier sous OWA Lancez OWA : https://lappexch.in2p3.fr/owa Firefox recommandé! Dans votre navigateur, vous serez peut-être amener à autoriser les fenêtres «Popup». Un message comme ci-dessous peut apparaitre sur votre navigateur. Autorisez alors les messages «Popups» pour lappexchxx.in2p3.fr Après accès au site OWA, ne cocher pas Outlook Web App Light OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 2

3 Connectez-vous avec votre compte «Windows» puis en bas à gauche cliquez sur Calendrier Pré configuration : Créer un groupe de salles ou de voitures dans son calendrier Cette étape est optionnelle mais vous permettra ensuite de trouver plus facilement une ressource disponible. Depuis votre calendrier, Cliquez sur «Mes calendriers» OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 3

4 Bouton de droite de la souris sur Mes calendriers : choisir «Nouveau groupe» Entrer le nom du groupe dans le champ (en bas de la liste des calendriers) : (par exemple) : Salles et Voitures Cliquer (bouton de droite) sur le nom du groupe créé, choisir «ajouter un calendrier», clic sur Nom OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 4

5 Pour les salles : Clic sur «toutes les salles» dans le bandeau de gauche Sélectionner une des salles, clic sur Sélectionner en bas pour le valider puis OK Recommencez l opération pour toutes les autres salles. Pour les véhicules : Dans le bandeau de gauche, Clic sur : afficher les autres listes d adresse Puis : Tous les Véhicules Sélectionner une des voitures, clic sur Sélectionner en bas pour le valider puis OK Recommencer l opération pour toutes les autres voitures. Vous pourrez ainsi facilement cocher une salle ou une voiture pour consulter son planning. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 5

6 Visualiser le planning de plusieurs salles ou voitures Attention : ce mode nécessite que vous ayez fait l étape de préconfiguration (cf. juste avant) qui consiste à configurer une fois pour toutes un groupe de calendriers contenant tous les plannings des salles et des véhicules. Depuis le groupe des salles/voitures, sélectionner (cocher) une ou plusieurs salles ou voitures dans le bandeau de gauche pour voir leurs plannings d occupation respectifs. Attention : vous ne pouvez visualiser que 5 calendriers simultanément. Depuis ces plannings, choisissez la salle ou le véhicule disponible à la date et heure qui vous intéresse. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 6

7 Réserver une salle et inviter des participants avec l aide de l assistant de planification Sur votre Calendrier, cliquez sur «Nouveau» puis «Demande de réunion» (Vous pouvez aussi faire un double clic depuis le créneau horaire correspondant à l heure de début de votre réunion.) Entrez les date et heures de début et fin de la réunion. Vous pouvez ajouter des participants en cliquant sur «Participants» ou «A». Choisissez les personnes dans la liste et contrôlez leur disponibilité. Les personnes retenues recevront automatiquement une invitation dans leur agenda électronique. Mettre le sujet de la réunion dans le champ Objet : Puis cliquer sur l onglet : Assistant de planification La barre verticale verte montre le début de la réunion, la rouge montre la fin. Cliquez sur Sélectionner les salles, choisir Autre Toutes les salles du Lapp s affichent Cliquez 2 fois sur les salles qui vous intéressent pour les faire apparaitre dans la fenêtre de sélection dans le bas Puis OK Vous pouvez aussi choisir «ajouter toutes les salles récentes» pour ajouter en une fois les dernières salles que vous avez réservées. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 7

8 Les salles possibles apparaissent maintenant dans le bandeau de gauche. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 8

9 Vous voyez les plages horaires d occupation des salles pour le créneau choisi : Faites votre choix et cocher la salle retenue dans le carré devant le nom Selon les disponibilités des participants, vous pouvez éventuellement choisir un autre créneau horaire en cliquant sur l heure choisie. Puis Revenir sur l onglet Rendez-vous Vu que vous êtes l initiateur de la réunion, il est possible que le champ «A» soit vide. La réservation sera malgré cela à votre nom et inscrite dans votre calendrier. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 9

10 Les champs Ressource et Emplacement affichent la salle que vous avez choisie Vous pouvez ajouter un commentaire dans le cadre du bas Cliquer sur Envoyer en haut à gauche En tant qu organisateur de la réunion, vous recevrez le mail de confirmation de réservation. Réserver une voiture et inviter des participants avec l aide de l assistant de planification Les véhicules sont vus comme des participants. Il suffit de les inviter pour les réserver. Dans votre calendrier OWA : OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 10

11 clic sur Nouveau (Vous pouvez aussi faire un double clic depuis le créneau horaire correspondant à l heure de début de votre réunion.) Entrer les date et heures de début et fin du déplacement. Mettre le motif du déplacement et la destination dans le champ Objet et dans le champ emplacement. Puis cliquer sur l onglet : Assistant de planification Clic sur le petit livre à côté de Participants La barre verticale verte montre le début de la réunion, la rouge montre la fin. Clic sur Afficher les autres listes d adresses OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 11

12 Dérouler pour retrouver la liste Tous les Véhicules 2 clic sur le véhicule qui vous intéresse pour le faire apparaitre dans le destinataire et OK Dans Assistant de planification, dans la partie Participants OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 12

13 clic sur la voiture choisie, et se déplacer sur le jour et l heure choisie Vous pouvez ajouter des participants et contrôler leur disponibilité. Les personnes retenues recevront automatiquement une invitation dans leur agenda électronique. Puis Revenir sur l onglet Rendez-vous OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 13

14 Dans le champ : A : la voiture s affiche comme une personne en plus des autres particpants. Ajouter un commentaire si besoin Clic sur Envoyer en haut à gauche Dans OWA vous recevez le mail recapitulatif de votre demande. Vous recevrez une confirmation plus tard du Valideur de la gestion des véhicules. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 14

15 Comment annuler une réservation 1 e solution : Dans votre calendrier, recherchez la réservation sur le jour choisi Bouton de droite de la souris et supprimer La réservation s affiche avec des commentaires dans le bandeau du haut Pour confirmer la suppression, cliquer sur Envoyer Vous recevez alors une message de confirmation de la suppression dans votre boite aux lettres. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 15

16 2e solution : Dans votre messagerie (dans le dossier éléments supprimés), reprendre de message reçu pour la réservation de la salle ou de voiture, l ouvrir, clic sur le X d annulation et OK OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 16

17 Visualiser autrement le planning d une salle ou d une voiture Dans votre navigateur, aller sur cette adresse : Depuis les vignettes de salle ou de voiture, vous pouvez vous connecter sur OWA et visualiser le planning choisi. OWA comment reserver une salle ou une voiture Page 17

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