Palafis. Excel Partie 1. Fonctionnalités de base

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1 Palafis Excel Partie 1 Fonctionnalités de base Jean-Pierre Vandenbroucke 01/09/2014

2 TABLE DES MATIERES Matière professionnelle : Excel - Partie 1 1 ENVIRONNEMENT EXCEL GERER LES LIGNES ET LES COLONNES INSERER UNE OU PLUSIEURS LIGNES OU COLONNES SUPPRIMER UNE OU PLUSIEURS LIGNES OU COLONNES DEPLACER UNE OU PLUSIEURS LIGNES OU COLONNES MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES OU LA HAUTEUR DES LIGNES Modification manuelle Modification plus précise Ajuster la largeur de la colonne ou la hauteur de ligne au contenu Message d erreur ##### GERER LES FEUILLES EXCEL RENOMMER UNE FEUILLE COLORER L ONGLET D UNE FEUILLE AJOUTER UNE FEUILLE SUPPRIMER UNE FEUILLE MASQUER UNE FEUILLE COPIER UNE FEUILLE MODES D AFFICHAGE DES FEUILLES Affichage «Normal» pour la création Affichage «Mise en page» pour l impression Aperçu des sauts de page SAISIR ET COPIER DES CELLULES SELECTIONNER UNE CELLULE Pour sélectionner une cellule Pour sélectionner plusieurs cellules Pour sélectionner des cellules non contiguës SAISIR UNE DONNEE DANS UNE CELLULE MODIFIER LE CONTENU D UNE CELLULE SANS ECRASER SON CONTENU COPIER UNE CELLULE DANS DES CELLULES NON CONTIGUËS Copier en maintenant la mise en forme Copier sans mise en forme Copier en transposant les lignes en colonnes (et inversément) RECOPIER UNE CELLULE DANS DES CELLULES CONTIGUËS Recopier une cellule simple (texte ou chiffre) Recopier une cellule mixte (texte suivi d un chiffre) DEPLACER UNE OU PLUSIEURS CELLULES INSERER UNE OU PLUSIEURS CELLULES SUPPRIMER UNE CELLULE METTRE EN FORME LE CONTENU D UNE CELLULE AVEC LE RUBAN... 8 AVEC LA BOITE DE DIALOGUE «POLICE»... 8 REPRODUIRE UNE MISE EN FORME ALIGNEMENT DU CONTENU DANS UNE CELLULE ALIGNEMENT DU TEXTE HORIZONTALEMENT... 9 ALIGNEMENT DU TEXTE VERTICALEMENT DANS LA CELLULE... 9 MODIFIER L ORIENTATION DU TEXTE DANS LA CELLULE... 9 RENVOI DU CONTENU D UNE CELLULE A LA LIGNE AUTOMATIQUEMENT... 9 RENVOI VOLONTAIRE A LA LIGNE... 9 FUSION DE CELLULES... 9 DEFUSIONNER LES CELLULES... 9 L ONGLET «ALIGNEMENT» MODIFIER LE FORMAT NUMERIQUE DES CELLULES... 11

3 Matière professionnelle : Excel - Partie 1 SEPARATION DES MILLIERS ET DECIMALES AFFICHER UN NOMBRE EN MONNAIE AFFICHER LES % AJOUTER OU REDUIRE LE NOMBRE DE DECIMALES FORMATER LES DATES SAISIE DE FORMULES SIMPLES DE CALCUL SAISIE DE FORMULE AVEC DES CHIFFRES SAISIE D UNE FORMULE AVEC LES ADRESSES DE CELLULES UTILISER LES FONCTIONS SIMPLES DE CALCUL RECOPIER UNE FORMULE : REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES IMPRESSION ET MISE EN PAGE D'UN DOCUMENT EXCEL DEMARCHE A SUIVRE POUR LA MISE EN PAGE ET L IMPRESSION APERÇU AVANT IMPRESSION DEFINIR LA ZONE D IMPRESSION METTRE EN PAGE AVEC LE RUBAN Modifier l orientation de la page Mise à l échelle de la page METTRE EN PAGE AVEC L AFFICHAGE «APERÇU DES SAUTS DE PAGE» GESTION DES MARGES En utilisant le ruban Avec l'aperçu avant impression INSERER DES ENTETES ET PIEDS DE PAGE Avec le ruban REPETER UNE LIGNE OU UNE COLONNE SUR CHAQUE PAGE A L IMPRESSION, IMPRIMER LE QUADRILLAGE ET LES EN-TETES DE LIGNES ET COLONNES CONSTRUIRE UN GRAPHIQUE TYPES DE GRAPHIQUES CREER UN GRAPHIQUE MODIFIER UN GRAPHIQUE Modifier le type de graphique Intervertir les lignes et les colonnes Modifier les couleurs et l apparence du graphique Modifier l affichage des données d un graphique Ajouter un titre au graphique Ajouter des titres aux axes Ajouter une légende (si graphique avec plusieurs données) Placer des étiquettes de données (valeur des données affichées sur le graphique) Modifier la disposition des axes Modifier l apparence de l axe vertical Modifier l apparence de l axe horizontal DEPLACER LE GRAPHIQUE SUR UNE FEUILLE GRAPHIQUE MODIFIER UN GRAPHIQUE AVEC LA SOURIS Modifier les options du graphique Modifier les options des axes MODIFIER UN GRAPHIQUE AVEC LA SELECTION ACTIVE ANNEXES

4 R U B A N 1 Environnement Excel Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Ouvrir Excel Un fichier Excel s appelle un classeur qui est composé de feuilles. Par défaut, à l ouverture, un classeur Excel possède 3 feuilles (Feuil1, Feuil2, Feuil3) Pour activer une feuille, il suffit de cliquer sur l onglet de la feuille correspondante Une feuille est composée de lignes et de colonnes : les lignes sont numérotées par des chiffres et les colonnes par des lettres. Une feuille Excel possède colonnes et lignes La jonction entre une ligne et une colonne constitue la cellule. Une cellule est caractérisée par des «coordonnées» reprenant la lettre de la colonne suivie par le numéro de la ligne (A1, A2, ). C est son adresse. Une feuille Excel possède donc x soit plus de 17 milliards de cellules Pour travailler avec une feuille Excel, il faut modifier le contenu des cellules Barre d accès rapide Onglet Titre : nom du document Affichage de la fenêtre Nom ou adresse de la cellule Barre de formule N colonnes Cellules N lignes Onglets avec le nom des feuilles Mode d affichage 1

5 2 Gérer les lignes et les colonnes 2.1 Insérer une ou plusieurs lignes ou colonnes Sélectionner une cellule à l endroit où on veut insérer une ligne/colonne Clic droit/insérer/ligne entière ou Colonne entière Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Excel insérera autant de lignes ou de colonnes qu il n y a de cellules sélectionnées Ou 2.2 Sélectionner une ou plusieurs lignes/colonne en positionnant la flèche de la souris dans les en-têtes de lignes/colonnes puis clic gauche et glisser la souris pour sélectionner plusieurs lignes/colonnes Clic droit/insérer : Excel insère autant de lignes/colonnes que de lignes / colonnes sélectionnées Supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes Sélectionner une cellule à l endroit où on veut insérer une ligne/colonne Clic droit/supprimer/ligne entière ou Colonne entière Excel insérera autant de lignes ou de colonnes qu il n y a de cellules sélectionnées Ou Sélectionner une ou plusieurs lignes/colonne en positionnant la flèche de la souris dans les en-têtes de lignes/colonnes puis clic gauche et glisser la souris pour sélectionner plusieurs lignes/colonnes Clic droit/supprimer : Excel supprime autant de lignes/colonnes que de lignes / colonnes sélectionnées Déplacer une ou plusieurs lignes ou colonnes Sélectionner une ou plusieurs lignes/colonne en positionnant la flèche de la souris dans les en-têtes de lignes/colonnes puis clic gauche et glisser la souris pour sélectionner plusieurs lignes/colonnes Positionner le curseur le la souris (sans cliquer) sur la bordure : il se transforme en double flèche Clic gauche/glisser la souris à l endroit d insertion des lignes / colonnes Relâcher le bouton gauche Modifier la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes Modification manuelle Sélectionner les lignes/colonnes à modifier Positionner le curseur de la souris sur la limite entre 2 lignes/colonnes dans les en-têtes de lignes/colonnes : le curseur se transforme en double flèche Clic gauche puis glisser la souris en maintenant le clic enfoncé vers la gauche ou la droite pour rétrécir ou agrandir la ligne/colonne Relâcher la souris : l ensemble des lignes/colonnes sélectionnées change de taille Modification plus précise Sélectionner les lignes/colonnes à modifier Accueil/Cellules/Format/Taille de la cellule Hauteur de ligne ou Largeur de colonne Sélectionner la largeur ou la hauteur en entrant le nombre adéquat 2

6 2.4.3 Ajuster la largeur de la colonne ou la hauteur de ligne au contenu Ou Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Positionner le curseur de la souris dans l en-tête de(s) ligne(s)/colonne(s) sur la bordure de la (des) ligne(s) ou colonne(s) à ajuster Double clic gauche : la(les) ligne(s)/colonne(s) s ajuste(nt) exactement au contenu Sélectionner les lignes/colonnes à ajuster Accueil/Cellules/Format/Taille de la cellule/ajuster la hauteur de ligne ou Ajuster la largeur de colonne Message d erreur ##### Lorsqu une cellule affiche #### cela signifie que le contenu dépasse la taille de la cellule. Pour afficher le contenu, il suffit d ajuster la taille de la colonne à son contenu 3 Gérer les feuilles Excel Un classeur est composé de 3 feuilles à l ouverture. On peut : 3.1 Renommer une feuille Ajouter une feuille Supprimer une feuille Masquer une feuille Renommer une feuille Placer la flèche de la souris sur l onglet, cliquer avec le bouton droit pour afficher le menu suivant Ou 3.2 Choisir «Renommer» Le nom de la feuille se met en surbrillance : écrire le nouveau nom puis valider par «Entrée» Double cliquer sur le nom de la feuille Le nom de la feuille se met en surbrillance : écrire le nouveau nom puis valider par «Entrée» Colorer l onglet d une feuille Placer la flèche de la souris sur l onglet, cliquer avec le bouton droit et choisir «Couleur d onglet» Choisir la couleur parmi la palette de couleur du menu puis valider 3

7 3.3 Ajouter une feuille Se positionner sur l onglet de la feuille précédant celle à créer puis Effectuer un clic droit et choisir «Insérer» Sélectionner «Feuille Excel» La nouvelle feuille est créée AVANT la feuille sélectionnée Supprimer une feuille Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Placer la flèche de la souris sur l onglet de la feuille à supprimer, cliquer avec le bouton droit et choisir «Supprimer» Valider la suppression Masquer une feuille Parfois il est utile de masquer une feuille sur laquelle se trouvent des informations confidentielles, qui servent dans des calculs effectués sur d autres feuilles. Il est alors utile de les masquer. Placer la flèche de la souris sur l onglet de la feuille à supprimer, cliquer avec le bouton droit et choisir «Masquer» Valider : la feuille disparaît, mais elle n est pas supprimée. Pour la ré-afficher : 3.6 Placer la flèche de la souris sur l onglet de n importe quelle feuille puis cliquer sur «Afficher» Choisir la feuille à afficher parmi la liste proposée, elle réapparaît. Copier une feuille Placer la flèche de la souris sur l onglet de la feuille à copier puis clic droit pour afficher un menu Déplacer ou copier la fenêtre suivante s affiche 3.7 Choisir le classeur de destination ainsi que la position de la feuille dans le classeur de destination Ne pas oublier de cocher la case «Créer une copie» sinon Excel déplacera la feuille sans la copier. Modes d affichage des feuilles Excel possède 3 modes d affichage gérés par les icônes en bas à droite Affichage «Normal» pour la création C est l affichage lorsqu on ouvre un fichier Excel. Pour l activer, cliquer sur l icône de gauche Avec de mode d affichage, la feuille Excel est représentée sans les sauts de page, sans les en-têtes et pieds de page. C est l affichage de travail à privilégier lorsqu on crée sa feuille. 4

8 3.7.2 Affichage «Mise en page» pour l impression C est l affichage lorsqu on ouvre un fichier Excel. Pour l activer, cliquer sur l icône du milieu Avec ce mode d affichage affiche les en-têtes, les pieds de page, les limites de page, etc. C est le mode idéal pour la mise en page d une feuille Excel avant impression Aperçu des sauts de page C est l affichage lorsqu on ouvre un fichier Excel. Pour l activer, cliquer sur l icône de droite. Ce mode d affichage met en évidence les sauts de page et permet surtout de gérer la mise en page rapidement avec la souris 4 Saisir et copier des cellules 4.1 Sélectionner une cellule Pour sélectionner une cellule Cliquer dans la cellule : elle est sélectionnée Pour sélectionner plusieurs cellules Clic gauche dans la 1 ère cellule de la sélection Garder le clic enfoncé et glisser la souris sur les autres cellules à sélectionner : elles sont entourées d un cadre et elles sont en surbrillance Ou (plus rapide pour les très longs tableaux) Cliquer sur la 1 ère cellule de la zone à sélectionner Enfoncer la touche «Maj» du clavier Se positionner (pas sélectionner) sur la dernière cellule de la zone à sélectionner Cliquer avec le clic gauche de la souris sur la dernière cellule de la zone à sélectionner L ensemble de la zone se met en surbrillance Pour sélectionner des cellules non contiguës 4.2 Cliquer dans la 1 ère cellule Touche CTRL enfoncée + clic gauche dans les autres cellules à sélectionner Les cellules sélectionnées sont en surbrillance Saisir une donnée dans une cellule Pour saisir une donnée dans une cellule, il faut l activer. Activer une cellule en cliquant dedans avec le clic gauche Ecrire le contenu Pour valider il faut appuyer sur entrée La cellule suivante est alors activée 5

9 Le contenu de la cellule s affiche dans la cellule ET dans la barre de formule. Il est aussi possible de saisir le texte de la cellule dans la barre de formule. La saisie d une cellule efface le contenu de la cellule qui s y trouve Modifier le contenu d une cellule sans écraser son contenu Sélectionner la cellule à modifier Appuyer sur F2 : le curseur clignote dans la cellule (et dans la barre de formule) à la fin du texte Déplacer le curseur à l endroit où on veut modifier le contenu et saisir les nouvelles données Valider Copier une cellule dans des cellules non contiguës Copier en maintenant la mise en forme Sélectionner la cellule à copier Clic droit/copier (ou CTRL +C) Sélectionner la cellule de destination Clic droit/coller (ou CTRL + V) Copier sans mise en forme Sélectionner la cellule à copier Clic droit/copier (ou CTRL +C) Sélectionner la cellule de destination Accueil/Coller/Flèche en bas de l icône Collage spécial pour afficher la fenêtre suivante Cocher ce que vous voulez copier : formules sans mise en forme, valeurs, formats, et valider Copier en transposant les lignes en colonnes (et inversément) Cette commande perme de copier une ligne ou une colonne et de la coller en transposant la ligne en colonne et la colonne en ligne 4.5 Sélectionner la cellule à copier Clic droit/copier (ou CTRL +C) Sélectionner la cellule de destination Accueil/Coller/Flèche en bas de l icône Collage spécial pour afficher la fenêtre «Collage spécial» Cocher la case «Transposé» et valider Recopier une cellule dans des cellules contiguës Recopier une cellule simple (texte ou chiffre) Sélectionnez à nouveau la cellule A1 Positionnez ensuite le pointeur de la souris au fond à droite de la cellule A1, un + apparaît. 6

10 Sans bouger la souris, enfoncer le clic gauche puis sans relâcher et descendez jusqu à la dernière cellule où vous voulez recopier la donnée Relâchez le clic gauche : le texte est recopié dans chaque cellule Pour recopier vers la droite vous pratiquez de la même façon : sélectionner les cellules à recopier, curseur sur le coin inférieur droit de la sélection pour faire apparaître le + clic gauche enfoncé, glissez la souris vers la droite, le texte est recopié dans les nouvelles cellules Recopier une cellule mixte (texte suivi d un chiffre) Sélectionner la cellule A1 et entrez «Texte1» Pratiquez comme ci-dessus pour recopier les cellules : Excel incrémente le chiffre de 1 vers le bas ou vers la droite 4.6 Déplacer une ou plusieurs cellules Ou (plus long) Placer la flèche de la souris sur le bord de la sélection, elle se transforme en croix «fléchée» Clic gauche puis glisser la souris en maintenant le clic gauche enfoncé Positionnez le curseur de la souris sur la (ou les) cellule(s) de destination Relâcher le bouton de la souris Sélectionner la ou les cellules à déplacer Clic droit/couper (ou CTRL + X) Sélectionner la cellule de destination Clic droit/ Coller (ou CTRL + V) 7

11 4.7 Ou 4.8 Ou Insérer une ou plusieurs cellules Sélectionner la ou les cellules à l endroit d insertion Clic droit/insérer / Décaler les cellules vers le bas ou vers la droite/valider Sélectionner la ou les cellules à l endroit d insertion Accueil/Cellules/Insérer/Insérer les cellules Supprimer une cellule Sélectionner la ou les cellules à supprimer Clic droit/supprimer /Décaler les cellules vers Sélectionner la ou les cellules à supprimer Accueil/Cellules/Supprimer /Supprimer les cellules 5 Mettre en forme le contenu d une cellule Outils identiques à Word Avec le ruban Sélectionner les cellules à modifier Accueil/Police modifier la police, la taille, la couleur, la bordure, la couleur, Avec la boîte de dialogue «Police» Sélectionner les cellules à modifier Accueil/Police/ cliquer sur la flèche en bas à droite du groupe : la boîte suivante s affiche Elle permet de gérer la police, les bordures et le remplissage des cellules sélectionnées : en plus elle gère le format des nombres, l alignement du texte dans la cellule et la protection de la cellule (voir ci-dessous). Dans Excel il n y a pas de possibilité de transformer un texte en majuscule ou minuscule. Il faut le saisir en majuscule ou minuscule. 5.3 Reproduire une mise en forme Comme pour Word, cliquez sur la cellule contenant la mise en forme à reproduire puis sur le Pinceau. 8

12 Sélectionnez ensuite simplement les cellules qui doivent recevoir cette mise en forme. 6 Alignement du contenu dans une cellule Alignement du texte horizontalement Sélectionnez les cellules à aligner Accueil/Cliquer sur les icônes correspondantes Alignement du texte verticalement dans la cellule Sélectionnez les cellules à aligner Accueil/Cliquer sur les icônes Modifier l orientation du texte dans la cellule Sélectionnez les cellules à modifier Accueil/Cliquer sur l icône et choisir l orientation voulue Renvoi du contenu d une cellule à la ligne automatiquement Par défaut, le texte saisi dans une cellule s écrit sur une seule ligne. Le texte dépasse alors les limites de la colonne. Pour éviter cela, il 6.5 Sélectionnez les cellules à modifier Accueil/Alignement Cliquer sur Renvoi volontaire à la ligne L utilisateur peut forcer le passage à la ligne dans une cellule. 6.6 Activer la cellule à saisir Commencer à saisir puis pour passer à la ligne : ALT+Entrée Fusion de cellules La fusion permet à partir plusieurs cellules de n en faire plus qu une. Sélectionner les cellules à fusionner Accueil/Alignement/ cliquer sur l icône pour fusionner et centrer ou sur la flèche à droite pour plus d options de fusion Les cellules n en font plus qu une S il y a des données dans les cellules à fusionner, seules les données de la cellule supérieure gauche seront conservée. EVITER DE FUSIONNER LES CELLULES DANS UN TABLEAU DE CHIFFRES sauf s il s agit des titres Défusionner les cellules Sélectionner les cellules à défusionner Accueil/Alignement/Recliquer sur «Fusionner et centrer» L onglet «Alignement» Accueil/Alignement/Flèche en bas à droite. Vous pouvez modifier l alignement vertical/horizontal du texte, son orientation, activer le renvoi automatique à la ligne si nécessaire (pour le texte qui dépasse de la cellule), etc. 9

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14 7 Modifier le format numérique des cellules 7.1 Séparation des milliers et décimales Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Par défaut, Excel affiche les nombres sans séparation des milliers, sans décimales sauf si l utilisateur a tapé un nombre avec décimales Accueil/Nombre/Cliquer sur la flèche en bas à droite. Ou Sélectionner Nombre dans la liste Catégorie Définir le nombre de décimales à afficher Cocher la case : «Utiliser le séparateur de milliers» Onglet «Accueil», groupe «Nombre» Cliquer sur le bouton «000» : 7.2 Ou Afficher un nombre en monnaie Sélectionner Monétaire dans la liste Catégorie Choisir la monnaie (Euro par défaut) ainsi que le nombre de décimales «Accueil», groupe «Nombre» Cliquer sur le bouton 7.3 Afficher les % Appliquer la formule calculant un % (sans multiplier le résultat par 100) Affecter à la solution le format % du groupe «Nombre» 7.4 Ou Pour modifier le format, cliquer sa la flèche en bas à droite du groupe «Nombre» Ajouter ou réduire le nombre de décimales Voir

15 Utiliser les boutons du groupe «Nombre» 7.5 Pour ajouter une décimale : cliquer sur le premier bouton Pour enlever une décimale : cliquer sur le second bouton Formater les dates Dans Excel, les dates peuvent être affichées de différentes manières Accueil / Nombre/Cliquer sur la flèche en bas à droite pour afficher la fenêtre Sélectionner «Date» dans la fenêtre «Catégories» Sélectionner le format souhaité parmi la liste présentée sous le titre «Type» 8 Saisie de formules simples de calcul Toute formule Excel démarre OBLIGATOIREMENT par le signe =. Sans ce signe la cellule une fois validée affichera la formule et non le résultat du calcul 8.1 Saisie de formule avec des chiffres Les étapes de saisies de toute formule sont les suivantes : Dans la cellule où sera affiché le résultat du calcul écrire la formule précédée du signe égal comme sur une calculette. Utiliser les opérateurs arithmétiques + (pour additionner) - (pour soustraire) / (pour diviser) * (pour multiplier) Cette façon de faire n a que peu d intérêt pour un tableur. 8.2 Saisie d une formule avec les adresses de cellules Saisir les chiffres qui vont rentrer dans la formule quelque part sur la feuille Excel (sous forme de tableau) Pour créer la formule, après le signe =, au lieu de saisir les montants entrant dans la formule avec le clavier, IL FAUT CLIQUER DANS LES CELLULES COMPOSANT la formule. 12

16 Exemple : additionner pour obtenir 18. Le résultat sera affiché dans la cellule «A5» Sur Excel IL FAUT OBLIGATOIREMENT pratiquer comme suit : 1) Saisir les 3 chiffres entrant dans la formule, ailleurs sur la feuille. Ici en A1, A2 et A3 2) Ecrire la formule en A5 ou dans la barre de formule a) Sélectionner la cellule A5 b) Après le signe égal, saisir les chiffres à la main = TRES MAUVAISE PRATIQUE c) Après le signe égal, cliquer dans les cellules où se trouvent les chiffres entrant dans la formule. La formule devient : = A1+ A2+A3 BONNE PRATIQUE En pratiquant de la sorte, si on change le montant d une des cellules entrant dans la formule, celleci s adaptera automatiquement sans qu il faille réécrire la formule en A5 13

17 9 Utiliser les fonctions simples de calcul Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Excel permet d utiliser des fonctions prédéfinies pour accélérer et simplifier les calculs et ainsi éviter d allonger les formules à l infini. Les fonctions les plus couramment utilisées sont les suivantes FONCTION Somme Moyenne Nombre Minimum Maximum SYNTAXE A ECRIRE DANS LA CELLULE RESULTAT =SOMME(Cell1:Celln) =MOYENNE(Cell1:Celln) = NB(Cell1:Celln) =MIN(NCell1:NbCelln) =MAX(Cell1:Celln) ROLE Somme des données comprises dans la plage sélectionnée Moyenne des données comprises dans la plage sélectionnée Nombre de données «chiffrées» compris dans la plage de cellules sélectionnée Renvoie la valeur minimum de la plage de cellules sélectionnées Renvoie la valeur maximum de la plage de cellules sélectionnées Pour activer ces fonctions plusieurs moyens Ou Saisir la fonction directement dans la cellule ou dans la barre de formule. Excel suggère alors la syntaxe de la formule Cliquer sur fx devant la barre de formule. La fenêtre suivante s affiche Ou Ou Choisir parmi la liste des fonctions qui s affichent dans la fenêtre «Sélectionnez une fonction», Ou taper une description de la fonction dans la fenêtre «Recherchez une fonction» ou dérouler le menu déroulant dans la catégorie. Les fonctions sont classées par type Activer l onglet «Formules» puis le groupe «Bibliothèque de fonctions» Choisir le bouton de la catégorie à laquelle appartient la fonction Accueil/Edition puis cliquer sur la flèche à droite du bouton Choisir la fonction désirée dans la liste déroulante qui s affiche 14

18 Cas particulier de la «Somme» : si au lieu de cliquer sur la flèche du bouton, on clique sur le sigle, Excel affiche directement la fonction Somme et par défaut propose la plage de cellules située au-dessus ou à gauche ou à droite. Il faut toutefois vérifier si toutes les cellules sont bien sélectionnées. 10 Recopier une formule : références relatives et absolues Par défaut, lorsqu on recopie une formule dans une autre cellule vers le bas, le haut, à droite ou à gauche, Excel modifie l emplacement des cellules concernées, dans la formule. Exemple : soit la formule écrite en A1 : «=B1 + C1» recopiée vers le bas se transformera en en A2 : «=B2 + C2» en A3 : «=B3 +C3» etc. En fait par défaut Excel calcule en valeur relative. Le logiciel regarde l emplacement des cellules entrant dans la formule, par rapport à la cellule résultat. Exemple : A1 = B1+C1 revient à dire pour Excel : A1 = (ma colonne +1 colonne, même ligne)+(ma colonne + 2 colonnes, même ligne). Donc, pour A2 cela devient : A2 = (ma colonne +1 colonne, même ligne) soit B2+ (ma colonne + 2 colonnes, même ligne)- soit C2 Donc, pour A3 cela devient : A3 = (ma colonne +1 colonne, même ligne) soit B3+ (ma colonne + 2 colonnes, même ligne)- soit C3 Dans une telle situation, pour obtenir le résultat de A1 en A2 et A3, il suffit de recopier la cellule A1 en A2 et A3 (avec la poignée de recopie) Dans certains cas, il est nécessaire de figer une cellule pour que même en recopiant la formule verticalement ou horizontalement, Excel utilise toujours la même cellule. C est par exemple le cas lorsqu on multiplie un prix par la TVA. 15

19 Exemple : Ici, la valeur TTC (en A4) est égale à la valeur HT (B4) + la taxe (B1). Donc, pour A4 on obtient : A4= B4+B1 pour A5 on obtient : A5= B5+B1 pour A6 on obtient : A6= B6+B1 On voit bien ici que pour obtenir le bon résultat en A5 et en A6, on ne peut pas recopier la cellule A4 vers le bas avec la poignée de recopier, comme dans l exemple précédent, car sinon, on obtiendrait pour A4 : A4= B4+B1 pour A5 : A5= B5+B2 pour A6 : A6= B6+B3 Donc ici, pour recopier la formule de «A4» vers les autres cellules, il faut donc «bloquer» la cellule B1 pour que même en recopiant la formule, Excel prenne toujours B1 et pas B2 ou B3. Pour bloquer la cellule B1, on va utiliser le caractère $, qu on va placer DEVANT la ligne qu on souhaite bloquer, ici devant le 1 La règle est donc la suivante lorsqu on veut recopier une formule dans laquelle une donnée doit être bloquée Il faut insérer le caractère «$» dans la formule. Pour bloquer la colonne : mettre le $ AVANT la lettre de la colonne Pour bloquer la ligne : mettre $ AVANT le chiffre de la ligne Pour bloquer ligne et colonne : mettre $ AVANT la lettre de la colonne ET AVANT le chiffre de la ligne Exemple : lors du recopiage de la formule suivante : =A1 : ne bloque ni colonne ni ligne =$A1 : bloque la colonne mais pas la ligne =A$1 : bloque la ligne mais pas la colonne =$A$1 : bloque ligne et colonne 16

20 S il faut bloquer une cellule dans une formule et que CAS 1 On doit recopier une formule verticalement : $ devant la ligne (n ) CAS 2 On doit recopier une formule horizontalement : $ devant la colonne (lettre) CAS 3 On doit recopier une formule verticalement et horizontalement : $ devant la ligne (n ) et la colonne (lettre) Touche de raccourci possible Positionner le curseur de la souris dans la barre de formule, sur la cellule à bloquer puis utiliser la touche «F4» une fois : place le $ avant la colonne et la ligne deux fois : place le $ avant la ligne trois fois : place le $ avant la colonne quatre fois : enlève les $ 11 Impression et mise en page d'un document Excel Contrairement à Word, la mise en page et l'impression d'un fichier Excel n'est pas automatique. Comme une feuille de classeur contient plus colonnes et 1 million de lignes, l impression pourra générer une quantité de feuille énorme si la mise en page n est pas correctement effectuée. Avant d'imprimer tout document Excel, il est INDISPENSABLE d'effectuer un aperçu avant impression pour vérifier la mise en page Démarche à suivre pour la mise en page et l impression Les étapes à suivre sont les suivantes : Saisir ses données et construire sa feuille sans tenir compte de la mise en page Définir la zone à imprimer (si vous n imprimez pas tout le document) Faire un aperçu avant impression ou activer l affichage «Mise en page» ou «Aperçu des sauts de page» Gérer les limites de page soit avec le ruban, soit depuis l affichage «Aperçu des sauts de page» Insérer les entêtes et pieds de page à partir du ruban ou avec l affichage «Mise en page» Faire un aperçu UNE FOIS LA PRESENTATION SATISFAISANTE cliquer sur Imprimer et gérer les options d impression comme dans Word 11.2 Aperçu avant impression Cliquer sur le bouton d aperçu dans la barre de lancement rapide Vérifier la mise en page et notamment le nombre de page affiché en bas de l aperçu 17

21 11.3 Définir la zone d impression Sélectionner les données à imprimer Mise en page/mise en page/zoneimpr/définir Pour la supprimer, suivre le même chemin puis «Annuler» au lieu de «Définir» 11.4 Mettre en page avec le ruban Mise en page/mise en page/cliquer sur la flèche en bas à droite pour afficher la boîte de dialogue suivante : Modifier l orientation de la page Onglet Page/Orientation/Cocher Portrait ou Paysage Mise à l échelle de la page Echelle de la feuille à imprimer puis: Réduire/agrandir à : plus l'échelle sera petite, plus le document sera imprimé "condensé" et parfois illisible. Option à éviter car trop difficile à gérer Ajuster : permet de forcer à afficher un document sur 1 page en largeur ou/et 1 page en hauteur. Cette option est à privilégier. Les choix sont les suivants: 1 page en largeur et aucune en hauteur: Excel va forcer l'affichage sur une page en largeur et laisser libre l'affichage en hauteur Aucune en largeur et 1 en hauteur: Excel va forcer l'affichage sur une page en hauteur et laisser libre l'affichage en largeur 1 page en largeur et 1 en hauteur: Excel va forcer l'affichage sur une page en largeur et en hauteur. Permet ainsi d'imprimer le document sur une seule page. Attention toutefois à ce que l'échelle ne devienne pas trop petite 11.5 Mettre en page avec l affichage «Aperçu des sauts de page» Exemple : soit un fichier construit sur 2 pages : le mode «Aperçu des sauts de page» met bien en évidence les pages ainsi que les limites de page (traits bleus). 18

22 Pour modifier l emplacement du saut de page pratiquer comme suit : Afficher le mode «Aperçu des sauts de page» Placer la souris sur la ligne bleue marquant la limite du saut de page : le curseur se transforme en double flèche. Clic gauche puis glisser la souris à l emplacement du nouveau saut de page, relâcher le bouton de la souris. Le nouveau saut de page est créé. Recommencer l opération pour définir les autres limites de page ATTENTION : plus vous réduisez le nombre de pages plus le texte sera petit. Trop réduire la taille d un document conduira à le rendre illisible 11.6 Gestion des marges En utilisant le ruban Mise en page/mise en page/cliquer sur la flèche en bas à droite Onglet "Marge" Définir les marges gauche, droite, haute et basse: il suffit d'entrer les nombres souhaités Avec l'aperçu avant impression Aperçu avant impression Afficher les marges en cliquant sur l icône adéquate située en bas à droite de l aperçu Excel affiche alors les marges qu il suffit de déplacer avec la souris 11.7 Insérer des entêtes et pieds de page Sous Excel il est possible d'afficher des en-têtes et pieds de page mais de manière différente que Word Avec le ruban Mise en page/mise en page/cliquer sur la flèche en bas à droite Onglet "En-tête/pied de page" 19

23 INSERTION D'UN EN-TETE Cliquer sur le bouton "En-tête personnalisé..." Si on veut écrire un texte en en-tête aligné à gauche, écrire son texte dans le cadre "Partie gauche:". Si on veut écrire un texte en en-tête aligné au centre, écrire son texte dans le cadre "Partie centrale:". Si on veut écrire un texte en en-tête aligné à droite, écrire son texte dans le cadre "Partie droite:". Pour gérer la police, la couleur,... sélectionner le texte à mettre en forme dans le cadre, et cliquer sur le bouton "A" au-dessus. La boîte de dialogue de gestion de la police s'affiche: il suffit alors de choisir ses critères Les autres boutons permettent d'insérer des éléments automatiques, avec dans l'ordre: Insérer un n de page Insérer un nombre de pages Insérer une date Insérer une heure Insérer le chemin du fichier Insérer le nom du fichier Insérer le nom de la feuille Insérer une image (logo) Une fois le choix effectué, cliquer sur "OK" INSERTION D'UN PIED DE PAGE Cliquer sur le bouton "Pied de page personnalisé...": la même boîte de dialogue apparaît Refaire l'opération ci-dessus Une fois les en-têtes et pieds de page insérés, effectuer un aperçu pour vérifier l'affichage car ils n'apparaissent pas sur la feuille de calcul Répéter une ligne ou une colonne sur chaque page à l impression, Lorsqu un tableau dépasse la largeur ou la longueur d une page, il peut être utile d imprimer les entêtes de lignes ou de colonnes sur chaque page pour rendre le document plus lisible Mise en page/mise en page/cliquer sur la flèche en bas à droite Cliquer sur l'onglet "Feuille"/Titres à imprimer 20

24 Cliquer dans la zone à droite de «Lignes à répéter en haut» ou «Colonnes à répéter à gauche» Sur la feuille, sélectionner les lignes ou les colonnes à répéter : ces lignes ou colonnes seront répétées sur toutes les feuilles Faire un aperçu pour vérifier 11.9 Imprimer le quadrillage et les en-têtes de lignes et colonnes Mise en page/mise en page/cliquer sur la flèche en bas à droite Onglet «Feuille» groupe «Impression» Pour imprimer (ou non) le quadrillage cocher la case «Quadrillage» Pour imprimer les en-têtes de ligne et de colonnes cocher la case «En-têtes de ligne et de colonnes» 12 Construire un graphique 12.1 Types de graphiques Avant de construire un graphique sous Excel, il faut d abord choisir le type de graphique à créer. Graphique en lignes continues afficher une évolution de données dans le temps Histogrammes, colonnes, barres afficher un comparatif entre données sans facteur d évolution afficher une évolution de plusieurs données. Secteurs afficher une répartition ou des données en % 12.2 Créer un graphique Sélectionner les données à mettre en graphique incluant les en-têtes de ligne et/ou de colonnes Insertion/Graphique Choisir le type du graphique à créer parmi la liste dans le ruban et cliquer sur le type de graphique choisi Excel crée automatiquement le graphique sur la feuille Ce graphique peut être déplacé, agrandi ou rétréci avec la souris, comme une image (voir Word) 21

25 12.3 Modifier un graphique Dès qu un graphique est créé, 3 nouveaux onglets s affichent dans le ruban sous le nom tableau : Création, Disposition, Mise en forme. Toutes les fonctionnalités décrites ci-dessous utilisent ces onglets Modifier le type de graphique Si on s est trompé dans le type de graphique choisi, inutile de l effacer de le recréer. Sélectionner le graphique Outils de graphique/création/type/modifier le type de graphique Intervertir les lignes et les colonnes Si le graphique créé ne donne pas satisfaction car trop peu lisible par exemple, on peut essayer d intervertir les données en lignes et en colonnes Sélectionner le graphique Outils de graphique/création/données/intervertir les lignes/colonnes Exemple : Graphique 1 Graphique Ventes France Ventes Export Total des ventes Ventes prévues Ventes France Ventes Export Total des ventes Ventes prévues Commodes Armoires Buffets Vitrines Vaisselliers Tables Modifier les couleurs et l apparence du graphique Sélectionner le graphique en cliquant dessus Sélectionner le graphique Outils de graphique/création/style du graphique Cliquer sur la flèche en bas à droite du groupe pour afficher tous les formats possibles Choisir le format parmi ceux présentés en cliquant dessus Modifier l affichage des données d un graphique Lorsqu on réalise un graphique, Excel propose une présentation par défaut. Il est possible de modifier très facilement cette présentation. Sélectionner le graphique 22

26 Outils de graphique/création/disposition du graphique Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Cliquer sur la flèche du bas à droite de ce groupe pour afficher toutes les options Choisir le style de présentation qui convient parmi les choix proposés Ajouter un titre au graphique Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/etiquettes/titre du graphique Faire son choix dans les propositions Ajouter des titres aux axes Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/etiquettes/titre des axes Faire son choix à la fois pour l axe horizontal (Abscisses) et l axe vertical (Ordonnées) + format Ajouter une légende (si graphique avec plusieurs données) Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/etiquettes/légende Choisir l emplacement de la légende sur le graphique + format Placer des étiquettes de données (valeur des données affichées sur le graphique) Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/etiquettes/etiquettes de données Choisir l emplacement de la légende sur le graphique + format de ces étiquettes Modifier la disposition des axes Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/axes/axes Faire son choix parmi les options Modifier l apparence de l axe vertical Sélectionner le graphique Cliquer sur l axe vertical à modifier : Excel entoure les données de l axe Clic droit avec la souris/mise en forme de l axe 23

27 La boîte de dialogue «Format de l axe» s affiche : activer «Options d axe» Pour modifier l échelle : Cocher «Fixe» et choisir le minimum, maximum et l échelle Choisir le cas échéant une échelle intermédiaire (rare) Modifier l apparence de l axe horizontal Sélectionner le graphique Cliquer sur l axe horizontal à modifier : Excel entoure les données de l axe Clic droit avec la souris/mise en forme de l axe (comme ci-dessus en ) Gérer les options d axe 12.4 Déplacer le graphique sur une feuille graphique Il peut être demandé d afficher le graphique sur une feuille graphique. Les avantages de la feuille graphique sont : Excel crée une nouvelle feuille avec le graphique seul 24

28 Pas de problème de mise en page ni d impression Graphique plus lisible Pour afficher le graphique sur une feuille graphique : Activer le graphique Outils de graphique/création/emplacement/déplacer le graphique La fenêtre suivante s affiche Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Cliquer dans Nouvelle feuille et indiquer le nom de la feuille Valider : Excel crée une nouvelle feuille graphique 12.5 Modifier un graphique avec la souris Quelques actions décrites ci-dessus peuvent être effectuées avec la souris comme celles énumérées ci-dessous Modifier les options du graphique Sélectionner le graphique entier Clic droit pour afficher le menu suivant et choisir dans la liste l opération à effectuer Modifier les options des axes Sélectionner les axes Clic droit pour afficher le menu suivant et choisir dans la liste l opération à effectuer 25

29 12.6 Modifier un graphique avec la sélection active Si on n arrive pas à sélectionner les parties du graphique avec la souris, Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Sélectionner le graphique Outils de graphique/disposition/sélection active Utiliser le menu déroulant «Zone de graphique» et choisir la partie du graphique à sélectionner Cliquer sur Mise en forme de la sélection et Excel affiche automatiquement la boîte de dialogue permettant de modifier la partie du graphique sélectionnée 26

30 ANNEXE Matière professionnelle : Excel - Partie 1 Produire des documents de qualité sous Excel 1. Les tableaux Sous Excel, en fonction du type de document demandé, les règles présentation peuvent varier mais un certain nombre de principes est à respecter. Après le travail de saisie d une feuille Excel vérifier TOUJOURS la mise en page de vos tableaux ou graphiques pour vous assurer que les tableaux peuvent être imprimés proprement (et pas en plusieurs parties non cohérentes) même si on ne vous demande pas d imprimer votre document Pour s assurer que le travail est présentable, et si le tableau n est pas trop long, Sélectionnez le texte à imprimer et définissez la zone d impression Obligez Excel à condenser le tout sur un page en activant l onglet «Mise en page» puis la boîte de dialogue «Mise en page» et la fonction suivante Ajuster les pages de votre document par rapport à son contenu Sur l onglet «Feuille» forcer les titres en ligne ou en colonne, à se répéter sur chaque feuille dans le cas où le tableau s étale sur plusieurs feuilles. Lors de cette vérification, ajoutez TOUJOURS UN TITRE A VOTRE FEUILLE, soit en en-tête soit sur la feuille elle-même. L avantage de la faire dans l en-tête est que si le tableau s étale sur plusieurs pages, le titre sera toujours visible sur toutes les pages. Centrez vos en-têtes de colonnes (horizontalement et verticalement), mettez-les en gras Centrez verticalement vos en-têtes de lignes mais évitez de les centrer horizontalement IMPORTANT : appliquez une mise en forme correcte à vos chiffres : séparation milliers, décimales, alignement des chiffres à droite (permet une meilleure lisibilité des résultats). pour les % et les euros appliquez de préférence 2 décimales même si elles affichent «,00» pour afficher des nombre avec des unités non prévues dans Excel (KG, KM, ) allez sur «Nombre» puis «Personnalisée» et appliquez le format souhaité selon la syntaxe : 2. Graphiques a) Emplacement du graphique Les graphiques peuvent être établis sur la feuille de données, mais ils doivent alors être positionnés de telle manière qu à l impression, ils s affichent entièrement sur la page et ne soient pas coupés. La solution la plus sûre est de placer le graphique sur une feuille graphique spécifique (car il occupera toute la page) qui s obtient comme suit : b) Faire le graphique normalement et le mettre en forme sur la feuille des données c) Sélectionner la fenêtre graphique, faire un clic droit et choisir «Déplacer le graphique» puis cliquer sur «Nouvelle feuille» et lui donner un nom adéquat. Une nouvelle feuille graphique est ainsi créée 3. Présentation du graphique Quel que soit le type de graphique, la présentation doit être soignée. Pour cela : 1

31 Placer un titre explicite pour le graphique, par trop long ni trop «gros» : une ligne est idéal Placer un titre sur l axe vertical pour éviter toute confusion Mettre en forme les axes : séparation milliers pour les nombres, 2 décimales pour les % et les nombres (si, pour ces derniers le type de données le nécessite), Présenter la légende de l axe horizontal pour la rendre lisible (orientation, police, ) Pour un graphique en secteurs, afficher les données des secteurs en % ou en montants, de manière claire avec le groupe «Disposition» de l onglet «Outils de graphique» et du sous onglet «Création»: ne pas hésiter à déplacer les légendes hors du dessin du secteur pour plus de lisibilité 2