Fiche-outil n 69 Stockage en ligne synchronisé

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1 page 149 Dropbox offre un espace de stockage gratuit en ligne de 2 Go. Au-delà il devient payant. Il présente la caractéristique de synchroniser automatiquement les fichiers en ligne sur chaque poste où il est installé, ce qui évite les problèmes de mise à jour. Sur chaque poste, il apparait sous la forme d un dossier ajouté au bureau et sur tous les matériels reliés à Dropbox en ligne : PC, MAC, portable, tablette et smartphone. Tous les fichiers sauvegardés dans ce dossier sont automatiquement sauvegardés sur l ordinateur, dupliqué en ligne puis dupliqué sur chaque matériel lors de leur connexion. L espace en ligne est accessible de n importe quel matériel par un login et un mot de passe. Les fichiers en ligne peuvent être modifiés de n importe quel matériel connecté. Il en résulte donc un risque de désynchronisation entre les versions en ligne et sur poste. Dropbox synchronise automatiquement la version en ligne et la version installée sur le poste. Enfin, l espace et les fichiers Dropbox peuvent être partagés avec d autres personnes. 1. Créer un compte - Ouvrir un navigateur et activer le site : - Cliquer le bouton : Inscription à Dropbox - Saisir les données demandées - Cliquer : Créer un compte 2. Télécharger Dropbox - Ouvrir un navigateur et activer le site : - Cliquer le bouton dans la page d accueil - Cliquer l outil puis Dropbox et téléchargé puis installer sur votre appareil - Sélectionner éventuellement les dossiers à installer et à synchroniser sur l appareil utilisé, si vous ne souhaitez pas installer l intégralité de votre Dropbox Dropbox est affichée en plusieurs endroits : sous forme d icône sur le bureau sous forme de dossier dans l explorateur de fichier sous forme d icône au bas de l écran 3. Se connecter à Dropbox - Ouvrir un navigateur et activer le site : - Cliquer le bouton : Se connecter - Saisir votre adresse mèl et votre mot de passe - Cliquer : Se connecter

2 page Utiliser Dropbox à partir de votre poste Dropbox fonctionne comme n importe quel dossier de l ordinateur. Important : La synchronisation, représentée par les flèches, ne peut se faire que si votre ordinateur est connecté à Internet. Si vous utilisez Dropbox sur plusieurs ordinateurs, il faut attendre quelques minutes à l ouverture de Windows pour que Dropbox synchronise la Dropbox de l ordinateur avec la Dropbox en ligne. Sans quoi vous pouvez ouvrir et modifié un fichier qui n est pas à jour (synchronisé). Dans ce cas Dropbox identifie le problème et réalise une sauvegarde différente des deux fichiers en indiquant dans le nom du fichier le mot «conflit». Il est possible ensuite de revenir en arrière ou de les fusionner. Tablette Pour voir si l ordinateur est synchronisé avec la version en ligne, cliquer l icône Dropbox au bas de l écran à droite, une mini fenêtre indique «à jour» ou «en attente». Tant que l icône n indique pas «A jour» attendre que la synchronisation se termine. PC1 Dropbox en ligne (Cloud) Smartphone PC2 Ouvrir Dropbox - Cliquer le dossier : Dropbox dans l explorateur Windows Ou : - Double-cliquer l icône : Dropbox Le dossier est ouvert. Copier un document dans Dropbox - Cliquer-glisser le fichier dans le dossier de Dropbox Créer Supprimer des dossiers et sous-dossiers - Cliquer-droit dans Dropbox Nouveau - Dossier - Saisir le nom du dossier [Entrée] Ou : - Supprimer un dossier, en le cliquant puis [Suppr] Enregistrer un document Office à partir d une application dans Dropbox - Fichier Enregistrer sous - Cliquer le bouton : Parcourir - Sélectionner l unité destination Dropbox - Cliquer : Enregistrer

3 Partage de dossier ou fichier page 151 Partager un dossier ou un fichier - Cliquer-droit le dossier ou le fichier à partager Partager - Saisir l adresse mèl de la personne avec laquelle partager l élément sélectionné - Sélectionner les droits accordés à cette personne - Saisir un texte d information éventuel - Cliquer le bouton : Inviter Un mèl est envoyé à la personne, lui signalant qu elle peut accéder au dossier ou au fichier. Si la personne possède un compte Dropbox, le dossier apparaitra dans son espace Dropbox personnel. Dans votre espace personnel le dossier apparait dorénavant comme partagé : Cesser un partage de dossier ou fichier - Cliquer-droit le dossier ou le fichier dont vous souhaitez cesser le partage Partager avec Cesser le partage 5. Utiliser Dropbox en ligne Il est possible de travailler à partir de la version Dropbox en ligne, à l aide des applications en mode SaaS (On Line) mais comme toutes les versions en ligne, cette mise en œuvre reste moins pratique. - Se connecter à Dropbox (2) - Cliquer un dossier pour l ouvrir - Cliquer un fichier pour le visualiser

4 page Cliquer le bouton : Ouvrir pour l ouvrir dans Office On Line (Word, Excel ou PowerPoint) Créer un dossier - Cliquer l onglet : Fichier - Cliquer le bouton : Nouveau dossier - Saisir le nom du dossier puis valider par [Entrée] Supprimer un dossier - Cliquer-droit le dossier à supprimer Supprimer - Supprimer Partager un dossier - Cliquer-droit le dossier ou le fichier à partager Partager Ou : - Cliquer le bouton : Partager à droite du dossier ou du fichier - Saisir l adresse mèl de la personne avec laquelle partager l élément sélectionné - Sélectionner les droits accordés à cette personne - Saisir un texte éventuel - Cliquer le bouton : Partager Un mèl est envoyé à la personne, lui signalant qu elle peut accéder au dossier ou au fichier. Si la personne possède un compte Dropbox, le dossier apparaitra dans son espace Dropbox personnel. Le dossier apparait dorénavant comme partagé :

5 page 153 Cesser un partage de dossier ou fichier - Cliquer-droit le dossier ou le fichier dont vous souhaitez cesser le partage Partager - Cliquer le bouton déroulant de la personne avec laquelle vous souhaitez cesser le partage de dossier ou de fichier - Sélectionner l option : Supprimer - Cliquer : Supprimer dans la fenêtre de confirmation 6. Restaurer une version antérieur d un fichier - Cliquer-droit le fichier à restaurer Historique des versions Dropbox ouvre la version en ligne et affiches l historiques des versions - Cliquer la version à restaurer et le bouton Restaurer

6 page 154 Contrats Dropbox au 01/01/2017

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